实施档案统一管理工作方案

实施档案统一管理工作方案

档案管理在现代企业的可持续发展中起着不可替代的作用，但企业档案的价值并不经常以货币量化的形式直接体现出来，更多的是渗透、凝结在企业日常的各项活动中。的档案统一管理是在坚持和发展可持续发展理念的前提下，吸收了档案管理的前端控制和全程管理思想，实现文档一体化、科档一体化，最终形成集团档案管理的规化、系统化，在集团围优化配置档案资源为目标，形成集团档案管理的规

模化、集约化优势，使集团档案信息资源随着企业利益共同体的建立真正成为一个系统的整体。

档案馆经过多年来的档案数字化建设，已建立起60多万条数据的档案资源库，同时对主要生产单位的档案资源进行了整合，完全实现了各单位通过网络查询档案，充分满足各方面的档案利用需求。档案统一管理工作，牵涉到每一个单位，需根据统管单位工作特点，重建管理流程，优化和规管理。为进一步推动和实现档案的统一管理，积极有效推进

档案管理现代化工作和数字化档案馆建设，尽快完成各单位

的档案移交接收工作，特制定本实施工作方案。

一、统管后实现的目标

（一）实现整个档案业务流程的全面自动化，实行专业化管理，提供专业化的优质服务;

（二）建成各类数字档案信息资源库，并对数据进行有效的组织和挖掘，为企业的生产、管理、决策提供高质量的档案利用服务；

（三）提供先进的档案利用手段，让企业部档案利用者通过企业局域网或者互联网在任何时刻、任何地点较好地享有档案信息利用服务；

（四）档案实体集中管理，节省库房面积，降低管理成本；

（五）实现档案归档率100%,同时有效地促进企业整体管理水平提高。

二、管理模式

档案实现一级管理，使档案机构集中、人员集中、业务

（档案实体）集中，全方位提供档案利用服务。档案管理全方位采用计算机管理，档案的检索、全文浏览和业务管理全部通过计算机完成。届时，档案馆将建立起一个完整的档案实体管理中心、现行文件利用中心和数字档案馆。

（一）档案实体管理模式

新的档案实体管理模式是在集团公司围只保管纸质档

案一套，不再重复、多份保管，同时纳入统管围的各单位均不再保存档案。纸质档案的收集、整理、立卷和归档工作全部由档案馆组织完成。建档、档案实体均采取专业化管理，各门类档案均配置相关专业的人员进行管理。

（二）数字档案馆运行模式

档案馆已建立的企业数字档案馆既不是模仿纸质档案

为主体的实体档案馆，也不是将纸质档案进行数字化处理后形成的封闭的档案信息库，而是建立在现代信息技术的普遍应用基础上，把分散于不同载体，不同地理位置的档案信息资源以数字化的形式存储，以高度有序的企业综合档案信息资源为处理核心，为企业生产、管理和决策提供可靠的档案信息服务的超大规模、分布式数字信息系统。其运行模式主要包括数字加工与服务管理、档案信息服务两方面。

1、数字加工与服务管理模式

建立档案数字化加工管理生产流程，配备充足、符合要

求的人员，对原有和即将产生的档案进行数字化，同时，对分散于各处的档案信息资源进行收集、整理、数字化后录入到现行电子档案管理系统。

2、档案信息服务模式

档案工作统管后，提供档案信息的利用服务就显得特别突出，将根据具体情况灵活采取以下形式来满足利用者的需求：

①网上提供档案查询、打印。目前档案馆已加快馆存档案的数字化以及档案馆与各二级单位的档案整合工作，已完全实现档案的互联网络查询；

②建立一个快速服务通道，提供“快餐式”的档案利用服

务。利用者提出需求后，档案馆应快速反应，最迟在半个工作日之或更短时间把档案复制件或电子文件送到利用者手中；

③制作档案复制件，同时制作数据光盘，存放在工作现

场，提供给技术人员使用。档案复制件仅限于设备图，光盘数据仅限于设备随机资料。

④充分利用计算机和网络技术，继续完善档案馆网上主

页（192.1683236）容、现行文件中心，实行新信息上网发布、电子服务、联机公共目录查询等；开展档案信息咨询服务，定向、定题为用户进行交互式信息咨询，并运用跟踪反馈、搜索代理、代查代译等方式代用户查询、传递信息；运用现代信息技术对档案信息进行加工、提炼和深层次开发，

提供更多二次、三次加工的信息产品，拓展档案馆的服务功能，提高档案服务质量。

四、管理机构设置

（一）在集团公司设立综合性的档案管理机构------档案馆（国家档案局注册编号为：XXXXX，坚持档案的综合管

理思想，把分散的档案信息集中起来，建立起现代化的档案信息数据库，并把其管理纳入到整个企业管理中加以完善；

（二）除设计档案分库（设于）、人事档案分库（由人事部

管理）机构和档案管理岗位保留外，其它各单位档案资料室和档案员岗位取消。设计档案分库由本单位改建成档案资料

室，按要求自行管理。人事档案管理逐步过渡，最终由档案馆统一管理；

（三）股份公司及各子公司档案均委托集团公司档案馆进行数字化管理，网络提供利用，档案实体定期移交档案馆管理；

（四）档案馆部组织机构按建档管理、档案实体管理、数字化档案馆三个模块组成，具体如下图：

五、统管围

除外，其它各单位均纳入本次档案统管围；

特别说明：

（一）原设立的各二级单位综合档案资料室和机关部室的资料室不再当作档案保管场所；

（二）基建技改工程前期资料、施工资料、工程预结算资

料、设计档案（不含对外设计档案）、人事部的劳资档案、培训档案、综合部、法律部的有关档案、审计档案、纪检档案

等也纳入本次统管围；

（三）施工过程的工程档案管理直接纳入档案馆的统一管理围。

六、档案统管工作的组织和实施

（一）人员编制的核定和人员招聘、培训（已完成）；

（二）工作分工：

1）纳入统管围单位必须完成的工作

1、提交本单位固定资产清单和设备清单的电子版文

件，便于建立设备档案，组织档案数据。该项工作要求在接到档案馆发出的开展档案整合通知后10个工作日完成；