浅谈对电子文件归档的几点认识

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浅谈对电子文件归档的几点认识

浅谈对电子文件归档的几点认识摘要：电子档案是指在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其它载体形成的记录。

是以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。

它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。

电子文件不再是直观的纸质文件，而是可直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递，其利用也是共享的。

电子档案的存储与管理与传统的纸质档案所用技术法不同，信息时代的到来为档案管理工作带来了巨大的挑战。

本文就电子文件的定义、特点、归档要求及作用进行论述，指出对电子文件归档是时代发展的需要，具有重要作用。

关键词:电子文件归档工作现代办公设备Abstract: The electronic archives refers to the machine-readable documents processed and storaged by computer system or records with other carriers, which are formed in social practice activities, with preservation value. It is literal document with the carriers of computer disc, disk and compact disc mainly including electronic book, electronic mail, electronic statements, electronic drawings and so on. Different from the intuitive paper documents, electronic archives can be processed and transferred the computer and other modern office equipment, and its utilization shared. Different in the storage and management of electronic archievs from traditional paper files, the advent of the information age has brought a huge challenge for the management. This paper discusses the electronic document in its definition, characteristics, archiving requirements and the role, and points out that electronic documents is the need of the development of the times, which has an important role.Key words: electronic document; archive work; modern office equipment1 前言随着现代科学技术的飞速发展，特别是全球化、信息化和网络化的发展，计算机及信息技术被广泛地应用到人类生产和生活的各个部分，与此同时也就产生了大量的电子档案。

电子文件归档工作的几点思考

电子文件归档工作的几点思考电子文件归档工作的几点思考近几年，电子信息技术取得飞速发展。

办公自动化、标准化、网络化渐趋完善。

计算机管理广泛应用于企业生产管理活动的方方面面，办公自动化管理系统代替以往手工繁杂的办公行文、来往函件。

文件从产生到处理结案几乎可以不使用纸和笔，许多日常工作可以直接在计算机和网络上办结。

先进的技术和管理方式产生了大量的电子文件。

同时，每个文件形成部门为存储档案信息都投入大量的经历，保留旧的设备和多种应用软件，显然从人力和物力上都是一种浪费。

因此,为适应现代化管理制度和信息社会的发展，做好电子文件的归档工作，对电子实施档案化管理势在必行。

一、电子文件难以归档的原因与纸质文件相比，电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作，主要原因是大多数电子文件形成者囿于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作；或由于电子文件对计算机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档，这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪。

笔者认为，在规划电子文件归档工作时，推动电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，深入到现行文件工作领域，摸清信息产生的源头，并对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作一步步进行改革。

这样才会促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。

二、电子文件归档方式和模式的选择纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。

经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。

如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。

为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。

浅谈电子文件归档工作

浅谈电子文件归档工作随着信息技术的飞速发展，电子文件的大规模使用已经成为了各个单位和组织日常工作中不可或缺的一部分。

电子文件归档工作，作为电子文件管理的重要环节，也成为了各个单位和组织必须要进行的一项工作。

本文将从电子文件归档的概念、意义、归档流程、归档注意事项等方面进行探讨，为电子文件归档工作提供参考。

一、电子文件归档的概念和意义电子文件归档指的是将组织机构、企事业单位在日常工作中产生的电子文件按照一定的原则、方法整理、分类、标识、存储、检索和处置的一系列活动。

