文秘基础知识与技能
做文秘的基础知识
做文秘的基础知识做文秘的基础学问5篇【精选】文秘是随着科学经济高速进展，信息传播急剧膨胀。
那么文秘的基础学问是什么样的呢？今日我在这给大家整理了一些做文秘的基础学问，就让我们一起来看看吧！做文秘的基础学问（篇1）一、会议纪要的种类依据写作形式和作用，会议纪要一般4为两种：1.办公会议纪要这是对本系统、本部门的工作讨论、讨论、作出的决议而写成的纪要。
这种处理日常工作的办公会议，时间较固定，往往采纳例会的形式，一次会议只讨论一个或几个问题;会议规模较小，纪要的写作也较简单。
2专题会议纪要这是专门对某个问题开会讨论，作较深入的讨论，然后得出相应的结论，而形成的纪要。
专题会议不仅要记载会议的结论，而且还要阐明结论的依据。
这种专题会议，一般时间不固定，往往采纳座谈会的形式;会议的规模较大，会议纪要的写作也较多而杂。
二、会议纪要的格式及写作耍求1.标题会议纪要的标题一般写法是在会议名称后面加“纪要”二字，即“XX会议纪要”;也有的采纳双标题形式，正标题概括会议重要精神，副标题由会议名称和文种构成。
2.正文正文开头一般概述会议情况，包含会议召开的目的、依据、时间、地点、出席人员、列席人员、主持人等。
大型会议一般只写由哪些单位参力口，共计多少人即可，不必把与会者姓名全部列上。
正文的主体部分包含会议的情况、作出的决议，还要概括出会议的重要精神。
结尾部分一般提出落实会议精神的措施，向与会单位提出要求或发出号召。
正文在写法上，一般有两种表现形式，一种是分项式写法，一种是总分式写法。
分项式写法是把会议概况、议题、决议事项等内容，分项排列，使人一目了然。
这种写法，适合会期短、讨论事项较单纯的办公会议纪要。
总分式写法是先总述会议概况，再分述会议精神。
由于议定的事项较多，经归纳概括，分若干个问题，或分几大块，或分若干条，进行有条理的表述，常用“会议认为”、“会议指出”、“会议决议”等表述语;也可归纳几个问题后，直接摘引某个与会者有代表性的发言，如“XX说”、“XX认为”等。
简单文秘知识点总结
简单文秘知识点总结一、文秘工作的基本要求1、掌握文秘基本知识。
文秘人员要熟悉文件管理、公文写作、会议组织、文件传递等基本知识，才能胜任文秘工作。
2、具备较强的文字功底。
文秘工作是一项文字工作，要求文秘人员有一定的文字功底，能够快速准确地起草各类文件。
3、具备一定的管理能力。
文秘工作中有一部分内容是文件管理和机要工作，要求文秘人员有一定的管理能力，能够保证文件的有序管理和机要工作的高效进行。
4、具备团队合作能力。
文秘工作往往需要和其他人员共同协作，因此文秘人员要具备良好的团队合作能力，能够和同事们和睦相处，共同完成工作任务。
二、文秘工作的基本内容1、文件管理。
包括文件的收发、归档、整理等工作。
2、公文写作。
包括各类公文的起草、修改、审核等工作。
3、会议组织。
包括会议的筹备、会务安排、会议记录等工作。
4、文件传递。
包括文件的分发、传阅、传真、快递等工作。
5、接待服务。
包括来访人员的接待、电话接听、信息查询等工作。
6、机要秘书。
包括领导的行程安排、文件处理、会议记录等工作。
三、文秘工作的常见问题及解决方法1、文件管理不规范。
解决方法：建立健全的文件管理制度，明确文件的分类、编号、归档等规定，加强文件管理的监督和检查。
2、公文写作质量不高。
解决方法：加强公文写作的培训，提高文秘人员的写作水平和规范性。
3、会议组织效率低。
解决方法：提前做好会议筹备工作，加强会务安排，保证会议的高效进行。
4、文件传递不及时。
解决方法：建立快速高效的文件传递渠道，保证文件的及时传达。
5、接待服务不到位。
解决方法：加强接待人员的培训，提高接待服务水平和效率。
6、机要秘书工作繁忙。
解决方法：合理安排领导的工作日程，协助领导完成各类文件处理和会议记录。
四、文秘工作的重要性文秘工作在单位中起着举足轻重的作用，它直接关系到单位的工作效率和领导的工作效果。
一方面，文秘工作可以保证文件的高效管理，保证公文的及时起草和传递，保证会议的顺利进行，保证接待服务到位，从而为领导和专业人员的工作提供有力的保障。
文秘专业基础知识
文秘专业基础知识文秘专业基础知识是指在文秘领域中，必须要具备的基本知识。
文秘工作是一个极具挑战的职业，文秘人员需要具备较高的综合素质，无论是工作技术、沟通能力、写作能力还是组织协调能力等方面都必须得到提高，基础知识的掌握则是最基本、最重要的一环。
一、文秘基础知识包括：1.文秘行业概述：文秘作为一项服务性工作，其职责所在的行业也应该有相应的了解。
了解文秘行业在经济社会中的地位，以及在不同领域中起到的作用，能够更好的明确自己的角色，以及为自己的职业发展打好基础。
2.文字语言知识：作为文秘人员，优秀的文字语言功底是必须的。
另外，熟悉常用的写作范例、专业术语及常见的成语俗语，也是文秘必备的基本素质之一。
3.电脑操作基础：在现代文秘工作中，计算机技术已经成为一项必备技能。
熟悉电脑硬件的组成及操作系统的安装、维护等基本操作，熟练应对日常文秘工作所需要的软件操作，对提升高效工作至关重要。
4.沟通交际技巧：作为一名文秘人员，需要在日常工作生活中不断的与不同的人沟通交流。
因此文秘人员需要掌握良好的沟通技巧，如公文起草规范、口头语言表达、会议记录等，便于和上司、下属、客户沟通、协调和处理各类事务。
5.组织协调能力：文秘人员不仅要独立完成一些工作，还需要协调其他人员的工作，以达成最终目标。
熟练掌握日程安排、文件管理、会议组织等方面的技巧，就能让文秘人员能够顺利地完成各项任务。
二、文秘专业基础知识的重要性对于一名优秀的文秘人员来说，文秘专业基础知识是至关重要的。
下面分别从两个方面阐述其重要性：1.提高工作效率：文秘工作是一项细致耐心、需要考虑周全的工作，如果没有基础知识的支持，可能会做出错误或低效的决策，影响工作的进度和效率。
2.提升个人职业素养：掌握基础知识可以让文秘人员更加规范地执行任务，减少出现操作失误的概率，提升自己在工作中的信心和实用性，有效地提升个人职业素养。
文秘专业基础知识的掌握是文秘人员提高自己专业素质的过程，也是日常工作中不可或缺的一环。
文秘专业的基础知识总结
文秘专业的基础知识总结文秘专业是一门培养具备现代文秘工作职能要求的高职专业，学习文秘专业需要掌握一定的基础知识。
