文书档案管理规章制度
公司法律文书档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司法律文书档案的管理，确保法律文书档案的完整、准确、安全，提高法律事务工作效率，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有涉及法律事务的文书档案，包括但不限于合同、协议、诉讼材料、法律咨询意见、法律文书等。
第三条公司法律文书档案管理应遵循以下原则：（一）依法管理原则：严格按照国家法律法规和公司内部规章制度进行档案管理。
（二）集中统一原则：公司法律文书档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和安全性。
（三）规范有序原则：档案管理流程规范，确保档案的有序存放和检索。
（四）安全保密原则：严格保守公司商业秘密，确保档案内容的安全。
第二章档案管理机构与职责第四条公司设立法律事务部，负责公司法律文书档案的收集、整理、归档、保管、借阅和销毁等工作。
第五条法律事务部职责：（一）负责公司法律文书档案的收集、整理和归档；（二）建立健全档案管理制度，确保档案管理的规范化、标准化；（三）对各部门提交的法律文书档案进行审核，确保档案内容的准确性和完整性；（四）负责档案的保管、借阅和销毁工作；（五）定期对档案进行清理、鉴定和统计；（六）负责档案信息化建设，提高档案管理的效率。
第三章档案收集与整理第六条公司各部门在签订合同、协议等法律文书时，应及时将相关材料报送法律事务部。
第七条法律事务部收到各部门提交的法律文书后，应进行以下工作：（一）审核档案内容，确保档案的准确性、完整性和合法性；（二）对档案进行分类、编目，并建立档案目录；（三）将档案按时间顺序排列，确保档案的有序存放。
第八条档案整理应遵循以下要求：（一）档案材料应齐全，无缺漏；（二）档案内容应准确，无虚假；（三）档案格式应符合国家规定；（四）档案应按照档案目录存放。
第四章档案保管与借阅第九条法律事务部应建立健全档案保管制度，确保档案的完整、安全和保密。
第十条档案保管应遵循以下要求：（一）档案存放环境应保持干燥、通风，防止霉变、虫蛀；（二）档案柜应定期检查，确保档案柜的安全性能；（三）档案柜钥匙应妥善保管，防止丢失；（四）档案借阅应登记备案，确保档案的安全。
文书档案管理制度(3篇)
文书档案管理制度文书档案管理是企业规范化管理的重要内容，也是企业发展过程中的重要见证资料。
文书档案的规范化管理是企业走向规范和成熟的重要条件，为进一步完善文书档案管理工作，结合本公司实际，制订本制度。
一、收文制度1、凡公司收到的文件、函、电报均由收发人员统一签收、拆封、编号、登记(函、电报直接分送有关部门)，及时送质管部主管领导签批后，分送有关领导阅批，部门阅办，并在文件传阅、处理单上签字。
文件阅后及时收回归档，送各部门的文件，由各部门指定专人保管，阅后及时送还。
2、公司领导及有关部门及时阅文，凡需收回的文件如数退回，不得积压、丢失。
3、外出参加会议带回的公文应交文书登记，个人不得保存任何文件。
二、发文制度1、凡以公司名义发出的公文，拟稿人必须用规定文稿纸撰稿，由部门领导签字，统一送秘书核稿，经领导审核签发(属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发)，由文书统一登记、统一印制。
凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)交两份给文书统一收集管理。
2、公司会签外单位文件，经相关部门和领导审核后会签。
外单位会签公司的文稿，由相关部门起草，秘书核稿，公司领导签发后，再送有关部门会签。
3、联合发文经公司领导及联合发文单位领导分别签批后由文书统一编号、印发。
三、档案管理制度(一)归档范围1、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
2、重要会议材料，包括会议____通知、报告、决议、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
3、公司在发展过程中获得的被国家或社会认证或认可的证明其实力和相关资格的证书材料等。
4、公司经营管理活动中产生的各种文件材料(即内____文件)，如规章制度、调研材料、机构调整、人事任免、部门管理职能性文件、部门岗位职责等。
5、上级机关发来的与本公司有关____决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
文书档案管理制度
文书档案管理制度文书档案治理制度11、文书立卷每年年初机关文书部门或业务部门首先要制订出当年可能形成文件的案卷类目，依据案卷类目做好平常的文件收集、分类工作。
在文件收集齐全的根底上，将文件按以下特征逐项分开。
①分年度。
将文件按其形成的年度分开。
②分级别。
将文件按其之间的关系分成上级、同级、下级。
对相互联系严密的文件，如上级的批复、下级的请示应放在一起。
③分机构。
将文件按其产生或承办部门分开。
④分问题。
将文件按其内容所反映的问题分开。
⑤分期限。
依据《文书档案保管期限的规定》，将文件按不同的保管期限分开。
在文书分类的根底上，依据实际状况，敏捷运用文件各特征（问题、、时间、地区、文件名称、文件往来机关），分别组合成若干个案卷。
拟写案卷标题，简明、准确地反映卷内文件的内容。
案卷正式确定下来后，依据卷内文件时间、重要程序、问题、、地区、文件名称、文书往来机关等详细状况系统排列。
编写卷内文件的页号；填写卷内文件名目和备考表；撤除档案文件上的金属物，装订案卷；填写案卷封面，包括案卷标题、卷内文件的起止年月、页数、件数、保管期限、案卷编号等。
2、档案治理将档案库房的档案柜、架科学排列编号。
保持库房内外清洁卫生。
学习和把握档案爱护技术。
库房要有防高温、防潮、防盗、防光、防尘等安全设施，避开灰尘、有害气体、微生物、虫、鼠等对档案的危害。
3、档案利用预备检索工具。
编制案卷名目、全引名目、专题文件名目、资料卡片、档案资料存放索引、汇编有关文件、参考资料等，并积极开展档案史料的编研工作。
查阅、借阅有关文件，需经秘书长批准；对摘抄、复制的档案资料进展审核、登记，然后在摘抄、复印件上注明出外、时间。
借阅档案，应仔细填写借阅登记薄《档案利用效果登记表》，以便存查。
对借出的档案资料要按时收回入库。
4、档案统计建立档案收进、移出登记簿。
精确编制档案工作状况统计年报，准时上报有关部门。
5、档案鉴定依据国家有关档案保管期限的规定，制定档案保管期限表，由档案部门和有关业务部门的人员组成鉴定小组，定期对档案进展鉴定。
文书档案管理规定范文
文书档案管理规定范文一、引言文书档案是组织单位重要的信息载体和工作记录，对于组织单位的运转和决策起到至关重要的作用。
为了规范文书档案的管理，提高档案管理水平，特制定本文书档案管理规定。
本规定适用于我单位各部门和员工的文书档案管理工作。
二、基本原则1. 法律依据：本规定的制定是依据现行有关法律法规和文件的规定，确保文书档案管理的合法性和规范性。
2. 统一管理：文书档案管理应由管理部门统一负责，各部门和员工应积极配合，确保档案资料的完整性和一致性。
3. 秘密保密：文书档案应按照有关保密规定进行管理，确保机密级档案资料的安全性。
未经授权人员不得查阅和泄露档案内容。
4. 清晰明确：文书档案应按照文件的形式进行保存，确保信息的完整和可追溯性。
档案的保存期限和销毁标准应明确规定，避免过度保存或过早销毁。
