ts程序文件--文件控制程序

目的

本程序规定了文件的编制、更换、作废、审核和批准的权限，规定了文件的编号、注册、发行、储存、更新和实施的方法，保证文件能迅速得到处理、应用、流通和操纵，确保企业各场合使用现行的有效版本，防止误用。

范畴

适用于与企业TS16949:2002质量体系有关的所有内部和外部文件。

职责

3.1 质量手册由厂长批准。

3.2 程序文件由责任部门负责人和有关部门负责人审核，由治理者代表批准。

3.3 三级文件由责任部门负责人审核批准。

3.4 资料室负责文件的编号、注册、发行、储存和更新，各责任部门指定专人负责部门内部文件的治理。

定义

4.1 体系文件：包括质量手册、程序文件、三级文件和有关的表单。

4.2 受控文件：在企业内部使用或提供给供方的指导性文件。受控文件版本必须受到操纵，以确保现场只拥有并使用现行有效版本。

4.3 非受控文件：提供给外单位的仅作参考之用的文件，非受控文件不受版本更新的限制。

输入

最高治理者质量方针目标

治理者代表质量手册、程序文件

资料室/有关部门技术文件、作业指导文件各部门质量记录格式

顾客工程规范

国家法律法规

流程

有关质量记录

→外来文件清单

7 讲明

7.1 文件的分类：质量手册、程序文件、三级文件、外来文件、质量记录格式。其中三级文件包括技术文件，如：图纸、过程流程图、FMEA、操纵打算、作业指导书、工艺卡、检验指导书等。

7.2 文件的编制、更换和作废：

7.2.1.1文件的提案：

A.本企业任一职员均可向文件编制责任部门提出“文件更换通知单”；

B.责任部门对议案作出评判，认为必要的，组织编写文件/修改件草案；

7.2.1.2责任部门指定专人，编制完成文件待审稿，并更换所有受到阻碍的文件和表单，报部门负责人审核。

7.2.2 文件的更换：

责任部门指定文件的原编制者，或相应人员从资料室文件治理员处取得文件的编号和版本号，对文件的有关内容进行修改编辑，完成文件初审稿，并更换所有受到阻碍的其他文件和表单，由原审批部门审批。

更换包括：划改、换页和换版。

按3.0职责中规定的审批权限在文件公布前对文件进行审批。

7.4. 标识：

7.4.1.文件编号：

具体见三级文件《文件编号方法》。

7.4.2 责任部门指定的文件编制和更换人员应及时地将文件交资料室

文件治理员处进行标识。

7.4.3 文件作废后，责任部门的文件治理员应及时通知资料室文件治理员，若该文件的作废阻碍到其它文件，则将已相应修改的其它文件交文件治理员注册。

7.4.4 生效：

文件的生效日期由资料室与责任部门商定。

7.5 登记：

在文件发生新编制、更换或作废情形下，资料室文件治理员应及时更新《受控文件一览表》。

7.6 发放和更换：

资料室治理员对受控文件注明发放号并加盖“受控”印章和发放代号，发放相应部门，做好文件发放记录，所有未经资料室文件治理员加盖“受控”印章的打印或复制的质量手册和程序文件都为非受控文件。

收回的作废文件由资料室治理员加盖“作废”印章;因为法律和/或积存知识的目的，所保留的任何已作废的文件加盖“作废保留”章。

7.7 部门文件治理员在文件发放记录上签收并做好本部门的文件记录。

7.8 文件使用和保管：

7.8.1 文件现行有效版本的原稿由资料室文件治理员储存，已发放至使用部门的受控文件由该部门储存，使用部门应保持文件的完好，若有损坏，应与资料室文件治理员联系修复。储存时须注意防火、防水等，能够采纳多媒体储存文件，如有必要时重要文件附加安全归档。

7.8.2 旧版或已作废文件的原稿经加盖作废章后，由文件治理员另行储存，作为历史资料。

7.8.3 使用部门不得自行复印受控文件。

7.9 回收和销毁：

文件治理员应及时地回收已作废的受控文件，加盖作废章后直截了当销毁。并在文件发放签收表格上作好记录。

7.10 非受控文件的发放：

因业务需要，需发放至外单位作参考的文件，由联系部门的有关人员提出申请，文件治理员登记后将加盖非受控章，通过联系部门的有关人员发放至有关单位。

7.11 外来标准、资料、软件、法规、条例等的治理

各有关责任部门应对与质量体系有关的外来标准、资料、软件、法规、条例等予以登记、注册治理，汇总出该部门的外来文件清单。同时复制一份至资料室文件治理员处，资料室文件治理员负责整理出企业外来文件总清单。

顾客工程规范应及时评审、分发和实施，期限不能超过两个工作周。资料室负责记录工程更换实施的日期。

7.12 体系文件的版本规定：

7.12.1 文件的版本组成：

一个英语字母、“.”和一位数字组成。版本号示例如下：

7.12.2 文件版本的升级：

7.12.2.1 A.0版为体系文件的初始发行版本。

7.12.2.2 当文件作局部变更后，版本号的数字部分加1，如从A.0版升至A.1版。文件局部变更超过9次时必须换版。

7.12.2.3 当文件作全面变更后，文件将升版。版本号字母部分往后升一位，数字部分变为“0”。如从A.5版升至B.0版。

输出

部门内容

资料室受控文件一览表

文件和资料发放登记表

文件审批记录

文件更换记录

外来文件清单

外来文件评审记录

工程更换实施记录

9 监控

项目方式责任部门

1 各部门是否能获得并使用有效版本

的文件。

内部审核资料室

2

顾客工程规范是否及时评审、分发和

实施。

内部审核资料室10 支持性文件

WI-07-027 文件编号方法