PM-06-24 惠州炼化二期项目组HSE文件和记录管理办法

体系名称：工程项目管理
版本：2014-2
惠州炼化二期项目组
HSE文件和记录管理办法
公司名称：中海石油炼化有限责任公司惠州炼化二期项目组
批准人：总经理
批准依据：《中海石油炼化有限责任公司内控制度体系文件管理办法》（CG-20-01）发布文号：
发布日期：2014年月日
生效日期：2014年月日
起草部门：健康安全环保部
目录
1目的．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．1 2适用范围．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．1 3编制依据．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．1 4释义．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．1 5管理职责．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．1 6管理内容．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．1 7附则．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．9附件1：H S E文件清单．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．10附件2：外来文件清单．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．11附件3：文件发放与回收登记表．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．12附件4：H S E文件资料收（发）登记表．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．13附件5：H S E管理体系记录清单．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．14
附件6：H S E记录清单．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．17
惠州炼化二期项目组HSE文件和记录管理办法
1目的
加强对建设项目业主单位HSE内控管理制度体系文件和相关资料(以下简称HSE 文件)进行控制和HSE管理体系所要求的参建相关各方的HSE文件和HSE记录进行控制，防止文件和资料丢失、误用，确保其及时性和准确性，并在使用时获得有效版本，以满足对管理体系文件进行有效控制的要求。

2 适用范围
适用于惠州炼化二期项目组。

3 编制依据
《惠州炼化二期项目组HSE管理制度》，PM-06，2013，惠州炼化二期。

4 释义
4.1 HSE文件
是指惠州炼化二期项目HSE内控管理制度体系文件和相关资料。

4.2 HSE记录文件
是指所取得的结果或提供所完成活动的证据文件。

5 管理职责
5.1 总经理办公会
负责建设项目HSE基本制度的批准发布；项目组总经理负责建设项目HSE管理体系管理办法的批准、发布；主管HSE工作副总经理(管理者代表)负责HSE管理体系文件的审核及相关HSE支持性文件的批准。

5.2 HSE部
负责HSE文件的编写、修改、发放、收回等控制工作；负责建立公司建设项目P2P 易合贷
的HSE《文件清单》和《记录清单》，对HSE记录的实施情况进行监督管理；负责HSE 外来文件的控制。

5.3 工程建设项目管理部门
负责本部门职责范围内HSE文件和HSE记录的编制、修改等工作，并负责所使用HSE文件的管理和本部门专业性记录在使用中的管理；根据总的《文件清单》和《记录清单》识别使用。

6 管理内容
6.1 文件
6.1.1 文件的分类
HSE管理体系文件的形式有文本、图表等，载体可用纸张、电子媒体等。

主要包括：
6.1.1.1 体系文件
确保HSE管理体系过程的有效策划、运行和控制所需的HSE文件以及与HSE管理体系运行有关的记录等。

内容包括但不限于：
a)HSE管理体系文件、管理制度和规定；
b)HSE管理体系内部审核报告和管理评审报告；
c)事故报告、案例分析、事故调查处理报告；
d)应急管理预案、专项应急预案；
e)设备设施操作规程、安全规程；
f)HSE执行计划、施工方案、专项HSE方案；
g)各种检查监督活动形成的检查报告、监测报告、不符合整改通知单等。

6.1.1.2 行政性管理文件
公司与HSE体系文件有关的行政性管理文件。

6.1.1.3 外来文件
公司以外的文件。

包括法律、法规文件、标准类文件、图纸类文件、上级下发的与HSE管理体系有关的文件等。

P2P 易合贷
6.1.1.4 资料
HSE相关的资料包括但不限于：
a） HSE分析/评价/统计数据（如OSHA统计分析数据）；
b）特种设备（如锅炉、压力容器、电梯等）及其附件的安全技术监察（检测）资料；
c）建设项目HSE评价报告、专篇、竣工验收报告及相关审查结论和批复文件；
d）安全检查、教育培训、演习及其他活动记录；
e）安全、职业卫生、环保设施的设计资料；
f）供应商和承包商档案；
g）隐患整改通知单和HSE罚款通知单；
h）安全生产许可证、排污许可证、作业许可证等；
i）其他的HSE相关资料。

