总经办工作规范及标准

总经办工作规范及标准

一：会议工作管理实务

1、会前准备工作

1.1、总经理的相关会议需要事先了解会议的目的，会议规模，与会

人员名单，出席会议的对象，明确会议口号、资料。时间、地点、日期，会议的议程、主要内容、主题、执行人、主持人。

还要会议资料、设备和场地的要求，会议组织的步骤。

1.2、将要求每项工作都做好记录，留有备份，会议当天要带在身边。

1.3、准确地拟定会议的议题、名称、规格、和标准。

1.4、合理地拟定会议议程、日程和预算经费。

1.5、掌握选择会议场所的程序，选择并预定合适的会议场所。

1.6、掌握会场座位的排列方法和会场布置方式，精心布置会议现场。

1.7、及时通知参会人员，准备会议文件和制作会议证件。

1.8、安排电话会议和视频会议，减少会议开支。

2、会间组织服务工作

2.1、安排与会人员签到，统计到会人数和缺席人名单，引导到会人员就坐，以便与会人员找到座次。

2.2、安排会议发言，抓紧催交发言稿和掌握发言稿印刷情况，以保证发言稿能在发言前复印妥当并提前送一份给发言人。

2.3、做好会场后勤保障，适量放些钢笔，纸张，以备应用，会议期间应有饮水等供应

2.4、按规定出席总经理、副总经理主持的会议，并作会议记录和纪

要

2.5、检查清理会场和整理会议文件。

2.6、传达会议决议，撰写会议总结和结算会议经费，估会议效果。

2.7、应根据领导的意图，按照会议的性质，确定摄影的规模和参照范围，联系好摄影师，安排好摄影位置。

2.8、搞好现场指挥，以保证大中型会议集体摄影活动有条不紊的顺利进行。

2.9、做好会议的特殊情况的处理，如变更会场，调整议题，增加会议人员等，所以要求工作人员始终在场，采用应急措施，做好临时调度工作。

3.会后组织处理工作

3.1、整理好会议记录编发会议报告和整理会议纪要的依据。

3.2、印发会议纪要和决办事项通知，会议纪要写好后，就要发给有关部门执行，同时也避免日后查找翻阅原始会议记录。

3.4、安排与会人员的离场，回收需要收回的会议文件。

3.5、做好会议文件的归档，与会议事项的落实。

4.电话会议的处理工作

4.1、事先拟发会议通知，及时通知参加会议的单位和有关人员，并要求与会单位和与会人员按时到电话会议开通的会议听会。

4.2、会前要及早与电话管理部门联系，确定开会的具体时间，以使电话管理部门及早做好准备

4.3、做好主会场的组织服务工作，落实好与会单位和人员的名单，

落实会议发言人讲话稿，做好服务工作。

4.4、开会前要按应到会名单点名，检查各地分会场的会议情况，并将情况及时向会议主持人报告。

4.5、召开电话会议的电话应加保密设备，保证会议内容不泄露。二：文书档案管理工作实务

1.收文处理

1.1、收到文件后要在对方的文件投递单或文簿上签字，以示收到。

1.2、收方办公室文秘在接收文件时，亦可向发文单位出具收条。1.3、拆分文件之前要对所有文件进行分拣，拆分要细心，注意保护

好封内文件的完好，注意吧封内文件倒净。

1.4、取出的文件要单独放置，不要与处理过的文件或其他文件混淆

在一起。

1.5、检查文件上的主送单位，来文单位与封皮所写是否相符。

1.6、来件如未装订，拆封当时就要整理好，以免一个完整的文件误

分两处。

1.7、注意封皮的保存利用。

1.8、封内装有回执单的，应在回执单上签收并及时将回执单退回来

件单位。

1.9、了解审（签）批内容，拟出初步意见，汇报公司领导。1．10、分管领导召开相关部门会议，了解具体情况，拟出具体办理意见，报公司领导。

2.发文处理

2.1、拟稿即撰写文件的初稿或草稿，，要注意标题要醒目，主题要明确，要一事一文。

2.2、可发可不发的文件坚决不发，看是否经过有关部门审核，是否经办公室审核，登记。

2.3、签发文件时，要先审再发，签发的格式包括核准姓名，签发日期三项，缺一不可。

3.文件管理

3.1、对所有文件先识别，后分类登记，再分别办理。

3.2、普通传阅文件，盖收文章，填写收文簿，放置在传阅文件夹内，

按部门传阅。

3.3、待处理文件，做好收文记录，填写办文单，经理阅处后送至相

关业务科室办理。

3.4、接到会议通知及文字资料时，做好记录，及时送经理阅示，根据经理批示通知相关人员参会。

3.5、重要的和急办的文件，跟踪催办。

3.6、办理结果反馈相关部门及主要领导。

3.7、有关部门根据上级文件精神及实际工作情况起草文件。

3.8、秘书对发文稿件审核校对后送总经理签字。

3.9、登记文件并留发文稿及两份文件存档。

3.10、收集应归档的文件材料，确保文件齐全完整。

3.11、判断文件是否归档，慎决文件去留。

3.12、对应归档文件进行分类（综合类、人事类、机构类、工资类），并确定归档期限（永久、长期、短期）。

3.13、盖档号章，编制页码，制作归档文件目录。

3.14、按件号装盒、上架；无需存档文件及时销毁。

三：参谋辅助协调与督查工作实务

1.参谋的原则及要领

1.1、文秘的主要职责是辅助领导决策，因此，服务于领导及其所从事的事业，为其所参，为其所谋。

1.2、还要敢于实话直谏，要求文秘工作人员有敢于坚持真理，敢于负责任的勇气。

1.3、要养成冷静的气质，还要保持平静的心境。

1.4、文秘给领导出谋划策时要慎重参谋，顾全大局。

1.5、作为文秘工作人员，要懂得掌握分寸，不要强加于人。

1.6、谨防粗心，做到脑要勤，嘴要勤，手要勤，腿要勤。

1.7、当文秘工作认为领导的决策，指示不正确时，一般不要直接反对，可将问题提出来，一并将可能发生的后果阐述出来，以动摇领导的决心，最终改变注意。

1.8、总经办人员应具备良好的应用文写作能力。例如：拟写通知、通告之类的事宜。

2.协调的方法及内容

2.1、当面临一个具体的协调事项时，第一步要收集有关信息，对所有事项进行调查，准备好资料，文稿，做好准备。

2.2、在调查过程中要懂得发现问题，分析问题，抓住问题的重点。

2.3、根据问题，矛盾，经过思考，权衡，就可以制定协调活动方案，列出协调问题的层次和序列。

2.4、实施协调方案，形成协调意见。

2.5、抓住有利的协调时机，控制好协调中的情绪，运用协调时的语