科协管理制度

能源学院科协管理制度

为了全面推进学院学生素质教育，不断提高科协成员的综合素质，培养科协成员为全体同学服务的思想意识，加强科协的管理，充分发挥科协自我教育，自我管理，自我服务的功能，使科协工作规范化、科学化，做到有章可循、有据可依，特制定本制度。

办文制度

办文制度是以办文单的形式记录科协所参与活动及其执行过程，是考核科协活动落实情况的凭证，也是科协总结工作重要的参考文献，因此，办文制度的实施应得到科协工作人员高度重视和切实实施。

为规范办文方式，促进科协快速、高效的完成各项工作，特规定办文制度如下：

1、科协值班人员在收到办文单即进行受理，分析文件类型后确定是否有必要通过办文单进行记录。

2、当确定以办文单进行记录存档后，受理者将根据文件类型决定所送交部门。受理者应先对所受理文件进行编号，在办文单上记录来文单位、文件标题、受理日期、拟办意见以及回收日期等相关内容，最后受理人签名。

3、受理人将办文单粘贴在文件上，一同交与相关部门主任，根据情况将文件放于待处理文件夹或根据部门主任意见下发指定干事处理，在可能情况下部门主任可亲自处理。受理人做好批示记录。

4、各相关部门在接到文件后应及时对所收文件进行活动宣传处理，并记录处理结果，在指定日期前送交科协办公室。

5、文件送交完毕，值班人员应及时将结果记录在办文单上，并做好回收情况的电子记录，将文件归入已处理文件夹。

6、科协秘书处每周整理已处理文件夹，并将过去一周处理文件办文单记录备份，整理归档。

注：对于流程中出现的问题则由该流程负责人负主要责任。

档案管理制度

1、科协的档案管理工作由秘书处负责；

2、部门工作档案由各部门自行保管，各部门应指定专门人员管理本部门档案，各部门的档案除本部门自行存档外还需另备打印稿和电子稿交秘书处存档。

3、科协档案归属科协所有，未经允许不得外借，内部人员借用，应以书面形式提出申请，经秘书处批准后方可借用，秘书处应做好登记工作；档案统一纸张规格为A4。

会议制度

1、科协应定期或不定期的召开会议，会议分中层会议和部门例会。

2、中层会议召开由主席通知主席助理，由主席助理通知各中心主任，最后由中心主任通知主任助理。

3、中层会议无特殊情况定时召开（每周星期日下午4点）如有特殊情况由主席助理另行通知；

4、开会时应带好笔记本和笔，准时出席。务必对通讯工具采取消音或关机措施，不得在会议期间随意进出会场，保持会场秩序；

5、会议开始前进行点名，由秘书处做好会议记录。（内容由秘书处负责记录并存档）；

6、不能准时参加会议的科协成员，须在会议前以书面的形式中心主任请假，如有紧急情况，可电话请假（会议前半小时以上），事后向中心主任说明情况并补假；

7、在布置各项工作后，如有不同意见可以在会议上及时提出或会后向中心主任提出不同看法，由中心主任向主席团汇报，并做好相应记录；

9、科协成员应遵守系科协会议制度，按时参加会议，认真做好记录，无故缺席会议并未请假三次以上者，由科协给予批评教育，严重者可予以自动除名。

财务管理制度

1、科协财务管理由科协秘书处总体负责，受全体科协主要干部（中心主任及以上）监督；

2、各部门开展活动需经费时，应提前一星期列出详细预算开支提交

主席团和秘书处审查；

3、向秘书处报销或报账应使用有效发票。

4、部门应在活动结束一周内报销或报账；

5、部门申请采购的报销流程：各部门以书面形式，报预算给秘书处，秘书处交到主席团处审批，审批通过后才能进行购买；

6、没有按流程办事的部门或个人所购买的物品费用一律不予报销；

7、科协秘书处负责登记并记录帐目。

活动流程

活动策划→部门内部讨论及完善→中层讨论研究→书面计划及申请→交主管学生工作领导审核→审核批准→活动实施→图片及文字总结交给主席审核→活动总结→交给科协主管老师主管（秘书处存档）