下面将对文秘专业的基础知识进行总结，包括文秘工作职能、文秘软知识、文秘硬知识等方面。
一、文秘工作职能1. 文件撰写与整理：文秘人员需要具备良好的书写能力和文字表达能力，能够撰写各类文件、公文、报告等，并进行整理、分类、存档，确保文件的规范性和便于查阅。
2. 会议组织与协调：文秘人员需要负责会议的组织和协调工作，包括会议日程安排、会议材料的准备、会议现场管理等，确保会议的顺利进行。
3. 信息收集与处理：文秘人员需要及时收集、整理和分析各种信息，及时向上级汇报，为决策提供支持和参考。
4. 办公室管理与协调：文秘人员需要负责办公室的日常管理和协调工作，包括物资采购、设备维护、人员调度等，保证办公环境的良好运行。
5. 对外联络与沟通：文秘人员需要与外部单位进行联络和沟通，处理来访来电，协调与各方的合作关系，维护公司的形象和声誉。
二、文秘软知识1. 语言文字表达：文秘人员需要具备良好的中文表达能力，能够准确、清晰地用书面语言进行沟通，写出规范、准确的文件和公文。
2. 信息处理能力：文秘人员需要具备快速获取信息、整理信息和处理信息的能力，能够从大量的信息中筛选出有用的信息，并进行有效的利用。
3. 组织协调能力：文秘人员需要具备良好的组织协调能力，能够合理安排各项工作的时间和资源，协调各方的利益，确保工作的顺利进行。
4. 沟通协作能力：文秘人员需要具备良好的沟通能力，能够与上司、同事和外部单位进行有效的沟通和协作，解决问题、化解矛盾。
5. 保密意识：文秘人员需要具备严格的保密意识，能够处理机密文件和敏感信息，确保信息的安全和保密。
三、文秘硬知识1. 办公技能：文秘人员需要熟练掌握各类办公软件的使用，包括文字处理软件、电子表格软件、演示软件等，能够高效地进行文件的编辑、排版和制作。
2. 管理知识：文秘人员需要掌握一定的管理知识，了解组织管理的基本原理和方法，能够进行办公室日常管理和协调工作。
文秘基础知识和技能
文秘基础知识和技能作为一名文秘，良好的基础知识和实践技能是必不可少的。
这篇文章将重点讨论文秘需要掌握的基础知识和技能。
一、基础知识方面1. 语言能力：文秘的语言表达能力需要非常出色，不仅仅要能读懂书面和口头文字，还要能够用简单明了的语言表达自己的意图。
此外，文秘还需要具备一定的翻译能力，能够在必要时进行文献翻译和口译。
2. 知识水平：文秘需要了解各种不同领域的基础知识，如财务、法律、医疗、科技等。
这可以帮助文秘更好地理解相关领域的文档，并更好地为领导提供辅助。
3. 熟悉办公软件：文秘必须熟练掌握各种办公软件，如Microsoft Word、Microsoft Excel等。
此外，文秘还需要掌握其他诸如邮件客户端和企业资源计划软件（ERP）等常见的办公软件。
4. 写作技能：文秘需要具备撰写各种文档的技能，如会议议程、会议纪要、报告、文件、信件等。
正确使用各种文件类型的模板和格式，以及对语言的娴熟掌握，才能保证高效的工作。
5. 机密性：文秘工作经常与机密文件打交道，所以对保密工作的常见知识，如密码学、数据加密和解密等，是文秘必须了解的基础知识。
二、技能方面1. 协调技能：在执行任务时，文秘需要与各部门、员工和管理层进行有效的沟通和协作。
良好的协调能力和沟通技能是文秘工作中的关键技能。
2. 时间管理：文秘必须在繁忙的日程中保持高效率，能够迅速并准确地完成工作，并及时完成领导交代的工作。
3. 数据分析：文秘需要有一定的数据分析技能。
这包括了解和使用各种数据分析软件，如Microsoft Excel，以及能够识别数据中有意义的模式或信息。
4. 组织技能：文秘需要有组织和规划项目的技能。
此技能可用于组织会议、活动和项目，并确保完整和按时交付。
5. 处理多任务：文秘的工作内容经常会涉及多个任务，而这些任务的优先级或时间要求可能不同。
文秘需要能够处理多个任务，并有效地排定任务优先级，以确保任务的顺利执行。
总体而言，文秘工作需要一个全面的学科背景和多种技能，以便在专业领域内获得成功。
秘书工作者基础知识
秘书工作者基础知识秘书工作者是组织中至关重要的一环，他们扮演着协调、沟通和组织的角色。
秘书工作者需要具备一定的基础知识，以便能够胜任自己的工作。
以下是秘书工作者基础知识的一些重要内容。
一、办公室管理知识1. 了解办公室的组织结构和职能分工，熟悉各个部门的职责和工作内容。
2. 掌握办公室日常运作的各项规章制度，如会议管理、文件管理、用品采购等。
3. 熟悉办公设备的操作和维护，如打印机、复印机、传真机等。
4. 具备良好的文件管理能力，包括文件分类、存档、整理和查找。
5. 掌握办公软件的基本操作，如Word、Excel、PowerPoint 等，能够熟练运用这些软件进行办公文档的创建和编辑。
6. 具备日常办公协调能力，能够合理安排和协调日常工作，有效处理各种突发事件和问题。
二、商务礼仪知识1. 了解商务礼仪的基本规范，包括着装、言谈举止、用餐礼仪等。
2. 掌握商务场合的礼仪用语和礼仪交流技巧，能够自如地与人交流，展现良好的职业形象。
3. 熟悉商务招待的流程和注意事项，能够熟练安排和组织商务接待活动。
4. 掌握国际商务礼仪的基本规范，了解不同国家和地区的文化习俗，能够在跨国交流中展示尊重和包容的态度。
三、沟通与协调技巧1. 具备良好的口头和书面沟通能力，能够准确表达自己的意思，理解他人的需求。
2. 掌握有效的听取和倾听技巧，能够仔细倾听他人的意见和建议。
3. 掌握有效的会议组织和主持技巧，能够高效地组织和管理会议，并准确汇报会议内容。
4. 具备良好的人际交往能力，能够与不同背景、不同层级的人进行有效沟通和合作。
5. 具备解决问题的能力，能够分析和解决日常工作中遇到的问题，并及时向上级汇报。
四、专业知识和业务能力1. 熟悉本职工作的相关法律法规和政策文件，能够正确理解和运用相关法律法规开展工作。
2. 了解行业的发展动态和市场状况，能够提供相关信息和建议，支持组织的决策。
3. 具备一定的专业知识和技能，能够胜任日常工作中要求的各项任务。
文秘必备基础专业技能说明（含5篇）
文秘必备基础专业技能说明（含5篇）第一篇：文秘必备基础专业技能说明文秘必备基础专业技能说明作为一名秘书人员，应该涉猎广泛，了解各方面的知识，这样在日常工作中才能得新应手。
