初次认证审核、监督审核与再认证审核工作细则

北京联合智业认证有限公司文件UI认审制[2012] 113 号初次认证审核、监督审核与再认证审核工作细则1.目的为明确初次认证审核、监督审核与再认证审核各环节工作要求，规范审核人员按确定或调整的审核任务安排有效计划与实施初次认证审核、监督审核与再认证审核活动，提高初次认证审核、监督审核与再认证现场审核工作质量和客户的满意度，为认证客户提供良好服务，特制定本细则。

2.原则2.1客观公正的原则：初次认证审核、监督审核与再认证审核工作必须以法律法规、行业规范和公司制度要求为基础，按实际情况策划与实施认证审核，不搀杂个人的主观意愿，也不为他人意见所左右，平等、公平、正直、不偏不倚的对待相关各方；2.2有法必依、防微杜渐的原则：指针对行业主管部门、公司提出的要求，严格执行，并根据实际需要完善和修改；针对不符合要求的思路、事宜或在不符合要求的情况刚萌发时，就加以防止、杜绝，不让其发展下去的原则。

2.3 合理计划、精准有效的原则：按审核任务的安排准确而合理的计划审核活动，确保初次认证审核、监督审核与再认证项目审核高质进行，有效控制审核过程的原则。

2.4严格管理、规避风险的原则：指要按照既定的制度、标准要求认真仔细地加以管束，并从严负责落实初次认证审核、监督审核与再认证审核过程的控制工作，消除、降低风险，保护审核过程免受风险影响的原则。

2.5耐心慎言、客户致上的原则：初次认证审核、监督审核与再认证审核过程中对客户的需求和提出的疑问耐心解答，谨慎言词，以客户为关注焦点的原则。

3.适用范围适用于对质量管理体系、环境管理体系、职业健康安全管理体系的初次审核（包括一阶段、二阶段），监督审核、再认证审核的计划与审核过程的控制。

4.概念4.1初次审核：管理体系的初次认证审核应分第一阶段和第二阶段两个阶段实施。

4.1.1第一阶段审核：第一阶段审核对于大多数管理体系而言，建议至少部分第一阶段审核活动在客户的场所进行，应实现如下目标：（1）审核客户的管理体系文件；（2）评价客户的运作场所和现场的具体情况，并与客户的人员进行讨论，以确定第二阶段审核的准备情况；（3）审查客户理解和实施标准要求的情况，特别是对管理体系的关键绩效或重要的因素、过程、目标和运作的识别情况；（4）收集关于客户的管理体系范围、过程和场所的必要信息，以及相关的法律法规要求和遵守情况（如客户运作中的质量、环境、法律因素，相关的风险等）；（5）审查第二阶段审核所需资源的配置情况，并与客户商定第二阶段审核的细节；（6）结合可能的重要因素充分了解客户的管理体系和现场运作，以便为策划第二阶段审核提供关注点；（7）评价客户是否策划和实施了内部审核与管理评审，以及管理体系的实施程度能否证明客户已为第二阶段审核做好准备。

4.1.2第二阶段审核：第二阶段审核评价客户管理体系的实施情况，包括有效性，第二阶段审核应在客户的现场进行；审核组应对在第一阶段和第二阶段审核中收集的所有信息和证据进行分析，以评审审核发现并就审核结论达成一致。

4.2监督审核：监督审核是认证机构定期对获证客户管理体系范围内有代表性的区域和职能进行监视，并考虑获证客户及其管理体系的变更情况；监督审核是现场审核，但不一定是对整个体系的审核，并应与其他监督活动一起策划，以使认证机构能对获证管理体系在认证周期内持续满足要求保持信任。

4.3再认证审核：再认证审核是确认管理体系作为一个整体的持续符合性与有效性，以及与认证范围的持续相关性和适宜性，以评价获证客户是否持续满足相关管理体系标准或其他规范性文件的所有要求。

