外贸函电的拒绝策略及语用分析

[摘要]拒绝是威胁听者积极面子的言语行为, 因而要采取各种策略进行补救。外贸函电的拒绝策略分为直接策略和规约策略。规约策略由于同时遵守了合作原则和礼貌原则, 从而减少了对于对方面子的威胁, 因而在外贸函电中被广为使用。

[关键词]外贸函电; 拒绝策略; 礼貌原则; 合作原则; 面子

外贸函电是外贸业务交流和沟通的常规方法。如何得体地拒绝客户要求是个难题。拒绝函电难写是因为作为言语行为, 拒绝最直接的后果就是严重地威胁受话人的面子, 即违反了礼貌原则。目前拒绝言语行为的研究主要关注跨文化语境下拒绝策略的异同。学者们主要定位于跨文化角度, 试图通过比较不同文化背景使用拒绝策略情况来解释跨文化交际中出现的种种差异现象。外贸函电作为国际商务普遍使用的规范语言, 它具有明显的程式化结构特点, 文化因素对于外贸函电的影响微乎其微。因此本文主要是分析外贸函电的拒绝策略, 并借用礼貌原则和面子观对其进行探讨解释。

一、外贸函电的拒绝策略分类

目前对于拒绝语结构的分类有以下几种: 马月兰根据首要言语行为与次要言语行为对拒绝语的策略进行分类[ 1] ( P81) ; 王爱华认为中心言语行为是实现拒绝言语行为的中心, 同时把中心言语行为分为直接拒绝言语行为、否定的意愿和能力, 以及间接绝言语行为。[ 2] ( P178)本论文参照张绍杰所采用的请求言语行为的三个请求策略类型[ 3] ( P64) , 并参考Liao 归纳总结的24 种拒绝策略稍做修改[ 4] , 将外贸函电的拒绝策略类型划分为直接策略和规约策略两种。

1. 直接策略( direct refusals)

直接说/ 不0, 没有任何形式的过渡或缓冲而直接明确表明不愿意或没有能力答应对方的请求。如:

1) We see no possibility of shipping the goods on or before April 10.

2. 规约策略( conventional refusals)

是指通过固定的程式化结构以委婉客气的方式表达拒绝之意。

(1) 感谢+ 辅助语, 如Thanks a lot, but. . . 。

2)Thank you , but we have to advise you that we are unable to dispatch in full your order.

( 2) 遗憾语+ 辅助语, 如regret doing. . . 。

3) We regret very much being unable to to promise shipment within one month.

( 3) 意愿+ 辅助语, 如We would like to, but. . . 。

4) Much as we would like to assist you, we fear we may not accept your request for the increase of commission.

( 4) 道歉+ 辅助语, 如We are sorry that 或I. m afraid that. . . 。

5) We are sorry that we are unable to accept your order at the price mentioned in view of the present market price.

( 5) 赞赏+ 辅助语, 如We appreciate your interest, but. . . 。

6) We really appreciate your efforts, but we no longer manufacture pure cotton shirts, however, we can offer you a substitute.

( 6) 体谅+ 辅助语, 如We have read carefully your letter, but. . . 。

7)We have considered your quotations carefully, but sorry we still can. t acceptyour price.

以上例句涉及了外贸业务的基本流程, 也是把外贸函电中的拒绝表达方式进行了比较具体的总结。通过调查我们发现, 在外贸业务操作中几乎没有人采用直接拒绝策略。通常的拒绝函电往往是先通过感谢、道歉、遗憾、赞赏或表达良好意愿之后再表达拒绝的信息。

二、拒绝策略的语用分析

1. 拒绝的定义

拒绝是言语行为的一种, 最常见、最直接的拒绝表达就是说/ 不0( No, Non 等) 。5新牛津英语词典6的定义是: / 一种暗示或表示某人不愿意做某事的行为。0根据Oxford Advanced Learner. s Dictionary ( Revised Third Ed-tion) , / refuse0一词的定义是/ say -no. to a request or offer, show unwillingness to accept something offered or to do( something that one is asked to do) . 0[ 5] ( P1561) 所以拒绝是一种表达说话者意愿的行为, 表明说话者希望听者领会其意图, 从而实现拒绝这一目的。在日常生活中人们之间的交往总是遵循着一些公认的会话原则, 需要拒绝对方的要求时同样要遵循人际交往的一些准则。