下面是我给大家带来的文秘专业基础知识说明，欢迎大家阅读参考，我们一起来看看吧!秘书与上级之间交谈技巧一般说来，人们在与自己同等级、同层次的人讲话时，表现比较正常，行为举止都会比较自然、大方。
但是，在与比自己地位高的人交往时，就可能感到紧张;表现比较拘谨，并且自卑感强;相反，在与社会地位低于自己的人讲话时，就会表现得比较自如、自信，甚至比较放肆。
比如，有的人在自己的上级面前从不敢“妄言”，在同一科室的也不多说话，可是在自己的下级或所管班组面前讲话时，则落落大方，侃侃而谈。
有的则在一般人面前总是摆出一副能者的架势，可是一见到权威就显得十分驯服和虔诚。
因此，上下级之间的讲话，上级要力求避免采取自鸣得意、命令、训斥、使役下级的口吻说话，而是要放下架子，以平易近人的方式对待下级。
这样，下级才会向你敞开心扉。
谈话是双边活动，只有感情上的贯通，才谈得上信息的交流。
平等的态度，除说话本身的内容外，还通过语气、语调、表情、动作等体现出来。
所以，不要以为是小节，纯属个人的习惯，不会影响上下级的谈话。
实际上，这往往关系到下级是否敢向你接近。
此外，上级同下级谈话时，要重视开场白的作用。
不妨与下级先扯几句家常，以便使感情接近，打掉拘束感。
上级同下级说话时，不宜作否定的表态：“你们这是怎么搞的?”“有你们这样做工作的吗?”在必要发表评论时，应当善于掌握分寸。
点个头，摇个头都会被人看作是上级的“指示”而贯彻下去，所以，轻易的表态或过于绝对的评价都容易失误。
例如一位下级汇报某改革试验的情况，作为领导，只宜提一些问题，或作一些一般性的鼓励：“这种试验很好，可以多请一些人发表意见。
”“你们将来有了结果，希望及时告诉我们。
”这种评论不涉及具体问题，留有余地。
如上级认为下级的汇报中有什么不妥，表达更要谨慎，尽可能采用劝告或建议性的措词：“这个问题能不能有别的看法，例如......”“不过，这是我个人的意见，你们可以参考。
文秘基础知识和技能
文秘基础知识和技能对于文秘行业从业者来说，掌握基础知识和技能是至关重要的。
文秘工作需要高效准确地处理各种文书、文件和信息，因此需要具备一定的专业知识和技能。
本文将介绍文秘基础知识和技能的相关内容。
一、文秘基础知识1.1 文秘工作概述文秘工作是指根据单位的具体需求，负责各类文件、资料的处理、整理、编写、审核和安排等工作。
文秘工作是企事业单位正常运转的基础，对于单位的各项工作起到重要的支撑作用。
1.2 机关文件的分类与特点机关文件主要分为行政文书和业务文书两大类。
行政文书包括公文、函件、备忘录等；业务文书包括报告、方案、会议纪要等。
机关文件具有格式固定、内容严谨、语言简练等特点。
1.3 文件的保管与归档文秘人员要做好文件的保管与归档工作，确保文件的安全性和可查性。
文件保管要注意保密性和防火防盗措施，归档要按照规定的程序进行，标注清晰，便于查阅。
1.4 文件的处理流程常规文件的处理流程一般包括收文、登记、分发、传阅、审核、签发等环节。
文秘人员要熟悉处理流程，能够高效地处理各类文件。
二、文秘基础技能2.1 信息管理能力文秘工作离不开对信息的管理。
文秘人员要具有良好的信息收集和整理能力，能够从大量信息中迅速地筛选出有用、准确的信息，并妥善处理和运用。
2.2 文书写作能力文秘人员要具备较强的文字功底和表达能力，能够准确地用文字记录和表述信息。
同时，要注意文书的格式规范和语言简练，使读者易于理解和接受。
2.3 文件处理能力文件处理是文秘工作的核心内容，文秘人员要掌握文件处理的技巧与方法，能够高效地处理各类文件。
例如，熟练地使用办公软件编辑文档，能够快速准确地完成排版、打印、装订等工作。
2.4 沟通协调能力文秘人员在日常工作中需要与各方面的人员进行沟通和协调。
因此，要具备良好的沟通交流能力，善于倾听和表达，能够有效解决工作中的问题和矛盾。
2.5 组织协调能力文秘工作涉及到多方面的事务处理，需要文秘人员具备良好的组织协调能力。
文秘基础知识
文秘基础知识文秘基础知识是指文秘工作中的基本要点和技能，掌握这些知识可以帮助我们更好地完成工作任务。
以下是一些常见的文秘基础知识。
一、文秘概念文秘是指负责文件、资料的收发、整理、归档等工作的人员。
文秘工作是组织、协调和监督工作信息流动的核心环节，它涉及到文书的起草、处理文件和信息、会议记录、保密工作等多种工作。
二、文秘工作原则1.准确性：文秘工作要求准确无误地处理信息和文件，确保数据和内容的准确性，避免因为粗心错误带来的麻烦。
2.规范性：文秘工作要遵守组织和行业的相关规章制度，按照标准和规范进行操作，确保工作的合规性。
3.保密性：文秘工作经常涉及到机密文件和敏感信息，要保持严格的保密意识，确保信息的安全。
4.及时性：文秘工作要求及时处理各类文件和信息，及时反馈，确保工作的顺利进行。
5.协作性：文秘工作需要与各个部门和人员进行合作，需要有良好的沟通和协调能力，能够解决复杂的工作问题。
三、文秘技能1.文件处理能力：包括对文件的收发、分类、整理、归档等能力，要求掌握文件管理的基本原则和操作方法。
2.办公软件应用能力：熟练应用办公软件（如Word、Excel、PowerPoint等），能够高效地进行文件处理、编辑和整理。
3.录入和整理能力：能够迅速准确地录入和整理大量的数据和文件，并根据需要进行分类和归档。
4.沟通和协调能力：良好的沟通能力和协调能力是文秘工作的基本要求，能够与各个部门和人员进行有效的交流和合作。
5.记录和总结能力：能够准确地记录和总结会议内容和重要信息，整理出清晰、简洁的会议纪要和报告。
六、文秘职业素养1.保持良好的工作态度，严谨、细致、认真地完成工作。
2.保持积极的学习态度，不断提升自己的专业素养和技能水平。
3.保持良好的人际关系，尊重他人，善于与人沟通和合作。
4.保守机密信息，不泄露公司和个人的机密文件和资料。
5.注重个人形象和仪容仪表，保持良好的职业形象。
总结起来，文秘基础知识主要包括文秘的概念、工作原则、基本技能和职业素养。
文秘岗位专项知识点总结
一、文秘工作的基本概念和职责文秘工作是指在各级机关、企事业单位从事文书处理、档案管理和秘书工作的人员。
文秘工作是一个具有重要意义的工作岗位，文秘工作者是单位领导和其他工作人员的得力助手，直接参与单位的日常行政工作。
