劳动合同备案操作详解

劳动合同备案操作详解
云南省社会保障网上大厅劳动合同备案工作启动后，根据用人单位近期反映的一些问题，我们制作了以下操作详解，希望对各用人单位有所帮助。

一、准备工作（俗话说，磨刀不误砍柴功，做好此准备工作非常重要）
1、应具备能访问互联网的计算机一台；
2、计算机上应安装以下应用：
(1)谷歌浏览器（合同备案登录必备，已安装的免此步骤）
(2)Excel(下载的资料阅读、编辑、上传必备，已安装的免此步骤)
(3)美图秀秀（上传图片必备，已安装的免此步骤）
(4)压缩文件管理软件(解压压缩文件用，已安装的免此步骤)
(5)用人单位统一社会信用代码证原件照片(存入计算机)
(6) 用人单位法定代表人(或主要负责人)、用人单位人力资源管理部门负责人、用人单位劳动合同备案专管员身份证原件照片(存入计算机)
二、注册工作
1、在谷歌浏览器(一定要用谷歌浏览器)网址栏输入如下网址：http://220.163.121.19:8090/uaa/labourlogin
后敲回车进入页面。

注意：箭头所指的是英文字母“L”的小写！它不是“1”，也不是“i”,更不是“I”。

2、进入页面后，直接点“操作手册下载”，如下图：
3、下载后的文件存放在哪里去了？
下载的各种文件都存放在系统自建的文件夹内，下载完成后，在电脑显示屏左下角有一个图标，如下图：
点击图中“下载”这两个字，即可进入到文件存放的文件夹并找到该文件。

文件夹如下图：
“Downloads”这个文件夹是系统自行创建的，一般创建在“我的文档”文件夹里。

各单位下载的各种资料要及时备份到其他地方，如备份到电脑的D盘。

如不这样做，一但电脑出故障，重做系统后，你的所有资料将化为泡影，记住了！
4下载的文件打不开怎么办？
主要是你的电脑上未安装压缩文件管理软件所致。

所以，电脑上必须安装压缩文件管理软件。

若安装压缩文件管理软件后，下载的操作手册还是显示如下图：
你可以左键选中“下载”，点右键选“打开”，如下图：再点“打开”得到如下图：
移动右边滑条，选“压缩文件管理器”，点“确定”得到如下图：
上图中列表中的那三个文件就是你想要的文件了，将其复制存放到你熟悉的文件夹就行了。

下载的三个文件请认真阅读，按照操作说明结合本操作详解进行注册。

5、进行注册
登录云南省社会保障网上大厅页面后，得到如下图：
进入上图页面后，什么都不用填写，直接点“注册”二字，进入注册页面。

注册时，凡是有用工的市属党政机关、事业单位、群团组织；有用工的并且营业执照在景洪市市场监督管理局登记注册的各类企业及个体工商户，其“人社主管部门行政区划”一栏一定要选到“景洪市”如下图：
按照注册要求填写完必填项并上传资料后，点提交，如下图：
点“提交”后，等待审核。

若二至三个工作日未收到短信，可打电话2141722咨询
6、上传图片资料的要求
各用人单位在云南省社会保障网上大厅注册时，上传的照片一定要在电脑上先通过“美图秀秀”或其他图片修改软件对图片进行裁剪并将照片方向调正，不得上传颠倒的照片。

并且上传的《统一社会信用代码证》、法定代表人(或主要负责人)、本单位人力资源部门负责人和劳动合同备案专管员的《身份证》，一定要上传原件照片，不得上传复印件照片。

7、关于注册申请提交后收不到短信的问题
各用人单位在云南省社会保障网上大厅注册提交申请后，由于系统会发生不发送短信提示的小概率事件以及由于我们要审核的单位较多的原因，若用人单位在一至二个工作日内未收到短信提示，可打电话2141722提醒我们，我们将及时进行审核。

8、激活帐号
用人单位注册申请提交审核通过后，专管员会收到短信通知，登录云南省社会保障网上大厅页面后，点击“激活”，如下图：
进入激活页面，如下图：
注意：激活帐户时，所填入的“用户名”和自行设置的登录“密码”一定要牢记。

