档案整理培训课件

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文书档案的整理
﹡定稿：用计算机打 印的定稿，无论定稿上 有无重要修改手迹、领 导批示，均应归档；计 算机及其网络环境中形 成的文件，无定稿的， 须多打一份作为定稿与 正文和发文稿纸为一件 归档。
﹡发文稿纸：栏目 填写齐全、经领导亲笔 签发的发文稿纸，与正 本、定稿一并归档。
﹡文件处理单：正
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文书档案的整理
由于档案整理工作教材用图文结合的方式 尚属首次，加之时间有限，所以难免存在不足，敬 请批评指正，以便修正完善。
档案局（馆）
常州市
二
00九年一月
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目录
档案整理跟我学
一、文书档案的整理······························4 二、科技档案的整理······························35 三、会计档案的整理······························55 四、实物档案的整理······························69 五、照片档案的整理······························73
常州市档案局（馆）制作
前言
为了帮助基层档案工作者准确把握国家、省有 关档案工作规范要求，快速掌握档案基础业务操作 流程，我局借助有关资料，以档案整理工作为主体 内容，突出实用性和可操作性，将五种最常用的档 案门类的整理原则以及标准、要求制成幻灯片，以 文字结合图片、图表来表述档案整理内容、方法和 步骤， 以指导和方便基层档案工作者实际应用， 提高档案业务技能。
归档文件应在分类方案的最低一级类目
内，按事由结合时间排列。同一因故事未及由时整中理
适用于的小单文位件，按文件形适较成用多于的先内大设单后机位构顺序归可档排排的在零同列散一；文年件度事材、料期， 由间，最按常用事的分由类办方案结有：时间的先后限所、有顺机文构件序（的随问最题后办），的或
随归。会保管议期限文—件—年、度 统计报表等并相入关成关文系件套密中性不作可为文分一的件。
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文书档案的整理
装订时注意件内文件的排列顺序： 正本在前，定稿在后；正文在前，附
件在后；原件在前，复制件在后；转发文 在前，被转发文在后；复文与来文为一件 时，复文在前，来文在后；有文件处理单 的，文件处理单在前，正文在后。
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文书档案的整理
第四步 分类排列
对照本单位制订的分类方案进行归
类排序（分类方案的制订另行表述），
同
上
10年
同
上
②按“保管期限—年度—机构”分类的（采取部门立卷的单位）：
永久
2008年 办公室，综合处，业务处，………………
（室编件号） 1～ｎ，1～ｎ， 1～ｎ， ………………
（馆编件号） 1……………………………………………ｎ
30年
2008年
同上
10年
2008年
同上
③按“类目—年度—保管期限”分类的：
文书档案的整理
﹡一本会议记录、介绍信存根应作多 件处理（整本会议记录、介绍信存根不 必拆开，以每次会议记录、每份介绍信 各作为一件）。
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文书档案的整理
*成套的会议材料各为 一件（一个会议的材料不 能简单作一件处理，而要 分别以件归档）。
*最容易犯的错误是把一套会议材料装订成一件处理。
*重要文件的正文与历次修改稿为一件（重要文件须保留历次修改 稿的,应作为一件，如修改稿数量较多也可各为一件）。
﹡经过若干环 节、层次办理的来
文、复文，超过两
件的，则将所有的
来文、复文分别作 为一件；—— 这样 处理能将办文复杂
的来文、复文更好 地处理，便于检索。
﹡报表、名册、
图册等按其原来的
装订方式，一册
（本）为一件；—
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文书档案的整理
﹡未装订的式样同一的表格，要求一份为一件整理。
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文书档案的整理
第二步 文件的修整
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文书档案的整理
文件归档过程有严格的程序，可概括为八个步骤， 按程序操作就能简便易行、水到渠成。
第一步 件的确定
件是档案保管的最小个体，一般以每份文件为一件。但实践中 文件的情况很多，要用以下标准来确定件。
﹡文件正本与 定稿为一件（定 稿不易装订的也 可单独作为一 件）；
﹡正文与附件 为一件（如附件 数量较多也可各 4
整理归档文件所使用的书写材料、纸张、 装订材料等应符合档案保护要求。已破损的文 件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复 制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要 在保持原貌的前提下进行。
——需保管30年以上的文件要进行修整， 保管10年以下的文件保持原状就行了，减少不 必要的劳动。
文件修整工作内容有修裱、复制、去除 易锈金属物，及大纸张折叠。
位文书档案保管期限表，按永久、30
年、10 年区分保管期限。
同一期限的文件按事由结合时
间排列。
事由：是指一件具体的事，一个具体的问题，一段紧
密的工作过程，不是指一类相同性质的事或某一方面的工
作内容。
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文书档案的整理
文件的排列：
①按“保管期限—年度”分类的：
永久 2008年（归档文件１～ｎ件）
30年
修裱：对破损纸张进行修补或托裱。
复制：对字迹模糊或易褪变的文件进行 复制。
去除易锈金属物：最主要的工作是除去 10
普通的订书钉、回形针、大头针等，防止时间
文书档案的整理
大纸张折叠：归档文件盒尺寸是按照A4 规格设计 的，所以大纸张要进行折叠后才能装入，折叠时尽量减 少折数，文件页数多的要单张折叠。
党群类 （0） 2007年 永 久， 30 年， 10 年
（件号） 1～ｎ， 1～ｎ， 1～ｎ
2008年 永 久， 30 年， 10 年
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文书档案的整理
第三步 装订
归档文件经修整后要按件装订。 装订方式采用省档案局监制的不锈钢订书钉在文件左侧装订， 一般订两只钉就够了。
不锈钢钉装订方式
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文书档案的整理
较厚的文件采用三孔一线的装订方式。
注：装订时，纸张要对齐装订的一边，一个单位的装订方式应相对 统一。保存十年的文件材料可保持原装订方式不变。
件保可管集期限中——排年度列—。—机构（问题）
上述情况应在盒内备 考表中加以说明，而
类目（问题）——年度——保管期限
在实际整理工作中应 尽量避免。适用于ຫໍສະໝຸດ 业15文书档案的整理
分类排列工作步骤如下：
将同一全宗内需
归入文书档案的文件材料，按文件生
成年度为单位进行分类整理。
严格按照国家档案局颁发的机
关文书档案保管期限表而制订的本单