电子文件归档工作的目的是保证电子文件的安全、完整、可靠和高效的管理和利用，保护电子文档的知识产权，防止信息泄露和丢失。

电子文件归档工作对于节约人力、物力、财力、提高工作效率和服务质量有着重要的意义。

二、电子文件归档的流程1.文件准备：准备电子文档，包括名称、属性、格式、分类等信息进行存储和管理。

2.文档分类：将文档进行分类，根据不同的部门和业务，将电子文档分门别类，避免混淆，减少混乱。

3.文件索引：编制电子文档的索引，建立电子文档的数据库。

可以按照时间、地点、人物、事实等信息进行分类索引，以便快速检索。

4.文档存储：采取多重备份方式，将重要文档进行备份，防止突发情况造成的损失。

5.文件保护：为了保障电子文档的安全，需要对其进行权限设置、防病毒、备份等操作，保证其不会被破坏或修改。

6.文件检索：对于归档完成的文件，需要设定查询路径，并设置检索的方式，方便文档的查询和检索。

7.文件处理：对于一些不需要继续保存的文档，需要进行处理，以便回收利用。

三、电子文件归档的注意事项1.文件归档之前，需要对电子文档予以审核、整理、筛选、策划，避免对弃而不用的文档进行归档。

2.电子文件归档应该依据法律规定和安全保密要求，确保文档内容保密性和安全性。

3.对于文档的归档过程，需要确保完整性和准确性。

需要仔细审查文件的内容和格式，确保文件的准确性。

4.在归档之后，需要定期对文档进行审查更新和保存，确保其能够随时查阅和处理。

浅析电子档案的归档工作

中，对计算机有很强的依赖性，因此各部门共享；数据由信息管理部门按归档光盘的保存情况，尤其是温湿度
必须选择适当的归档方式。而不同档案管理的统一要求进行鉴定、编目和防尘情况。对于长期保存的电子文环境条件产生的电子文件，其归档的整理，传输给档案管理部门保存，或件，还要定期进行复制，以防止信息方法是不同的，就目前而言，电子文直接存人光盘，定期归档。也可以以损失。应重视和加快电子文件档案管件归档应符合下列要求，首先从归档邮件的形式传递到档案管理部门，或理人员的培养，培养和造就－－￣Ｌｔ电子
理人员思考的一个问题。
参数、管理数据等，应当与电子文件结束后集中归档。电子文件形成部门同收集。目前单位由于统一使用应定期将归档的电子文件向档案管理
一
一

、
办公自动化系统，大量的数据汇部门移交，并按档案管理要求的格式应重视电子文件的收集ＯＡ
二、应抓好电子文件的归档
中形成的、具有保存价值的、由计算其特性决定了电子文件的收收集、积工作
机系统处理和存储的档案，主要包括累的范围、方法和要求不同于纸质档
归档是确定电子文件档案身份电子公文、电子信件、电子报表、电案，再加上草稿被忽视、辅助文件状的过程，电子文件归档关系到具有长子图纸等。档案工作者要有一定的计态混乱、归档程序不够完善、存贮载远保存价值的电子文件能否纳入档案算机运用能力，才能做好电子档案的体不安全等因素，收集积累工作尤为管理体系。电子文件归档，是将应当管理工作。目前在办公领域中产生的不易，所以必须加强平时的收集积归档的电子文件经整理确定档案属性