6.1.2 HSE文件的管理
6.1.2.1 体系文件的编制、审核、批准、修订
6.1.2.1.1 HSE部负责组织编制HSE体系文件，征求相关部门意见后修改形成送审稿，报审计监察部审核并组织宣贯，在制度宣贯修改后，提交E化平台进行发布。

其中HSE管理制度由总经理办公会批准发布、各管理办法由总经理审核批准发布、管理细则（现场使用的作业文件），由主管领导批准后发布。

6.1.2.1.2 HSE部每年组织人员对HSE体系文件进行修订，并按《中海石油炼化有限责任公司内控制度体系文件管理办法》进行修订审核发布。

对之前版本制度文件的废止，由HSE部提出，报经批准后，由行政管理部发布废止通知。

已宣布废止的制度文件电子文档和修订记录进行存档，存放位置为已销毁制度文件及目录，保存期为5年。

保存目的为作项目后评价时使用。

6.1.2.1.3 与HSE相关的行政性管理文件编制、审核、批准
各职能部门（PMT）编写本部门与HSE管理有关的文件，经本部门负责人审核，行政管理部核稿，相关职能部门会签后，报主管领导批准、发布。

6.1.2.2 HSE外来文件的控制
P2P 易合贷
a） HSE外来文件由HSE部统一接收，经主管领导批示后执行；
b）外来文件的发放、使用、废止的方法与公司内部文件相同。

6.1.2.3 文件编号
6.1.2.3.1 HSE体系文件执行《中海石油炼化有限责任公司内控制度体系文件编写细则》。

6.1.2.3.2 文件编号规则
6.1.2.3.3 记录编号规则
CHRPII-HSE-XXXX
6.1.2.3.4 外来文件使用原编号。

6.1.2.3.5 HSE行政性管理文件执行《公司公文处理实施细则》。

6.1.2.4 文件的发放
P2P 易合贷
各部门设立兼职人员负责HSE文件的发放、签收、登记、传递和存档。

6.1.3 体系文件的修改
在工作实践、审核等过程中发现有必要对体系文件作出修改或补充时，需由相关人员提出文件修改申请，经原编写部门审查后组织修改，并经原批准领导重新批准后发布，并对HSE管理体系中的原文件进行替换。

6.1.4 体系文件的发放、保管、使用
6.1.4.1 HSE部负责发放和登记HSE管理体系文件；所有书面文件的发放都要作好记录，网络电子版文件的更新维护由HSE部负责。

6.1.4.2 与HSE体系相关的文件必须妥善保存；各部门负责保管本部门相关文件。

6.1.4.3 HSE部负责对发放文件进行管理，所有失效或作废文件应及时从使用场所收回，确保有效版本文件在施工现场的使用；为相关方宣传而分发的文件，不需要进行管理控制。

6.1.5 外来文件的管理
6.1.5.1 行政管理部是外来文件的归口管理部门，需识别外来文件的适用范围，经主管领导批示后传递到相关部门执行，外来文件的原件（正本）由行政管理部负责存档。

各部门的文件管理员按有关规定对外来文件进行发放和保管，并做好发放、传阅登记记录。

6.1.5.2 HSE部应通过各种渠道对HSE相关的外来文件进行获取、识别、跟踪，以确保其有效性。

6.1.6 文件和资料保存期限
6.1.6.1 需长期保存的文件和资料：
a）有关国家、地方适用的HSE法律法规、标准、条例、规章、制度、办法等。

b）建设项目安全、环保、职业卫生等预评价报告/专篇、设计蓝图、竣工验收资料及相关审查结论和批复意见。

c）危险品安全标签、安全技术说明书、储存、使用防护指南。

d）特种设备（如锅炉、压力容器、电梯等）及其附件的安全技术监察（检测）资料。

e）安全生产许可证、排污许可证等。

P2P 易合贷
f）专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告、重大事故调查处理报告、案例分析。

g）其他经核定须永久保存的文件资料。

6.1.6.2 其他健康安全环保相关文件和资料建议保存三年以上，如:内审/管理评审报告；检查报告、监测报告；供应商和承包商档案；HSE部下发的各种指令文件；应急预案演习及各种记录资料等。