5. 规范操作：文书档案的管理人员应经过专业培训，熟悉操作流程，减少查阅和管理操作中的错误。
6. 审评定级：文书档案应按照相关评定标准进行评定和定级，确保档案的价值和重要性得到正确体现。
三、档案管理职责1. 管理部门负责统一规划和制定文书档案管理制度，指导各部门和员工的文书档案管理工作。
2. 各部门应按照管理部门要求，及时归档、登记和归还相关文书档案，确保档案的完整性和准确性。
3. 文书档案管理人员应按照规定的程序和要求对档案进行整理、分类、存档和销毁。
4. 员工应按照管理部门的要求，妥善保管个人文书档案，不得私自带离单位或泄露档案内容。
四、文书档案管理流程1. 归档程序（1）文书档案的归档应填写归档登记表，明确记录档案的名称、编号、归档日期等相关信息。
（2）归档时，应按档案类型进行分类归档，确保同一类档案的集中管理。
（3）归档时应注意细节，确保归档文件的完整性和准确性。
如遇到缺页、破损等情况，应及时做好修复和补齐工作。
2. 存档程序（1）存档时，应按照文件的形式进行存放，如纸质档案应放在封套或文件夹内，数字档案应进行电子存储。
部门档案文书管理制度
部门档案文书管理制度第一章总则第一条为规范部门档案文书的管理，提高工作效率，保障信息安全，特制定本制度。
第二条本制度适用于本部门所有工作人员及相关工作单位。
第三条本制度所称档案文书，包括电子文书和纸质文书。
第四条本部门办公文书应当符合国家法律法规和相关规范要求。
第五条本部门领导负责本制度的实施和监督。
第六条本部门档案文书管理应坚持依法管理、科学管理、规范管理和安全管理的原则。
第二章文书的生成、编制和归档第七条本部门所有文书应当真实、完整、准确。
第八条所有文书应当按照规定格式编制，标题明确，内容简洁。
第九条各部门应当建立规范的文件编号制度。
第十条文书的密级应当按照国家的规定进行，机密文书应当得到授权才能传送和处理。
第十一条文书的归档应当按照规范要求进行，建立详细的档案目录和检索系统。
第三章电子文书管理第十二条本部门应当建立完善的电子文书管理系统，保证信息安全和便捷检索。
第十三条所有电子文书应当备份，并建立定期更新的备份制度。
第十四条禁止个人私自使用或存储单位电子设备上的文书。
第十五条保密等级高的电子文书应当进行加密处理和权限控制。
第四章档案管理第十六条档案室应当定期清点档案，保障档案的完整性和安全性。
第十七条档案应当按照规定期限进行归档和销毁。
第十八条档案管理人员应当接受相关培训，并严格遵守档案管理规定。
第十九条档案应当根据内容和机密等级进行分类和存储。
第二十条档案管理人员应当接受定期检查和考核，确保档案管理工作的规范和有效。
第五章离职和调离处理第二十一条离职或调离的工作人员应当交接其管辖的档案文书，并签署相关责任承诺书。
第二十二条离职或调离的工作人员应当如实交代其处理的档案文书，并合理交接工作。
第二十三条离职或调离的工作人员离职一年内不得处理或销毁其管辖的档案文书。
第六章监督检查第二十四条监督检查机构应当定期对本部门的档案文书管理情况进行检查和评估。
第二十五条发现问题应当及时整改，并追究相关责任。
编办文书档案管理制度
一、总则为加强编办文书档案管理，确保档案资料的安全、完整、准确和有效利用，提高档案管理水平和档案服务质量，特制定本制度。
二、档案管理范围1. 编办在日常工作中形成的各类文件、资料、报表、照片、录音、录像等。
2. 编办内部规章制度、工作计划、总结、报告、会议记录等。
3. 编办与其他部门、单位、个人的往来文件、协议、合同等。
4. 编办在履行职责过程中形成的各类专题文件、调研报告、工作成果等。
三、档案管理制度1. 档案归档制度（1）档案归档应当及时、完整、准确。
（2）归档的档案应当分类、编目、整理、装订，确保档案的有序性。
（3）归档的档案应当符合档案保管条件，确保档案的安全。
2. 档案保管制度（1）档案保管人员应当严格遵守国家档案法律法规，确保档案的完整、准确、安全。
（2）档案库房应当保持整洁、通风、防潮、防虫、防鼠、防火、防盗。
（3）档案保管人员应当定期检查档案，发现破损、变质等情况，及时采取补救措施。
3. 档案借阅制度（1）借阅档案应当办理借阅手续，填写借阅登记簿。
（2）借阅档案应当遵守档案保管规定，爱护档案，不得随意涂改、损坏。
（3）借阅档案应当在规定时间内归还，逾期不还的，按照规定处理。
4. 档案销毁制度（1）档案销毁应当符合国家档案法律法规和档案管理部门的规定。
（2）档案销毁前，应当对档案进行鉴定，确认无保存价值后方可销毁。
（3）档案销毁应当办理销毁手续，并由档案保管人员监督实施。
四、档案人员职责1. 档案管理人员应当认真学习档案法律法规和档案管理业务知识，提高档案管理水平和业务能力。
2. 档案管理人员应当严格执行档案管理制度，确保档案的完整、准确、安全。
3. 档案管理人员应当热情服务，为档案利用者提供方便。
五、监督检查1. 编办领导应当加强对档案管理工作的领导，定期检查档案管理工作情况。
2. 编办纪检监察部门应当对档案管理工作进行监督检查，发现问题及时纠正。
3. 档案管理部门应当定期对档案管理工作进行自查自纠，确保档案管理制度落实到位。
文书档案管理制度范文(五篇)
文书档案管理制度范文一、目的与依据为了规范企业的文书档案管理工作，确保文书档案的完整、准确、可靠和规范管理，提高工作效率，本制度制定。
二、适用范围本制度适用于企业内所有文书档案管理工作。
三、文书档案管理职责1. 文件发放和接收：负责按照规定程序向相关部门或人员发放文件，并及时收回；2. 文件归档：负责对收回的文件进行归档，确保文件的存储安全和方便查阅；3. 文件调阅：负责按照相关程序和要求提供文件的调阅服务，并记录调阅情况；4. 文件销毁：负责按照规定程序对到期、废止或无效的文件进行销毁，并做好销毁记录；5. 文件备份：负责对重要文件进行备份，确保文件的安全性和可靠性；6. 文件整理：负责对文件进行分类和整理，确保文件的有序性和易查性；7. 文件传送：负责按照规定程序将文件传送给相关部门或人员，并记录传送情况；8. 文件编码：负责对文件进行编码，确保文件的唯一性和识别性；9. 文书档案管理制度的宣传和培训：负责向相关人员宣传和培训文书档案管理制度，提高管理意识和工作能力。
四、文书档案管理流程1. 文件发放和接收流程：(1) 文件发放部门按照文件发放申请单发放文件；(2) 文件接收部门或人员按照文件接收单接收文件。
2. 文件归档流程：(1) 文件归档部门按照文件归档要求进行归档；(2) 归档完成后将归档信息录入档案管理系统。
3. 文件调阅流程：(1) 调阅部门或人员填写文件调阅申请单；(2) 文书档案管理部门接收申请单并查找相关文件；(3) 查找到相关文件后，将文件交给申请人，并记录调阅情况。
4. 文件销毁流程：(1) 文件销毁部门按照文件销毁要求进行销毁；(2) 销毁完成后将销毁信息录入档案管理系统。
五、文书档案管理制度的宣传和培训为了提高文书档案管理意识和工作能力，需要进行定期的宣传和培训活动。
可以通过组织培训班、制作宣传资料等方式进行宣传和培训。
六、违纪违规处理对于违反文书档案管理制度的人员，将按照企业相关规定进行处理，严重者将追究法律责任。
酸庙小学文书档案管理制度
酸庙小学文书档案管理制度一、概述本文档旨在规范酸庙小学的文书档案管理工作，确保档案安全、完整、可追溯，并提高工作效率和信息管理水平。
二、档案归档管理1. 档案分类将档案按照学年、部门、类别进行分类，确保档案归档清晰明了。
2. 档案目录编制档案目录，对档案进行编号、名称、存档位置等信息的记录，方便查询和管理。
3. 档案存储档案室应配备专门的储存设施，确保档案的安全存放。
