印章使用流程

印章使用流程

一、印章刻制与颁发

一印章刻制

1．公司行政、党总支及财务印章由公司办公室报建设集团办公室统一刻制并颁发;

2．公司合同专用章、各部门印章由公司办公室统一刻制并颁发;

3．项目公司、分公司、全资及控股子公司的行政、党组织及财务印章由公司办公室统一刻制并颁发;

4．项目公司、分公司、全资及控股子公司部门的印章,各类业务用章由项目公司、分公司、全资及控股子公司自行刻制,报公司办公室备案统一后启用;

二印章刻制报批及颁发程序

刻制印章由需刻制印章的单位或部门书面提出申请,报相应印章刻制部门审核,按印章种类和管理权限报请行政或党组织主要领导批准后,由印章管理部门统一到指定地点刻制;任何单位、部门和个人均不得自行刻制公章;

项目公司、分公司、全资及控股子公司上报需刻制行政及财务印章请示时,须提交工商局对本公司的名称预核准通知书；刻制党组织印章请示时,需提交上级党组织对成立本级党组织的批复；自行刻制的印章需报请备案时,必须注明印章使用部门和使用范围;

二、印章的使用

一用印登记审批

公司所有印章的使用,必须采用登记审批用印的手续;

1. 公司行政章、法定代表人章的使用必须履行领导批准的手续,不得私自用章或借用;公司行政章、法定代表人章在使用前,用印申请人须填写用印申请本,经分管领导签字批准后,印章管理人方可用印;分管领导不在时,须向分管领导电话请示,获准后盖章,事后补办手续;当分管领导出差不方便联系,而办理事项比较重要、紧急时,由申请盖章部门负责人向总经理或书记汇报情况,由总经理或书记审批同意后盖章；若办理事项属于一般性日常业务,由申请盖章部门负责人在用印申请本上签署意见,印章管理人可以用印,但须事后找分管领导补办手续;

2．申请使用党总支、财务专用章、合同专用章、工会章,用印申请人需将用印资料交相关部门审核后,填写用印申请本,经分管领导签字同意后,由印章管理人员用印;

3．申请使用机关部门印章以及由部门管理的其它业务专用章,必须经该部门负责人审批同意后方可用印;

4．申请使用项目公司、分公司、全资及控股子公司各类印章时,也必须根据公司各类印章的使用流程办理登记审批手续,经各单位领导签字同意后方可用印;

5．对同类需大量用印的文件资料如商品房买卖合同、客户贷款合同等,用印申请人在第一次办理用印申请手续后,以后不再重复办理用印手续,但用印申请人必须做好用印台账;

二用印审核

1．用印经办人、印章管理人对需加盖印章的资料、用印手续是否完整要认真审核,确保用印不出现失误;

2．盖出的印章,必须保证位置恰当,图形端正、清晰;加盖印章

时,应将印章盖至有文字的地方,不能盖在空白处；在企业营业执照、企业组织机构代码证、法定代表人身份证等证件及企业各类荣誉证上加盖印章时,应写上“仅用于办理……事由”或加盖“再复印无效”的印章;

3．严禁出具空白介绍信和在空白纸张上加盖印章;确因工作需要,必须在介绍信存根上、用印申请单上注明,由用印申请人向签字的领导说明情况,经领导批准、办公室办理登记编号手续后,方能办理;没有使用完的空白介绍信和加盖印章的空白纸张由用印申请人及时退还办公室办理注销手续;空白介绍信和加盖印章的空白纸张丢失,保管人应立即向办公室报告;

三、印章的保管

1．各级印章管理部门要加强印章管理,每枚印章都要明确管理责任人;印章管理人因故请假或者公出,需请示主管领导指定他人代管,并进行移交登记;印章管理人不得擅自委托他人代管印章;

2. 印章管理要做到审用分离、分散保管,负责签批公章使用的领导及各单位经理或负责人不亲自保管公章,单位内部有多枚印章的,因根据印章的用途,指定两人或两人以上的专人分散保管,实行适度制衡、防范风险;

3．印章不得任意放置,必须配备保险柜,使用后要及时收存锁定,确保印章安全;

4．颁发新印章时,必须由印章颁发部门建立印章登记备案表,明确领用人、保管人,并注明领用时间和交还时间;印章管理人更换时,必须履行交接签收手续;