5.职责5.1董事长负责本细则的批准。

5.2总经理5.2.1负责本细则的终审；5.2.2负责认证决定的签发或授权签发。

5.3主管领导5.3.1负责本细则的初审；5.3.2负责审核工作的指导、监督与协调。

5.4各市场部门负责提供认证项目申请资料。

5.5审核部5.5.1负责本细则的拟制、实施、修订与监督执行；5.5.2负责申请评审；5.5.3负责审核方案策划与实施的组织和管理。

5.6审核组长5.6.1负责审核计划的编制；5.6.2负责组织现场审核，并反馈问题与相应信息；5.6.3负责编制审核报告；5.6.4负责不符合的跟踪验证。

5.7审核员5.7.1负责实施现场审核，并反馈问题与相应信息；5.7.2必要时，负责开出不符合报告。

5.8认证决定部负责授予、保持、扩大、缩小、暂停、撤销认证的决定。

6.初次认证审核的要求6.1一阶段现场审核的内容和重点6.1.1评价受审核方的运作场所和现场的具体情况：（1）在文件审查的基础上通过与主要管理者和相关人员交流，重要场所走访，如一阶段不去现场时需与受审核方采用电话交流方式：①了解受审核方组织机构、职能、产品/服务；②了解活动和过程的地域、场所（含周边情况）分布、距离，特别是与重要环境因素/重要危险源有关的风险情况：a.注册地与经营地址情况；或b.不在同一地址的部门（车间、仓库、销售部）有几个；或c.不在同一地址的分场所（分厂、子公司、分公司）有几个；或d.临时/流动场所有几个；或e.活动和过程所在地理位置对环境/安全的特殊要求；（2）收集关于受审核方的管理体系范围、过程和场所的必要信息以及相关的法律法规要求和遵守情况：①收集受审核方管理体系产品范围与现场运作情况是否一致，有几种产品/服务、几条生产线/服务线、运作方式（班次）；②收集受审核方适用体系运行中对相关法律许可类文件的获取及其有效性（营业执照、生产许可证、安全生产许可证、资质证书等）；③收集受审核方体系（QMS/EMS/OHSAS）认证范围的产品技术标准以及任何法定评价、验收和抽查报告（包括环评、安评、环保验收、型式试验、排污许可证、协议等证明文件）；收集与受审核方绩效目标或指标相关的特性指标的过程监测的种类、方法、已具有的能力；④是否属国家明令淘汰的产品；⑤收集受审核方体系范围对适用法律法规基本绩效要求的识别以及对合规性评价的实施情况；（3）审查受审核方理解和实施标准要求的情况，特别是对管理体系的关键绩效或重要的因素、过程、目标和运作的识别情况；①了解对受审核方管理体系绩效有重大影响的质量管理过程/环境因素/危险源的识别、评价和管理；②与受审核方共同确认关键过程、需确认的过程/重要环境影响/重要危险源的关键特性，并了解是否得到控制；③受审核方管理体系相应过程的相关的主要设备、重要监测设备是否具有并有效；④受审核方管理体系所制订的方针、目标、指标与法律法规相关要求的一致性，目标、指标的可操作性；⑤审查受审核方管理体系过程的总体策划以及高风险因素的识别情况；（4）审查第二阶段审核所需资源的配置情况①了解受审核方员工人数（包括管理人员、固定多现场人员、临时现场人员）；②依据场所分布、距离，审查资源的配置；③一阶段确认范围与申请评审范围有变化时对人员和审核人日的要求；（5）结合可能的重要因素，充分了解受审核方的管理体系和现场运作，策划二阶段审核关注重点：①质量管理体系宜重点关注设计、关键生产/服务、检验、采购过程及生产/服务提供场所；②环境管理体系宜重点关注如动力装置场所、危险化学品仓库、污染物治疗设施、固废堆放场所及其作业现场，包括周边境况；③职业健康安全管理体系宜重点关注：高处作业、铅冶炼、高粉尘作业、机械加工、压力容器操作、有毒化学品车间、危险化学品仓库和储存罐区等高风险作业场所，包括周边境况；④针对受审核方产品/服务不同，特点不同，以及对绩效要求有重大影响的过程或场所情况，制定二阶段审核计划的重点；（6）评价受审核方是否策划和实施了内部审核与管理评审，以及管理体系的实施程度能否证明受审核方已为第二阶段审核做好准备：①了解内审和管理评审的策划情况；②了解内审、管理评审是否覆盖了管理体系范围内的活动及标准的要求；③了解内审、管理评审的结论是什么？提出了那些改进要求？④评价受审核方对内审和管理评审的关注情况，是否已为二阶段审核做好准备；6.1.2一阶段审核的人日一、二阶段审核人日分配，根据组织管理体系的复杂程度有所不同，一般一阶段可占审核人日基数的1/3，非常见情况下，应在申请评审记录表中注明理由；如果组长具备所有专业能力，对小型组织来说，一人进行一阶段审核也是可以的；6.1.3一阶段审核形成的文件UICC规定一阶段审核发现应形成三种文件，并提供给受审核组织：（1）“管理体系文件评审报告”—提出组织文件中不符合标准要求或不够完善的问题。