浅谈电子文件的归档

电子文件形式复杂、内容多样，来源广泛，按不同标准可分为以下几类：１、按照存在形式，可分为数据、文本、图形、影像、图像、命令、声音等文件形式。２、按组成方式，可分为简单、复杂两种文件。３、按功能，可分为主文件以及支持性、辅助性、工具性文件。４、按属性，可分为普通、隐藏、压缩、只读、加密等文件形式。５、按文件载体，可分为以磁性材料为载体的文件、以光盘为载体的文件和以闪存材料为载体的文件。６、按生成，可分为由计算机直接生成的原始文件和对传统纸质文件用扫描仪或数码相机等输入设备重新录入生成的转换文件。３电子文件的特点
或业务部门进行整理立卷，定期向档案部门归档。” 《科学技术档案工作条例》第六条规定 “ 各单位应把科技文件材料的形成、积累、整理、归档纳入科技工作程序和生产、科研、基建计划中，列入有关部门和人员的职责范围。” ２、电子文件归档必须明确收集范围必须明确电子文件的收集范围，这样才能明确工作主体，从宏观上解决电子文件收集问题。电子文件的收集范围应包括以下方面；（１）在公务处理过程产生了的电子文件，应随时备份，存储于能
档案管理
浅谈电子文件的归档
张蕾
青岛２６６００２）（青岛市第五人民医院院办，山东
摘要：随着社会信息技术的进步，当前工作中电子政务系统逐步建立健全，电子公文、上报信息等办公形式发生了根本性改变，大量电子文件
应运而生。下面将从电子文件的产生、范围、特点、收集积累过程中应该注意的要点等方面，浅谈一下电子文件的归档。
ｌ、其信息的非人工识读性。必须通过媒体中介进行转换才能成为人可以直接读取的信息。２、对软硬件系统的依赖性。必须依靠计算机进行管理。３、信息与载体的相对分离性。载体与信息不是唯一的对应关系。它可以改变存储空间，在不同的存储介质中转换或者转移。４、信息存储的高密度性。电子文件的存储密度大大高于传统文件。一张小小的光盘、硬盘，可以存储一个单位的所有文件。５、多种信息媒体的集成性。可以将文字、图形、图像、声音、影像等多种信息形式有机结合到一份文件中。６、信息的易变性。恰恰由于电子文件信息与载体的相对分离性，使得人们对它的修改十分方便，且不留痕迹。另外载体的不稳定性可能导致文件内容的损失、改变。由于其存储介质的物理寿命远低于纸张，因此需要定期对原始载体上的数据进行复制，经常更新保存，防止数据丢失

浅谈办公室电子文件的归档管理

浅谈办公室电子文件的归档管理摘要：面对事业改革的新形势、新任务，办公室应该更新观念，树立改革创新、大局、法制建设、市场竟争和以扶贫为中心的意识;建立扶贫信息系统、积极开拓扶贫服务市场。

随着电子信息技术的飞速发展和办公自动化的逐步完善，电子计算机已被越来越广泛地应用于办公室的日常工作，以往手续繁杂的办公行文、来往函件等都可以通过网络直接在计算机上办结。

文件从产生到处理结案几乎不使用纸和笔，由此而产生了大量的电子文件，这些电子文件以其快捷、方便等的优越性大大地提高了工作质量与效率，给我们的工作带来了极大的便利，然而，如果一旦操作不当或染上病毒，后果不堪设想。

因此，探讨研究电子文件归档的方法，确保电子文件的安全，是当前扶贫信息化建设的一项重要内容,是当前我局信息化建设的一项重要内容，也是档案管理工作中一个急需解决的课题。

关键词：办公室电子文件归档管理一、电子文件在归档方面的现状与分析1.原稿被忽视，随意遭删改。

在电子计算机上起草、制作文件，这是办公室的常事,然而，一旦文件定稿打印在纸上后，作为草稿性的电子文件经常被忽视，这些电子文件绝大多数未被保留，它不是被清除就是被新文件菠盖。

许多单位对电子文件没有采取很好的保护措施，甚至随意对其进行增、删、改等操作，使具有原始性的电子稿件面目全非，失去了归档保存的意义。

2.归档程序不明确，存贮载体不安全。

目前有相当一部分单位对电子文件的归档程序不明确，存贮载体也存在安全问题。

如有许多单位的办公自动化系统在设计时没有考虑到档案工作的特殊性和技术性，把应归档的文件只是简单地保存在计算机硬盘存储器上，这样，一旦信息系统出现问题，电子文件就会遭到破坏，甚至全部丢失；有些单位以软磁盘作为电子文件存贮的介质，由于软磁盘极易遭到损坏，其保存的期限及可靠程度也存在较大问题，因此极不安全。

3.归档不鉴定，真伪不辨别。

电子文件的鉴定，是对其价值的断定和对其真假进行鉴定的一项工作。

对于电子文件收集归档阶段的鉴定工作来说，就是解决文件的去留问题。

电子文件管理的几点认识与建议

电子文件管理的几点认识与建议摘要：电子文件是指利用计算机等现代信息技术，在传统纸质文件的基础上生成、保存、传输和管理数字化文件的过程，具有存储容量大、文件传输快捷、数据传输安全等特点。