点击“激活”后，最后一步点击右上方的“登录”二字，登录本单位帐户。

进一步完成本单位的基础信息维护录入。

9、完善单位基础信息
(1)单位帐户激活后，登录帐户，如下图：
进入页面后，点任务栏“基础信息采集”下的“单位基本信息维护”，进入下图按标注操作：
在选择“单位类型”、“行业类型”、“经济类型”、“产业类别”时，移动右边滑条，尽量选择适合本单位实际的类型（类别），若实在无可备选项目的，选“其他”即可。

在选择“隶属关系”时，应选择最底下那一项“县”。

基础信息选填完成后，记着点“确定”
(2)单位基础信息维护完成后，进入“单位部门信息维护”如下图（若单位规模小的，可不用建立部门信息）：
三、劳动合同备案
1、完成上述工作后，进入第二板块“单位用工信息备案”进行劳动合同备案工作。

如下图：
点“单位用工信息备案”下拉菜单下的“合同新签备案”进入新签合同备案。

新签合同是指劳动者第一次与用人单位签订劳动合同（含已与本用人单位办理了解除、终止劳动合同手续后又再与本用人单位签订劳动合同）的情形。

进入新签合同备案页面后，该页面提供录入一个人的新
签合同备案和二个人以上新签合同的备案录入版块。

1、若一次只录入一个人的，按下图操作：
注意事项：(1)身份证号码一定要录准确;(2)户籍所在地行政区划选择到县；(3)用工形式一般选择“全日制”；(4)用工类别选择“新签合同人员”；(5)职业工种一栏尽量选择符合劳动者职业的备选项，实在无法选的，就选“不便分类的其他从业人员”(6)岗位名称，填写本单位安排劳动者具体从事的岗位，如机关单位的填“编外普通岗”、“编外工勤岗”、“公益性岗位”等；企业的填：“人力资源主管”、“工勤”、“财务会计”、“销售”“司机”等等。

(7)月工资和试用期工资具实填写；但试用期工资应大于或等于月工资的80%；(8)起始日期和终止日期是指本次签订合同约定的时间期间，并且填写的“起始日期”与系统默认的时间(就是你登录系统的当天)时间间隔不能超过30天。

因此，用人单位一定要在新员工进入单位的30日内办理新签劳动合同手续。

2、若一次需要录入二人以上新签合同备案的，点“单位用工信息备案”选“新签合同备案”，进入页面后，选择“批量新签合同备案”，如下图(按图操作)：
下载模板后，打开模板，点左下角的“填报说明”，仔细阅读该说明。

点“合同新签”，参照模板示例录入所有新签合同人员的信息，有些重要内容和选项，按照本节“新签合同”第1条下的“注意事项”操作。

全部新签合同人员的信息录入完成后，再仔细检查一遍，确认无误后，将模板上的第一栏示范信息连表格一起删除，然后重新编序号，如下图
完成上述工作后保存该文件，并将该文件的名称修改为“批量新签人员名册”(注意：后缀名xls和它前面的那个点不要删除了)，操作如下图：
最后批量导入新签合同人员，按下图操作：
查看批量新签合同人员备案情况，按下图操作：按照上图第5步查询结果，根据提示，返回原文件修改信息并保存。

查看批量新签合同成功的人员情况看下图：
下载新签人员的劳动合同书，按下图操作：
3、完成劳动合同书下载后，进入“申请提交”下的“待提交申报管理”如下图：
4、按上图操作点击“提交”后会有一个提示，提示你在确认提交前应先下载《劳动合同书》。

若《劳动合同书》确已下载完成，点“是”，完成新签劳动合同申报管理工作。

若《劳动合同书》还未下载，点“否”，返回下载新签人员的劳动合同书页面下载《劳动合同书》后再提交。

5、在弹出提示框时，由于你先期工作未下载《劳动合同书》，你的本意是要退出提交，返回下载《劳动合同书》页面，
但又点了“是”，完成了新签劳动合同申报管理工作。

因此不能打印《劳动合同书》，可以采取以下补救措施：
一是使用原来的《劳动合同书》，用手工填写；
二是按照批量新签合同备案程序，新进行一次操作，下载《劳动合同书》完成后，将“申请提交”项下的“待提交申报管理”列表中的所有人员信息全部删除。

若不删除这些人员信息，下次进行新签合同备案时，这些人还会跟随你的新签人员一起提交，造成提交不了新签合同备案工作。

未完，待续，敬请期待！！！。