6.2记录
6.2.1 记录的分类
6.2.1.1 体系运行相关记录：如内部审核记录、各种检查记录、培训记录、纠正和预防措施记录、不合格评审记录、各种报告等。

6.2.1.2 原始记录：如现场检查记录。

6.2.1.3 分析、统计记录：如各种台账、月报、季报、年报、总结等。

6.2.2 记录的编制与更改
6.2.2.1 HSE体系文件中规定的记录由HSE部进行编制。

6.2.2.2 HSE体系文件中未列出的其他记录表格，且不是整个工程项目建设统一规定，由各相关单位根据具体情况自行规定；对HSE管理体系有重大影响记录，在使用前交HSE部备案。

6.2.2.3 直接使用国家及上级单位由统一要求的记录格式，编制前由各相关部门对其适用性和适用范围进行确定。

6.2.2.4 对体系文件中编制的记录更改，需按公司中海炼化《内控制度体系文件管理办法》（CG-20-01）进行审批修改；对体系文件中未列入的记录进行更改需提交HSE 审批。

6.2.3 记录的填写
6.2.3.1 记录须字迹清晰、填写及时、项目齐全、内容真实。

6.2.3.2 记录的填写要求真实、准确、工整，如有笔误用“-”注销，由本人更正，并签字或盖章标识，每份记录都要有记录人员签字。

6.2.3.3 记录用碳素或蓝黑墨水钢笔填写（特殊要求时可例外），要求字迹清晰、完整，数据要准确及时，真实反应活动的内容和历史进程。

P2P 易合贷
6.2.4 记录评审
6.2.4.1 HSE部、监理、承包商应按HSE管理体系要求，建立并管理本项目的《HSE 管理体系记录清单》。

6.2.4.2 每年管理评审或总公司大检查前一个月，HSE部对各单位使用的HSE记录适用性等进行评审，修改相应的《HSE管理体系记录清单》。

6.2.5 记录收集和保存
6.2.5.1 HSE部和PMT等工程部门、监理、承包商指定人员收集并保管记录，收集的记录要齐全、完整，建立《HSE记录清单》，不得丢失，遗漏，做到按期限保管。

6.2.5.2 相关单位对各项HSE记录清单要整理齐全、分类保管、便于检索。

6.2.5.3 各部门应按《HSE管理体系记录清单》规定期限保存记录。

6.2.5.4 以电子媒体、相片形式贮存的记录应有专人保管，备份保存。

必要时，加密保护，防止未经授权的更改。

6.2.6 记录的处置
记录如超过保存期限时，填写《文件（记录）销毁申请单》，经部门负责人审核后，按保密管理有关规定和《档案管理办法》的规定的安全地点销毁，并确保不丢失、不漏销。

6.2.7 电子记录控制
信息系统数据库形式记录的编制、审批由专业工程师确认，按相关信息系统要求录入、修订。

6.2.8 记录控制过程的有效性评价和改进
记录控制过程应监测记录表格的审批、发放、记录的填写、归档和保存，HSE 部和相关部门通过专业检查对记录控制过程进行符合性和有效性评价，并按要求进行改进。

7 附则
本办法由健康安全环保部负责解释。

【正文结束】
P2P 易合贷
附件1、HSE文件清单
附件2、外来文件清单
附件3、文件发放与回收登记表
附件4、HSE文件资料收（发）登记表
附件5：HSE管理体系记录清单
附件6：HSE记录清单
附件1 PM-06-24-S01-XXXX
HSE文件清单
附件2 PM-06-24-S02-XXXX
HSE外来文件清单
附件3 PM-06-24-S03-XXXX
文件发放与回收登记表
P2P 易合贷
P2P 易合贷
附件4 PM-06-24-S04-XXXX
HSE文件资料收（发）登记表
附件5
HSE管理体系记录清单
附件6 PM-06-24-S06-XXXX
HSE记录清单。