电子文件整理归档保管利用思考方法
加强电子文件归档工作的思考
加强电子文件归档工作的思考
加强电子文件归档工作的思考可以从以下几个方面展开：
1. 清晰的文件命名规范：制定一套文件命名规范，包括文件名格式、日期格式、项目
编号等，以便于快速找到文件并且保持文件的有序性。
2. 文件整理分类：对电子文件进行分类整理，可以按照项目、部门、日期等进行分类，确保文件的归档位置明确，便于查找和管理。
3. 文件备份与存储：定期对重要的电子文件进行备份，并选择安全可靠的存储介质或
云存储服务，以防止数据丢失或损坏。
4. 文件权限管理：设定不同的文件访问权限，确保只有有权限的人员能够查看和编辑
文件，并记录文件的访问记录，以保证文件的安全性和机密性。
5. 文件版本管理：对于频繁更新和修改的文件，可以使用版本管理工具或软件，记录
文件的修改历史和版本变更，便于查看和恢复旧版本。
6. 定期清理和归档：定期清理电子文件，删除过期或无效的文件，并对已完成的项目
进行归档，将项目相关的文件整理到专门的归档文件夹或数据库中，减少混乱和冗余。
7. 培训和意识提高：定期进行员工培训和意识提高，教育员工归档好电子文件的重要性，促使他们养成好的文档管理习惯。
以上是加强电子文件归档工作的一些思考，通过合理的规范、分类、备份和管理，可
以提高文件的查找效率和保护文件的安全性。
推动电子文件归档工作的新思考
作。
三 、双 轨 制 ” 档 的 必 要 性 与 适 时简 化 合 一 “ 归 由 于 印 章 和 签 署 是 文 件 生 效 的 主要 标 志 。 现 在 在 技 术 条 件 下 ， 一 些 具 有 凭 证 作 用 和 法 律 效 力 的 文 件 对
档案 。 归档 时使 用不 同 的编 目方 法和存贮装 具 。 其 档
点想法 ：
一
单位 人 界 限 ，更趋 向基 于某一 方 面 或月 面 职能 活动 的 内容 而建 立 系统 。计算 棚 信息 管 理部 门负责 规 划 、统筹 单 位信 息
理 工 作 ．是 开 发 集 中 统 一 型 信 息 系 统 头部 门 ， 为 电子 文档 信 息 的汇集 点 ， 成 叉 有 一 定 的 技 术 设 备 及 人 才 条 件 。 由 他 责 将 Ｅ 常 工 作 中 形 成 的 具 有 保 存 价 值 ｔ 子文 件归档 ， 疑是最 佳归 档途 径之一 。 无 算机 与信 息 中 心接 收 电子 文件 数 据 后 ． 行 集 中 处 理 ，经 汇 总 的 数 据 通 过 信 息 牛 又 输 送 给 各 业 务 管 理 部 门 共 享 。 随 着 匐 数 据 的 更 新 ，过 期 数 据 应 由 信 息 中 心 接 案 部 门 的统 一要 求 ， 行 鉴 定 ， 目整ｊ 进 编 通 过 网络传 输 ， 交 给 档案 部 门保 存 ， 移 或 接存 入光 盘 ， 期 归档。 定 无 论 利 用 何 种 途 径 归 档 ，必 须 由 电 亍
技 术 的 不 稳 定 性 ， 及 电 子 文 件 的 易 修 改 性 ． 有 必 以 也 要 将 重 要 的 电 子 文 件 制 成 硬 拷 贝 存 档 ， 以 确 保 数 据 的 安 全 。 目前 ， 电子 文 件 、 质 文 件 转 化 为 档 案 一 般 纸
电子文件归档后的保存、维护与利用
档案科技・本栏责任编辑邓小军电子文件归档后的保存、维护与利用中央档案馆■刘伟晏编者按:本文是在参加国家档案局关于电子文件和电子档案管理课题研究过程中根据一些部门的实际归纳而成,供同行们参考。
子文件归档后形成的电子档案,由于种种不同于传统档案的特性,决定了其在保存、维护与利用方面的特殊性。
如何保存与维护电子档案,使之安全、可靠并永久处于可准确提供利用的状态,是我们档案工作者需要思考和解决的问题。
一、电子档案的保存、维护对于电子档案来说,需依据其特性进行保存与维护的工作。
因此,要对所保存的电子档案物理特性、逻辑特性有较为详细的了解与掌握。
1.保证电子档案载体物理上的安全。
这是使其能够通过电子计算机的软、硬件平台,完整、准确并以人们可以理解的形式输出的前提。
一般情况下,电子档案是以脱机方式存储在磁、光介质上的,因此,要建立一个适合于磁、光介质保存的环境,诸如环境温度应控制在14℃-24℃之间,相对湿度控制在45%-60%之间;存放载体的柜、架及库房应达到有关标准的要求;载体应直立排放,并满足避光、防尘、防变形的保存条件;远离强磁场和有害气体等等。
2.保证电子档案内容逻辑上的准确。
电子档案的内容是以数码形式存储于各种载体上的,在以后的利用中,必须依赖于电子计算机软硬件平台对电子档案的内容加以转换,还原成人们能够直观理解与习惯阅读的格式进行显示。
这是一个较为复杂的过程,因为,电子档案来自各个方面,往往是在不同的电子计算机系统上形成的,且在内容格式的编排上也不尽一致,这种在技术和形式上的差异,必然导致在以后的转换与还原时,所采用的技术与方法上的不同。
而电子档案在形成时所依赖的技术,到了其保管阶段往往已经过时了。