档案应按照文件编号、类别进行有序排列，避免混杂和遗漏。
4. 档案出借档案室应有详细的借阅登记制度，对借阅者身份进行核实，借阅期限一般不超过一个月。
借阅档案需填写借阅申请表，并经负责人批准。
5. 档案销毁档案室应定期进行档案鉴定，对已经失去使用价值的档案进行销毁。
销毁工作需有专人负责，并填写销毁报告，报请领导审核。
三、文书管理1. 文书编制文书编制应按照酸庙小学的规定格式进行，确保统一规范。
文书应明确目的、内容、时间和参与人员，可根据需要附上相关附件。
2. 文书审批文书应按照酸庙小学相关制度进行审批，由相关负责人签署批准。
审批人员应查验文书的完整性和准确性，并留存审批记录。
3. 文书传递文书传递应采用书面形式或电子邮件形式，在传递时需记录传递人、接收人和传递时间，并确认接收人已收到。
4. 文书存档完成审批后的文书应按照档案归类规定归档，并填写存档记录。
归档人员要确保档案存取安全，并在档案目录中及时更新记录。
五、责任与监督1. 档案管理负责人酸庙小学应指定一位专门负责档案管理工作的人员，具有相关的专业知识和经验。
负责人需制定和完善档案管理制度，并组织实施。
2. 监督与检查学校领导及部门负责人应定期对档案管理工作进行监督与检查，发现问题及时整改。
同时，可委托专业的档案管理机构进行外部审核。
六、培训与改进1. 培训计划学校应制定档案管理培训计划，并不定期开展培训工作。
培训内容应包括档案管理理论、操作技巧和法律法规等方面的培训。
2. 效果评估学校应定期对档案管理工作进行效果评估，了解改进的需求和问题。
机关文书档案管理规章制度
机关文书档案管理规章制度第一章总则第一条规章制度的目的与依据为了规范机关文书档案的管理工作，保护机关文书档案的安全性和完整性，提高机关文书档案的利用价值，根据国家法律法规和机关的具体情况，制定本规章制度。
第二条适用范围本规章制度适用于机关内所有部门、单位及相关人员对机关文书档案的管理工作。
第三条基本原则机关文书档案管理工作应遵循以下基本原则：1.法律合规性：遵守国家法律法规，确保文书档案管理符合法律要求；2.规范性：依照管理规范和标准进行操作，确保管理工作的一致性；3.安全性：保护文书档案的安全性，防止遭到非法篡改、损毁或泄露；4.审计性：建立健全的文书档案管理制度，方便审计和内部监督工作；5.高效性：优化管理流程，确保文书档案的准确性和时效性；6.合理性：合理安排资金、人力资源，确保文书档案管理工作的顺利开展。
第二章机关文书档案管理体制第四条职责分工机关文书档案管理工作的职责分工如下：1.政府法制部门负责制定文书档案管理政策和制度，指导机关的文书档案管理工作；2.各部门、单位文书档案管理人员负责具体的文书档案管理工作，并协助政府法制部门进行监督与检查；3.机关全体工作人员都有保护文书档案的责任和义务，应按规定进行文书档案管理。
第五条部门档案管理员机关各部门、单位设立专门的档案管理员，负责本部门、单位的文书档案管理工作。
具体职责包括：1.制定并组织实施本部门、单位的文书档案管理制度；2.负责收集、整理、保存、检索、调阅本部门、单位的文书档案；3.核验文书档案的真实性、准确性和完整性；4.定期组织文书档案的整理、排序、盘点和清理工作。
第三章文书档案管理程序第六条文书档案的收集1.各部门、单位应定期收集并确认文书档案，包括纸质文书档案和电子文书档案；2.收集的文书档案应编制目录、编号，并进行登记备案。
第七条文书档案的整理、归档和保管1.收集的文书档案应按照事务发生的顺序进行整理，确保档案的连续性和时效性；2.档案应按照相应的分类编码进行归档，并登记入册；3.档案应存放在专门的档案室或档案柜中，确保文书档案的安全性；4.整理完成后，应制作档案目录，并及时更新。
文书档案管理制度(4篇)
文书档案管理制度一、总则为规范文书档案管理工作，提高文书档案管理效能，保障文书档案的完整性、准确性和可靠性，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于本单位所有单位和个人的文书档案管理工作。
三、基本原则1. 法律依据原则：文书档案管理工作必须依照国家法律法规和有关规定进行。
2. 统一管理原则：本单位的文书档案管理工作由专门机构负责，统一管理，确保文书档案的完整性和安全性。
3. 确权负责原则：对文书档案的拟制、核发、收集、整理、存储等工作应明确责任人并且由责任人进行负责。
4. 规范操作原则：文书档案管理工作应严格按照有关规定进行，确保工作的规范化和系统化。
五、文件档案的分类和编排1. 文件档案按照文种、用途、时间、地点等特点进行分类编排。
2. 文件的分类编排采用数字、字母、字母数字或字段的组合方式，确保能够快速检索和定位。
六、文书档案的编制和管理1. 拟制文书须按照规定格式进行，确保文书的统一性和规范化。
2. 文书档案在经过核发后，应当及时归档，确保档案的完整性和可查性。
3. 文书档案采用电子方式存储，同时也要保留纸质文件，以备查阅。
4. 文书档案的存储应当按照规定的期限和地点进行，确保文书档案的安全性。
七、文书档案的保密工作1. 所有的文书档案必须严格保密，任何人不得擅自查阅或泄露。
2. 对于涉及国家机密的文书档案，必须按照国家机密保密的相关规定进行处理。
3. 对于涉及商业机密的文书档案，必须按照有关商业机密保密的相关规定进行处理。
4. 文书档案管理部门必须建立健全的保密制度，对文书档案的保密工作进行监督和管理。
八、文书档案的销毁和归档1. 对于已经失效的文书档案，应当及时进行销毁，确保文书档案的及时清理。
2. 对于需要长期保留的文书档案，应当及时归档，确保文书档案的完整性和保存性。
3. 文书档案的销毁和归档工作必须经过核实并由相关负责人签字确认。
九、文书档案管理的监督和评估1. 文书档案管理部门应当定期对文书档案管理工作进行监督和评估。
机关文书档案管理制度(5篇)
机关文书档案管理制度1、立卷归档(1)立卷范围。
上级机关发来的、本机关形成的、非隶属机关抄送的以及下级机关上报的需立卷归档的文件、材料;执法文书中需立卷归档的资料。
(2)立卷方法。
文秘人员在收集齐文件、资料的基础上，对所需立卷归档的资料进行分类、拟写标题、确定保存期限，交专门档案业务人员签订后，填写卷内目录，进行整理装订。
所立成的案卷要材料齐全、完整、准确、分类合理、标题规范、目录清楚、装订牢固。
2、登记保管(1)登记。
将整理好的案卷按照永久、长期、短期三种保管期分别编号、抄写案卷目录，然后入橱上架。
(2)保管。
案卷一经归档，要严格保管，确保万无一失。
档案室门窗要保持坚固，关闭上锁要及时;拒绝无关人员进入档案室。
保持室内清洁卫生，做到防鼠、防盗、防尘、防虫、防潮等;档案室内橱(柜)排列整齐，布局合理，案卷排列科学，便于查找。
3、提供利用(1)档案查阅。
凡到本室查阅档案的，均由档案管理人员负责，并按规定为利用者提供所需档案资料。
(2)注意事项。
本机关的同志查阅档案由管理人员随时提供;外来部门、单位的工作人员查阅档案经批准后，方可按规定提供。
4、办理移交档案在本室保存满____年后，向档案馆办理移交手续。
(1)签定。
所移交的案卷均须符合档案管理部门的要求，确保档案资料齐全、完整、准确。
(2)移交。
移交的档案要抄写案卷目录一式两份，保证移交手续齐全。
局机关自身档案每年整理一次，需存档的重大活动资料由各科室提供，局办公室负责汇总存档。
机关文书档案管理制度（2）是指机关依法规范和管理其产生的各类文书和档案的制度。
该制度的目的是保障机关文书和档案的合法性、完整性、真实性和有效性，提高机关信息管理水平、服务水平和效能。