随着信息技术发展，电子文件逐渐成为人们获取信息的重要载体和手段之一。

然而，长期以来电子文件管理工作还存在着一些问题和不足，导致信息安全保护工作不到位或难以有效运行。

因此，规范电子文件管理工作，对于提升信息系统安全保护能力和政务服务能力具有重要意义。

关键词：电子文件；管理；利用引言：近年来，随着信息技术的发展，电子文件作为文档的一种表现形式，在政府机构和企事业单位内部得到了广泛的应用。

但长期以来，各单位对电子文件管理中存在的一些问题缺乏认识，对电子文件管理缺乏必要的技术支持，往往导致电子文件管理不能满足新形势下机关工作的需要。

本文就电子文件管理中存在的一些认识问题提出一些建议，希望能为今后机关工作和办公自动化建设提供一定的参考。

一、电子文件的特点（一）可加密加密是电子文件的主要功能之一。

由于其具有信息保存不变的特性，因此在实际工作中，可以采用一些办法来保护电子档案。

但这些办法一般都是不可取的，特别是对于数据的保护更为重要。

传统意义上，只有通过密码才能得到的文件，这种文件的使用应该注意这些问题：（1）泄密问题：一些电子文件由于采用了加密技术后，使用中可能会出现被破解、泄露或者遗失等情况。