文秘工作的基本职责主要包括：起草办公文书、文件、会议纪要等，管理机构的文件档案，为领导提供秘书服务等。
二、文秘工作的基本要求1. 熟练操作办公软件，如Word、Excel、PPT等，具有一定的计算机操作能力。
2. 具备较强的文字处理能力，有较强的文字编辑和排版能力。
3. 具备良好的组织协调能力和沟通协调能力，能够协调处理部门内外各类日常事务。
4. 具有较强的保密意识和责任心，对工作严谨细致。
5. 熟悉文件管理和档案管理的基本流程和规定，做到妥善保管文件和档案，做到及时查阅和归档。
三、文秘工作的基本操作技能1. 文字处理能力：包括起草、审核、修改、打印、排版、校对、印刷等基本文秘操作技能。
2. 文件管理能力：包括根据单位业务公文的具体内容进行分类、整理、存档，并能准确、快速地查找归档文件。
3. 会议管理能力：包括会议时间、地点、内容的安排，主持会议时要求思路清晰、表达准确，保持会议记录的准确性和完整性。
4. 档案管理能力：包括档案的归档、借阅、整理、销毁等工作。
5. 秘书服务能力：包括领导日常工作的行程安排、资料准备、会议安排、电话接听、信函撰写等工作。
四、文秘工作的基本流程1. 收文处理：包括来文登记、分发、督办、存档等操作。
2. 发文处理：包括文书拟稿、审批、签发、印发、登记、存档等操作。
3. 会议管理：包括会议准备、会议召开、会议记录、会议纪要等操作。
4. 文件管理：包括文件的收集、整理、归档、检索等操作。
1. 保密工作：在文秘工作中应严格遵守保密制度，妥善保管机构涉密文件和资料，确保信息的安全。
2. 正本保管：对机关公文正本应妥善保管，确保完整性和真实性。
3. 会议记录准确性：对会议记录的准确性要求较高，应在会议结束后尽快整理归档。
文秘专业实操培训的必备知识与技能要点
文秘专业实操培训的必备知识与技能要点一、背景介绍文秘是一个重要的职业，负责处理和管理办公室的日常事务。
一个优秀的文秘人员需要具备一定的知识和技能，以便能够胜任工作。
本文将介绍文秘专业实操培训的必备知识与技能要点。
二、基础知识1. 办公软件：文秘人员需要熟练掌握办公软件，如Microsoft Office套件中的Word、Excel和PowerPoint等。
这些软件是文秘工作中常用的工具，熟练使用可以提高工作效率。
2. 业务知识：文秘人员需要了解公司或组织的业务，包括公司的组织结构、产品或服务、市场情况等。
这样可以更好地与其他部门沟通协调，提供有效的支持。
3. 文件管理：文秘人员需要了解文件管理的基本原则和方法，包括文件的分类、编号、归档和保管等。
良好的文件管理能够提高办公效率，确保文件的安全性和可查阅性。
三、沟通能力1. 书面沟通：文秘人员需要具备良好的书面沟通能力，能够准确表达自己的意思，使用正确的语法和标点符号。
书面沟通是文秘工作中常用的方式，需要注意语言的准确性和规范性。
2. 口头沟通：文秘人员需要具备良好的口头沟通能力，能够清晰地表达自己的意见和观点。
口头沟通通常发生在会议、电话等场合，需要注意语言的流畅性和逻辑性。
3. 团队合作：文秘人员通常需要与其他部门或同事进行合作，因此需要具备良好的团队合作能力。
包括倾听他人的意见、协调冲突、分配任务等。
四、时间管理1. 任务优先级：文秘人员通常有多个任务同时进行，需要能够正确判断任务的优先级，合理安排时间。
了解各项任务的重要性和紧急程度，可以提高工作效率。
2. 日程安排：文秘人员需要制定合理的日程安排，将各项任务分配到不同的时间段。
合理的日程安排可以避免任务的堆积和延误，提高工作效率。
3. 任务分解：对于大型项目或复杂任务，文秘人员需要将其分解为多个小任务，并制定相应的时间计划。
这样可以更好地掌握任务进度，确保按时完成。
五、机密保密文秘人员通常需要处理涉及机密信息的文件和事务，因此需要具备保密意识和技能。
有关文秘基础知识与技能
有关文秘基础知识与技能关于文秘的基础知识与技能，你了解多少呢？下面是由小编为大家整理的“有关文秘基础知识与技能”，仅供参考，欢迎大家阅读。
有关文秘基础知识与技能一、文秘基础知识：专业内容一个称职的秘书，必须具有运筹能力、办事能力、调查研究能力、组织协调能力、交际能力、文字表达能力和操作现代化办公设备的能力。
其中文字表达能力是最重要、最基本的，也是实现其它能力的基础。
可以这么说，文字表达能力是秘书工作人员的基本功，是“看家”的本领。
那么，怎样才能有效地提高文秘写作的能力呢？具体说来，主要应注意以下几点：首先，要端正态度，培养兴趣，自觉学好文秘写作。
不管干什么事情，必须有正确的态度和浓厚的兴趣，这样才有动力，才乐于去干，并想方设法去把工作干好。
学习文秘写作也是如此。
写作，是一种复杂、精细的精神生产，是一项十分严肃而艰苦的创造性脑力劳动，决不是轻而易举、一蹴而就的事情。
美国著名的未来学家约翰·奈斯比特在《大趋势——改变我们生活的十个新方向》一书中指出：“在工业社会向信息社会过渡中，有五件‘最重要’的事情应该记住，而其中的一件就是：在这个文字密集的社会里，我们比以往任何时候都更需要具备最基本的读写技能。
这里所说的‘读写技能’，首先就是足以应付日常工作和生活所需的写作能力，也就是应用写作能力。
”与此同时，我们还要培养学习文秘写作的浓厚兴趣，变被动为主动，变要我学为我要学。
爱因斯坦说过：热爱是最好的老师。
对写作有强烈的责任感和浓厚的兴趣，热爱写作，热爱到“忘我”、“痴迷”的程度，“衣带渐宽终不悔，为伊消得人憔悴”，“每有会意，便欣然忘我”，乐此不疲，如饥似渴地去钻研，废寝忘食地去琢磨，持之以恒，这样就一定会学得好，学得入门，就会不断地取得进步。
其次，学习文秘写作基础知识，借鉴优秀作品。
写作有没有规律可循、方法可求呢？我们的回答是肯定的。
古人说：“写作无秘雇作文有要道”，“定体则无，大体须有”，这种认识是符合辩证法的。
文秘专业基础知识说明
文秘专业基础知识说明文秘专业是现代社会中非常重要的一个职业，其工作涉及到文书处理、信息管理、行政协调等多个方面，具有高度的技术含量和较强的综合能力要求。
因此，想成为一名优秀的文秘工作者，就需要掌握一定的基础知识。
接下来，本文将从文秘工作的职责、技能要求、学习方法等方面来介绍文秘专业的基础知识。
