职场新人秘笈_关于工作中发送邮件的注意事项

职场新人秘笈——关于邮件

1.公司邮箱不是私人邮箱

每个人工作之前基本上都有电子邮箱，比如说我，基本上大网站的邮箱我都有，从163到yahoo，从sina到tom，一应俱全。

但是，工作之后分到的个人邮箱不能拿来当私人邮箱用。比如在注册一些网上会员的时候，不能使用自己公司的邮箱当做自己的联系邮箱，因为容易泄露公司信息和你的个人信息。也尽量不要用公司邮箱发送私人的信件。再者，大量外界垃圾邮箱的涌入，不说造成公司邮箱服务器有问题，单就对于你自己，天天被判接受那些垃圾邮件就有够受的，因为公司的邮箱一般过滤系统都不发达。

公司邮箱发出的信件，在公司服务器上是可以被查阅的。不过是opsit部门懒得理你罢了，只要人家想看你的邮件，分分钟都能看到。如果你用公司邮箱发私人信件，又包含什么隐私的话，那就糟糕了！后果只能自己吞。而163等私人邮箱例外，那些邮箱是保证个人信件不被外界查阅的，否则就是犯法。

像某些公司，公司邮件系统直接过滤包含“简历”、“离职”、“回扣”等的邮件，这些被截获的邮件很可能会摆在你的高级上司的桌前，如果你发了这样的邮件，接下来，你就等着被罚吧。

所以，在做私人事情的时候，还是使用私人邮箱最好。

2.关于邮件中的客套话

刚入职那会，为了表示对前辈的尊敬、或者谦逊等，在邮件开头会有一些问候性的话语，这不见得是坏事，关键要看公司的文化氛围，如果公司文化史干练或者强悍的，那么以上的东西就不必要，直接一个“hi”然后写出邮件要点即可；如果是名企或者国企、事业单位，那么客气客气反倒是一种更优的选择。

至于结尾，一个“谢谢”大抵可以了，如果加上“此致敬礼”，除非是国企或者事业单位等等级比较严格的地方，否则应该是不用了。

例如我求xunxin同学帮我跑一批数据，我会写

“hi xunxin

能帮我跑一批listhunter的数据么？L要100个，T要100个；同一个host下数据最多3个。文件格式给txt的，其他没要求。下午3点要。

谢谢！”

3.邮件里面该注意字体的一些细节

对于邮件，建议使用的字体是五号或者小四，或者四号；字体选择宋体是最舒服的，而标题可以使用黑体和细黑等，活泼一点的邮件可以使用幼圆等字体，海报类的邮件可以使用花体；黑色是最好的字体颜色，当然也有选择蓝色的。

加粗和标红有助于使得重点突出，当然标红可以变化为标橙、标蓝等，但是不要标成很难看清楚的亮色，比如青绿、明黄等。而且，一篇短邮件里面如果不是故意的，不要把字体弄得花花绿绿，一般有一种两种加强色即可。

把字体变大也是一种加强阅读效果的方法，可以把需要强调的地方的字体加大，变成多大要看实际需要，不要太夸张即可。同理，下划线也是一种办法。

尽量不要使用斜体来表示加强，因为斜体字比较难看。

例如我写了一份关于8月份搜索关键词的报告，报告的简要信息用邮件发出去给大家

“HI all

8月搜索关键词分析报告出炉

简要分析得到的结论如下

1.购物类准确率达97.25%

购物类的数据共123464条，其中准确率达97.25%，达到优秀标准

2.下载类准确率达82.51%

购物类的数据共4464条，其中准确率达82.51%，未达优秀阈值，需要开发核查

谢谢！”

4.把邮件抄送给谁不抄送给谁是个学问

在工作之前，我向来不使用邮件的抄送功能；工作之后这个功能是随时使用了。

所谓接收人，就是你实际上要写邮件给的那个人；而抄送人，则是需要对这个事情有所了解的人。

比如我做了一个跨部门的项目，我隔壁组的weisheng兄弟对我的一批数据进行审核。那么我给他发邮件的时候，接收人是weisheng，而抄送人一栏要填入我的主管xiaoxiao同学的邮件地址，同时要填入weisheng的主管xuhui姐的邮件地址，另外还要填入管理这个项目的项目经理大橙子同学的邮件地址。

因为，我需要我的主管和weisheng的主管知道，我们在沟通，我们在做这么的一件事情；同时要让项目经理知道，这个部门进展到了什么程度。

这就是抄送的作用：让相关的人也知道他们需要知道的信息。

对于不该抄送的信件，千万不要抄送，例如一些工作上无关紧要的小事，或者细节，主管和经理这一层的人没有精力去看这些邮件，把这些邮件抄送给他们只会增加他们的阅读量。

还有一些保密的信件，例如你的KPI和绩效考评，你只需要发给自己相关的人，其他人千万不要进入能收到邮件的名单中，否则你的个人保密信息就泄露了。

5.不要随便把邮件群发给所有人

把邮件发给多个人，或者使用邮件列表发送邮件的时候（邮件列表包含了多个收件人），一定要注意这些人是否都必须收到你的邮件。

例如我要发一份邮件给工程师英全同学，问他资讯搜索前端页面的一个问题，这个邮件我需要发给他、同样管理这部门工作的天勇同学、他的主管、我的主管，前三者都在一个叫做“tech”的邮件列表里面，给这个邮件列表发邮件，英全他们自然都可以收到。

但是，我不能使用这个邮件列表来发，因为邮件列表里面还有其他人，那些人和我这个沟通无关，所以我只能一个一个加上英全同学等人的邮件地址，而不能图方便使用邮件列表。

再比如，我以爱心派的名义给全公司的人发送了一份关于办公室Recycle的邮件，希望招集志愿者进行废纸回收，有意愿的同学需要单独回复我的邮件报名。

这时候往往有同学图手快，直接点击回复，就回了我的邮件。

这样的后果是，他回复的是我的邮件地址和全公司的邮件列表，也就是说，全公司的人都收到了他的邮件。这是不可取的。

6.写完邮件要检查有没有错

检查邮件应该像小时候检查写完的作文一样，形成习惯才好。

数字：邮件里面的数字一般都是重要的，一定要保证数据的正确。

标点：有时候不小心多打了几个逗号或者句号，虽然是小事，但是显得人不严谨。

错别字：一封重要的邮件如果有错别字，那就会让人笑话。

编号：很多人喜欢用“1.”、“2.”等编号来使得邮件更有逻辑性，但是千万要注意不要搞错编号，不要直接从“1.”跳到“3.”。

英文字母：我们英文都不是母语，涉及到英文的，要注意不要拼写错误。