因此,除对电子档案本身进行很好的保存外,还必须对其所依赖的技术及数据结构的相关定义参数等加以保存。
然而,被动地对电子档案所依赖技术的保存,只能作为一定保存时期内的措施,并非是永久的解决方案。
这是由于这些被保存的技术不断更新,这样不仅给档案部门带来很多负担和不便之处,还会随着时间的推移使这个“包袱”越来越沉重。
电子文件整理归档保管利用思考方法行政工作总结
电子文件整理归档保管利用思考方法行政工作总结
在行政工作中，电子文件整理归档保管利用是非常重要的一项工作。
以下是几个思考
方法和总结：
1. 分类整理：将电子文件按照不同的类别进行分类，可以根据文件的性质、部门、项
目等进行分类。
这样可以更好地组织文件，方便查找和利用。
2. 文件命名规范：为每个文件起一个清晰、易于理解的文件名，可以包括文件的主题、日期、作者等信息。
命名规范可以提高文件的可查找性，减少混乱和重复存储。
3. 文件夹结构建立：建立合理的文件夹结构，按照一定的层次和顺序进行组织。
可以
采用类似于树状结构的文件夹层级，以便于快速定位和存取文件。
4. 定期清理：定期对电子文件进行清理，删除过期、无用的文件，避免占用过多的存
储空间。
同时，也可以对需要保留的文件进行备份和归档，确保文件的安全性和可用性。
5. 文档版本管理：对于经常更新和修改的文档，建立版本管理制度，记录和跟踪文件
的不同版本。
可以使用版本控制工具或者在文件名中添加版本号等方式进行管理。
总结：电子文件整理归档保管利用是行政工作中必不可少的一项任务，通过合理的分类、命名、文件夹结构和清理等方法，可以提高文件管理的效率和质量。
同时，也要
重视文件的备份和版本管理，确保文件的安全性和可追溯性。
保持良好的文件管理习惯，对于提高工作效率和规范化管理非常重要。
电子文件归档工作的几点思考
电子文件归档工作的几点思考电子文件归档工作的几点思考近几年，电子信息技术取得飞速发展。
办公自动化、标准化、网络化渐趋完善。
计算机管理广泛应用于企业生产管理活动的方方面面，办公自动化管理系统代替以往手工繁杂的办公行文、来往函件。
文件从产生到处理结案几乎可以不使用纸和笔，许多日常工作可以直接在计算机和网络上办结。
先进的技术和管理方式产生了大量的电子文件。
同时，每个文件形成部门为存储档案信息都投入大量的经历，保留旧的设备和多种应用软件，显然从人力和物力上都是一种浪费。
因此,为适应现代化管理制度和信息社会的发展，做好电子文件的归档工作，对电子实施档案化管理势在必行。
一、电子文件难以归档的原因与纸质文件相比，电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作，主要原因是大多数电子文件形成者囿于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作；或由于电子文件对计算机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档，这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪。
笔者认为，在规划电子文件归档工作时，推动电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，深入到现行文件工作领域，摸清信息产生的源头，并对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作一步步进行改革。
这样才会促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。
二、电子文件归档方式和模式的选择纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。
经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。
如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。
为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。
对电子文件归档工作的若干思考