一、文秘工作的职责文秘工作是一项细致、复杂的服务性工作，主要职责包括：1. 行政支持：协助领导或部门经理进行行政工作，如安排会议、接待来访客人、处理来文来电等。
2. 文件管理：负责收发文件，归档管理，保护公文安全。
3. 信息管理：维护企业内部的沟通和信息流通，如通知、公告、邮件等。
4. 数据统计：收集、整理、归类各种数据，促进管理者做出正确的决策。
5. 文件编写：撰写各类文件，如会议纪要、公告通知、辞职报告、文件报告等。
二、文秘工作的技能要求除了职责的要求外，文秘工作还需要掌握一定的技能。
主要包括：1. 文字处理能力：精通文字的排版、格式等操作，熟悉各种文字软件的使用。
2. 组织能力：合理地规划时间和工作，协调多方面资源，保证各项工作的完成质量。
3. 沟通能力：与领导、同事及来访客人进行有效沟通，确保交流的顺利进行。
4. 心理素质：面对各种工作和人际关系的压力，具有一定的心理承受能力和应对的智慧。
5. 机密性：具有保守秘密的意识和能力，严守工作机密和个人隐私。
三、学习方法要成为一名优秀的文秘工作者，需要不断学习和提高自身的能力。
建议如下：1. 多阅读优秀资料：读书、阅读专业刊物和学术论文，可以拓宽知识面，提高专业素养。
2. 社交实践：多参加文秘工作者的交流活动，扩大人脉，交流经验，提高职业素养。
3. 学习办公软件：掌握和熟练使用各种办公软件，例如Office、WPS、Photoshop等，提高工作效率。
4. 学习汉语和外语：文秘工作与文化和语言密切相关，掌握好汉语和一门外语能够提高工作的熟练度。
综上所述，文秘专业在现代社会中具有不可替代的重要性。
文秘办事知识点总结
文秘办事知识点总结一、文秘工作概述文秘工作是管理部门和企事业单位的行政助理工作，主要负责文件的处理、保管、传达和撰写等工作，是组织的“信息保密员”和业务的“桥梁工程师”，必须具备大量的专业知识和技能。
文秘工作要求工作人员责任心强，工作细心，思路清晰，善于与人沟通。
二、文秘工作的基本技能1. 打字能力文秘人员应当具备一定的打字速度和准确性，保证快速、准确地处理文件和撰写文件。
2. 书写能力文秘人员应当有清晰、工整的书写能力，确保书写文件清晰易读。
3. 语言表达能力文秘人员应当具备良好的语言表达能力，能够准确、简洁地用文字表达工作意思。
4. 仪表形象文秘人员应当保持良好的仪表形象，体现公司形象，给人以良好的印象。
5. 人际沟通能力文秘人员应当具备良好的人际沟通能力，能够有效地与其他同事、领导进行沟通交流。
6. 学习能力文秘人员应当具备良好的学习能力，能够不断学习新知识和新技能，适应工作的需求。
三、文秘工作的基本流程1. 文档处理文秘人员应当及时处理收到的文件，根据文件内容及时传达或处理，并建立档案和备忘录，确保工作记录的完整和准确。
2. 文件管理文秘人员应当规范管理文件，确保文件的安全和完整，建立档案，形成文档管理制度。
3. 文件传达文秘人员应当适时将文件及时传达给相关部门或个人，确保文件的及时传达和反馈。
文秘人员应当协助组织会议，包括会议的准备、召开、记录和总结，确保会议的顺利进行。
5. 信息报送文秘人员应当及时向上级领导报送工作信息和报表，确保领导的工作决策有充分的信息依据。
6. 材料撰写文秘人员应当根据工作需要，及时撰写各类文件和材料，确保文档的清晰、准确和规范。
四、文秘工作的操作技巧1. 文件处理文件处理是文秘工作的核心内容，文秘人员应当掌握文件处理的基本原则和技巧，包括文件分类、处理流程、档案管理等内容。
2. 文件归档文秘人员应当掌握文件归档的方法和技巧，包括建立档案、文件编目、文件保管等内容。
文秘须知的基础知识（2篇）
文秘须知的基础知识(一)、基本素质1、身体素质:健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。
要有一个健康的体魄。
身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。
2、心理素质:要时刻保持良好的心态,心理状态要正常,不要被情绪所左右。
每一天都应以平和的心态从事自己的工作。
一个有着心理障碍的人,一个对社会充满仇恨的人,一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。
3、思想素质:这是更高的一项要求,作为现代社会的高级管理人员,在一个国际知名的机构里工作,应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精神,此外,还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。
在现代社会里,人们的工作生活的节奏加快,社会的变化日新月异,外边的世界很精彩,几乎每天都有令你感慨的事情发生,且不说每天的国内外形势,就在我们身边,就会经常有一些新奇事、突发事,今天你的一个亲戚玩股票挣了大钱;明天你的一个朋友倒房地产亏大发了;昨天,你的哥们当了大官,前天,你的一个熟人因腐败问题露馅,进去了。
这些都会令你感慨,但不要受各种情况的影响,不能看人家发财了,就想到,做人就得胆大;而一看到出问题的,马上又一转念,做人还是谨慎为好!(二)、业务素质1、理论知识:必须认识到理论学习的重要性,一方面要掌握扎实的基础知识,包括法律、外语、经贸以及对业务工作有帮助的其它知识。
另一方面也注意收集新的信息,关注的法学领域的新的发展动态。
2、实践经验:要注意总结工作中好的经验,尽量避免走弯路,要经常进行经验交流,要多向有经验的人学习。
3、办事能力:秘书工作繁杂、琐碎,这就要求我们必须具备较高的办事能力,无论是办案,办会,还是处理日常事务,都要注意锻炼自己的办事能力,提高办事效率并应掌握一定的办事方法与技巧。
(详见“四”)(三)、文化素质1、社会科学学好专业知识应是起码的要求,而懂得一点文史哲,具备一定的文化素养,也很有必要,可陶冶人生情趣,亦可对工作有所裨益。
相传,在清朝某年间,皇帝派朝廷官员到南方招考官吏,但先后派了几人均未能完成此任。
文秘基础知识与技能
文秘基础知识与技术文书工作是一项科学的严肃的工作，它要求从事这项工作的文书工作人员应具备以下基本素质：( 一) 有较高的政治觉醒、政策水平，较强的法制看法( 文书工作人员政策水平的高低，决定文书工作质量的好坏; 文书工作人员既要懂法，又要守纪 )( 二) 热爱本职，忠于职责，用心苦干，谨慎精美，恪守纪律，严守奥密1、作为文书工作人员，只有热爱本员工作和忠于职责，才能搞好文书工作。
