产品发货管理规定

产品发货管理规定

1、目的与范围

服务公司的产品销售，满足客户的发货要求，保证发货的及时性、准确性，防止因管理不善和失误而给公司造成经济损失，确保公司发货流程的顺畅，提高公司和客户的经济效益。

本管理规定范围包括营销中心产品销售部所有职员；

2、职责与权限

●营销总监负责监督产品的供货及时性及销售价格变化；监督相关管理文件

的执行状态；监督工作流程的符合程度；

●产品销售部经理负责每日综合分析市场行情变化，结合公司生产、库存情

况，提供公司产品对外报价；依照产品订货单安排生产部门生产计划，并在需要时及时做出调整；

●销售内勤负责每日发布产品销售部经理提供的对外报价；根据公司规定填

写《产品销售订货单》并向结算中心会计落实预付款到账情况；

●销售助理负责落实每日原材料、成品库存及生产线上情况；产品生产进度

的跟进及发货时间的落实；填写《产品发货单》；

3、价格

3.1价格的确认：

产品销售部经理依据当日原材料进货价格、市场行情、公司成本确定当日产品销售价格；

3.2价格的发布：

●销售内勤根据销售部经理的报价，在每日AM 9:30前向代理商、经销商、区

域销售经理发布当日销售报价；

●如销售部经理未能发布报价，销售内勤应主动询问；

●销售内勤请假或不在工作岗位，应将工作职责转交销售助理；

●报价人应保证报价的准确性。漏发、错发报价信息，将对责任人进行处罚，

每月报价失误二次以上，调离工作岗位；

4、库存的确定

●销售助理每天9点前清点现有的成品、原料库存；

●销售助理了解车间当班生产线开工状态，线上产品规格及本日预计产量，填

写《产品生产库存报表》

●销售助理将《产品生产库存报表》上报产品销售部经理，确定当日发货数量；

5、销售与订单

●区域销售经理接到客户购货需求时，应根据公司当日公开报价和客户协商

价格，不低于当日最低报价的可自行确定；低于最低报价的销售，应填写《特殊价格申请表》，由销售部经理、营销总监批准后方可向客户承诺；低于成本的报价必须有公司总经理签字批准；

●区域销售经理根据客户规格、型号的需求，向销售助理落实库存情况，有现

货或当日可交付的，由销售助理填开《产品销售发货单》组织发货；

●公司无现货，区域销售经理请示销售部经理落实交货期后，经客户认可，

由销售内勤开具《销售订货单》；客户在次日上午12时之前将不少于总货款30%的订金打入我公司账户的，锁定协商价格（付款证明传真件有效）。

●客户在开具《销售订货单》后，未付订金的，公司组织生产，产品价格以提

货当日价格为准；客户订金延迟到账，销售价格以订金到账之日计算；

●因公司生产延误，未能按《销售订货单》约定的日期发货，客户有权取消提

货；客户选择提货，如行情上涨时，以订单约定价格结算；如行情下跌，提货价按【订单价格—（订单约定交货日价格—提货当日价格）】结算。

●销售内勤应保证《销售订货单》的真实有效，不得涂改，经销售部经理和营

销总监签字后生效；

6、生产与发货计划

●产品销售部经理根据订单的先后次序、紧急程度、生产情况合理安排生产计

划，每日编制《产品生产计划表》，由销售助理传达，白班、夜班各一次；

●销售助理应关注库存能否配齐发货单上的品种，对短缺品种应及时上报销售

部经理，填写生产计划，并反馈到生产部；

●销售部经理可根据配货情况调整发货次序；

7、产品的发运

●区域销售经理与客户沟通后，确认发货时间，通知销售助理开《产品发货

单》；

●销售助理填写《产品发货单》，单据应包含以下内容：客户全称、联系人、

联系电话、产品型号、类别、件数、吨位、出厂单价；

●客户要求到岸价格的，《产品发货单》上应填写预估运费，如果因为公司原

因造成运费涨价，我公司承担超出部分运费以上的价格；

●销售助理及时通知信息部联系货运车辆，并确定最终运费；

●仓库配货人员应认真浏览发货单，以确保配货的准确性；

●结算中心结算员为客户办理出门证、根据产品规格出据材质证明书、

●结算中心要对发货单进行保存。

●结算中心稽核员负责追踪货款到账情况；

8、紧急发货

●区域销售经理在下班后，接到客户紧急临时订货，可电话请示销售部经理办

理紧急发货流程；

●结算中心结算员电话请示销售部经理，经同意后代开《产品发货单》，组织

发货；次日由销售助理、销售经理签字完成发货手续；

●区域销售经理应尽力做好发货预测工作，努力避免紧急发货；

9、流程可靠性

●产品销售部相关人员，应严格按照《产品发货管理规定》办理订货、发货手

续，填写相关表格；并做好表格、记录的

●销售内勤对相关表格、记录存档、整理、统计工作；

●单据标号规则：订单：DH 2011 12 31 001 销售单：XH 2011 12 31 001

●销售总监对流程运行情况进行定期、不定期检查，对违规行为进行处罚；

●相关工作人员可根据实际工作情况提出优化意见，报营销总监修改本管理办

法；

10、发货顺序

产品发货以“先定先发、紧急优发”的原则进行发货。

●以订单发货时间发货

正常情况下按订单发货时间进行顺序发货

●紧急发货

所谓紧急发货就是在没有订单或订单时间滞后，客户要求紧急发货，对其进行发货。紧急发货需在库存有现货且不影响其它客户发货的情况下，可以直接发货。如果会影响到其它客户发货时间，需跟客户进行交涉，客户同意，可进行紧急发货。

●有订金优先于无订金

●在货源不足的情况下，对有订金的客户进行先发。

●发货延迟

客户主动要求延迟发货时间，对生产准备好的货源将转给其它客户，其具体再次发货时间要根据生产再定。

11、派车

●计量人员在装车时如果发现小磅与地磅误差超出100公斤时，要停止发货，

通知相关领导，寻找原因。

●对客户自己派车的，到货后出现脱磅现象，公司概不负责。