书、 电子 信 件 、 电子 报表 、 电子 图 纸 等。 与 纸质 文件 相 比 较 ， 电子 文件 能将 被 概 念 分类 整 理 所 取代 ， 因为 实体 分 类 的结 果 只 能体 现 一 种属 这种 单 线排 列 的 方式 是手 工 操 作 管理 档 案 的 需要 。 在 当今 但 归档 是 一 次 更 为艰 苦 细致 且 难度 较 大 的 工作 ，主 要 原 因是 大 多 数 电 性联 系 ， 电子 文 件 的环 境 中 ， 文件 的形 式特 征 和 内 容特 征 均 发 生 了变 化 ， 电子 子 文件 形成 者 或 囿 于传 统 观 念 ，误 认 为 电子 文 件 不 是文 件 而 忽视 其 文 件 可 以通 过 计 算 机 系统 进行 迅速 、 效 、 角度 的整 序 ， 再 需 要 有 多 不 归档 ， 或怕 增 加 工作 量 而 不愿 承 担 此项 工 作 由于 电子 文 件对 计 算 或 机 系统 的依 赖 性 ， 其 必 须借 助计 算机 编 目归 档 ， 对不 熟 悉 操作 技 对 它进 行 象 纸质 文件 那 样 的 分类 整理 。不 同 的 用户 可 以根 据 不 同的 使 这 利用 办 公 自动 化 系统 对 电子 文件 进 行 自由组 合 分 类。 术的立卷人来说 ， 不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟 ， 容易产生畏 需 要 ， ２４ 由于 电 子 文 件 的保 存 价 值 同 时取 决 于 其 自身 价 值 和 可读 ． 难 情绪 。 因此 ， 从 本单 位办 公 自动 化 与信 息 管理 工作 的大 局 出发 ， 应 其鉴定的方法、 内容、 标准均将 发生变化 ， 原有的档案价值理论分 促 使 电子 文 件 归档 纳 入办 公 自动 化和 信 息 管理 的工 作程 序 ，建 立 归 性 ， 要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。 根据传 档 制度 ， 意 电子 文件 归 档工 作 与 传统 档 案 工 作 的 区别 与 联 系 ， 提 析范围也将扩大 ， 注 并 统 的档 案 价 值 鉴定 理 论 ，文 件应 根 据 其凭 证 价 值和 参 考 价值 确 定 保 出 今后 积 极推 动 电子 文件 归档工 作 的对 策措 施 。 管 期 限 ，而 电子 文件 一 方面 由于 制 作 方便 ，将产 生 比以 往 更 多 的文 １ 电子 文件 归 档 方式 的选择 至 关 重 要 另 信 因此 实践 证 明 ， 用磁 盘 ， 机 采集 数 据 的 介质 移 交 方式 容 易 造 成数 件 ， 一 方 面 由于 用 户 的 需要 ， 息 和 数 据 不 断地 修 改和 补 充 ， 利 脱 很难划定 固定的保管期限 ，况且 目前 电子文件的凭证价值尚无法律 据 丢失 。如遇 质 量较 差 的磁 盘 ， 影 响文 件 的可 读性 。为 防止 数 据丢 会 因此 ， 鉴 定管 理 方 法 亦 无定 论 。 外 ， 其 此 由于 电子 文 件 信 息载 体 失 ， 作 多份 备份 盘存 档 ， 需制 这不 仅加 大 了工 作量 ， 也增 加 了存 贮 磁盘 保 证 。 的特殊 性 ， 其保 管 方 法 、 求 以 及检 索 和 对外 利 用 等 方面 也 与 纸质 文 要 的 数量 ， 而 安全 的方 式是 采 用网 络移 交 归档 ， 用 光盘 存贮 。 简便 并利
对电子文件归档与管理的几点思考
几
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４ 加强对 电子 文件 曲 ・
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２ ．结构的复杂 ｌ 生影响电子文件的真实 之初就要进行相关控制 ， 元数 据 、 如 背景信 径—一元数 据的管理 。 周
性、 完整ｌ 生和系统性 。电子文件的物理 结构 息的齐全完整等 。③档案工作者要参 与电 如果有 了保 证 电子 文件
２ 步建立—套电子文件全过程管理的 逐
一
，
元数 据是文 件形成 、 利用 、 管过 程 保
中，忠实于文件的真实反 而且，元数 ｆ 映。
很复杂的 。在电子文件保管和长期保存时 ， 制度 。 要用统一的法规 标往觇范电子文件归 不能被改动和删除。形成的元数据系统与 如何保持其物理结构与逻辑结构 的复杂关 档管理工作。电子文件归档与管理必须依照 文件 同时 保存 ， 作 为活动 和事 务处理 的 系， 保证各部分内容的同步更新 、 防止 非法 相关法规 和技 术标 准 ， 纳入科学化 、 法制化 凭证 。其 二， 文件是 由内容 、 结构和背景 更改覆盖 ， 是保证 电子 文件完整性和 系绕 ｌ 的轨道。电子文件 形成到电子档案的开发 三 要素组 成， 三 者一起 被获 取和保 存才 生 Ｉ 而必须注意的关键问题之一。
、
电子 文件 归档 与管 理 存 在 的 问题
１ 络是电子文件 生存的基础 ， 网 同时也 电子文件归档工作 的新思 路和新举措 。① 对计 算机和 网络 资源的 ｎ
是 出现问题的根源 。网络是 电子文件 产生 各级领导要高度重视 。从电子 政务工程建 恶意使 用行为 进行识别 和应用的主要环境 ，网络的安全 ｌ 是电 设的 立项 、 生能 论证 、 研制到 实际运 行 ， 档案部 和响应处理过程。 可以帮 子 文件信息 安全性 和可靠性 的重要保 障 。 门要提前介入每个阶 段 ，保证电子公文归 助系 统应 对网 击， 络攻 扩 省
