文件资料档案管理规定

文件资料档案管理规定 Last revision date: 13 December 2020.

文件、资料、档案管理制度

一、上级来文件的管理

（一）上级来文件要进行登记，将标题、文件页数、来文机关、日期=复往何人、何单位登记在来文登记表上，然后交有关领导和部门阅批或办理。

（二）文件阅毕或交办完成后，应及时收回、归档。

二、本厂文件管理

（一）技术文件

1、文件、工艺、标准要数字准确，图样清晰。

2、按规定发往有关科室，车间负责人，有关职能人员，不得随意发放和乱扔。

3、技术文件要归档保管、专人负责，注意保密，无主管理领导批准，不得外借外传。

（二）行政文件

1、行政文件的制定（包括通知、办法、条例等）应结合本厂实际情况，实用可行，言简易懂，并按文件内容编号。

2、文件打印由办公室领导同意，寄发前，要交主管厂领导审阅。

3、文件应填写登记，由办公室入档保管。

4、外单位如需要借阅或查询，须经主管领导同意，办理相应手续，并及时催回。

三、文件归档管理规定

（一）文件的形成有上级来文，国家、行业的标准、规范等，以及本企业科研课题、技术、工艺文件等

（二）归档文件的要求

1、归档文件必须完整，清晰。

2、归档文件必须反映生产科研和经营等活动的真实内容记录，要层次分明，符合规定。

（三）文件、资料的保管单位统一由厂办公室设专人负责。

（四）文件、资料的归档范围

1、技术文件应有产品图样、加工工艺，工装图样、产品标准，技术说明，设备的安装，维修，运行记录，技术引进，技术改造，科技情报等。

2、产品生产过程形成的文件、资料、各类计划统计报表，计划管理，统计分析等文件。

3、产品质量检验过程形成的文件，质量检验规程，牧师化学试验分析报告，质量记录，质量事故处理，以及质量管理，标准计理等文件。

4、借经营活动中形成的文件，经营活动和经营管理形成的各类记录，文件、合同、协议，以及原材料采购，入库保管等形成的各类文件等。

5、行政管理过程中的文件财务管理各类帐、报表、凭证、及劳动保证、劳动工资历、职工教育、培训、党、团、工会活动记录等文件。

6、文件的分类编号方法，应按文件的形成部门和时间统一编号，分目录保管