企业合同管理信息化建设

企业合同管理信息化建设

摘要：在信息技术和网络技术不断发展的今天，做好合同管理，推动合同管理信息化建设的进程和速度，是强化企业管理和控制合同风险，降低合同风险类型和发生概率中必不可少的一环。对此，本文从企业合同管理信息化概念入手，分析现阶段我国企业合同管理信息化建设现状和问题，并就合同管理信息化建设提出建议，以期为我国企业优化合同管理理念和方式提供意见参考。

关键词：企业；合同管理；信息化建设

引言：随着信息化技术在各个领域中的出现和广泛应用，开展企业合同管理的信息化建设，不仅可以帮助企业借助信息化平台获得各类信息，改善传统的合同管理制度和方法，还可以实时跟进合同履约情况，及时做出更全面的合同风险项分析，以实现合同全生命周期管理。

一、企业合同管理概述

合同管理指的是对于依法签订合同的履行、变更、转让、解除等情况展开一系列监督、审查和控制行为。企业合同的信息化管理，可以帮助合同双方建立动态化的管理体系，从而最大限度的降低人力成本，降低合同风险。

二、企业合同管理信息化建设的现状和问题

2.1企业合同管理信息化建设现状

目前，我国各行业企业内部的信息化建设水平还存在较大的差异，信息化建设存在明显的地域性特征。例如，我国沿海和东部等经济发达地区对信息化建设重视度较高，所以其信息化建设水平和行业内普及水平也比较高，合同管理的信息化建设已经基本成型，且正式应用到了实际管理工作中。与之相对应的是劳动密集型和西部、北部等地区合同管理的信息化建设水平较为滞后，还有很大的提升空间。

2.2企业合同管理信息化建设存在的问题

一直以来，许多中小型企业合同管理都是依靠人工完成，受人为因素的影响

较大，很多时候都无法达到理想的水平。伴随现代社会信息化发展建设进程不断

加快，合同管理工作也在不断朝着信息化的方向迈进。仅靠人力来统计分析合同

中的相关信息数据，很难统筹监督所有的管理工作，让管理内容更加的精细化。

因此，借助信息化手段传递和固化各类信息就变得尤为重要。合同管理的信息化，可以使合同内容的执行更加的规范、有效。尽管企业合同管理的信息化建设具有

众多的优势，但是各类因素的影响，在实际应用的过程中亦存在一些亟待解决的

问题。

1.

合同传递效率低。受传统合同管理模式的影响，整个合同的签署过程仍旧需

要经历立项、评审、比质比价、招投标、法律事项审核、审批、签署和备案等过程。由于每个过程涉及到的部门和企业不同，相关信息需要在不同的部门和企业

间进行传递，整个过程中涉及到的流程较多，造成合同传递效率低下。加之企业

内部各部门在传递合同时，仍旧习惯于打印出纸质文件传阅审查签字，进一步延

长了审批时间，导致信息化管理流于形式。

2.

合同履行情况的监督难度大。在合同管理信息化建设过程中，由于相关审核、监督、管控系统的建设还不完善，合同的承办方无法实时跟进和监督合同履行情况，且大部分企业的信息化平台还缺少在线预警系统，导致部分承办方为了及时

把控合同履行情况，不得不安排专人跟进，而人工干预又会受到诸多因素的影响，使得其本身的公平性和公正性无法得到保障，甚至造成企业经济利益和合法权益

受到损害。

3.

缺乏统一的建设标准，数据分析统计效率低。由于当前企业合同管理信息化

平台建设还不够完善，缺乏合同文本备案模块和完成的数据统计分析模块，导致

合同文本内细项资料查找困难，在信息化管理时缺乏相应的数据资料做支撑，合

同管理人员仍旧需要重新调阅整份资料查阅所需信息，达不到压缩工作时间成本

的目的。

4.

参与合同信息化管理员工素质差次不齐。作为一个电子化系统性管理制度，

合同管控机制同物资管控、成本管控、设备管控、人力资源管控具有明显的区别，合同管理系统目标的实现，对参与合同管理每一环的员工的专业性有着较高要求。而大部分企业中员工并未经过专业培训，在环环相扣的信息化构建中，一环出现

问题都将影响合同管理的信息化工作的最终成效。

三、企业合同管理信息化建设路径

3.1制定统一的信息化建设标准

企业负责人可以根据企业在各阶段的发展目标和整体规划确定信息化建设目

标和系统化的建设方案，多部门参与共建，确保整个信息化平台的构建满足整体

设计、系统规划、分步骤实施的基本准则，设定统一的合同信息管理平台，合理

化的完成顶层设计、划定一致的系统端口，将各个职能部门都纳入其中，避免出

现“信息孤岛”和“技术壁垒”等相关问题。逐步实现企业合同管理中相关信息

集中共享的目标。同时限制合同各个流程处理工作的时效性，对于需要主要领导

审核的文件统一规定报送时间，规范电子化办公流程，从而提高合同信息化管理

效率。

3.2建立合同管理的动态信息管理系统

建立合同管理的动态信息管理系统，对合同内容履行情况展开动态化的监控，做好各项信息产生全过程的记录，确保一旦出现合同变更、中止、作废等情况，

能够通过系统快速查询到相应的历史记录，追溯整个操作过程，从而实现对合同

的动态化管理目标。定期更新资信黑名单、白名单和灰名单相关信息内容并设置

在线预警系统，确保企业可以实时掌控合作伙伴各项情况，从源头上有效规避和

预防合同履约风险的产生。

3.3完善合同信息化标准

在设计信息化管理流程时，提前对企业近几年业务合同进行全面分析研究，

提炼合同中涉及的常用基础信息，如：项目、期限、付款方式、类型等。并根据

这些信息完成合同管理信息化平台的具体模块设置，同时在信息化平台中加入合

同范本模块，该模块的存在主要是用来规范合同内容起草，为合同起草提供范本，保证所建立的模块内容能准确在合同固定位置提取，确保合同上不会出现重要条

款缺失。有效实现合同基础数据收集整理，节约人力成本。

3.4提高员工职业素养

合同管理的信息化建设工作不可一蹴而就，而是要经过一个漫长的时间完成

全方位的构建。各岗位工作人员都属于合同管理信息化建设过程中不可或缺的人才，都是信息化建设中的主力。为确保最终建构效果，企业应当学会整合员工的

力量，通过技能竞赛、岗位培训、专家讲座等方式培养员工，通过评比奖励等方

法激励员工，构建一支业务能力强、专业素质高的员工队伍。让员工认识到信息

化建设的重要性，在学习中不断提升自己，在工作中不断思考，在实践中不断优

化完善合同信息化系统建设。

四、结语

近年来国内外环境日益复杂，尤其是在2020年的新冠疫情的背景之下，宏

观经济的不确定性更加明显，这不可避免地对企业的经营发展产生一定影响。依

托信息化平台展开合同管理，创新合同管理理念，推进合同管理的信息化建设，

不仅符合当今社会总体发展态势，还可以提高企业面对市场环境变化时的反应能力，使企业合同管理手段同市场发展趋势相符合，有效减少企业在应对市场环境

变化时的资金、人力和物力投入。

参考文献

[1]吴昊.浅析企业合同管理信息化建设[J].中国民商,2019,No.78(06):61-62.

[2]聂冬.合同管理信息化建设分析[J].商讯,2020,No.196(06):186-186.