浅谈电子文件的归档与电子档案的保管利用
【 关键 词 】 电子文件
归档 电子档案
保管
利用
电子 文件 的归档管理 目前 实行 大多数人赞成纸电共存方式 ，即归档
由于电子文件产生与利用的环境
“ 双套制”，即具有永久保存价值的 的 “ 双套制”。实行 “ 双套制”并非 的特殊性 ，其归档范围与其他介质档
文件或图形形式 的电子文件 ，若没有 是使纸质管理系统和电子管理系统独 案相比必然有不同的特点。
纸质等拷贝件 ，必须制成纸质文件或 立地 、无任何联系地保管 ，而应把电
电子文件 归档范 围不仅包括 文
缩微 品等。归档 时，应同时保存文件 子档案与纸质档案作有机的对应 ，相 件本身 ，而且对产生电子文件的支持 的电子版本和纸质版本或缩微品。应 互建立准确可靠的标识关系 ，即：在 文件 、数据文件及其他有关文件一并 保证 电子文件的凭证作用 ，对只有电 纸质档案的卷 内目录 、备考表等内注 归档 ，大体上可包括以下几类 ：一是 子鉴章的电子文件 ，归档时应附加有 明相应 的电子文件的存放地址 、编号 支持性文件 ，指能够生成 、运行文本 法律效力的非电子签章。 等信息 ；在电子档案后标上相应纸质 文件 、数据文件 、图形文件等文件和 档案的库房编号 、柜号、目录号等信 各种命令及设备运行所需要的操作系
浅谈 电子文件的归档 与电子档案 的保管利用
口 郑红 丽
【 摘
要 】电子 文件 的归档 实行 “ 双套制”并 非是使 纸质管理 系统和 电子管理 系统独 立地 、无任何 联 系地保 管，电子
文件具有其 特殊性 ，与传 统的管理方 法具 有鲜明的不协调性 ，这对档案管理 工作 方法提 出了新的要求 。保
对企业电子文件归档工作的思考
另外 一些 流程 的 内容 则有所 增加 ， 比 存贮 到办 公信 息数 据 中 ， 由档案 人员 、 技术 人员所 共 容简 化 的同 时 ，
享 。其特 点是 ： 电子文 件不 再是直 观 的纸质 文件 ， 它 如 鉴 定 。为 了同 时 保 证 电子 文 件 的有 用 性 和 可 用 需要 借 助现 代 办 公设 备才 能 阅读 利 用 ； 电子文 件 可 性 ， 使保 存 的 电子文 件 具 有 实现 其 价值 的 可能 。鉴 某 以 直接 由计 算 机 等 现 代 办 公 设 备 迅 速地 处 理和 传 定工 作 需要 完 成 这样 几 项 判 断工 作 ： 信 息集 合 是
企 业 中每 天 都有 大 量 电子 文件 产 生 ， 业档 案人 员 子 环 境 中发 生 了变 化 ， 企 归档 时间 明显 提 前 。归档 是 要 适应 信 息技 术 和档 案 事业 的发展 要 求 ， 取积 极 鉴 定 工作 的一 项执 行 活动 ， 档 的提 前 必然 要求 鉴 采 归 Ｌ Ｉ 著录 工作 也会发 生相应 变化 。 － 措施 ， 抓好 电子 文件 归档 管理工 作 。同时 ， 要立足 于 定工 作 的提 前 。￣ ＃ ，
和技 能 ， 负起 电子 文件 归档工 作 的重 任 。 担
三 、 业 电子文件 管理流 程 的变化 企 １ 电子文 件管 理流 程在 时 问上 的变化 。纸质 文 ．
一是 文件 形 成后 第 二 电子档 案是 能被计 算机 系统 识别 、 处理 ， 按照 一 件 的 归档 时 间一 般 分 为两 类 ，
定格 式存储在 磁 带 、 盘或 者光盘 等介质 上 ， 磁 并可 以 年上 半年 归档 ， ＿ 适用 于行 政 管理文件 ； 丰要 二是项 目 主 通 过 网络 传 递 的数 字代 码 序 列 。在现 代 化 的今 天 ， 结束 后 归档 ， 要适 用 于科 技 文 件 。这 种情 况 在 电
浅谈办公室电子文件的归档管理
浅谈办公室电子文件的归档管理摘要：面对事业改革的新形势、新任务，办公室应该更新观念，树立改革创新、大局、法制建设、市场竟争和以扶贫为中心的意识;建立扶贫信息系统、积极开拓扶贫服务市场。
随着电子信息技术的飞速发展和办公自动化的逐步完善，电子计算机已被越来越广泛地应用于办公室的日常工作，以往手续繁杂的办公行文、来往函件等都可以通过网络直接在计算机上办结。
文件从产生到处理结案几乎不使用纸和笔，由此而产生了大量的电子文件，这些电子文件以其快捷、方便等的优越性大大地提高了工作质量与效率，给我们的工作带来了极大的便利，然而，如果一旦操作不当或染上病毒，后果不堪设想。
因此，探讨研究电子文件归档的方法，确保电子文件的安全，是当前扶贫信息化建设的一项重要内容,是当前我局信息化建设的一项重要内容，也是档案管理工作中一个急需解决的课题。
关键词：办公室电子文件归档管理一、电子文件在归档方面的现状与分析1.原稿被忽视，随意遭删改。
在电子计算机上起草、制作文件，这是办公室的常事,然而，一旦文件定稿打印在纸上后，作为草稿性的电子文件经常被忽视，这些电子文件绝大多数未被保留，它不是被清除就是被新文件菠盖。
