(验厂专用)采购控制程序

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1目的

为查证原材料供应商及加工商的资格，以确保其具有满足指定要求的能力，及监察其表现，以便提供客观标准以进行采购时作出选择；为采购原材料及服务时所用的文件提供审批和控制的指引，确保采购文件中的资料准确和充足。2适用范围

适用于本公司原材料、辅料、外协件、外购件及服务之采购；适用于一切对品质有影响的原材料供应商及加工商。

3职责

3.1业务部负责提供订单资料及出货计划，客供件供应。

3.2生产部负责提供详细生产计划及计划变更相应资料，负责提前20天提供

生产任务单（ERP系统），提供每日仓库的物料欠料信息。

3.3工程部负责提供订单BOM表资料；负责供应商技术及产能评估，负责对

新物料样品确认工作。

3.4品保部负责对采购产品的验证及对供应商体系评估，协助对新物料样品确

认工作，负责旧物料新供应商样板确认工作。

3.5采购部负责收集供应商资料，主导开发供应商，并维护供应链，根据ERP

系统制定采购计划，实施采购，负责外购、外协物料及原材料质量异常的处理。

3.6副总经理负责采购订单核准及质量异常处理的审批。

4程序内容

4.1采购物资的分类

4.1.1重要物料-直接影响最终产品使用或安全的性能，可能导致顾客投诉的

物料。

4.1.2一般物料-不影响使用性能或即使稍有影响但可采取措施予以弥补的包

装材料及在生产中起辅助作用的物料，其它低值易耗品等。

4.1.3设备及配件。

4.2供应商的选择与评审

4.2.1资料收集

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a)采购部根据产品开发及生产需要，广泛收集供应商资料。

b)除特殊情况外，采购部应于正式开发前收集同类供应商资料不低于

三家。

c)资料收集以后，采购部对供应商进行初步审核，除特殊情况外，供

应商需具独立法人资格。

4.2.2采购部应根椐公司的生产需要结合收集的资料，物色现用物料及新物

料的供应商。当采购新物料时，采购部通过与同类物料的质量、价格

及服务等进行比较，初定供应商名单。

4.2.3打样

a)供应商初步确定后，采购员及时提供工程图与供应商，要求供应商

按工程图要求进行制样；样品数量不少于6件，要能反映出供应加

工之品质状况。

b)采购员负责跟催供应商及时完成并交样。

c)样品收到后及时送相关单位确认，新产品开发物料送交研发部或工

程部确认，其余的交由品保部确认；送样确认时，需随附【样品评

估报告】。

d)样品确认完毕，确认单位及时填写【样品评估报告】相关项目，并

随样品及时回复采购部。

e)购部收到【样品评估报告】以后，及时存档并传真给供应商；确认

不合格时，要求供应商重新送样；同一物料最多允许送样三次，三

次送样因供应商责任不合格，则视该供应商不适合供应该物料，同

时停止对该供应商的开发。

4.2.4对于提供物料的供应商，公司应对其进行评审，评审结果应记录于

【供应商评估报告】相关栏目中。评审方法包括但不限于以下：

a)对于提供生产物料的供应商，必须要经过样品试用，试用合格后，安

排实地考察和评审（省外供应商除外）。

b)对于提供生产辅料的供应商只需对样品进行评审。

4.3供应商开发

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4.3.1采购部在供应商制样的同时就物料价格、品质、交期等进行谈判，并

综合所有信息择优进一步开发。

4.3.2采购部协调品保部、研发部或工程部安排人员到供应商进行考核，研

发部或工程部负责对供应商设备、制造工艺及产能进行评估，品保部

对供应商就物料品质要求及质控体系、制程控制进行考核；并作好相

应记录及填写【供应商评估报告】。

4.3.3通过品保部、研发部或工程部考核通过之供应商，采购人员负责将相

关资料整理好并填好【供应商资料表】，决定是否授予该供应商认可

资格, 若合格则呈副总经理审批后签订【采购合同】，并更新【合格

供应商名册】，供应商相应资料录入ERP系统形成【采购报价单】。

4.3.4对于顾客指定的供应商直接列入【合格供应商名册】。

4.3.5对开发完成之合格供应商资料，采购将开发所有相关资料整理好并存

档。

4.4采购物料

4.4.1采购需求规划、指令及核准

a)生产部依据业务订单交期提前20天使用ERP系统制作生产任务单，

经生产部经理审批后，副本发放至采购部。

b)采购部根据生产任务单制定采购计划，下发【采购订单】。

c)采购订单经采购部经理审核后，列印呈副总经理核准；核准未通过之

采购单需重新进行规划直至核准通过为止。

d)【采购订单】经副总经理核准之后，传真给供应商，并要求供应商签

章回传。

4.4.2订单变更

a)生产计划员及时修正已展开下发未完成的【生产任务单】并知会采购

部。

b)已规划订单数量增加或新增订单时，采购部及时从ERP中转出采购单

补足新增物料需求。

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c)已规划订单数量减少或订单取消，采购部应及时与供应商取得联系，

确认未执行完订单情况，未备料生产部分立即书面通知供应商取消订

单；供应商已经备料或已生产送货，后续有订单需求则安排在后续订

单中消化，若无订单需求，采购部整理好相应资料知会业务部处理。

4.4.3供应商交货排程

a)采购部根据生产部生产计划安排制订供应商具体交货排程，经采购部

经理审核后传真给供应商，要求供应商按交货排程交货。

b)经审核后之交货计划复制并交仓库课仓管员一份，仓库按交货排程收

货，并及时将供应商到货信息反馈到采购部，供应商超量或提前送货

需采购部同意后方可收货，否则超出部分退回处理。

c)采购部在跟催供应商交货过程中，发现供应商无法及时按期交货或其

它原因需转单其他供应商生产时，采购部需书面传真通知原供应商订

单取消，同时在ERP系统中对取消之采购单进行强行结案处理；另外

及时规划采购单于第二家供应商生产。

4.4.4生产计划变更

a)因生产实际进度需要及业务出货要求，生产计划需要调整时，生产部

计划要及时根据实际需要拟定变更方案并知会采购核查物料状况。

b)采购部根据生产部拟定方案尽快确认物料是否可满足变更要求，并书

面回复生产部计划；计划根据采购回复情况与相关单位再次协商拟定

最终变更方案并及时将计划正稿书面资料下发到相关单位。

c)采购部收到新生产计划后，及时调整变更供应商交货计划，并确保供

应商按调整后交货计划及时交货。

4.4.5收料程序

a)采购部根据供应商交货排程跟催供应商及时交货，并跟踪来料品质状

况；

b)供应商来料经IQC检验合格后，由仓库收货并制单，仓库人员通知采

购员及时在ERP系统中查看【采购收货单】相关物料到货情况；