【档案类】山东档案标准

山东省国土资源厅文件材料归档范围和文书档案保管期限规定

第一条为了便于本机关正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映本单位主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据国家档案局8号令，制定本规定。

第二条本规定中的机关文件材料是指本机关在其工作活动过程中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等各种门类和载体的历史记录。

第三条本机关文件材料归档范围：

（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

（三）本机关需要贯彻执行或配合落实的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

第四条本机关文件材料具体的收集门类：文书档案、科技档案（基建档案、设备档案）、专门档案（会计档案、人物档案）、声像档案（照片档案和录音、录像档案）、实物档案、电子文件和资料。

第五条机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期分为30年、10年。凡是本机关制发的法规政策性及重要的业务文件材料，召开的重要会议、重大活动的主要文件材料，本机关关于机构、人事等凭证性文件材料以及上级、同级和下级关于重要业务的批复、来文、来函、请示等文件材料属于永久保管；其他归档的文件材料属于定期保管。具体参见附件《文书档案分类方案与保管期限》。

第六条科技档案的归档范围：

基建档案：包括基建项目的依据性材料、基础性材料以及工程设计、工程施工、工程监理、工程竣工验收过程中所形成的文件及图纸等材料。

设备档案：包括依据性材料、设备开箱验收、安装调试、运行维修以及随机图样等材料。

第七条专门档案的归档范围：

（一）会计档案

1、会计凭证类：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证及其他会计凭证；

2、会计账簿类：包括总账、明细账、固定资产台账（卡片）及其他会计账簿；

3、会计报告类：包括月度、季度、年度财务报告，会计报表、附表、附注及文字说明，以及其他财务报告；

4、其他类：包括银行存款余额调节表、银行对账单，其他应当保存的会计核算专业材料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

（二）人物档案

本单位主要负责人，省级以上劳动模范和优秀共产党员，以及为本单位、本行业发展做出重大贡献、有突出成就的人物档案材料。

1、名人职务活动的文章、报告、演讲稿、工作日记等

2、名人的作品和研究成果

3、与名人有关的证书、奖章、信函、纪念品等

4、名人活动的照片、录像带、录音带、光盘等

5、名人口述的历史资料

第八条声像档案的归档范围：

（一）本单位主要党政领导任职时的照片；

（二）记录本单位主要职能活动和重要成果的照片和录音、录像；

（三）记录上级领导和著名人物视察本单位的照片和录音、录像；

（四）本单位组织或本单位领导参加的重要外事活动和重大公务活动的照片和录音、录像；

（五）记录本单位重要会议、重大活动、重大事件等情况的照片和录音、录像；

（六）其他具有保存价值的照片和录音、录像。

第九条实物档案的归档范围：

（一）荣誉类：单位和单位负责人获得的锦旗、牌匾、奖状、奖杯、证书等；

（二）公务活动礼品类：公务活动中接收的有纪念意义的工艺品、字画以及其他具有特色的物品等；

（三）物证类：反映和佐证本单位、本行业重大活动、重大事件、重大案件的有纪念和凭证作用的物品等。

第十条电子文件的归档范围：

（一）文书档案的数字化全文；

（二）会计电算化材料及会计档案管理软件；

（三）永久期限照片档案的电子版及数码相机拍摄的数字照片；

（四）其他音频、视频形成的电子文件；

（五）业务档案中形成的电子文件。

机关对应归档电子文件同时收集其元数据和背景信息。

第十一条资料的收集范围：

（一）本单位的重要文件汇编；

（二）本系统上级或下级编印的出版物；

（三）与本单位主要业务有关和业务报刊和出版物；

（四）政府公报等政府公开信息；

（五）新闻媒体关于本单位有关情况的报道材料；

（六）本单位干部职工的论著、论文及其他作品。

第十二条凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

第十三条本机关形成的基建档案、会计档案的归档范围的档案保管期限分别按照《基本建设项目资料暂行规定》、《会计档案管理办法》的有关规定执行。实物档案保管期限为30年。电子、声像（照片、录音录像）档案的保管期限参照相应内容的文书档案执行。

第十四条机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。

第十五条机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。

第十六条机关文件材料不归档范围是：

（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

第十七条本规定自二OO九年一月一日起施行。

附件：文书档案分类方案与保管期限

本机关文书档案是按照年度-保管期限-组织机构分类法分类整理。所有文书档案文件材料应先按其形成年度区分开来，同一年度的文件再按照其价值区分为永久、30年、10年，同一年度、同一保管期限的文件，按组织机构分类排列。具体分类方案及保管期限如下：

1、党组（机构1）

永久保管：

1.1党组会议记录和汇报材料

1.2厅党组会决定事项

1.3上级与本厅关于干部任免的报告、批复

1.4关于机构设置、调整、人员编制的报告、批复

1.5上级机关与本机关关于干部职工审查、结论、复议等报告

1.6厅党组表彰决定

30年保管：

1.1本厅收发电报

1.2上级党政机关颁发的针对本厅主管业务的文件

10年保管：

1.1中央、国务院、省委省政府等普发的文件

2、办公室（机构2）