许多单位对电子文件没有采取很好的保护措施，甚至随意对其进行增、删、改等操作，使具有原始性的电子稿件面目全非，失去了归档保存的意义。
2.归档程序不明确，存贮载体不安全。
目前有相当一部分单位对电子文件的归档程序不明确，存贮载体也存在安全问题。
如有许多单位的办公自动化系统在设计时没有考虑到档案工作的特殊性和技术性，把应归档的文件只是简单地保存在计算机硬盘存储器上，这样，一旦信息系统出现问题，电子文件就会遭到破坏，甚至全部丢失；有些单位以软磁盘作为电子文件存贮的介质，由于软磁盘极易遭到损坏，其保存的期限及可靠程度也存在较大问题，因此极不安全。
3.归档不鉴定，真伪不辨别。
电子文件的鉴定，是对其价值的断定和对其真假进行鉴定的一项工作。
对于电子文件收集归档阶段的鉴定工作来说，就是解决文件的去留问题。
推动电子文件归档工作的思考
数码 形式存储 于磁带、 一 磁盘、光盘等载体，依 读、处理，并可在通信
网络上传送的文件 。
赖计算机等数字设备阅 ｉ
２ 、电子文 件主 要 一
特点 非人工识读性。这
重复等。
２ 电子 文件 归档 带来的效益也是纸质文件所难 以比拟 、
格式混乱，无统一标准 的。电子文件归档工作是基于计算机 国家虽然在 《 电子 技术 ，那么，对于文件 的归档提 出了
３ 、电子文件的法律效力的争议 电子文件 由于其在识别性，载体
等方面与纸质档案有较大的区别。使
是档案部门在人力、物力和财力方
应用广泛性。在传统纸质档案工 其在传播中具有很强的自由性。如果 面具有承受力 ； 二是有利于档案的安
三是所选档案要 作中，常为档案的复制利用而费时费 缺乏有效的规范，极有可能导致 “ 全保管和方便利用 ； 自 工，更会浪费很多材料资源 。而 电子 由过度 ” ，电子文件在促进档案工作 有典型性和代表性。 文件具有 可以随意进行增删、剪切、 的同时，也给信息安全和传播秩序造
信息存储高密度性。随着技术的 证据性的法律地位 已成为档案学界和
进步，需要一个档案室来存储的文件 法学界共同关注的问题。
（ 作者单位 ： 福建省 泉州市农业
学校 ）
兰台内 外舢４
媒介依赖性。既然 电子文件不能由人们直 接读取，那就要借助于一定的媒介。
质。
定 了通用 的文件格式， 的元数据标准我国理论研究还处于框 但实际操作中，各单位仍然会根据本 架阶段，而具体电子文件归档的标准 也并不完善。加快我国相关标准的制
即计算机 的软硬 件 以及各种 存储介 部 门情况使用不同的电子文件格式。
信息与载体的可分离性。纸质文 标准越来越 多样 ，统一标准 的缺乏，
高校OA环境下电子文件归档管理的思考
机技术人才充实进来 ，为 电子档案管理 软件 的开发和 日 常利用 、
维护提供技术保 障。
４结合本校实 际情况 ， ． 解决 Ｏ Ａ系统与档案管理软件 的相互结 作 者要解决 的问题 。做好办公 自动化系统 和电子文件 的安全防 合问题 。高校 Ｏ Ａ系统与档案管理系统不兼容 ， 自为政 ， 各 给电子
的法律效力 尚不 明确 ， 电子文 件本 身也存在着 目前技术手段难以
克 服的缺 陷 ， 所以单独使用并 不安全 。目前 ， 纸质文件和 电子文件
邮件的形式 传递 到档案室， 或用 硬拷贝的形式送交到档案 室 ， 由
进行分类管理 。此外 ， 正式 的纸质发文定稿要在规定 的时 间内向 档案室移交， 以便对有关的电子文件进行核对， 电子文 件的错 防止
处 于过 渡时期 ，解决方法只能是 电子文件与纸质文件 同步归档 ，
又可以解决归档文件 的提供利用和资源共享 问题 ， 达到互补的 目
这样既可以解决 归档文件 的凭证 、 依据作用 ， 档 案管 理人 员设 置一个个 的文件夹， 对各个部 门形 成的电子文件 也就是两条腿走路 。 的。可 以预见 ， 纸质文件和电子文件等多种介质共存的局面将持
文件 归档造成困难。 目前 ， 许多高校在 Ｏ Ａ系统建设 中 ， 由于种种
原因并没有把电子文件归档管理考虑 在内， 有些 即使考虑了 ， 也没
有与档案部 门沟通 ， 因此无法进行 电子文件归档， 对于网上传输大 量电子文件该如何处理 ，如何与档案部 门使用的档案管理软件相 衔接 ， 已成 了基层档案人员最关心、 最棘手的问题 。 因此 ， 高校档案 部门与学校 的网络中心要进一步寻找两者的结合点， 使用统一的标
单套制模式下电子文件归档和电子档案管理的思考
管理纵横MODERN ENTERPRISECULTURE252021.9(上)第25期 总第568期单套制模式下电子文件归档和电子档案管理的思考龚迎军 岳阳市城市建设档案馆摘 要 对于档案的整理这一工作，电子文件的“单套制”改革无疑是浓墨重彩的一笔。
文章就将针对电子文件的“单套制”改革进行一定的探究，深挖其必要性以及可行性。
借此提出技术飞速更新的当下档案的新管理方法与归档方式，以使得电子文件归档与管理工作有据可循，成为新时代的主流。