2、用心苦干和谨慎精美，是文书工作人员应有的工作态度和工作精神。
3、恪守纪律，就是严格依照工作的职责行事，不以工作之便谋取私利。
( 三) 应有必备的专业基础知识、操作知识和有关学科的基本知识文书工作人员的专业基础知识，主假如指与他们所从事的文书工作亲密有关的基来源理性的知识。
大概包含以下几个方面：一是基础理论知识。
包含文书学、应用写作、秘书学、信息学、行政管理学等。
基础理论知识带有必定综合性、归纳性和基础性，是文书工作的实质操作知识、操作技术的理论指导。
二是实质操作知识。
文书工作人员必备的专业基础知识不只包含基础理论知识，还应包含实质操作知识。
也就是说，文书工作人员不可以只认识和掌握文书工作的各个环节及其工作内容，还要熟习和掌握它的操作程序、操作方法。
三是其余基本知识。
主假如指与文书工作业务有关的某些基本知识。
( 四) 掌握娴熟的业务技术，不停提升综合运用能力文书工作的业务技术，主要有以下一些：1、文字综合办理能力2、书写能力3、速记能力4、印制能力5、校正能力6、运用现代化办公设施的能力秘书部分看法( 一) 秘书的知识构造秘书的知识构造就是秘书工作所需要的知识，就是秘书工作能力形成需要以之为基础的知识及其构成状况。
秘书工作的综合性，要求秘书拥有较宽广的知识面; 秘书工作的专业性，要求秘书拥有较扎实的专业知识。
1、基础知识层次基础知识层次是秘书知识构造的根基，是秘书知识构造中起基础性作用的那部分知识，是建立秘书知识构造的基本条件。
文秘专业的基础知识总结
文秘专业的基础知识总结文秘专业是一项主要依托现代信息技术，涉及行政管理、外事管理、信息管理和安全管理等多个领域的专业。
文秘专业的培养目标是为政府、企事业单位等提供专业的、高效的文秘工作人员。
本文将总结文秘专业的基础知识。
一、行政管理知识行政管理是文秘专业中最为重要的一个方面。
在行政管理方面，文秘工作人员需要掌握国家、地区和企事业单位的管理法律法规，熟悉组织、计划、指挥、协调和控制等管理原理。
此外，还需要了解各种行政管理制度和程序，掌握行政文件的撰写和公文处理等技能。
行政管理的核心是公文处理，公文处理是文秘工作中最为重要的任务之一。
了解公文的基本构成和书写要求、制定各种公文规范、掌握公文的审核和归档等技能都是文秘工作必备的能力。
二、外事管理知识外事管理是文秘专业中另一个非常重要的方面。
在外事管理方面，文秘工作人员需要掌握国际关系和外交礼仪等相关知识，熟悉国际、地区和国内外交政策，了解国际法和国际组织的组织原则和工作规则等。
此外，还需要了解对外贸易的相关政策和法律，掌握国际商务礼仪，了解各种证件的申请流程和办理程序等等。
三、信息管理知识信息管理是文秘专业中最为重要的一个方面。
在信息管理方面，文秘工作人员需要掌握信息管理的理论和实践，了解信息的生命周期管理、信息安全和保密、信息检索和利用等相关知识。
此外，还需要了解系统设计和应用实践，掌握各种信息技术如网络、数据库、多媒体等的使用方法。
四、安全管理知识安全管理是文秘专业中另一个非常重要的方面。
在安全管理方面，文秘工作人员需要掌握安全管理的理论和实践，了解安全管理的体系、风险与危机管理，网络安全等相关知识。
此外，还要熟悉办公场所安全处理、应急救援等方面的知识。
总之，文秘专业的基础知识包括行政管理、外事管理、信息管理和安全管理等多个方面。
文秘工作人员必须熟练掌握这些知识，才能更好地完成各项任务，为政府、企事业单位等提供专业的、高效的文秘服务。
文秘专业基础招聘考试知识大全
文秘专业基础招聘考试知识大全文秘工作作为现代企业不可或缺的一部分，其招聘考试相对严格，具有一定的门槛。
本文将从多个角度总结文秘基础招聘考试知识，包括文秘基础知识、办公软件应用、书信写作等。
一、文秘基础知识1.文件、档案管理文秘工作的一项重要职责，是对文件、档案进行管理。
因此，招聘考试中往往会涉及相关考察。
需要考生牢记文件保存时间、档案归类、档案查询等相关知识。
2.信息处理能力文秘工作离不开信息的录入、整理、加工和查询。
考试中，除了会提问基础操作外，还会通过文字实例让考生练习信息处理能力。
3.组织协调能力文秘工作往往涉及到多方面的组织协调。
考试难度不仅给出业务背景，还需要考生思考如何平衡多方利益，安排时间、计划资源，完成任务等。
4.社交能力文秘工作需要与上级、同事进行沟通交流。
考试中往往会通过方案设计、书信写作这类题型，考验考生的社交能力。
二、办公软件应用文秘工作离不开办公软件的使用，其中又以Word、Excel、PowerPoint、Outlook等为主要工具。
因此，招聘考试中会对这些常用办公软件的操作水平评估，主要的考点包括：1.Word应用包括字体、边框、填充色、对齐方式、标题等操作。
2.Excel应用包括表格填写、单元格格式设置、数据筛选、公式函数运用、图表制作等操作。
3.PowerPoint应用包括幻灯片制作、图像插入、文字编辑、动画效果、音响添加等操作。
4.Outlook应用包括邮件编辑、收发、组织日程安排、联系人管理等操作。
三、书信写作书信写作是文秘工作必备技能之一。
考试中，书信写作往往分为外部写作和内部写作两种。
1.外部写作外部写作主要指方案撰写、简历编写、答谢信制作等。
这类书信通常需要考生熟练掌握常用评语、词汇和语言表达方式，得到文秘岗位招聘单位的认可。
2.内部写作内部写作包括总结汇报、会议纪要、通知告示等。
这类书信往往需要考生具备清晰的逻辑思维和文字表达能力，让各级领导和部门明确责任和履职情况。
做文秘的基础知识
做文秘的基础知识文秘是指在组织或机构内担任秘书职务，并承担一系列文书工作的人员。
它是现代组织管理中不可或缺的一部分，起着信息沟通、协调工作、保密管理和保障组织正常运转等重要作用。
下面是做文秘工作所需的一些基础知识：1. 综合办公技能：文秘需要熟练掌握电脑操作、办公软件的使用，能熟练使用文字处理软件进行文档的编辑、排版、打印等工作。
同时，熟悉办公设备的使用，如复印机、传真机等。
2. 书信写作能力：作为文秘，处理大量的书信往来是常事。
因此，需要具备良好的书信写作能力，包括写作格式的规范、语言简练准确、表达清晰明了等。