（2）“一阶段审核报告”—审核组对一阶段审核情况和审核发现（包括正面和负面发现）的综述、二阶段审核前需双方重点关注问题及有关二阶段审核安排的建议；（3）“一阶段审核问题清单”—指一阶段审核中的发现可能影响二阶段审核能否进行的问题，或可能构成二阶段不符合的问题；（4）对一阶段可不去现场审核时形成的审核文件应包括以上(1）(2）(3)条款的内容；①公司要求组织对文审报告中不符合和问题清单中的问题进行整改或解决，并提出书面报告和证据，由一阶段审核组长验证认可并将一阶段审核报告交审核部，由审核方案管理人员进行确认，方可进入第二阶段审核；尤其要关注如存在不符合法规要求、监测不达标时不能进入二阶段审核；②另外，审核组还应对受审核方用于申请评审的信息进行现场确认，一阶段审核组长完成现场审核后填写“申请评审信息（初审、再认证）现场确认表”，并传递给审核方案管理人员，再经审核方案管理人员传递给二阶段审核组长，继续对组织的申请评审信息进行现场确认活动。

审核结束后，由二阶段审核组长将“申请评审信息（初审、再认证）现场确认表”连同案卷一起交回审核部。

6.2管理体系第二阶段审核6.2.1第二阶段审核的内容和重点（1）应依据认证标准的要求并基于第一阶段审核的结果，对受审核方的管理体系进行全面的符合性、适宜性、有效性评价；（2）内容包括管理体系运行是否符合相应标准的要求，方针、目标、指标是否实现，策划的措施、管理方案、程序是否得到认真的执行，产品质量/主要环境因素/重要危险源是否得到控制，是否符合标准、法规的要求，体系运行是否有效，重点是：①审查（寻求）组织管理体系运行是否符合认证标准或其他适用法规、体系文件要求的证据；与第一阶段相比，审查更全面（包括体系范围内的管理层、所有部门和场所）、更深入（相应标准所有条款、分条款逐项审核），不仅检查“做了没有”，而是要通过抽样的证据评价“做的如何”，是否充分、符合，有效；②审查组织与适用管理体系标准或其他适用法规、体系文件期望的那些关键绩效目标和指标是否进行了监视、测量、报告和评审；●包括对组织所有产品、环境因素、危险源，并评审提供的记录或报告中的监视测量结果是否满足了规定要求和法律法规要求；例如：①QMS：有无产品标准/技术协议？是否进行产品检测、型式试验？有无报告？是否符合？②EMS/OHSAS目标、指标完成情况的定期检查，合规性评价的结果，监视测量设施的校准，管理方案的定期评审，重要污染物的监测（包括污染因子排放浓度和总量），职业病、重大危险源监控，风险控制以及环评/安评报告中建议的执行情况；●审核员在评价管理体系过程中应关注相应监视/测量特性指标与组织绩效目标或指标的关系，在何处、何时和为何实施监测；数据的收集分析结果如何能传递到管理层及负有采取措施责任的职能，验证达标情况，以及确定是否需要采取措施和对措施的跟踪；③受审核方管理体系和绩效中与遵守法律有关的方面审核员主要关注受审核方管理体系与遵守法律法规有关的管理体系标准要求的符合性；审核员本身应了解适用于受审核方相应管理体系/产品/服务的通用及特定的法律法规要求。