关键词 电子文件 单套制 归档 管理中图分类号：G270 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2021）25-025-02一、电子文件“单套制”内涵及提出背景（一）内涵在电子文件归档与管理当中使用“单套制”模式，其含义指的是使用电子计算机进行文件的收集与管理，而这些文件将仅以电子文件的形式收录。
单套制模式相较于传统的文件管理模式，有着非常大的突破与变革。
其对于文件管理的生命周期，管理难度以及存储流程都有着非常大的裨益。
（二）背景现如今，网络信息技术呈几何级的速度飞快发展壮大。
对于档案管理这一理论的深入研究，无疑是为了使得公职人员的政务工作效率能够得到有效提升。
若是想要完成这一目的，不可避免地会受到“双套制”管理模式的限制与影响，特别是在刚开始使用信息化技术的时候，信息产业的非标准化现象非常常见，其规范性、标准性以及真实性也颇受业界的质疑。
然而事实也确实如此，“双套制”档案管理模式的高重复性使得资源浪费现象十分严重。
在这样的背景之下，电子文件“单套制”管理模式的出现就显得更为弥足珍贵，充满希望。
时下各项相关法律的颁发与应用，也为电子文件“单套制”管理提供了有效地保护。
二、电子文件“单套制”管理模式尚未解决的问题（一）理论与实践衔接在今天这个信息为王的时代，办公场所的自动化和大众的线上需求都是有待解决的问题，而理论界早已对电子文件“单套制”管理模式进行过了研究与讨论。
电子文件整理归档保管利用思考方法
电子文件整理归档保管利用思考方法电子文件整理归档保管是现代办公环境中非常重要的一个工作内容。
电子文件的整理归档包括了文件的分类、命名、存储以及检索等环节，能够提高工作效率、减少工作错误，并确保文件的安全可靠的保管。
下面将介绍一种利用思考方法来进行电子文件整理归档保管的方法。
1.分类与命名：通过对电子文件的内容进行分类，可以方便后续的存储和检索。
对于文件的命名，可以采用有意义且易于理解的命名规则，包括文件的主题、日期、版本等信息，以便于快速定位和识别。
2.文件夹组织：创建合理的文件夹结构可以帮助我们更好地组织和管理电子文件。
可以按照部门、项目、日期等不同维度进行文件夹的划分，使得文件的归档更加直观清晰。
3.文件格式：在整理归档电子文件时，要选择适当的文件格式。
常见的文件格式包括文本文件、电子表格、图片、音频、视频等。
对于不同类型的文件，应选择对应的文件格式，以便于后续的查阅和使用。
另外，还应注意文件的兼容性，确保文件可以在不同的设备上打开和使用。
4.存储设备选择：电子文件可以存储在计算机硬盘、服务器、云存储等不同的存储设备上。
根据文件的重要程度和使用频率，可以选择合适的存储设备来存放电子文件。
对于重要的文件，可以考虑使用备份和加密等措施，以防止文件丢失或泄露。
6.定期清理与维护：电子文件的整理归档是一个持续的过程，需要定期进行清理和维护。
可以通过删除过期文件、归档不再需要的文件等方式来保持存储空间的合理利用。
另外，还应定期备份重要的文件，以防止文件的意外丢失或损坏。
通过以上的思考方法，我们可以更好地进行电子文件的整理归档保管工作。
这样不仅可以提高工作效率，还可以确保文件的安全可靠。
在实际操作中，我们可以根据自身的工作需要进行相应的调整和改进，以适应不同的工作环境和要求。
对机关电子文件归档与整理思考
对机关电子文件归档与整理的思考摘要：在电脑愈来愈普及的，更多的公文将会以电子文件的产生和存储。
今后机关、企事业等将会更多地以电子文件的公文流转的主体。
关键词：电子档案；整理；信息技术中图分类号：f407.63 文献标识码：a 文章编号：随着机关信息技术、网络技术的不断进步与发展，大量的电子文件产生，这对机关档案管理工作提出了新的挑战。
因此，做好机关电子文件的归档与整理工作，直接关系到档案的完整与安全，同时，建立机关电子文件归档制度以及选择适合的归档方式，以推动机关电子文件归档工作的科学化和规范化。
1机关电子文件归档的特点机关电子文件的归档，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，对产生电子文件的接收、处理乃至保存工作都需要有一个管理制度。
建立机关电子文件归档实现了电子档案一体化管理，各部门的归档人，可随时在各自办公室里通过对计算机的点击，来保存和归档电子文件从而运用计算机信息网络传递，来减少过去档案人员为搜集整理保存而耗费的工作环节，避免出现纸质文件传借散失的现象，既可以有效地减轻档案管理人员的工作量，又保证了每年档案工作的归档率。
电子文件档案的归档，实现了电子文件信息通过网络快速地传递到领导办公室及各个部室，并且不受任何时间和空间的限制，同时可以在同一个时间内由不同地点供多个使用者共同检索和使用，这样不仅有利于实现信息共享，而且大大地节省时间，提高各自的工作效率，也为档案的开发与利用，提供了极为有利的条件。