机关文书档案管理制度一般包括以下内容：1. 机关文书的定义和分类：明确机关文书的概念、种类和分类，如公文、函件、报告、备忘录等。
2. 机关文书的起草、审批和签发：规定机关文书的起草程序、审批程序和签发程序，明确各个环节的责任和权限，确保文书的合法性和准确性。
文书档案管理规定(4篇)
文书档案管理规定第一章总则第一条为加强文书档案管理，规范文书档案的建立、使用、保管和销毁工作，提高机关、单位的管理和服务水平，保证机构的正常运转和工作的顺利进行，特制定本规定。
第二条文书档案管理是指对机关、单位内产生的文书档案活动进行组织、协调、督导、监督和管理的工作。
第三条文书档案管理应坚持的原则是：（一）法律、法规原则：遵循国家有关法律法规的规定。
（二）实事求是原则：根据实际情况开展工作。
（三）全面规范原则：按照规范的要求做好文书档案管理。
（四）服务中心原则：以用户为中心，满足用户需求。
（五）信息化管理原则：充分利用信息化手段提高管理效率。
第四条文书档案范围包括机关、单位内的各类纸质文书档案和电子文书档案。
第五条文书档案管理应按照以下要求进行：（一）健全管理制度：建立健全文书档案管理制度，明确各类文书档案的管理责任和流程。
（二）严格分类归档：对文书档案进行分类归档，确保文书档案的组织和检索的便捷性。
（三）及时归档备案：对机关、单位内产生的文书档案，要及时进行归档备案工作，确保档案的完整性和可阅读性。
（四）保密措施：对涉密的文书档案加强保密措施，确保信息安全。
（五）定期检索整理：定期对文书档案进行检索整理，及时处理过期文件。
（六）合理利用档案资源：合理利用档案资源，提供文书档案的查询和服务功能。
（七）加强培训和技术支持：加强对文书档案管理人员的培训和技术支持，提高管理水平和专业能力。
第六条文书档案管理工作由机关、单位的档案管理机构负责，档案管理机构应具备以下条件：（一）具备档案管理专业知识和技能。
（二）配备相应的档案管理人员。
（三）配备相应的档案管理设施和设备。
（四）充分利用信息化手段，提高管理效率。
第二章文书档案的建立和登记第七条机关、单位内产生的各类纸质文书档案和电子文书档案，经过正式审核和签字后，即为有效文书档案。
第八条机关、单位内产生的纸质文书档案应按照相关要求进行编号，制作文书档案封面，并在文书档案封面上登记以下事项：（一）文号；（二）文件标题；（三）发文单位和发文日期；（四）收文单位和收文日期；（五）主题词；（六）文件的密级；（七）文件的分类号；（八）文件的保管期限；（九）文件的存放位置。
档案管理工作规章制度(7篇)
档案管理工作规章制度（7篇）档案管理工作规章制度（精选7篇）档案管理工作规章制度篇1第一条归档的文件材料必须完整、系统、准确，各项签字手续完备。
第二条归档的文件必须字迹清楚、工整、纸张及文件格式负荷规范要求，书写材料要适合长期保存，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水及热敏纸。
第三条归档文件应为原件。
第四条科技成果鉴定、基建工程验收必须保存档案的完整性。
文件材料不完整、不系统的不能通过鉴定、验收。
第五条移交单位在正式移交前应对移交的文件材料进行组卷并编制移交目录，双方履行签字手续档案管理工作规章制度篇2一、档案工作人员必须宣传、贯彻国家颁发的《档案法》、《保密法》的规定，忠于职守，遵守纪律，严守机密，维护国家的安全和利益。
二、档案工作人员必须努力学习专业知识，提高档案的理论水平和操作技能，较好地完成各项任务。
三、档案工作人员必须搞好档案资料的收集、整理、归档、保管、编目、统计工作，千方百计地维护档案的`完整齐全，延长使用寿命。
四、档案工作人员必须加强对所属机构档案的管理，并进行监督指导。
五、档案工作人员必须维护档案的安全，落实好安全措施，必须严格履行档案的利用审批、登记和档案接收、移出、交接手续。
六、档案工作人员必须搞好档案上架排放，分类编目、编制检索工具和资料汇编，热情、周到地为利用者服务。
七、对玩忽职守，造成档案损毁丢失、失密、泄密的档案工作人员，要追究政治和经济责任，情节严重者要追究法律责任。
档案管理工作规章制度篇3学校档案是广大教职工在教师培训、教育管理、教学实践、教学研究活动中产生的具有保存价值的文件材料，是学校各项工作活动的历史记录，是学校的宝贵财富，是学校领导决策和教育、教学的等工作的.必要依据，也是全体教职工辛勤工作的结晶。
因此，必须做好本校档案的收集、整理和保管工作，不断总结经验，提高我校档案工作质量。
一、管理制度1、为了认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》，健全、加强本校的档案管理，实现本校档案的收集、整理、保管等工作的标准化、规范化，使档案更好地为学校各项工作服务，在深化教育改革、全面提高教学质量中充分发挥其作用，特制定本制度。
文书档案管理细则（3篇）
文书档案管理细则是指企业或机构对于文书档案管理的具体规章制度，旨在规范和管理文书档案的使用、归档、借阅、保管等工作。
下面是一份简要的文书档案管理细则范本，供参考：一、文书档案的定义和分类1. 文书档案是指机构、部门或个人行为和活动所产生的书面材料，包括各种商务文件、报表、合同、备忘录等。
2. 文书档案可根据其性质、用途、保存期限等进行分类，如行政文件、财务文件、人事文件等。
二、文书档案的使用1. 文书档案使用应符合法律法规和企业规定，遵循实事求是、准确及时的原则。
2. 使用文书档案应填写相应的使用申请表，并经过审核批准后方可使用。
3. 使用后的文书档案应及时归档，不得私自保留或外借。
三、文书档案的归档1. 归档应按照规定的分类和编号系统进行，确保档案的组织和检索便捷。
2. 归档前应对文书档案进行整理、摘要和索引等处理，有必要时应制作文件目录。
3. 归档文书档案应填写相应的归档登记表，并保留归档凭证。
4. 归档的文书档案应有定期检查和整理，确保档案的完整性和可读性。
四、文书档案的借阅1. 文书档案的借阅应填写相应的借阅申请表，并经过相关部门或负责人的审核批准后方可借阅。
2. 借阅文书档案应在规定的借阅区域内进行，并不得影响档案的完整性和安全性。
3. 借阅期限一般不超过一个月，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前申请并获得批准。
4. 归还文书档案时应填写相应的归还登记表，并保留归还凭证。
五、文书档案的保管1. 文书档案应存放在专门的档案室或档案柜中，保持干燥、通风和防火等条件。
2. 档案室或档案柜应设置相应的进出门禁和监控设施，确保档案的安全性和机密性。
3. 定期对档案进行保管检查，防止遗失、损毁和泄露。
4. 长期保存的文书档案应按照规定的保存期限和程序进行销毁或转交档案馆。
以上仅为文书档案管理细则的一些基本要点，实际应根据企业或机构的具体情况进行具体化和细化，并加入对于文书档案管理工作的监督、培训等相关内容。
文书档案管理制度(三篇)
文书档案管理制度一、文书档案管理1.归档文书档案应当字迹清晰、完整有效。
2.各部门应将文字资料的收集归档工作列入文书人员的职责范围。
3.文书档案归档范围(1)具有保存价值的本单位正式收文、发文，除证件外还应有其附件。
(2)本单位在经营管理活动中产生的与上级领导部门间的往来文件、请示、报告、项目立项、重要函件和经营合同等。
(3)本单位在经营活动中产生的各种文件材料规章制度、调研材料、岗位职责等。
(4)企业在发展过程中被国家或社会认证或认可的证明其实力和相关资格的证书材料等。
(5)归档文件要分开外来文件和本单位的文件。
