业主入住工作流程

业主入住阶段工作流程

第一讲业主入住工作流程

一、准备工作阶段

1.人员配备：资源处根据“物业服务”方案配备各部门工作人员。四位主管和项目经理的人选很重要。

2.资料、表格准备：

1）《住户手册》：依据小区户数2倍数量由项目处准备。

2）《住宅质量保证书》及《住宅使用说明书》、《物业验收须知》、《业主入住房屋验收表》：依据小区户数1倍数量由建设单位准备。3）四部门表格准备

（均是制式表格，可以领用或打印，数量适当控制）

秩序部：《来访登记表》、《车辆出入登记本》、《装修人员携带工具登记表》、《秩管值班记录表》、《巡查签到表》《突发（事件）事故记录表》（6种）

运行部：物业接管验收表（内部使用）：《物业接管（设施设备）验收项目记录表》《钥匙交接记录表》《室内装修申请表》《商品房验收移交检查记录表》《实物（设施设备）移交单》《竣工设计施工资料交接表》《设备设施随机文件登记表》（7种）

装修阶段管理表：《住户装修申请表》《装修许可证》《住户装修验收表》《装修监管记录单》《违规整改单》（5种）

客服部：《共用部位钥匙发放记录》《住户领物记录表》《住户投诉

记录》《钥匙借用记录表》《住户入住登记表》《资料移交清单》《业主/住户信息联络登记表》《管理处经理巡查工作日志》（8种）

保洁部：《管理处保洁工作记录表》《保洁工作记录》《花木租摆养护记录表》（3种）

3.物资配备：依据小区规模和员工人数及小区配备的物业管理用房配置物品。办公用具、宿舍用具，工具，厨房用具等由各部门主管提供用品采购单，管理处经理统筹后，交公司财务采购。

4、入场宣传准备：

1）公司资质证件；公司营业执照；关注品牌证；9000认证牌。以上是公司统一给各管理处配置。

2）欢迎辞或津迈物业寄语；小区楼宇介绍；做成易拉宝形式或牌子形式；

3）物业法规宣传栏；收费标准公示；办理入住手续流程公示；装修管理流程公示；

4）各部门、各主管、各岗位职责牌。

5.入场人员培训

依据“入住阶段员工培训”大纲完成

1.) 公司企业文化；（培训中心完成）

2.) 人事管理规章制度；（培训中心完成）

3.) 全面理解物业管理服务概念，（培训中心完成）

4.) 树立服务意识，明确行为规范；（管理处完成）

5.) 前期答业主问（管理处完成）

6.) 《住户手册》（管理处完成）

7.) 入住阶段工作流程（管理处完成）

8.)各部门《作业指导书》由主管培训（管理处完成）

9.)物业服务案例（管理处完成）

二、入场工作阶段

根据合同约定时间入场。

1、物品、用具到位，各部门员工安排、布置工作环境。

2、熟悉小区环境，部门主管安排本部门工作。

1）秩序部：熟悉小区环境，制定巡查路线；明确重点安全防范区域；领用相关值班用钥匙；安排值班表；部门记录表格开始启用。主管制定日常工作流程。

2）运行部：熟悉小区设施设备情况，设备巡查职责落实到人；运行工具分配到人；装修前共用区域的防损措施；领用相关公共区域钥匙；部门记录表格开始启用。

3）保洁部：熟悉小区保洁区域，责任落实到人，领用相关钥匙，部门记录表格开始启用。

4）客服部：

对业主：熟悉住户姓名、房号、楼层分布、户型特点；掌握各种费用收取标准；掌握收费程序；掌握收费软件操作；启用部门相关表格。

对内部：建立固资帐；易耗品领用记录；部门钥匙领用记录；员工物品个人建账；必备档案盒；

3.和甲方进行交接：

首先熟悉接管验收表格。

公司运行处组织，协同管理处经理；运行部主管；客服部主管；秩管部主管共同参与。

物业资料接管验收表Q/JM-JL-YX/033-2009

房屋本体接管验收表Q/JM-JL-YX/034-2009

公共配套设施接管验收表Q/JM-JL-YX/035-2009

机电设备接管验收表Q/JM-JL-YX/036-2009

物业分户接管验收表Q/JM-JL-YX/037-2009

三、业主办理入住手续阶段

1、氛围营造（提前两天完成环境布置）：

营造热烈、温馨、有序、方便、安全、品质高的收楼氛围。

A 悬挂标语；彩旗；气球；绿树红花；红地毯；等等。

B 公司资质证件；公司营业执照；关注品牌证；9000认证牌；公司简介及职责牌全部上墙。

C 欢迎辞或津迈物业寄语；小区楼宇介绍；做成易拉宝形式或牌子形式；树在大门口或主要出入口。

D 物业法规宣传栏；收费标准公示；办理入住手续流程公示；装修管理流程公示；

2、各部门工作重点

首先，各部门严格执行公司《员工手册》《作业指导书》的规定，做好仪容仪表、礼貌用语的细节，热情、主动迎接业主的入住。

秩序部：注意站姿坐像，严禁抽烟，严禁喝酒。维护出入人员秩序；有序引导；安排车辆停放；增加巡查次数；

礼貌用语：您好！欢迎入住，请登记。您好！办完手续了，请慢走。保洁部：院落、大厅、电梯厅等办理入住手续的必经之路是保洁重点，提前放置纸篓等，及时收集垃圾。

礼貌用语：您好！欢迎入住。您好！请慢走。（清扫过程中，有业主通过，停止工作，微笑等待，或绕过业主，待机再来清扫。

运行部：提前两天准备好验房所需的夹子、圆珠笔、复写纸、验房表格、验电器。（验房组）作为业主验房的见证方，一定要站在业主的角度，依据验房表内容，细致耐心看，具体完整写，表格及时交。

礼貌用语：您好！我叫XXX，我来陪同您验房。您好！表格我们会交给建设方，给您维修，达到使用功能。您慢走，再见！

服务管理部：办理业主入住手续，安排有序，办公室布置温馨、热烈，方便业主办理手续和出入，足够的座椅。

热情、礼貌接待，细心耐心解说。忙而不乱、唱收唱付、日结日清。彰显津迈服务品质。

四、业主入住手续办理流程：

1.咨询接洽组（服管部）：

1.1接洽业主，解释业主关于办理入住的有关问题；

1.2查验《入住通知书》，《业主身份证》原件及复印件，查验合格后留存两个文件的复印件；