电子文件档案的归档，实现了电子文件档案向多媒体技术的转换，与传统纸质文件档案相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，电子文件档案能够把数字、声音、图像等不同的媒体信息结合起来，组成到同一份的电子文件信息，使其数字、声音、图像，能够迅速、方便、真实地获得当时全面的情景，从而使我们在查阅电子文件档案时，感觉更直观、更形象、更丰富，这些先进的模式是传统档案所无法比拟的。
电子文件整理归档保管利用思考方法
电子文件整理归档保管利用思考方法在电脑愈来愈普及的今天，更多的公文将会以电子文件的形式产生和存储。
因此，今后机关、企事业单位等部门将会更多地以电子文件的形式作为公文流转的主体对象。
目前在我国，办公自动化尚未完全社会化，在相当长的一个阶段，电子文件和纸质文件将长期并存，在文件材料的归档上相互制约，相互影响，使几十年来我国传统的文件立卷归档的理论与实践受到了一、电子文件的立卷归档首先，在文件材料的收集整理时，要转变传统观念，在办公自动化条件下，对公文实行电子信息处理，随着每年数据的更新，过期数据应由各业务部门按档案室的统一要求，进行鉴定，编目整理，移交给档案部门保存，定期归档。
电子文件的归档一般可在年度或任务完成后，进行归档，并根据电子文件的技术环境条件，存贮介质的质量、寿命等情况，一般以不超过2-3个月。
最后，要将分类编目完毕的电子文件固定上架保存。
档案人员将应归档的经过整理的电子文件存入磁盘或光盘。
并采用数据压缩工具对应归档电子文件进行压缩，但采用压缩工具的过程必须统二、电子档案的保管储藏首先，电子档案应当存放在具有防磁性能的装具中，以保证磁盘、光盘的稳定性。
由于电子文件载体与传统纸质载体有明显区别，其存放环境和防护设备除调温、调湿、防水、防盗、防光、防虫、防尘、防鼠、防雷电等外，还应具备防磨损、防强震、防病毒等措施。
其次，必须对电子档案进行定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可靠性。
定期检测，应每年一次，采用等距抽样或随机抽样的方式进行。
首先进行外观检查，确认载体表面是否有损坏或变形，外表涂层是否清洁及有无霉斑出现等。
然后进行逻辑检测，采用专用检测软件对载体上的信息进行读写校验。
通过检测发现有出错的载体，须进行有效的修正或更新。
对电子档案要进行定期拷贝，并将原件与拷贝件同时保存一段时间，以确保档案的安全性。
对于电子档案的检测与维护，必须进行严格管理，要对检测、维护、拷贝等操作过程进行记录，避免发生人为的误操作或不必要的重复劳动。
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电子文件整理归档保管利用思考方法
在电脑愈来愈普及的今天，更多的公文将会以电子文件的形式产生和存储。
因此，今后机关、企事业单位等部门将会更多地以电子文件的形式作为公文流转的主体对象。
目前在我国，办公自动化尚未完全社会化，在相当长的一个阶段，电子文件和纸质文件将长期并存，在文件材料的归档上相互制约，相互影响，使几十年来我国传统的文件立卷归档的理论与实践受到了巨大冲击。
今后机关、企事业单位等行文部门将会更多地以电子文件的形式作为公文流转的主体对象。
所以，新的形势要求我们档案工作者不断探索立卷归档的新思路、新方法。
一、电子文件的立卷归档
开展电子文件立卷归档工作必须要有一支专业化的队伍，由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，而不少档案工作者对计算机技术掌握尚不完全，目前的立卷队伍还不适应工作发展的需要，必须通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。
首先，在文件材料的收集整理时，要转变传统观念，在
办公自动化条件下，对公文实行电子信息处理，随着每年数据的更新，过期数据应由各业务部门按档案室的统一要求，进行鉴定，编目整理，移交给档案部门保存，定期归档。
电子文件的归档一般可在年度或任务完成后，进行归档，并根据电子文件的技术环境条件，存贮介质的质量、寿命等情况，一般以不超过2-3个月。
其次，要对收集到的电子文件进行分类编目。
一个单位的电子文件类别是多种多样的，要对这些电子文件进行分门别类地管理，就必须进行科学的分类。
要按门类划分要求，结合本单位的专业和电子文件内容制定分类编号方案，按照分类编号方案的规定对电子文件进行划分，并给每份电子文件一个固定的唯一的号码，从而使全部电子文件成为一个有机的整体。
目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。
其归档时使用不同的编目方法。
档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。
最后，要将分类编目完毕的电子文件固定上架保存。
档案人员将应归档的经过整理的电子文件存入磁盘或光盘。
并
采用数据压缩工具对应归档电子文件进行压缩，但采用压缩工具的过程必须统一、规范。