二、文书档案归档要求1.已经办理完毕并有保存价值的文件都应及时归档，任何人不得随意留存，各部门每季度应将归档的文件资料整理一次，造册登记，对重要的文件要标明密级。
2.归档的文件材料要收集齐全，剔除其中不重要的材料，按照文件形成的先后次序排列清楚并依次编号和加盖年代号。
3.存档文件必须是原件，至少有一份影印件。
4.文件归档时要有交接手续。
－１－甘肃金兴工贸有限公司办公室规章制度5.每年____月份各部门向档案室移交已归档完毕的上一年档案文书。
三、文书档案的借阅1.档案室需设立“文书档案借阅登记薄”，凡借阅者需说明其利用目的，并做登记手续。
2.根据公司实际情况，将文书档案分为重要档案和一般档案。
3.因工作需要借阅机密、秘密类档案，需经部门经理、办公室主任、副总签字方可借阅，绝密类文书需总经理签字。
4.借阅一般性文书需经部门负责人签字。
5.借阅文书一般不超过一天，借阅后应及时归还，超过____天的需向档案室说明并办理续借手续，否则将给予____元—____元的经济处罚。
6.借阅人应妥善保管借阅的文书档案，不得损坏、遗失、复印、涂改或转借他人，如发生泄密应及时向公司领导汇报，采取补救措施。
给公司造成经济损失的要追究其责任，给予____元—____元的经济处罚直至开除。
7.因工作需要需复印档案资料的，须经办公室主任签字，使用后须将复印件交还办公室，如工作需要无法拿回复印件的需报公司批准，并在借阅登记薄中注明。
文书档案安全保管制度
第一章总则第一条为加强我公司文书档案的安全保管，确保档案的完整、准确、系统和安全，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于我公司所有文书档案的收集、整理、保管、利用等工作。
第三条公司各部门应高度重视文书档案的安全保管工作，将其纳入日常工作管理，确保档案安全。
第四条公司设立档案管理部门，负责文书档案的日常管理工作，并配备专职或兼职档案管理人员。
第二章档案收集与整理第五条文书档案的收集范围包括：公司行政、业务、技术、财务、人事等各方面的文件、资料、图表等。
第六条收集档案时应遵循以下原则：（一）及时性：及时收集各部门形成的文件、资料，确保档案的完整性；（二）真实性：收集的档案必须真实、准确、完整；（三）完整性：收集的档案应包括文件、资料、图表等所有组成部分；（四）系统性：收集的档案应按类别、时间、机构等进行分类整理。
第七条档案整理应遵循以下程序：（一）编制档案目录：对收集到的档案进行分类、编号，编制档案目录；（二）编制案卷：将具有相同性质的档案组成案卷；（三）填写案卷封面：填写案卷封面，包括案卷名称、编号、起止日期、页数、整理人等；（四）编制案卷目录：编制案卷目录，方便查阅。
第三章档案保管第八条档案保管应遵循以下原则：（一）安全第一：确保档案实体和信息安全；（二）分类存放：按档案类别、年代、机构等进行分类存放；（三）清洁卫生：保持档案库房清洁卫生，防止虫蛀、霉变等；（四）防火、防盗、防潮、防尘、防鼠、防光、防高温：采取有效措施，确保档案安全。
第九条档案库房应符合以下要求：（一）通风良好：库房内应保持通风，防止档案受潮；（二）温湿度适宜：库房内温度应控制在15-25℃，相对湿度应控制在40%-60%；（三）防尘、防虫：库房内应定期清洁，防止灰尘和虫害；（四）防盗设施：库房应配备防盗门、报警器等安全设施。
第十条档案管理人员应定期对档案进行盘点，确保档案的完整性和准确性。
酸庙小学文书档案管理制度范本
酸庙小学文书档案管理制度范本一、绪论酸庙小学作为一所重要的基础教育学校，为了确保文书档案的安全、有序管理，提高办公效率，依照有关法律法规及学校要求，特制定本文书档案管理制度。
二、文书档案管理的基本要求1. 文书档案的管理应高度重视保密工作，确保文书档案的安全可靠。
2. 文书档案应按照规定的分类法进行管理，以便于快速检索和查阅。
3. 文书档案的管理应规范、有序，确保文书档案的完整性和准确性。
4. 文书档案的管理应注重电子化、无纸化的手段，提高档案管理的效率和便捷性。
三、文书档案的分类管理1. 公文类档案管理a. 收文管理：凡是来自上级、其他学校及相关单位的收文，应按照发文单位、文号和收文日期进行分类管理。
b. 发文管理：凡是酸庙小学发出的公文，应按照发文日期、文号等进行分类管理。
2. 学生档案管理a. 学生个人档案管理：凡是与学生个人相关的档案，应按照学生姓名、学号和年级进行分类管理。
b. 学生考试档案管理：凡是与学生考试相关的档案，应按照学生姓名、学号和考试科目进行分类管理。
3. 教职工档案管理a. 教职工个人档案管理：凡是与教职工个人相关的档案，应按照教职工姓名、工号进行分类管理。
b. 教职工考核档案管理：凡是与教职工考核相关的档案，应按照教职工姓名、工号和考核年度进行分类管理。
四、文书档案的存储管理1. 文书档案应存放在专门的档案室内。
2. 档案室应配备专门的工作人员，负责文书档案的收集、整理和归档工作。
3. 档案室应保持干燥、通风良好，防潮防尘，并配备防火设备，确保档案安全。
4. 档案室应设立档案库区、检索区和阅览区，方便档案管理人员的工作，同时方便教职工和学生查询和查阅档案。
五、文书档案的数字化管理1. 文书档案应尽量采用电子化的方式进行管理，减少纸质档案的使用。
2. 电子文书档案应进行合理的分类和命名，方便管理和检索。
3. 电子文书档案应采取安全措施，确保存储和传输的安全性。
4. 文书档案的数字化管理应配备专门的IT人员，负责系统的维护和管理工作。
文书档案工作规章制度
文书档案工作规章制度第一章总则第一条为规范文书档案工作，确保文件管理工作的顺利开展，制定本规章制度。
第二条本规章制度适用于所有单位内的文书档案工作，负责人应严格遵守并组织实施。
第三条文书档案工作应遵循规范、严谨、保密、便捷的原则，确保文书档案的权威、完整和准确。
第四条各单位应建立健全文书档案管理工作机构，配备专业人员，确保文书档案工作有序开展。
第五条文书档案工作应加强信息化建设，提高档案管理效率和质量。
第二章文书档案管理第六条各单位应建立健全文书档案管理制度，包括文书归档、保密、借阅、销毁等环节。
第七条文书档案应按照相关规定分类、编号、存档，建立健全文书档案管理系统。
第八条文书档案管理人员应保证文书档案的准确性、完整性和权威性，不得私自篡改或销毁文书档案。
第九条文书档案管理人员应保守文书档案的机密性，严格控制文书档案的借阅和复制，防止泄露。
第十条文书档案管理人员应定期对文书档案进行检查、整理、更新，确保文书档案的及时性和有效性。
第三章文书档案利用第十一条文书档案管理人员应负责为需要利用文书档案的人员提供服务，提供准确、及时的信息。
第十二条文书档案管理人员应配合有关部门的审批和调阅工作，确保文书档案的合法、规范使用。
第十三条文书档案利用时应注意保护原始文书档案的完整性，不得损坏或篡改文书档案。
第十四条文书档案管理人员应建立文书档案利用统计制度，定期分析文书档案利用情况，为进一步改进工作提供参考。
第四章文书档案保管第十五条各单位应建立健全文书档案保管制度，确保文书档案的安全存储和长期保存。
第十六条文书档案管理人员应对文书档案进行定期检查，及时发现并排除隐患，防止文书档案的损坏或丢失。
第十七条文书档案管理人员应对文书档案进行分类存储，定期整理，确保文书档案的整洁和易查性。
第十八条文书档案管理人员应制定文书档案灾难恢复预案，防范可能发生的灾害，确保文书档案的安全。
第五章文书档案销毁第十九条文书档案管理人员应按照相关规定执行文书档案销毁工作，确保文书档案的不可逆转性。
小学文书档案管理制度范本
第一章总则第一条为规范小学文书档案管理工作，提高档案管理水平，确保档案的真实性、完整性和安全性，特制定本制度。
