2-1文件控制程序

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东莞市永田实业有限公司钣金部文件编号QM-02-001

版本 A 版

生效日期2013/04/25 文件控制程序总

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文件制/修订记录

序号

版本

修/制订依据制/修订履历及摘要生效日期修改前修改后

1 / A

发行编号: 受控状态:

本档为本公司所有，非经许可不得翻印或抄袭。

请确认文件是否为最新版本

批准：审核：编制：ISO小组

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1.目的:确保质量体系使用之文件处理迅速、正确流畅、应用及管制，以确保各相关部门以适

时获得有效之最新文件。

2.适应范围：适应于制造、检验测试、包装、储存至出货等各阶段作业中，不论是本工厂内部

划客户供货商提供之相关数据之制作及管理均属之。

3.权责：

责任部门

类别制定/修订/废止审查批准

分发/回收/

销毁/管制

质量手册ISO小组管理代表总经理文控

程序文件ISO小组相关部门主管管理者代表文控作业标准指导书相关部门相关部门主管管理者代表文控/工程部外来文件/ 相关部门主管/ 文控/工程部

暂行文件相关部门/ 文控/工程部4.定义：

4.1质量手册（一阶文件）：规定工厂的质量管理体系的文件。

4.2程序文件（二阶文件）：根据GB/I19001：2008质量管理体系要求，本公司制定和维

持质量体系程序，规定了实施质量体系要求所涉及的活动，明确其目的、范围、职责、步骤文件和记录，是质量手册内容的扩展和支持性文件。

4.3作业标准指导书(三阶文件):作业标准指导书包括工艺文件、作业指导书、检验规范等

确定了与质量有关的人员的具体工作方法和步骤。

4.4窗体/记录(四阶文件):检验、纠正、测试、保养、培训记录……等。

4.5外来文件:各种国际/国家/行业标准、供货商或客户提供之作业标准、图面,以及和本工

厂程序文件或作业标准书所依据及引用之标准、条款均属之。

4.6暂行文件:客户暂行需求或暂行更改作业标准或量产前的样品试制所试行的受控文件。东莞市永田实业有限公司钣金部文件编号QM-02-001

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5.作业内容:

5.1文件编码体系:各文件的编制、修订后需由文控或工程部依文件编码系统编号管理,并

对各部门之文件编号列表管制,不得有重复或误用之情形。

5.1.1文件编号规则见附表（外来文件参考其本身的文件编码）

编码级别适用编码文件文件级别及代号代号的相关描述及备注

1级码体系文件QM（质量管理体系）QM为质量管理体系，E为环境管理体系，N为其他体系和文件

2级码体系文件级别02（程序文件）01为质量手册

02为程序文件

03为作业指导性文件04为记录表格类

3级码文件级别数量001（程序文件的流水号）001 为所在文件级别的数量的流水代号，从001开始编

4级码体系文件版本A（版本/变更号）版本号从原版为A版开始编，更改

号按26个英文字母的排序来编例： QM-04-O08为本公司质量管理体系中的第8份记录表格;

N-01A为本公司其他体系A版的手册，如安全生产手册；

W-012为本公司外来文件的第12份。

5.2文件版本:

5.2.1质量手册初始版本为A版,每单线单页受控,如果遇到整份手册修改超过50%或标准

更新,则统一升级为B版;程序文件、三/四阶文件的初始版本为A版,依次升级为B、

C、D…。

5.2.2所有各阶文件均要标示其版本/版次,以控制文件的有效性。

5.3文件制订/修订/废止作业:

5.3.1文件制订/修订/废止作业:各项质量文件在实际作业中不符合现状须修订/制订/

废止者,由各部门填写[文件申请单],提出制订/修订/废止原因,交制订部门修改,文控或工程依文件编码系统予以编号,按权责3审批后颁布发行并填写[文件分发/缴回记录表]。

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5.3.2所有文件在核准、颁布发生等各阶段,若有异议时退回原制订部门修改之,必要时

得召开临时审查会议修改之。

5.3.3经废止过之文件若需要恢复,使用者须按5.3.1项条文执行,原文件编号可同文件

恢复使用。

5.4文件分发、回收作业:

5.4.1经颁布发生的体系文件,需由文控影印适当份数,一、二、三阶文件在文件上加盖

红“受控文件”章,各份文件按需求分发,并请被分发部门于[文件分发/缴回记录

表]上签字。

5.4.2工程文件(含图纸、工艺),由工程部备份,并在文件上加盖红色“受控文件”章,各

份文件按需求分发,并请被分发部门于[图纸分发/缴回记录表]上签字。

5.4.3修订、废止时,须由文控或工程部依原分发部门回收所有旧版本文件,同时发行新

版文件,回收时须注意数量及内容的完整性,并记录于[文件分发/缴回记录表]上。

5.4.4各部门负责人在接收文件及其更改后通过传阅对本部门人员实施培训；各部门

负责人授权有关人员对发放的文件实施控制，其责任由各部门负责人承担。5.5文件销毁作业:

5.5.1按5.4.1及5.4.2回收的所有旧版及废止文件并销毁之,但文控或工程部须保留盖蓝

色“作废”之原案文件。

5.5.2已逾保存期限的记录、数据等,各部门参照[质量记录控制程序]作业。

5.6外来文件的控制:

5.6.1外来文件的版本确认每半年向提供方电话询问一次,并记录于[外来文件一览表]。

5.6.2外来的国际/国家/行业标准…等,经使用部门主管审查其最新版本和适用性,仅供各

部门借阅,交工程加盖红色“受控文件章”并登录于[外来文件一览表]。

5.6.3供应商及客户提供的文件经部门主管审查,交文控或工程参考5.4.1及5.4.2执行。5.7文件的档案管理:

5.7.1除文控或工程部两个部门依文件规定影印适当份数发生外,使用部门不得影印任何正东莞市永田实业有限公司钣金部文件编号QM-02-001

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式文件。