3. 会议组织能力：文秘常常需要组织会议，包括会务安排、会议文件准备、参会人员通知、记录会议内容等。
因此，需要具备良好的组织能力，协调各方面的资源，确保会议的顺利进行。
4. 社交礼仪：作为组织中的秘书，文秘需要经常与领导、同事以及外部合作伙伴进行沟通和接触。
因此，需要具备良好的社交礼仪，包括仪态端庄、言谈举止得体等。
5. 信息管理能力：文秘需要负责组织、整理和管理大量的信息和文件。
因此，需要具备良好的信息管理能力，包括归档、备份、分类、检索等。
6. 忠诚保密意识：文秘在工作中接触到各种敏感信息，因此需要具备较高的保密意识和忠诚度，保护组织机构的利益和隐私。
7. 学习能力和适应能力：作为文秘，需要随时与新的工作方式和技能保持同步。
因此需要具备较强的学习能力和适应能力，不断学习和改进自己的知识和技能。
总之，文秘工作需要具备综合素质和一些基础知识。
只有掌握这些基本技能，才能更好地履行文秘岗位的职责，为组织机构的顺利运作提供有效的支持。
继续写相关内容，1500字8. 多任务处理能力：文秘通常需要同时处理多个任务，因此需要具备较强的多任务处理能力。
能够合理安排时间，高效地完成各项工作，并能够在繁忙的工作环境中保持冷静和专注。
9. 沟通和协调能力：文秘在工作中需要与各个部门、同事以及外部合作伙伴进行良好的沟通和协调。
文秘基础知识和技能三篇
文秘基础知识和技能三篇在市场经济不断发展、知识经济新潮迭起的情况下，新事物、新矛盾、新问题、新知识层出不穷，如果我们不注意不断充实和更新知识，就跟不上时代前进的步伐，就难以胜任本职工作。
下面是小编给大家带来的文秘基础知识和技能，欢迎大家阅读参考，我们一起来看看吧!文秘基础知识和技能(一)随着社会的发展，企业和个人对秘书的需求越来越旺盛，人才市场对秘书素质及技能的要求有别于传统，适应现代企业需求的高级秘书，已成为抢手的职业新宠。
在无纸化办公和网络办公的大趋势下，更多的高级秘书将逐步成为高层管理人士，在企业中具有举足轻重的作用。
秘书必备的理论知识、基本技能与专业知识及专业技能的结合，已成为人才市场对秘书素质与技能的带有普遍性的要求，这也标志着目前我国秘书行业已经与国际接轨。
有关专家预言，20世纪最大的职业群体为会计，而21世纪最大的职业群体是秘书。
一、秘书职业的现状(一)社会对秘书人员的需求状况。
当今社会对秘书人员的需求情况，据近几年来人才市场的信息统计分析，社会对秘书的需求大致可以分为以下4类人员：1.服务类秘书：如公司办公室，基层行政事业单位办公室的服务人员、生活类秘书。
指在生活方面为领导提供服务和帮助的秘书人员，通常是专为较高级的领导人配备的。
2.事务类秘书：如企业、基层行政事业单位的办公室文员，公关文员，档案管理人员等，在办公室主任领导下做好办公室日常行政事务及文秘工作。
及时处理上级文件的签收、传递、催办;做好文件的回收、清退、销毁工作;做好文秘档案收集管理及保密工作。
做好各种会议的记录及会务工作。
3.文书类秘书：如在企业，基层行政事业单位负责文字起草，文字处理的专业文字秘书。
撰拟、处理文稿为主要工作的秘书人员，即人们通常所说的一个机关或单位的“笔杆子”“秀才”。
负责各种文件的起草、装订及传递工作。
4.管理类秘书：如企事业单位的总经理助理、办公室主任、部门经理等具有管理能力的秘书人员。
办理本单位人员的招聘录用、培训教育、绩效考核、晋级晋职、薪资福利、各类保险、统计报表等事项的具体事宜并进行管理。
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文秘基础知识与技能文秘是指经过学习，掌握公关与文秘专业的基本理论与基本知识，熟悉现代文书学、秘书学的原理和方法、具有较强的写作能力。
下面是小编分享的文秘基础知识与技能，欢迎大家阅读！(一)有较高的政治觉悟、政策水平，较强的法制观念(文书工作人员政策水平的高低，决定文书工作质量的优劣;文书工作人员既要懂法，又要守法)(二)热爱本职，忠于职守，埋头苦干，严谨精细，遵守纪律，严守秘密1、作为文书工作人员，只有热爱本职工作和忠于职守，才能搞好文书工作。
2、埋头苦干和严谨精细，是文书工作人员应有的工作态度和工作精神。
3、遵守纪律，就是严格按照工作的职责行事，不以工作之便谋取私利。
(三)应有必备的专业基础知识、操作知识和相关学科的基本知识文书工作人员的专业基础知识，主要是指与他们所从事的文书工作密切相关的基本原理性的知识。
大体包括以下几个方面：一是基础理论知识。
包括文书学、应用写作、秘书学、信息学、行政管理学等。
基础理论知识带有一定综合性、概括性和基础性，是文书工作的实际操作知识、操作技能的理论指导。
二是实际操作知识。
文书工作人员必备的专业基础知识不但包括基础理论知识，还应包括实际操作知识。
也就是说，文书工作人员不能只了解和掌握文书工作的各个环节及其工作内容，还要熟悉和掌握它的操作程序、操作方法。
三是其他基本知识。
主要是指与文书工作业务相关的某些基本知识。
(四)掌握熟练的业务技能，不断提高综合运用能力文书工作的业务技能，主要有以下一些：1、文字综合处理能力2、书写能力3、速记能力4、印制能力5、校对能力6、运用现代化办公设备的能力(一)秘书的知识结构秘书的知识结构就是秘书工作所需要的知识，就是秘书工作能力形成需要以之为基础的知识及其构成状况。
秘书工作的综合性，要求秘书具有较宽广的知识面;秘书工作的专业性，要求秘书具有较扎实的专业知识。
1、基础知识层次基础知识层次是秘书知识结构的根底，是秘书知识结构中起基础性作用的那部分知识，是构建秘书知识结构的基本条件。
基础知识不仅要扎实，而且要宽广。
(1)文化基础知识秘书具有的文化基础知识，一方面是社会科学基础知识，另一方面是自然科学知识。
高中文化程度，是国家对所有政府机关干部的共同要求，也是秘书人员应有知识的最低层次。
如汉语知识、科学知识、历史知识、外语知识等;(2)理论基础知识掌握基础理论知识，是提高秘书素质的基本条件。
如马克思主义基本理论、经济学知识、党的基本政策;(3)法律基础知识法律基础知识是秘书从事秘书工作的重要依据。
秘书工作要规范化，首先要求秘书人员掌握基本的法律知识。
2、辅助知识层次辅助知识层次指的是虽非秘书专业知识但又与秘书专业知识相关的知识，是一种带有辅助性的知识。