第二条本制度适用于小学内部所有文书档案的管理工作。
第三条小学文书档案管理工作应遵循以下原则：（一）依法管理，严格遵循国家档案管理法律法规；（二）科学规范，确保档案管理的规范化、制度化、科学化；（三）安全保密，保障档案信息安全，防止档案丢失、损坏和泄露；（四）服务为本，提高档案利用效率，为教育教学工作提供有力支持。
第二章档案管理机构与职责第四条学校成立文书档案管理领导小组，负责全校文书档案管理的统筹规划和组织实施。
第五条文书档案管理领导小组下设文书档案室，负责具体档案管理工作。
第六条文书档案室的主要职责：（一）建立健全档案管理制度，确保档案管理的规范化；（二）负责收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等档案管理工作；（三）提供档案查阅、复制、咨询等服务；（四）定期对档案进行清理、分类、归档，确保档案的完整性和准确性；（五）加强档案信息化建设，提高档案管理效率。
第三章档案收集与整理第七条文书档案收集范围：（一）学校党政、教学、科研、财务、人事、后勤等各部门的文件、资料；（二）学校重要会议、活动、表彰、竞赛等记录；（三）学校各项规章制度、发展规划、总结报告等；（四）学校教职工、学生档案资料。
第八条文书档案整理要求：（一）按照国家档案分类标准进行分类；（二）采用统一格式、编号，确保档案的整齐、规范；（三）档案资料应齐全、完整，不得缺页、破损；（四）档案资料应按照时间顺序排列，便于查阅。
第四章档案保管与利用第九条文书档案保管要求：（一）档案库房应保持干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防霉；（二）档案资料应分类存放，定期检查，发现问题及时处理；（三）档案资料不得随意借阅、复制，确需借阅、复制时，应办理相关手续；（四）档案资料外借时，应指定专人负责，确保档案安全。
第十条文书档案利用要求：（一）档案查阅者应提供有效身份证明，填写查阅申请；（二）档案查阅者应遵守档案保管规定，不得擅自复制、摘抄、涂改档案资料；（三）档案查阅者应尊重档案的原始性、完整性，不得随意篡改档案内容；（四）档案查阅者应妥善保管查阅到的档案资料，不得遗失、损坏。
文书档案管理制度模版
文书档案管理制度模版一、总则本制度的制定目的是规范文书档案管理工作，提高工作效率和保护重要信息的安全性。
所有部门和人员都必须遵守本制度。
二、文书档案管理的范围文书档案管理包括纸质文书档案和电子文书档案。
所有与本单位业务有关的文书档案都应进行管理。
三、文书档案的分类与编号1. 根据文书档案的内容和性质，将其分类归档。
常见的分类包括行政文书档案、财务文书档案、人事文书档案等。
2. 对每个文书档案进行编号，编号应符合统一的规则，并在档案目录中注明编号和相应的文书档案。
四、文书档案的保管1. 纸质文书档案应妥善保管，存放在专用的文件柜或档案室中。
保管期限根据国家法律法规和相关规定执行。
2. 电子文书档案的存储应符合信息安全管理要求，确保数据的完整性和可访问性。
3. 文书档案的保管人负责保管和管理文书档案，必须保证文书档案的安全。
五、文书档案的编制与归档1. 编制文书档案时，应按照规定的格式和内容要求填写，确保信息的准确性和完整性。
2. 归档时，将已编制的文书档案按照分类归档的原则进行整理，放入相应的档案袋或盒中，并在外部标明档案名称和编号。
六、文书档案的查阅与借阅1. 有正当理由的部门和人员可向文书档案保管人提出查阅申请。
查阅时，应填写查阅登记表，并按规定时间归还。
2. 借阅文书档案时，须填写借阅申请表，并经审批通过后方可借阅。
借阅期限不得超过规定的时间，并在借阅登记表上签字确认。
七、文书档案的销毁1. 按照国家法律法规和相关规定，文书档案的保管期限届满后，应及时进行销毁。
2. 销毁文书档案时，应按照规定的程序进行，确保文书档案的完全销毁，并填写销毁记录表，由主管部门进行审批。
八、文书档案的备份与恢复1. 电子文书档案应定期进行备份，备份数据应存放在安全可靠的地方，确保备份的完整性。
2. 如遇到电子文书档案丢失或损坏的情况，应及时进行数据恢复，确保文书档案的完整性和可用性。
九、文书档案管理的监督与考核1. 对文书档案管理工作的执行情况进行定期检查，并对不符合要求的情况进行整改和处理。
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第二十三章文书档案治理制度在专门多企业尤其是中小公司看来会议文书档案的治理制度可有可无阻碍不大事实上不然即使一个再小的公司假如对这些看似琐碎的方方面面失于治理就会使公司的运作陷入一种无序的状态长此以往公司的治理势必陷入混乱因此要想幸免这种后果必须掌握以下几个方面一.文印室治理规定第一条为了加强公司的文件治理特制定本规定第二条公司的文件有打印必要时方予打印内部传递的简单请示报告或其他不需打印的文件一般不予打印第三条公司发文需由起草人定稿抄正经有批准发文权的领导签字同意后方准打印一般文件的打印复印传真须经所在部门负责人签字同意后才予办理部门经理不在时可经总裁办公室主任同意后办理第四条私人资料不得在公司打印复印或用公司传真机传送以免阻碍公司的正常工作第五条文印室工作人员应认真做好本职工作按时完成任务对收到的文件资料应及时给有关部门人员送发或及时通知有关人员到文印室取回不得延误第六条文印室人员应树立严格的保密观念不得随意将打印复印或传真资料中有关商业秘密或公司治理中须保密的事项透露给他人不得载留任何文件第七条文印室对送来打印复印传确实文件资料应做好登记并在月终作统计核算属业务部门的由各部门承担费用属行政治理部门的统一列行政开支第八条文印室工作人员初次违反上述规定的给予批判或处元以下罚款屡教不改或给公司造成不良的社会阻碍或较大经济损失处元以上罚款直至辞退第九条本规定自年月日起执行表23-1行文表发文号二.文件收发规定第一条公司的文件由办公室负责起草和审核公司总经理签发公司本部各部门的文件由各部门负责起草办公室审核总经理签发第二条文件签发后送办公室统一安排打字打印后送回起草部门校对校对无误方能复印盖章第三条文件和原稿由办公室分类归档保存备查第四条属于秘密的文件核稿人应该注明秘密字样并确定报送范围秘密文件按保密规定由专人印制报送第五条文件统一由办公室负责发送送件人应将文件内容报送日期部门接件人等事项登记清晰并向文件签发人报告报送结果秘密文件由专人按核定的范围报送第六条外来的文件由办公室专人负责签收并分类登记由办公室主任提出处理意见后签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门不得积压迟误属急件的应在接件后即时报送第七条传阅文件由办公室专人负责收回对领导指示的文件办公室应及时组织传达和落实表23-2往来信函记录表客户或单位:三.