虽然在某种程度上对泄密问题造成了一定的损失或破坏，但这种损失和破坏往往不会得到预期那么大而持久。

（2）丢失风险：很多电子文件由于存储条件或使用方法不同甚至完全相同，从而导致了大量电子文件丢失，造成不可估量和无法挽回的后果。

如存储在计算机中的资料如果丢失了以后就会出现无法补救的结果，从而给用户造成很大的财产损失。

（3）被篡改风险：因为许多电子书都是经过加密才得以公开和传播的；而且许多电子书中都有被黑客篡改后而不自知或者根本没有察觉之时就暴露了其内容。

浅谈对电子文件归档工作的认识

关键词：
１电子文件定义及其特点综述３电子文件对档案业务管理工作的影响施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势所谓电子文件是指人们在社会活动形ｔ３１．由于电子文件的保存价值同时取决于在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性卡其自身价值和可读性，鉴定的方法、才其内容、标文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。比较，电子文件有以下几个特点：操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件也就是说，过采取技术处理，通将已归档的电子１电子文件不再是直观的纸质文件，．１它应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，文件改为 “ 只读性” 文件，即只能读不能写的不需要借助现代办公设备才能阅读利用。而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原１．２电子文件可以直接由计算机等现代办往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息始结构，电子文件的可靠性，与纸质文保证使之公设备迅速地处理和传递。和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定件一样发挥社会效用。１．３电子文件的利用是可共享的，也不再的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值尚４３解决好电子文件的保存问题。．以化学磁受时间和距离的影响。无法律保证。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长１．４电子文件的保存条件和环境要求与纸此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。质文件有许多不同之处。封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会２电子档案的保护３传统的档案工作以纸质文件材料为工直接受到空气中的灰尘、份及有害气体的侵．２水由于归档电子文件以脱机方式保存，在实作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。光的文字材料，由拟稿者直接写在磁盘上，它是并际贮存的验证，以，所电子文件中原始信息的长盘作为新型的存贮载体，比磁盘有良的抗干在磁盘上进行修改，经形成后，好一马上存贮到办期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和扰能力和结构稳定性，有利于归档电子文件的公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。探讨的重要课题。前，目对于长久保存的电子文长期保存，因此，提倡档案部门配备光盘刻录这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。件，需要定期进行复制，以防止信息损失。仪，将归档电子文件转储到光盘上。但是，录纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出刻４档案人员知识结构的变革迫在眉睫。．４我仪一时还难以普及，所以，软磁盘和光盘的保护一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档国档案人员要适应信息技术和档案事业的发展仍是当前归档电子文件载体保护的重点，必须制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、制定保护措施。起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件适应信息技术的成果，使档案人员拥有广博的２软磁盘的保护．１形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管知识，以适应信息技术发展的需要。可以肯定，ａ一把住软磁盘质量关。软磁盘的质量直接理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次影响到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根在良好的保管条件下可保存近１，０年而低质量它对计算机有很强的依桢性。如果归档，必须以本的对策。软磁盘往往不到１年，就读不出数据。目前市场磁盘或光盘的形式移交，归档范同也不能只是５结论上存在不少质量低劣产品，所以在选购软磁髓 “ 办理完毕，具有保存价值” 的文件，还应包括该与纸质文件相比电子文件归档是一项更为时要认真把好质量关。文件的读取软件甚至操作系统。艰苦细致且难度较大的工作，主要原因是大多ｂ．对加密盘的管理。有的电子文件在存盘３由于电子文件信息与载体的可分离性，数电子文件形成者或囿于传统观念，误认为电．３时进行过加密或隐含文件名，如果密码或文件档案实体分类也可能将被概念分类整理所取子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作名被遗忘，电子文件就难以打开。所以对这类文代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联量而不愿承担此项工作；或由于电子文件对计件应该解密或显现文件名后再归档保存。系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案算机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目ｃ在条件允许时，时将存贮电子文件的的需要，．及但在当今电子文件的环境中，文件的形归档，这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像软磁盘载体更换成光盘，便于长久保存。式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏２光盘的保护．２以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整难情绪；以，所推动电子文件归档工作的着眼点ａ．规范排放和使用。光盘的存放应置于盒序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类要高，立足点要实，规划电子文件归档工作在中直立放置，避免大量堆叠，以防光盘翘曲，在整理。同的用户可以根据不同的需要，不利用办时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。大局出发，顺应其规律，摸清信息产生的源头，伤。４档案界所应采取的刘策促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理ｂ．良好的温度、保持湿度环境。高温会使光４１．使档案管理向立体化方向发展。以前的的工作程序，建立归档制度。盘氧化、变形或老化，潮湿会使光盘片基霉变。档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服参考文献为此光盘存放的温度宜控制在１～４Ｉ４２Ｘ，相列务工作的重视，使利用工作和其它基础工作构【】良．２陈浅谈计算机系统在文书档案管理中的湿度４％～５０６％。成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的作ｊ【１ｌｆＪ－Ｊ辽宁工学院学报（社会科学版）０１１，０，）２（：ｃ．注意避光。光盘材料的塑料保护层对紫情况，随着电子文件的介入，档案种类在增加，８ Ⅷ９８８外光极为敏感，阳光的直射会使光盘过早老化。其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。ｆ曾文芳．２】论档案的科学��

电子文件归档工作的几点思考

电子文件归档工作的几点思考近几年，电子信息技术取得飞速发展。

办公自动化、标准化、网络化渐趋完善。

计算机管理广泛应用于企业生产管理活动的方方面面，办公自动化管理系统代替以往手工繁杂的办公行文、来往函件。

文件从产生到处理结案几乎可以不使用纸和笔，许多日常工作可以直接在计算机和网络上办结。

先进的技术和管理方式产生了大量的电子文件。

同时，每个文件形成部门为存储档案信息都投入大量的经历，保留旧的设备和多种应用软件，显然从人力和物力上都是一种浪费。

因此,为适应现代化管理制度和信息社会的发展，做好电子文件的归档工作，对电子实施档案化管理势在必行。

这样才会促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。

经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。

如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。

为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。

浅议电子文件的管理与归档

浅议电子文件的管理与归档随着数字化时代的到来，越来越多的企业和个人开始使用电子文件来存储和管理各种信息。

电子文件的管理和归档对企业和个人来说非常重要，因为它们可以帮助他们提高生产效率和信息安全性。

本文将浅议电子文件的管理与归档。

一、电子文件管理电子文件管理是企业或个人针对电子文档进行分类、记录、检索、维护和保护的过程。

电子文件管理通常包括以下步骤：1.分类首先，您需要对电子文件进行分类。

这可以通过文件夹、标签或关键字等方式来实现，以便更容易地找到需要的文件。

2.记录一旦文件被分类，您需要记录它们。

这可以通过一个集中的数据库来实现，您可以在其中保存文件名、描述、创建/修改日期和所在位置等信息。

3.检索当您需要访问文件时，您可以使用关键字、日期或其他搜索方法来检索文件。

这可以帮助您快速找到需要的文件。

4.维护电子文件也需要进行维护，包括备份和定期清理旧文件。

备份可以防止数据丢失，而清理旧文件可以节省磁盘空间并提高文件检索速度。

5.保护电子文件的保护包括防止非授权访问和恶意软件攻击。

为此，您需要使用密码、加密、防病毒软件等措施来保证信息安全。

二、电子文件归档电子文件归档是将文件从当前系统中移动到专门的文档存储库中，以便长期保留或进行备份。

归档通常用于以下目的：1.节省空间企业和个人的电子文件会不断增长，可能会占用大量存储空间。

将旧文件归档可以释放存储空间并提高系统性能。

2.备份通过将文件归档到不同的位置，可以保留文件的备份以防数据丢失。

备份文件可以在系统故障时恢复信息。

3.遵守法规许多法规要求企业和个人保留某些类型的文件，例如税务、合同等。

通过归档这些文件，可以确保企业和个人遵守合规性要求并避免罚款和诉讼。

电子文件归档需要以下步骤：1.决定归档策略归档前需要决定哪些文件需要归档、何时归档、归档到何处以及要保留多久。

这些决策可以遵循法规、企业策略和最佳实践。

2.选择归档工具选择适合您需求的归档工具，不要使用已过时或不可靠的工具。

浅谈电子文件与归档

浅谈电子文件与归档电子文件越来越成为现代文件的重要形式。

由于电子档案管理与传统的纸质档案管理在理论、方法、标准等方面的不同，所以研究电子文件的特点，制定归档管理的对策，就显得越来越重要。

标签：电子文件；档案管理；纸介质；归档电子文件以其载体和载体与信息结合方式的特殊性对传统档案保护理论造成很大的冲击，电子文件与传统纸质档案在保护技术上有很大的差别，这些差别将是电子时代档案保护技术的新领域。

1、电子文件的定义电子文件是指在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

2、电子文件的两个基本特征2.1电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。

这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。

数字信息使用0和1两种两种数码的组合来记录信息，每一个0或1叫做1个比特，需要记录的信息用一串比特存储于计算机存储器（包括内存储器和各种外存储器）中，并可通过通信网络进行传输。

2.2电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。

这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。

从逻辑上说，电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件。

3、电子文件的真实性、完整性和有效性保证3.1应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记，保证电子文件的产生、处理过程符合规范。

3.1.1 登记处理过程中相互衔接的各类责任者(如起草者、修改者、审核者、签发者等)。

3.1.2 登记处理过程中的各类操作者(打字者、发文者、收文者、存储管理者等)。

3.1.3 登记处理过程中产生的责任凭证信息(批示、签名、印章、代码等)。

浅析如何做好电子文件的归档工作

浅析如何做好电子文件的归档工作[摘要] 随着信息技术、网络技术的发展，电子文件大量产生，如何做好电子文件的归档工作，已经成为人们所关注的重要课题。

本文分析了电子文件归档存在的问题，总结了电子文件归档的原则，进一步提出了做好电子文件归档工作的几项措施。

[关键词] 电子文件；归档；档案；管理电子文件作为一种新型的信息载体，以其自身独特的记录形式使工作质量和效率大大提高。

随着大量电子文件的不断涌现，及时、有效收集电子文件，做好电子文件的归档工作成为档案管理亟待解决的重要课题。

1 电子文件归档存在的问题从目前来看，电子文件在归档方面存在很多问题。

（1）草稿性电子文件易被忽视。

目前，多数单位只用电子计算机起草文件，而一旦打印出纸质正式文件，作为草稿性的电子文件就会被忽视，甚至随意对其进行增、删、改等操作，使具有原始性的电子稿件面目全非，失去了归档保存的意义。