2. 拒绝与合作原则

Grice 的合作原则认为言语交际双方都有相互合作、取得交际成功的愿望, 因此人们要遵守一些原则。合作原则包括四个准则, 即量的准则、质的准则、关系准则和方式准则。量的准则强调说话者应尽可能使自己的谈话包含足够的信息, 但同时所提供的信息应不超过要求。质的原则强调内容的真实性, 所谈内容或条件必须真实有依据。关系准则强调内容的相关性, 讲话人应尽量使其谈话紧扣主题, 不要让谈话游离于主题之外。方式准则在表达方式上提出了要求, 要求言语交际必须清楚明白, 不要用含糊的词语, 避免冗词赘句。违反了合作原则就会产生会话含义。直接拒绝策略完全符合Grice 的合作原则。因为它用清楚简洁的语言明确表达了拒绝之意, 关联性强, 透明度高, 没有任何隐藏的会话含义。规约拒绝策略则不同。除了明确的拒绝语/ no0或/ not0之外, 每个例句都有一个补充的固定的程式化结构。如I. m sorry, but; Thanksa lot, but; I. m afraid that; We would like to, but 等等。按照量的准则的要求, 拒绝语/ no0或/ not0本身已经包含了足够的拒绝信息, 因而这部分的程式化结构都属于过多的信息量。程式化结构所表达的内容是道歉、遗憾、赞赏或意愿等等, 与/ 拒绝0表达的意思也完全不同, 脱离了实际内容的真实性, 同时也就是割裂了与实际内容的相关性, 显然程式化结构既违反了量的准则又违反了质的准则和关系准则。另外程式化结构在传达拒绝信息时从语义的角度而言属于可有可无的部分, 因而是冗词赘句, 违反了方式准则。由此可见, 规约拒绝策略违反了会话的合作原则,它的使用必然会导致会话含义。这种会话含义的产生是基于礼貌的原因。

3. 拒绝与礼貌原则

Brown, Levinson 和Leech 等从修辞学、语体学的角度提出了礼貌原则, 认为人们在会话中之所以违反合作原则是出于礼貌的原因。礼貌原则认为, 人们在交际中不仅要遵循合作原则, 同时也要遵循礼貌原则, 这样才能达到更好的交际效果。礼貌原则包括: ( 1) 得体; ( 2) 慷慨;

(3)赞誉; (4) 谦逊; (5) 一致; ( 6) 同情。在交际中说话人要注意遵循礼貌原则, 说话人认为听者也要注意遵循礼貌原则, 并且说话人肯定听者也注意到了这一点。拒绝别人的要求传达的是消极的信息, 本来就是让别人下不来台的, 而外贸函电又是针对有着共同商业利益的合作伙伴, 所以拒绝信息要求既要礼貌客气, 又要目的明确。规约拒绝策略通过使用委婉客气的程式化结构尽可能地体谅对方, 并真诚地表达歉意、遗憾和尊重。真诚的道歉虽然不能改变拒绝的事实, 但是这可以使拒绝显得更加有礼貌, 也就更加容易得到对方的谅解。遗憾的作用和道歉相似, 都是在拒绝对方的时候先给对方适度的心理准备然后再拒绝, 从而使拒绝的口气变得委婉客气一些。这些策略完全符合礼貌原则的各项准则, 体现了人际交往时对于对方的关注和体谅。/ 礼貌是人类文明的标志, 是人类社会活动的一条重要准绳。作为一种社会活动, 语言活动也同样受到这条准绳的约束。0[ 6] ( P211) 这条原则同样适用于外贸业务之间的沟通。从这一点上, 我们就可以理解为什么直接拒绝策略完全符合合作原则却不为外贸公司所采纳。这种拒绝函电虽然以直白干脆的语言明确传达了拒绝的信息, 遵守了合作原则, 但是在方式上的坚决果断却违反了礼貌原则所要求的得体、赞誉、同情等准则。所以成功的言语交际要求既要准确, 又要讲究方法。

4. 拒绝与面子论