公司报刊邮件函电收发制度第一条全公司公私报刊外来邮件外发公启函电等由公司收发室负责收发第二条外发函电要求1、各部门因公需外发函电经办人员应于每天下午点往常将函件电报底稿送到收发室另填写挂号平信电报外发登记表2、每天下午点往常公司收发室应将当日外发函电清点累计送交邮局寄发表23－3信函寄发记录表□业务类□公共关系□采购类□总务类第三条外来邮件治理1、外来邮件一律公司收发室签收分发2、凡挂号纸包包裹单货运单等由收发室通知收件人到收发室当面签收3、一般公启函电和公司内职工私人信件由收发室开具清单分放到各单位信报箱内4、私人不明平信一律放到信架信袋内由个人自取5、不论公私邮件收发室应随到随清及时分发不得丢失损坏搁置延误对国外来函应检查封口邮戳如发觉被拆封或邮票被撕应拒绝签收并向邮局反映查明原由6、凡挂号信汇款单包裹单货运单等的收件人在收发室通知发出后应随即到收发室领取邮单并及时去邮局取款取件超期罚款收发室概不负责第四条报刊订购与收发1、报刊订购（1）订购时刻：上半年下半年（2）订购手续：不论单位和个人均需先到收发室查阅报刊目录再将需要订购的报刊代号名称出版日期单价订购份数期数填写清晰交收发员核对算价确认无误后当面缴款开票公费订购报刊由收发员持订单到财务部门办理付款托收手续归口治理报刊公费订购的单位除按上述要求填写预订单外还须填写报刊分发清单详细写明各种报刊分发到哪些单位或个人2、报刊收发（1）收发员每天对邮局送来的报刊应对比邮局分送清单分类清点发觉有差错应及时登记并要求补缺退任（2）收发员收到邮局送来的报刊后应及时分发不得耽搁延误收发员清点分发报刊时刻为小时任何人不得进入收发室四.公司文件治理规定（一）总则第一条为减少发文数量提高办文速度和发文质量充分发挥文件在各项工作中的指导作用特制订本制度第二条文件治理内容要紧包括上级函电来文同级函电来文本厂上报下发的各种文件资料第三条按照党政分工的原则全厂各类文件分不由党委办公室和厂部办以下简称两办归口治理表23－4送发公文登记簿表23-6表格档案处理工作一览表（二）收文的治理第四条公文的签收1、凡来厂公启文件除厂领导订启的外均由厂收发员登记签收由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外后分不交两办机要秘书拆封在签收和拆封时收发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳对开口和邮票撕毁函件应查明缘故对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收2、对上级机要部门发来的文件要进行信封文件文号机要编号的四对口核定假如其中一项不对口应立即报告上级机要部门并登记差错文件的文号第五条公文的编号保管1、两办机要秘书对上级来文拆封后应及时附上文件处理传阅单并分类登记编号保管须由工厂承办或归档的厂领导亲启文件厂领导启封后也应分不交两办办理正常手续2、本厂外出人员开会带回的文件及资料应及时分不送交两办机要秘书进行登记编号保管不得个人保存第六条公文的阅批与分转1、凡正式文件均需分不由两办主任或副主任依照文件内容和性质阅签后由机要秘书分送承办部门阅办重要文件应呈送厂领导或分管领导亲自阅批后分送承办部门阅办为幸免文件积压误事一般应在当天阅签完紧急文件要月即办2、一般函电单据等分不由两办机要秘书直接分转处理如涉及几个单位会办的文件应同主办单位联系后再分转处理3、为加速文件运转机要秘书应在当天或第二天将文件送到厂领导和承办部门如关系到两个以上业务部门应按批示次序依次传阅最迟不得超过天专门情况例外第七条文件的传阅与催办1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定不得将有密级的文件带回家宿舍或公共场所也不得将文件转借其他人阅看对尚未传达的文件不得向外泄露内容2、阅读文件应抓紧时刻当天阅完后应在下班前将文件交机要室阅批文件一般不得超过天阅后应签名以示负责如有领导批示拟办意见两办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜3、阅文时不得抄录全文不得任意取走文件夹内任何文件及附件如确系工作需要要办理借阅手续以防止丢失泄密4、文件阅完后应送交两办机要秘书切忌横传5、两办机要秘书对文件负有催办检查督促的责任承办部门接到文件函电应立即指定专人办理不得将文件压放分散如需备查应按照有关保密规定并征得两办同意后予以复印或摘抄原件应及时归档周转6、按照阅文范围离退休干部一般由有关部门定期组织学习有关文件或由两办机要室通知到机要室阅文（三）发文的治理第八条发文的规定1、全厂上报下发正式文件的权力集中于厂部各群众团体和部门一律不得自行向上向下发送正式文件2、各群众团体部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应向厂部提动身文申请并将文件底稿交厂办审核厂部同意发文则由厂办按机构设置与业务分工统一归口以厂字发文3、对全厂阻碍较大涉及两个以上厂领导分管范围的文件须由厂长批准签发其余文件均由分管厂领导批准签发第九条发文的范围1、凡是以厂部名义发出的文件通告决定决议请示报告编写的会议纪要和会议简报均属发文范围2、厂部下发文件要紧用于（1）公布全厂规章制度（2）转发上级文件或依照上级文件精神制订的工厂文件（3）公布工厂体制机构变动或干部任免事项（4）公布全厂性的重大生产技术经营治理政治工作生活福利等工作的决定（5）公布有关奖惩决定和通报（6）其他有关全厂的重大事项3、上行文外发文要紧用于（1）对上级机关呈报工作打算请示报告处理决定（2）同兄弟单位联系有关工厂重大生产技术人事劳资物资供应科研基建经营治理等事宜4、在工厂日常生产技术经营治理中有关图纸技术文件工艺修改审批工作安排部署传达上级指示等事项应按有关制度办理经分管厂领导批准后由主管业务科室书面或口头通知执行一般不用厂部文件公布5、凡各业务科室如开专题会议所作的决定一般都不应发文不备查考能够科室名义用工作简讯发会议纪要6、各业务科室与外单位发生的一般业务联系可用各科室的名义对外发函应各自编号备查不用厂部名义发文（四）发文程序与要求第十条发文程序规定1、各单位需要发文应事先向厂部提出申请2、厂部同意发文时主办单位应以国家法令上级指示或工作实际需要草拟文件初稿表23-6表格治理登记表3、草拟文稿必须从全厂角度动身做到情况确实观点鲜亮条理清晰层次分明文字简练标点符号正确书写工整严禁使用铅笔圆珠笔红墨水和彩笔书写4、文稿拟就后拟稿人应填附发文稿纸首页详细写明文件标题发送范围印刷份数拟稿单位与拟稿人并签名盖章标定日期和密级5、厂办应依照厂部的要求和上级有关指示精神有关文件规定对文稿进行审查和修改对涂改不清文字错漏严峻内容不妥格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿6、经厂办审查修改后的文稿送部门主管领导核稿对文稿内容质量负责7、对审核时修改较多有碍打印和存档的文稿应由拟稿部门重新抄写清晰8、需经会签的文稿应在交付打印前送会签部门会签文稿审核会签后按批准权限的规定呈送厂部领导审定批准签发9、经领导批准签发后的文稿交厂办机要秘书统一编号送打字室打印10、文件打印清样应由拟稿人校对校对人员应在发文稿上签名11、文件打字后由厂办派专人按数印刷再由两办机要秘书分发并检查落实情况对印刷质量不行的文件机要秘书应拒绝盖印分发（五）文件的借阅和清退第十一条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件需经本部门负责人签写便条对有密级的文件须两办主任同意后方可借阅第十二条借阅文件应严格履行借阅登记手续就地阅看按时归还任何人不得将文件带走或全文抄录不同意拆卷和在文件上勾画等第十三条两办机要秘书对承办的公文应抓紧催办应定期对情况差不多办妥的本厂文件和上级要求限期清退的文件进行收缴清退工作一般为月底一小清季末一中清年终一总清如发觉文件丢失必须及时查明缘故和责任者并如实向领导报告第十四条各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交保管保密催办检查工作（六）文件的立卷与归档第十五条文件的归档范围1、凡下列文件统一分不由两办负责归档（1）上级机关来文包括上级对工厂报告申请的批复（2）厂部发出的报告指示决定决议通报纪要重要通知工作总结领导发言和生产经营工作的各类打算统计季度年度报表等（3）