（2）电子文件归档程序不够完善。

一方面电子文件归档后没有把这些电子文件集中下载到可脱机保存的载体上；另一方面没有把电子文件与纸质文件共同归档管理，对电子文件管理存在潜在的隐患，这样，一旦信息系统出现问题，电子文件就会被破坏，甚至全部丢失。

（3）电子文件存储载体不安全。

目前，很多单位的电子文件直接保存在硬盘存储器上，如果系统出现故障，电子文件就会遭到破坏，甚至全部丢失。

有些单位以软磁盘、光盘作为电子文件存储的载体，由于软磁盘、光盘极易遭到损坏，其保存期限、可靠程度、兼容性也存在较大问题，也极不安全。

（4）电子文件归档鉴定不科学。

现在有些单位对归档电子文件的完整性、有效性、有无病毒、存储介质等不加辨别，只是将计算机上所有的文件都存到光盘上，就算归档了。

这样归档，一方面是达不到存真去伪、存精去杂的目的，另一方面给归档的管理带来了诸多不便。

2 电子文件归档的原则为确保电子文件归档具有较强的可操作性，使电子档案的管理工作有章可循，笔者认为，在电子文件的归档上需明确以下原则。

电子公文归档管理的几点思考

管理方略MODERNENTERPRISE CULTURE1072019.4MEC 随着信息技术的发展，电子公文的应用与普及，电子公文归档管理成为重要议题。

纸质档案与电子公文同时保存的“两套制”档案管理模式业已渐形成并将长期存在。

但就目前来看，仍然需要采取相应措施规范电子公文归档管理，使电子公文归档管理朝着立体化方向发展。

一、电子公文的特点电子公文从概念上分析，它是指各地区、各部门通过国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。

而根据我国新颁布的《电子文件归档与管理规范》、《电子公文归档管理暂行办法》等文件，电子文件是指在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

从电子文件与电子公文的定义上，我们可以看出两者是不同的，电子文件具有更广的外延，涵盖了包括电子公文在内的其他以电子形式存在的任何文件，也就是说，电子公文是电子文件的一种，而电子公文也具有电子文件所具有的特点。

