会议的准备工作及重点

会议的准备工作及重

●确定会议名称

●确定会议议程

●确定会议的时间和日期

●确定会议所需设备和工具

●确定会议与会代表的组成

●确定会议文件的范围，做好文件发的印制和发放工作

●确定会议经费预算

●确定会议住宿和餐饮安排

●确定会议的筹备机构

大中型会议的议程安排

●开幕式，上司和来宾致辞

●上市报告

●分组讨论

●大会发言

●参观及其它活动

●会议总结，宣读决议

●闭幕式

会址选择

●交通方便

●会场大小和会议规模相符（没人平均2至3平）

●场地良好的设备配置：家具座椅，通风设备，照明设备，空调设备，音像设备。

租用的特殊设备：演示板，电子白板，放映设备，音像设备，录音设备，投影仪，计算机，麦克风。

如有选举等，准备好投票箱，计数设备，奖励用品

较长的会议要安排好茶水，饮料，并指定专人服务

如果是电话会议，广播会议，必须提前检查线路，保证音响效果良好

提前全面检查

●不受外界干扰，保密性好，安静

●有无停车场

●场地租借费用合理

与会人员

●范围

●层级

●人数

●分组

●食宿

准备会议文件资料

●为上司会议文稿

●为上司准备材料：对议题的说明，说明会议的目的

对议案的说明，按照顺序排好

●组织好发言人的文稿：事先和发言人联系，搜集；由发言人或秘书打印好，并于会前发

给与会人员；秘书自己留一份存档

●准备资料袋：各自会议资料：会议通知，会议日程，会议文献，会议证等。与会人员报

到时，秘书将装有这些资料的资料袋发给与会人员

会场布置（考虑到性质，规格，规模）

●主席台设置

●座位安排：职位高者居中，先左后右

离会场入口远，离会议主席近的位置为上

座次可编成表，贴于休息室或入口处。或于每个位置的左侧

●会场内花卉设置等

大型会议的接送站，报到

●掌握人员名单，抵达离开的准确时间。

●备有足够的车辆

●指挥调度人员每人要有一份与会人员抵达离开的时间表，按时间路线迎送。

●报到方式：醒目，设立引导牌，注明位置。

●与会人员签到和登记

●小型会议有会议签到簿

会议经费预算

●文件资料费

●邮电通讯费

●会议设备和用品费

●场地租用费

●会议办公费

●宣传交际费

●会议住宿补贴费

●伙食补贴费

●会议交通费

●其它开支

●金费不可太紧

●熟知每种设备的行情，型号，功能的却别。

做好会议记录和录音录像工作，有专人负责

会议设备的操作维护

做好保密工作

生活服务

娱乐服务，处理好资费，免费，座次，交通等问题

照相服务

整理会议资料，立卷归档

●会议正式文件

●会议参阅文件

●会议安排的发言稿

●会议上的讲话记录

●其它相关资料

会议总结

会议效果评估：对主持人，对会议工作人员，对会议管理工作的总体评估

催办和反馈