然后将确定要归档的电子文件进行一次备份操作，档案室保存的电子文件一般拷贝二套，保存一套，借阅一套。
这样可以大大提高安全性和可行性。
最后可将这些磁盘和光盘装入专门的装具中，再进行统一编号，并利用档案管理软件制作目录，以便检索查询。
二、电子档案的保管储藏
由于电子档案的载体为磁盘、磁带、光盘等，这些介质抵抗外界不利因素的能力都比较差，往往因为保存不善会造成破碎、形变或其它损坏，即使不造成损坏，随着时间的推移，其存储的信息也会出问题。
电子文件极易被抹掉，在电子计算机上操作如果违反了操作程序或者不注意按错了键钮，就会造成文件的破坏或被全部抹掉。
所以档案工作者必须对电子档案载体使用专门的装具和进行有效的检测与维护。
首先，电子档案应当存放在具有防磁性能的装具中，以保证磁盘、光盘的稳定性。
由于电子文件载体与传统纸质载体有明显区别，其存放环境和防护设备除调温、调湿、防水、防盗、防光、防虫、防尘、防鼠、防雷电等外，还应具备防磨损、防强震、防病毒等措施。
其次，必须对电子档案进行定期检测和拷贝，以确保电
子档案信息的可靠性。
定期检测，应每年一次，采用等距抽样或随机抽样的方式进行。
首先进行外观检查，确认载体表面是否有损坏或变形，外表涂层是否清洁及有无霉斑出现等。
然后进行逻辑检测，采用专用检测软件对载体上的信息进行读写校验。
通过检测发现有出错的载体，须进行有效的修正或更新。
对电子档案要进行定期拷贝，并将原件与拷贝件同时保存一段时间，以确保档案的安全性。
对于电子档案的检测与维护，必须进行严格管理，要对检测、维护、拷贝等操作过程进行记录，避免发生人为的误操作或不必要的重复劳动。
对电子档案的有效保存与维护，是一项极其重要而复杂的工作。
因而，在对电子档案的保存与维护过程中，应充分考虑环境、设备、技术、人员及电子档案的特点等综合条件，来制定技术方案和工作模式，并采取有效措施，以确保电子档案的安全可靠，能够永久地处于可准确提供利用的状态，使其在社会生活中发挥更大的作用。
三、电子档案的开发利用
电子档案具有可重复使用的特点，允许若干个查询者同步利用一份电子文件，同纸质文件比，使用更快捷、更方便，信息的利用效率大大提高。
但电子文件只有实现网络化，才能发挥出真正的优越性。
1、电子档案提供利用的方法。
对档案部门来说，电子档案提供利用，一般有三种方法：即提供拷贝；通信传输；直接利用。
提供拷贝，档案部门可将档案备份向利用者提供，并将文件转换成通用标准文档存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。
当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时，也可以向这些用户提供打印件或缩微品。
通信传输。
即用网络传输电子档案。
这一方法适合于建立局域网的单位。
档案部门可将整理归档完毕的文件材料作为共享信息，通过网络传递，提供给本单位的查阅者。
还可利用档案管理软件，进行网上借阅档案，使阅档者足不出户就能查看到所需的文件材料，充分体现出网络的快捷便利。
直接利用。
是利用档案部门的电脑，在档案部门的数据库上直接查询的一种方法。
其特点是：可为利用者提供技术支援；同通信传输相比减少了大量的管理工作；可以使更多的读者同时利用同一份电子档案。
这要求档案员注意平时的积累，不断扩大数据库中档案的信息量，尽可能为阅档者提供丰富的档案信息资源。
2、电子档案的利用管理。
由于电子档案提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化，导致利用工作的复杂性。
因此，加强电子档案的利用管理，就显得特别重要。
利用管
理的内涵很丰富，从信息安全的角度出发，主要有对用户及提供利用者的管理、对提供利用载体的管理及利用中安全保密措施等。
一是采用的利用方式应视利用者的情况而定，不能无原则地向所有利用者提供全部利用方式；二是依据电子档案内容的密级层次，进行有效的管理。
一般情况下，对于内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供利用，对于提供拷贝的制作，必须在有效监控下进行；三是采用通信传输或直接利用等利用方式时，对有密级的信息内容要进行加密处理，并对所使用的密钥进行定期或不定期的更换；四是系统应对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动进行相关记录，作为对利用工作查证的依据；五是利用的系统应有较强容错能力，避免由于误操作所带来不可挽回的损失。
要有对用户及提供利用者的管理、对提供利用载体的管理及利用中安全保密措施等
电子档案在我国还是新生事物，但它的发展是迅速的，相信在不久的将来，电子文件和由其生成的电子档案将成为档案人员工作的主要对象。
我们档案工作者应与时俱进，不断加强计算机知识的学习，积极主动的开发研制档案管理软件，使档案这门科学焕发出新的生机。