从定义以及应用实践上分析，我们可以了解到电子公文具有以下特点：1.归档及时，分类简便。

由于计算机信息技术的应用，电子公文直接通过计算机等现代办公设备进行文件的传输与处理，一旦形成也能够及时归档。

2.信息量大，节省空间。

电子公文是由计算机网络进行处理的，相较于现实世界的实际空间，其所能容纳的信息量是巨大的。

传统的纸质档案需要庞大的档案管理库房进行归类存放，占地面积大，而电子公文大大节省了档案管理存放的空间与存放装具，一定程度上减少了保管成本。

3.检索快捷，方便使用。

电子公文通过办公自动化系统与档案管理系统的承接，而文件的起草、审核、定稿、归档、检索等均由计算机进行，真正实现了档案管理一体化。

根据授权，用户则能够通过计算机上的档案管理系统快速查阅相关信息，同时还能够提取复制相关文档，提高了利用效率，程序上也比以往的手工检索更加便利、简单。

浅谈电子文件的特性及对归档的认识

浅谈电子文件的特性及对归档的认识摘要本文对电子文件的特性及对归档的认识做了探讨。

关键词电子文件特性归档在当今的社会，计算机已经进入人们学习、工作和生活的各个方面，由此产生的电子文件已被普遍认识。

虽然它作为一种信息传播方式的历史很短，但却具有其它介质所不能比拟的优势。

因此，在各个领域，电子文件的应用和管理日益普及，并向着系统化、科学化和标准化的方向迅猛发展。

一、电子文件的特性（电子文件的优缺点）相对纸质文件而言，电子文件是一种新生事物，是依托于计算机等电子设备而存在的数字化信息。

电子文件的管理和利用，必须以深入了解电子文件的特性为基础。

任何事物都具有两面性，电子文件亦不例外。

那么，较其它介质文件而言，电子文件的优势以及缺陷到底体现在哪里呢？电子文件是经过电子技术处理并存储在磁带、磁盘、光盘等介质上的数字信息的集合体。

比较而言，其优势有：(1)信息的高效性目前，计算机软、硬件的水平已经非常先进，信息处理速度快，利用网络，对电子文件进行远距离传输，可同时传递给一个或多个接收者，相对于人脑和手工操作，它的效率可能高出成百甚至上千倍。

(2)数据的标准化电子文件一般是通过应用一系列通用软件或者专用软件而产生的，在一个单位内，它的外在形式和运行规律是统一的。

从电子文件的产生、处理到归档各个环节．都是在相对标准的情况下完成的，因此，最终形成的数据信息是具有统一的标准的。

(3)文件的共享性电子文件的共享性是由其运作环境网络化决定的。

一份纸质文件同一时段只能由一个人对其进行浏览和处理，而电子文件可存储在服务器等电子载体上，通过网络，可供多人同时浏览使用，各人可根据不同权限分别对其进行处理。

这样，文件运行的速度就有了大幅度的提高，文件处理的效率大大增强了。

(4)使用的灵活性使用电子文件时，利用者可根据处理权限对其进行查阅、编辑和修改，通过使用操作命令，可以很快完成一份文件的复制和增、删、改，通过编辑和输出满足利用者的各种需要。

对电子文件档案管理的几点认识和体会

学术论坛238科技资讯 SC I EN C E & TE C HN O LO G Y I NF O R MA T IO N随着办公自动化应用进程的加快,在日常工作中高效、准确地处理各种信息的工作方式会形成大量的电子文件,这就给文件的档案管理工作带来了更高的要求。

目前纸质文件的档案管理的目标和要求是相对完善、明确的,但电子文件档案管理缺乏严格有效系统的管理办法,加强电子文件档案有效有序管理迫在眉睫。

笔者认为,电子文件同样涉及到保密、安全、管理、归档、利用等问题,应认真把握电子文件的特点,分析其档案管理规律,结合办公自动化的要求,完善各项制度和技术规范,不断推动电子文件的档案管理和有效利用。

1 电子文件的重要性首先,做好电子文件的档案管理工作有利于国家信息化建设的健康发展。

近二十年来,电子信息技术取得飞速发展。

办公自动化、标准化、网络化日趋完善,文件从产生至处理结案几乎可以不使用纸和笔。

因此,电子文件的档案管理工作已经成为国家档案工作、国家电子政务建设的重要组成部分。

其次,电子文件的档案管理工作做得如何将直接影响电子档案的真实、完整、长期可读。

电子文件同纸质文件一样具有形成阶段、管理阶段、处置阶段。

而电子文件的处置阶段即是文件归档,应由档案部门进行集中统一管理归档,这是《中华人民共和国档案法》规定的有关要求,也是电子文件形成的必然选择,有利于国家记忆的长久传承。

最后,做好电子文件的档案管理工作,可以更加准确、快捷、安全、完整地向用户提供各种方式的服务,满足用户需求,也可及时发现利用系统中的弱点与不足,调整和改进工作方法或技术措施,使电子文件档案信息最大程度的被利用起来,为电子文件的档案管理工作提供更高的使用价值和基本条件。

2 电子文件的整理电子文件整理时应根据文件整理目标和规律,借鉴已相当成熟的纸质文件整理程序方法和原则,将收集积累的电子文件分门别类进行清理,为归档做好准备工作。

2.1电子文件的组织在电子文件形成后要及时进行收集、整理、积累、归档工作,防止文件丢失情况的发生,也就是将零散的、杂乱的电子文件通过分类、标引、组合,使电子文件存储格式处于一种有序状态。