(1)传统学科，主要包括文学、美学、法学、新闻学、伦理学方面的知识和心理学知识(2)新兴学科，主要有管理科学知识、社会交际知识、软科学知识及其他相关学科。
3、专业知识层次专业知识层次是秘书知识结构的核心部分和基本层次，指的是从事秘书工作所需要的专门业务知识，是一种带有一定方向性的知识，是形成秘书职业特色、与秘书工作目标密切联系的部分。
它由两个部分组成：(1)业务知识主要指秘书业务知识，这是区别于其他专业的重要标志。
大体包括：普通秘书学;分支秘书学(如行政秘书学、企业秘书学、科技秘书学、涉外秘书学、基层秘书学、高级秘书学);秘书写作学;秘书心理学;文书学、档案学、公文写作学等方面的知识;调查研究、会务工作、信访工作、机要保密、组织协调、办公自动化等方面的知识。
(2)行业知识秘书必须掌握以下必要的行业知识：了解所属行业知识的总体构成和知识门类;了解所属部门工作的任务和特点;深入掌握工作中使用频率较多的知识;懂得行业的管理知识注意：A、当今比较合理的秘书知识结构，应该具有以下几个特性：中心性;宽阔性;动态性;层次性。
B、建立合理知识结构的方法和途径是：勤奋好学是成功的前提。
另外，要注意知识的积累，要注意知识的更新，要注意知识的充实。
(二)秘书的能力结构秘书能力是指秘书人员在实践中完成秘书工作的本领，也就是说秘书能力只能通过秘书的一系列活动才能显示和发展。
1、基础能力指秘书从事秘书活动所需要的能力，是从事秘书工作的基本条件。
(1)秘书的观察力一个人所获得的信息有80%—90%是经过视觉而来的。
秘书的观察力应重点置于领导和社会两个方面。
良好的观察力要求：要有目的性、条理性、敏锐性。
(2)秘书的记忆力良好的记忆力表现为：记得快、记得准、记得多、记得牢。
良好的记忆方法：编组法、提要法、推算法、形象法等。
(3)秘书的思维力思维力在秘书的基础能力中居核心地位。
思维力强的表现在于：思维要宽阔、要深刻、要灵活、要新颖。
(4)秘书的想象力想象力在秘书工作中尤其是创造性的工作中意义十分重要。
良好的想象力，其要求有：要具有现实性、丰富性、新颖性。
秘书要有良好的想象力，首先要丰富大脑的表象和知识储备，其次要勤于思考，此外要注意想象的方式：如类比、联想等。
2、专业能力(1)阅读能力秘书阅读能力的一般要求是：要准确、要快速。
秘书阅读能力的培养，首先要有较好的知识结构，其次要注意其他能力的发展，最后要有科学的阅读方法。
(2)写作能力即书面表达能力，这是秘书的基本功，是文字秘书的“看家本领”。
秘书写作能力，主要是指各种应用文的写作能力。
秘书写作能力的一般要求是：要准确、简洁、规范。
(3)说话能力即口头表达能力，秘书说话能力的一般要求是：要发音正确，要表达简练，要语气措辞得体。
提高说话能力的途径：首先要多说，其次要多想，此外要注意其他方面的修养和磨练。
(4)办事能力秘书的基本职能就是办事。
秘书一般办事能力的一般要求如下：要熟谙办事之道，要善于相机行事，要善于接人待物。
3、特殊能力指秘书从事一些专门秘书工作所需要的能力，它带有个性特色，是造成秘书能力结构个性差异的重要方面。
(1)协调能力指运用协调原理和方法使各方面保持秩序化、科学化的能力。
一般要求是：要掌握协调依据，熟悉政策法规，不搞“随意性”;要掌握协调原则，使协调有根有据;要选择协调方法，针对不同的情况和对象运用各种不同的协调方法。
(2)调研能力一般要求是：要有计划;有科学的方法;有较强的洞察力;要善于与被调查者迅速沟通，取得对方的信任。
(3)操作能力主要包括打字、复印、微缩、摄影、录音、录像、编辑、校对、速记、驾驶等。
(三)秘书的心理素质秘书的心理素质，指秘书在心理过程、心理倾向和心理品质等方面表现出来的稳定心理特点的总和，它影响着秘书的辅助行为、人际关系和自我修养。
1、秘书心理素质的构成(1)秘书的兴趣即认识倾向，常说的爱好。
秘书的兴趣应具有以下几种品质：广泛性、中心性、持久性(2)秘书的情感与情绪情感是人们对客观事物是否符合其需要而产生的内心体验。
秘书情感的品质是：要有道德感;要有理智感;要有审美感。
情绪是情感的基本形式，是人们对客观事物的态度体验。
情感比较稳定而持久，情绪容易变化而不稳定。
秘书的情绪按性质分为两类：即愉快的情绪;不愉快的情绪。
按发生强度、速度和持续时间分为三类：心境、激情、应激。
(3)秘书的意志良好的意志是秘书工作取得成效的保证，是自我修养不断提高的动力。
良好的意志应该具备的特征：要具有自觉性、果断性、坚持性、自制性。
(相反的分别是：受示性、独断性;寡断性、武断性;顽固性、动摇性;任性)(4)秘书的气质气质是指人们比较稳定的心理活动动力特征。
人的所有心理活动和行为都受气质影响，气质具有稳定性，但人的气质是千差万别的。
气质的主要类型有：多血质(活泼型)的人、胆汁质(兴奋型)的人、粘液质(安静型)的人、抑郁质(抑制型)的人。
注意：上述四种气质既有积极的因素，也有消极的方面，并不能决定一个人成就的大小。
工作成就的大小主要是由一个人的工作态度和努力程度决定的。
在实际工作中，对不同气质类型的秘书安排工作可以有不同的考虑。
秘书进行气质修养的途径：自我控制、职业环境影响、有意识地做一些与自己气质相反的工作。
(1)秘书的性格秘书性格是秘书心理素质的核心部分。
性格主要表现在两个方面：对现实的态度上和行动的方式上。
秘书健全的性格主要包括：要坚强执著而不固执;要敏捷灵活而不冒失;要开朗随和而不轻佻;要幽默诙谐而不尖刻。
健全的性格，有利于搞好人际关系，有利于适应环境，有利于身心健康。
2、秘书的心理健康(1)影响秘书心理健康的因素负担过重;舆论压力;关系复杂。
(2)秘书心理健康的标准一个心理健康的秘书应具有以下的主要标志：智力正常;情绪成熟;行为协调;工作专注;关系和谐。
(3)秘书常见的心理障碍及消除嫉妒：要正视自己的差距，停止与别人的比较，要有通过努力赶上或超过别人的积极心态，从病态的自卑或自尊中解脱。
焦虑：要增强自信，对未来充满信心，不为一时一事所困扰，不为一得一失而计较，努力去实现一个有意义的目标，急躁：遇事冷静，处变不惊。
厌烦：树立正确的理想信念和工作目标，要有正确是思维方法，懂得厌烦是无济于事的。
自傲和自卑：树立正确的自我表现意识，从而保持心理平衡。