视频会议管理办法

视频会议管理办法

一、总则

（一）目的

为规范公司视频会议管理，保障视频会议系统规范有序、安全稳定运行，确保视频会议质量和效果，特制订本办法。

（二）适用范围

本办法适用于视频会议系统的管理、使用和维护。

（三）作用

视频会议是提高工作效率，倡导节约、便利办公的有效方式，公司各级领导、各部门应积极利用视频会议系统召开会议布置工作、汇报工程情况、组织讲座和培训等，充分发挥其效能。

二、职责分工

（一）公司办公室是视频会议主管部门，其职责如下：

1、负责做好视频会议日程安排，做好视频系统调试和联网准备工作；

2、负责视频会议召开前1小时，与各分会场完成视频联调接通工作；

3、负责视频会议期间，网络和设备运行情况监控，以及应急处置；

4、负责视频会议数据资料整理、建档、存储工作；

5、负责视频会议系统（公司及各项目部）的设备采购、建档、发放、回收、维修保养及操作培训等工作。

6、负责主会场的各项服务工作。

（二）视频会议召集人（部门）责任：

1、负责填写《视频会议系统使用申请表》向公司办公室申请召开视频会议；并按照视频会议系统使用方法，在网上进行会议召开填报申请、确定参会人员与会议主题等相关内容。视频会议网上申请与填写《视频会议系统使用申请表》应最少提前2天进行。

2、负责参会单位人员的通知、组织、签到和会场秩序管理。

3、负责组织好会议过程，并对会议的内容负责。

（三）公司各项目部应设专人负责视频会议系统设备的保管、使用和

维护，负责视频会议过程的技术保障。

三、视频会议审批管理程序

1、公司副总以上组织召开的视频会议，由办公室负责牵头组织；

2、由各部门主持召开的视频会议，经主管副总审批同意后，提前2天报办公室。

3、应急指挥等特殊情况在说明原因后可紧急申请使用。

（二）会前注意事项

1、各分会场接到视频会议通知后，系统管理员应及时检查视频设备，确保正常使用。

2、各分会场系统管理员于会议开始前1小时到达工作岗位，与主会场进行联调接通。

3、如召开紧急会议，各分会场系统管理员应在接到通知后，立即到达视频会议设备现场参加联调，保证系统尽快联通使用。

（三）会议期间注意事项

1、各主、分会场参会人员提前15分钟进入会场，参会人员应关闭手机或调至震动状态。

2、各分会场参会人员应面对摄像头，保持坐姿端正，会议期间禁止吸烟。

3、各分会场应在明显位置设置本单位的名称标牌，各会场要设置桌签，重要会议应在会场悬挂会标。

4、各分会场系统管理员应随时关注摄像头位置，防止画面偏转、移动、消失。

5、各分会场系统管理员应坚守岗位，确保电话通讯畅通。

6、会议期间，如分会场系统出现故障，系统管理员应尽快予以排除，并避免影响主会场会议的正常进行。系统管理员在会后应详细记录故障处理情况。

7、会议结束后，由主会场统一中断系统连接，各分会场在确认主会场中断后，方可关闭视频会议系统。

8、对于不遵守会议纪律的按照《员工奖惩制度》执行。

（四）系统保障规定

1、公司所属各项目应指定一名视频会议系统管理员，负责视频会议系统设备的日常管理和维护，并将名单上报至公司办公室备案。

2、各项目视频会议系统管理员应对视频会议系统设备进行登记，列出清单。如遇设备故障，管理员应及时向公司办公室报告并组织维修，确保视频会议系统正常运行。

3、视频会议管理员应负责设备日常管理与保管工作，并不得在该设备上安装与视频会议系统无关的软件。严禁其他无关人员操作该系统设备。

4、所属各项目视频会议系统管理员应定期对其视频会议系统进行自检。办公室负责组织对视频会议系统设备进行监督检查及维护，并填写《视频会议系统检测记录》。

5、办公室应对各项目的网络情况进行了解，并随时提出采用的网络设备的更新。

四、本办法由办公室负责解释，并于发布之日起实行。