货代操作手册

货代操作手册

主管工作：

1、核对SALES填写的业务收支一览表，确认运价船期、拖车、报关、付款方式等事宜是否清楚。

2、根据业务收支一览表编业务流水号，然后分给操作操作。每周核对编号顺序是否正确。注：编号规则：

i. 分为三个号码顺序：Company工作号、业务员编号、操作编号

ii. CANCEL CASE之注明：

A因客户原因取消：操作将CASE盖上CANCEL章交于主管后，在编号记录本上用红色笔划掉，标注CANCEL。

B因截关日推迟由前一个月转于下一个月：将前一个工作号作CANCEL，用红笔划掉，标注转到下一个月哪一工作号。

3、每周批阅操作的DAILY REPORT，协助各操作处理一些突发事件。

4、每月定期统计业务量及其他报表，交经理签字后交于财务。

5、每周会议总结

6、协调内部或与其他部门的工作，使工作流程顺畅。

7、本部门的管理工作

二、操作各小组工作职责：

（一、）直客组

i. 所有公司的直客的CASE都在此组操作。

ii. 负责所有新直客的询价回复，及跟踪，并做好询价客户的记录。

iii. 本组中应跟踪客户的报价。

iv. 新客人的开发。

v. 每月更新所有客户的操作特点分析表，对新老客户进行分析。

1. 根据日常的合作及市场变化，定期与CSR碰头更新常用同行通讯录。并定期做一确

认电话和地址是否有变化。

2. 做一附加费表格，定期UP-DATE。

（二、）同行组

1、所有公司的同行的CASE都在此组操作

2、负责所有新同行的询价回复，及跟踪，开发，并做好询价客户的记录。

1） CSR会做一价格表格，定期进行UP-DATE。报价时按照客户权限，依据此表格进行报价。2）每周定期与CSR开碰头会议，了解市场。

3、本组中应跟踪客户的报价及操作

4、每周新市场价格的发布，EMAIL给相应的客户。

5、每月更新所有客户的操作特点分析表，对新老客户进行分析。

（三、）代理组

1、新代理的开发。

2、国内外代理指定货的跟踪及操作。

3、 SALE LEAD

4、国内外代理的询价回复。

5、直客的服务跟踪

1）每月根据财务报表，定期做回访，做好记录。

2）新客人的培训安排

3）客户投诉的处理和整理：如陈总有接到投诉后可将此事情经过及处理结果交于此组备案，然后定期进行总结分析。

客户权限---由财务每季度UP-DATE。

三、操作部门工作分工（见附表）

四、流程图

五、操作流程说明如下：

1、SHIPPING ORDER

根据业务员填写的业务收支一览表及客户填写的订仓单，将资料输进电脑软件系统，制作公司的订仓单传给订仓公司。

注：1）一定先核对一览表与客户订仓单资料是否一致。

2）BOOKING FORM：一是本司booking格式，另一种是订仓公司固有的格式。

（先确认用哪一种BOOKING）

3）无论截关是否紧急，请先尽早向订仓公司订仓,以免暴仓.

2、S/O

向船公司要S/O（一定要核对截关日、船期、起运港、目的港等资料），正常情况下应在半天之内拿到S/O）。再将相关资料输入电脑系统.拿到S/O之后要确认船期，将ETD/ETA填写业务收支一览表。

注：

1）S/O 上一些同行电话的涂改(先确认再涂改,有些S/O 资料不能涂改,否则提不到柜)

2）注意拖车时间来催S/O.如在第二天做柜务必在当天下午4:30之前拿到,如在周六/日做柜,务必注意换单.

3、确定报关、拖车方式

1）报关方式：

a)一般贸易：分为客户自提供报关资料之一般贸易和由公司提供报关资料之买单。

b)转关

c)清单（文锦渡/皇岗出口）

2)拖车方式（由报关方式而决定）：

a)带司机本：转关就要司机本（派车前请与客人或拖车行先确认是否需要三对照—-人、车、本要对应一致及IC卡和是否有晚关可封，如无晚关封装货时间一定要与客人确认为早上装货为好，否则当天不能报关会产生押夜费。）

另：中港拖车一定要有司机本。

b)不带司机本：报关方式是一般贸易。

3)操作：

a)如客户需要(只作海运)，将船公司之S/O传给客户，打电话确认客户是否有收到。

b)如客户需公司拖车及报关，请与客户确认做柜时间、地点、工厂联系人电话及报关方式（是一般贸易，买单还是转关），是否需要买单。如需买单，因为商检、动植检需提前做，所以应请客户尽早提供出货清单（注意：实际出货数量一定不能比所做商检数量多）。

c)买单需做植/商检所需资料：

提供数据:品名/箱数/个数/NW/GW/单价/总价/起运港/柜型/

将以上资料交给报关部

4、安排拖车

根据客户提供的资料（装柜时间、地址、柜型等）填写A“拖车委托单”给拖车部，同时将B“S/O”传给拖车部，

注：

1）如周六下午/周日或晚上提柜一定要请拖车行先与码头确认是否有资料，是否有吉柜可提。2）同时注意与客户确定做柜时间和地点，并需考虑到提柜所需时间以及来回装柜所需时间，并提醒拖车行打单和提拒时间。

3）派车时还要与客人确认一下货重，是否有超重，如重货要提醒拖车行派大马力车。

4）如是小柜派车时还要与客人确认一下小柜放于何处，方便工厂装货。

注：A如报关方式是转关时,派车一定要派带司机本的车。

B如因客户原因导致压车，操作与拖车部书面确认压车费后需及时通知业务员与客户书面确认压车费。

5、报关

如果客户委托公司报关，需填写A“报关委托单”给报关行（如果是转船，请注意提供头程船名给报关行），快递B“核销单等资料”给报关行,同时记录客户的核销单号以便及时追回。