档案的整理与保管基本培训PPT(共65页)

❖ 第二，对整理不善的档案进行局部调整； ❖ 第三，对一些零散档案或机关单位、个人委
托整理的档案，档案室还要按照立卷整理流 程或归档文件整理流程进行全过程的整理工 作。
三、区分全宗与立档单位
❖ 一、全宗的概念及其意义
（一）什么是全宗 全宗是一个独立机关、组织或人物在社会活动中
形成的具有有机联系的文件整体、是档案馆的基 本分类和管理单位，即一个组织的全部档案。
❖ 第三，对于全宗混淆情况严重的档案，可以 从文件的各种标记去判断，或利用机关收发 文薄等材料判断，或从文件的外形等特征去 判断。
❖ （四）立档单位的变化与全宗划分
立档单位发生根本性变化时，全宗也要随着变 化，重新划分；当立档单位发生非根本性变化 时，全宗不变。
三、判定档案所属全宗
❖ 判定档案所属全宗，关键在于确定档案的形 成者。
档案整理工作的各环节通常是由不同的 工作机构和人员分别承担的
❖ 文书立卷一般是由直接产生、处理文件的机 构和人员承担；
❖ 全宗内档案分类、案卷排列与编号、编制案 卷目录的工作一般是由档案室承担；
❖ 全宗的划分和排列多由档案馆承担。
档案室对档案的整理按其工作内容，分为以下：
❖ 第一，系统排列和编制案卷目录或归档文件 排列；
1.独立全宗 2.联合全宗 3.汇集全宗 4.档案汇集
（二）、立档单位及其构成条件
❖ 1）立档单位的概念
立档单位是形成全宗的母体，是指能够构成一个 全宗的机关单位或个体，又称为全宗构成者。
❖ 2）立档单位构成的条件 1.有独立行使和处理事务的职权，即能够独立 的行使职权，并能主要以自己的名义单独对外 行文。这是构成立档单位的首要条件。
1.立档单位的发文（印件和底稿） 2.立档单位的收文 3.立档单位的内部文件
❖ （五）全宗的种类 ❖ 一是独立全宗，指一个独立的立档单位在工作活动
中形成的各种门类和载体档案的整体。 ❖ 二是联合全宗；指若干独立机关形成的档案，由于
混在一起，难以区分全宗构成者而联合组成的一个 全宗。 ❖ 三是人物全宗，人物全宗就是社会活动家、科学家、 文学家、艺术家、教育家以及其他著名人物在其一 生活动中所形成的档案整体。 ❖ 四是档案汇集，指所属全宗不明的、零散的、残缺 不全的档案，按一定的特点组合起来的档案混合体。 ❖ 五是全宗汇集，由档案数量极少的若干全宗，按照 一定的特点组成的一个全宗集合单位。
❖ 3.保持文件内容上的联系，要求按照文件所 反映的问题（事由）整理档案。
❖ 4.保持文件形式上的联系，要求按照文件在 制成材料、记录方式和种类名称上的异同 整理档案。
❖ （二）充分利用原有基础
1.只要经过整理而有规可循、有目可查的档案， 就应力求保持其原有的整理体系，一般不再重 新整理，必要时可作适当的加工整理。
（2）原则和要求
❖ （一）整理档案必须保持文件之间的历史联 系
所谓文件之间的历史联系，就是文件在产生和处 理过程中所形成的内部相互关系。主要表现在文 件的来源、时间、内容和形式等几个方面。
❖ 1.文件在来源方面的联系，要求按照文件的 形成机关及其内部组织机构上的联系整理 档案。
❖ 2.保持文件时间上的联系，要求按照文件自 然形成的先后顺序整理档案。
2.有独立的财务。
3.应设有管理人事的机构和人员，有一定的人 事任免权。
四、区分全宗
❖ （一）区分全宗的含义 ❖ 区分全宗，首先就是要准确地判断与合理地
设置全宗。 案意义
❖ 1.按全宗整理档案，能够揭示档案内容的实 质；
❖ 2.按全宗整理档案，对档案的管理有着重要 的组织作用。
所谓全宗，就是一个独立单位或者一个著名家庭、 个人在社会活动中形成的档案整体。
❖ 基本含义： ❖ 第一，全宗是一个有机整体； ❖ 第二，全总是在一定的历史活动中形成的；
❖ 第三，全总是以一定的社会单位为基础而构 成的。
全宗的类型
❖ 按形成全宗内容的性质区分：
1.机关组织全宗 2.人物全宗
❖ 按全宗的构成方式区分：
（三）设立全宗的基本原则
❖ 清朝及其以前的历代王朝的档案，按照每个 朝代为限分别建立全宗；
❖ 民国档案和革命历史档案，视具体情况设立 若干全宗；
❖ 中华人民共和国时期的档案根据立档单位设 立全宗。
❖ （四）零散文件区分全宗的特殊方法
❖ 第一，从发文和内部文件的特征判定；
❖ 第二，从收文的实际收受者判定；
2.必须进行一定整理的档案，要注意研究原有的 整理基础，弄清哪些是合理的，哪些是不合理 的，对合理的部分应当吸收，对不合理的部分， 要经过仔细分析，摸清情况后再进行调整和改 动，避免人为破坏文件之间的历史联系。
❖ （三）必须便于档案的保管和利用
档案整理工作的基本出发点和最终要求是便于 档案的保管和利用。
❖ 二、档案整理工作的内容
（一）档案整理工作的内容 1.档案室对正常接收的归档案卷的进一步整理 2.档案馆对正常接收进馆的档案的进一步整理 3.档案室、档案馆对零散文件进行全过程的整理
工作程序（环节、内容）
❖ （1）区分全宗 ❖ （2）全宗内档案的分类 ❖ （3）立卷（组卷） ❖ （4）卷内文件整理 ❖ （5）案卷封面编目 ❖ （6）案卷装订 ❖ （7）案卷的排列 ❖ （8）编制案卷目录 ❖ （9）档案盒的排架
人物全宗内档案的分类
❖ 1.生平传记材料 ❖ 2.创作材料 ❖ 3.公务活动材料 ❖ 4.个人书信 ❖ 5.经济材料 ❖ 6.亲属材料
第七章 档案的 整理与保管
第一节 档案整理
一、（1）概述
❖
档案整理工作是将档案基础工作中的关键环节，
它是将处于零乱状态的档案进行基本的分类、组合、
排列和编目，组成一个有序体系的工作。
❖ 档案整理工作质量直接关系到档案的检索、利 用，它为档案发挥作用创造了有利条件，是开发档 案信息资源的重要基础。
❖ 主要是指档案室的实体整理，而不是档案内容 的整理。
人物全宗包括个人的著作、手稿、日记、信件、 照片、录音、录像、遗嘱以及记录个人、家庭 和家族社会活动的全部材料；还包括他人撰写 或者收集的与人物全宗构成者个人、家庭和家 族有关的材料，以及直系亲属的能够说明立档 单位情况的材料。
人物全宗不得收入全宗构成者在公务活动中处 理的官方文件的原件（重复件或复制件除外。）