厂长办公室厂务会工厂治理委员会中层干部会以及各种专业例会记录（4）厂一级组织召开的代表大会所形成的报告总结决议发言简报会议记录等（5）有保存价值的人民来信来访记录及处理结果（6）参加上级召开的各种会议带回的文件资料及本厂在会上汇报发言材料等（7）上级机关领导同志来厂检查视察工作的报告指示记录以及本厂向上级进行汇报的提纲和材料（8）反映本厂生产经营活动先进人物事迹及厂领导工作等的音像摄制品（9）工厂日志和大事记（10）工厂向上级请示批复的文件及上报的有关材料2、业务科室各群众团体日常工作中形成的活动资料由各业务科室群众团体负责立卷归档第十六条立卷要求1、文件立卷应按照内容名称作者时刻顺序分门不类地进行整理归档2、立卷时要求把文件的批复正本底稿主件附件收集齐全保持文件材料的完整性3、要坚持平常立卷与年终立卷归档相结合的原则重要工作重要会议形成的文件材料要及时立卷归档4、上年度形成的文件材料要求在下年度月份往常整理完月份正式向档案馆室移交清单一式两份接交单位各留存一份备查（七）文件的销毁第十七条关于多余重复过时和无保存价值的文件厂办机要室应定期清理造册并按上级有关规定办理申请销毁手续第十八条经审核同意销毁的文件应派专车分不由厂办机要秘书和正副主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁五.公司文书治理制度(一)总则第一条为确保文书事务正常顺利进行促进与提高组织治理工作的效率特制定本制度第二条所谓文书是指业务工作上往来公文报告会议决议规定合同书专利许可证书电报各种账簿图表参考书等一切业务用书与公文第三条全部文书归公司所有并收藏任何个人不得私自占有第四条必须严格保守文书的机密第五条文书按下列要点处置或办理凡重要事宜的指示请示汇报报告传达答复等等一律以文书的形式进行所有文书的处置都必须以准确与迅速为原则必须明确责任即使在紧急状况下以口头或电话形式处置的事项事后也必须以文书形式记录下来第六条文书的治理原则规定如下:1.文书的收发领取与寄送原则上由总公司总务部负责2.分公司或分支机构的文书治理另有文书治理细则做出规定(二)文书的收发第七条到达文书全部由文书主管部门接收并按下列要点处置1、一般文书予以启封分送各部门2、私人文书不必开启直接送收信人3、分送各部门的文书若有差错必须立即退回总务部(三)文书的处理第八条文书按机密程度可分为以下几类:1.绝密指极为重要同时不得向无关人员泄漏内容的文书2.秘密指次重要同时所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的文书表表格登记单3、机密：指不宜向公司以外人员透露内容的文书4、一般：指非机密文书假如附有其他调查问卷之类的重要东西则另当不论5、传阅：指在本公司内部传阅或传达的文书第九条一般文书的处理原则如下1、由部门经理以上级不的主管负责对文书进行批阅回答批办以及其他必要的处理或者由其指定下属对文书进行具体处理2、假如遇到重要或异常事项必须及时与上一级主管取得联系按上级指示办理3、各种有关联的事项必须与各部门商量后方能予以处置第十条机密文书的处理原则如下1、机密文书原则上由责任者或当事者自行处理2、指名或亲启文书原则上应在封面上注明文书所涉及事项的要点和发文者姓名并由发文者封缄3、到达的指名或亲启文书原则上由信封上所指名的人开启其他人不得擅自启封假如某主管在职务上有权替代来件所指名者不受本条规定的约束第十一条文书的阅览原则如下1、某文书被阅览后阅览者必须签字表示差不多阅览完毕如有必要可在文书的空白处填写阅览后的意见并转给或交还文书的主管2、有必要在各部门传阅的文书必须附上传阅登记簿按传阅登记簿规定栏目填写并最终交还文书主管第十二条与各部门有关的文书在处理意见上假如存在分歧则由文书的主管部门出面进行协商假如不能协商一致上报或请示上级领导由上级裁决(四)请示审批第十三条请示审批是公司经营的一项重要程序凡公司经营重要事项都必须经请示获得董事会总裁和常务董事审查裁决和公文批复之后方能实行第十四条须请示审批事项如下1、职务及重要人事安排2、各种制度性规定的变更3、重要契约的缔结解除与变更4、诉讼行为5、与政府机构有关的各种重要的请示回执申请等等6、土地建筑物以及事务所权利的购买与转让7、大额馈赠谢礼以及宣传广告费用的开支8、分支机构的增减与升降9、预算与决算事宜10、借款与贷款以及借贷银行的开设与变更11、重要或高额物品的采购不急用或不需要物品的转让或廉价出售12、定期或不定期刊物发刊修改与废除以及费用开支的修订13、有关公司经营的重要打算与企划14、其他上述未涉及的重要事项第十五条请示审批者为分公司经理以及以此为标准确定的主管第十六条对请示审批的提案文书必须进行认真斟酌以便能顺利实施第十七条请示审批的事项必须以提案文书的方式经主管呈交总部假如情况紧急同意直接以非文书形式请示但事后必须尽快撰写请示提案文书上报第十八条请示提案文书的内容包括标题正文理由讲明和附录提案文书应一式多份分送有关部门如业务部门出版部门总务部门和财务部门等等第十九条请示提案文书必须编号注明起草者或请示者所属分支机构及部门并签名盖章第二十条请示审批内容一旦被上级认可并做出决定则以请示提案书副本替代批复返回并请示部门予以执行第二十一条请示提案原本由总务部保管(五)文书的制作第二十二条文书制度要领如下1、文书必须简明扼要一事一议语言措辞力求准确规范2、起草文书的理由包括起因以及中间交涉过程加以证明必须做出交代必要时附上相关资料与文件3、必须明确起草文书的责任者并署上请示审批提案者姓名对请示提案文书进行修改时修改者必须认真批阅原件修改后必须署名第二十三条文书的起草必须征得主管同意同时在主管有了明确的决定之后进行文书起草只是一个文书化的过程与结果文书的草案必须予以保存第二十四条重要文书必须通过公证同时在正式文书形成前掌握并附上具有价值的证据或证明文件第二十五条文书的署名按下列规定进行1、公司内文书假如是一般往来文书只需主管署名假如是单纯的上报文书或者不涉及各部门且内容不重要的文书只需部门署名假如是重要文书按责任范围由总裁副总裁常务董事署名或者署有关部门的主管姓名与职务2、对外文书如合同书责任状政府许可申请书回执公告等重要文书一律署总裁职务与姓名假如是总裁托付事项可由指名责任者署名上列规定以外的文书也可署分公司或分支机构主管的职务与姓名第二十六条文书的盖章按下列要点进行1、在正本上必须加盖文书署名者的印章副本能够加盖署名者或所在部门印章2、假如文书署名者不在可加盖职务或代理者印章并加盖具体执行者印章替代但在这种情况下文书存档前必须加盖署名者印章3、以部门或公司名义起草的文书在旁侧加盖有关责任者印章第二十七条总裁与公司印章按下列原则使用1、在有必要加盖总裁公司印章时必须填写托付申请书经所属部门主管认可同时加盖印章之后向总务部门提出2、总务部主管经审核签名盖章批准申请如有必要则需请示总裁3、在需要总裁签字的情况下手续同前4、经总务部批准后去印章保管员处加盖公司印章5、一些带有公司字样或总裁职务字样的印章须经主管同意直接向印章保管员申请加盖(六)文书的发送第二十八条一些需要邮寄或专人递交的文书按下列要点进行发送必要时还须给文秘室以回复或回执调查报告不受本条规定限制1、文书封面必须明确写清发送或接收单位单位地址以及收件人姓名同时注明快递邮寄面呈或转交等字样2、公司内部文书原则上不作封缄第二十九条各部门的邮寄文书必须于发送前在发信登记本与邮资明细账上做好登记并填写表23-8表格请印申请单第一联请印单位存第二联存采购单位第三联存总务部门(七)文书的整理与保存第三十条文书按内容进行整理后分为两类保管一类是尚未完结的文书另一类是能够归档的文书第三十一条全部完结的文书分不按所属部门文件机密程度。