海外出差管理制度

海外出差管理制度

一、适用范围

本制度适用于公司的中国区员工因业务工作、视察、技术交流、其他事务等，被派往中国以外的国家或地区的出差行程。

二、基本规范要求

1. 员工出差须根据本制度第三部分要求提出出差申请，批准后方可执行出

差任务。

2. 员工出差前须参加培训或自行学习目标国家/地区的相关法律、政策、宗

教、礼仪、风土人情、行为习惯、着装规范等，做好周密的出差计划和行程安排，避免不必要的误会和差错。若出差人属于明知故犯或经提醒劝阻后仍违反的，则产生的相关法律责任及严重后果，均由出差人自行承担。

3. 出差人在国外出差时，应首先考虑人身安全，并有效保护财产安全。员

工在国外出差期间，如遇意外状况，应及时和公司、中国驻当地使馆取得联系。

4. 出差员工须制定出详细差工作计划，出差抵达目标地后按照计划有序开

展工作，并按照本制度第四部分进行定期工作汇报和述职。

5. 如公司在目标地点设有分公司，则出差员工应遵守当地分公司的规章制

度开展工作，如果没有分公司，则应按照本制度第七条进行作息和请休假。

6. 本着为公司节省成本因公出差费用开支应，员工海外出差所涉及费用支

出应综合考虑各种因素按照相对较低支出的方式进行。因公差旅费用及招待费用标准按照本制度第五部分执行，如有超出须员工自行承担。

7. 员工在出差过程中如遇到本规定中未提及事项或突发情况，须本着为公

司利益着想的角度来处理，如果遇到超出本人职权范围的事项，应及时和公司取得联系，获得批准后方可执行。

三、出差审批流程

1. 员工海外出差应填写：

《出差申请单》（附表一）

《差旅工作计划及行程安排》（附表二）

《借款申请单》（附表三）

《目的地文化培训总结表》（附表四）

并按顺序提交审批，批准后方可进行借款及出差。如情形特殊事前无法及时办理，亦应尽快补办手续后方可支给出差旅费。

2. 普通员工海外出差须由部门负责人进行审批后提交总经理审批，总监及

以上级别需提交总经理审批。

3. 出差人凭核准的《借款申请单》，可向财务部暂支相当数额的差旅费。其

预借款额，须经由主管初审，呈请总经理核准后方可借支。

4. 《差旅工作计划及行程安排》需要填写出差期间的行程计划和安排，尽

可能详细的将出差计划列出，以便可以根据计划执行工作任务。

5. 借款如果为外币则需要提前向财务部门打招呼，以便在领款时有充足的

外币。

6. 员工须自行保管好相关单据，便于回司后进行报销、清账、以及述职。

7. 出差完毕，销差后应于三日内填具《差旅费报销单》（附表四），结清暂

支款项。

四、工作汇报及述职

1. 员工海外出差期间需要根据实际工作内容提交工作周报，周报格式如附

表五。

2. 周报将作为员工过程考核的依据之一，如有特殊情况不能提交，须在每

周截止日期前通知上级领导。如在未通知情况下没有按时提交，要在团队内部通报批评；如每年超过三次没有按时提交，需要在公司层面提出批评，并在过程绩效中记录。

3. 团队内部应根据业务需要，最少每周一次组织工作例会，汇总本周工作

情况及市场信息，提出相关问题和解决方案。

4. 员工出差回国后应在三日内提交出差工作报告，并向上级进行述职，相

关文件材料需要提前进行准备。

五、差旅费标准

差旅费用按照实报实销形式进行，此标准为各项支出上限，未达标准部分不予退还。如遇特殊情况导致消费超出标准，须报上级审批批准后方可执行，否则自行承担超出部分。

员工出差费用标准如下：

1. 住宿标准

无办事处地区，员工海外住宿原则上为三星及以下级别酒店/旅馆，发达国家如北美、欧洲、澳洲、日韩区域，标准为120美金/天，其他欠发达地区为100美金/天，如有特殊情况，如战乱地区、高消费地区，须得到上级批准后方可入住。

设立办事处地区，按照当地租房标准进行房屋租赁，原则上房屋租赁费用均摊后不应超过酒店住宿标准，如果超过，须得到上级批准后方可租赁。

2. 长途交通/签证标准

往返乘坐火车、轮船、飞机、以及签证费用，按照实际消费报销。行程在8小时以内须乘火车硬座/二等座，超出8小时可以选择搭乘飞机经济舱/卧铺。出差计划外的行程，如需搭乘飞机，需要报上级领导审批后方可购票。

购买机票须提前7天进行。选择航班，在时间合理、保障安全的情况下应选择较为便宜的航班。如要选择更贵航班，须报上级审批，表明理由并获得批准后方可购票。

3. 市内交通标准

采取实报实销制度。

4. 用餐标准

有办事处的情况下，15美金/人天，无办事处情况下，餐饮标准为50美金/天。

5. 通信标准

通信标准为10美金/天。

6. 客户招待标准

原则上客户招待须提前报上级领导批准。

宴请标准：一般客户为50美金/人，客户高层人员为100美金/人，我方

人员按照50美金/人计算。

7. 礼品赠送标准

客户人员赠送一般小礼品需要进行记录，价值超出500元人民币礼品需

要上级领导审批后方可赠送。

六、出差补贴标准

出差补贴发放按照出差行程时间自出发日起至回公司之日止计算，首尾行程时间满半天不足一天的，按一天发放；不足半天按半天发放。

1. 员工出差基础补助为50美金/天，总监及以上级别60美金/天

2. 艰苦地区（如战乱、危险、荒凉、贫困等）补助翻倍，危险地区如伊拉

克、叙利亚、利比亚、巴基斯坦、也门等

3. 发达国家（北美、西欧、澳洲地区）补助额减少20美金/天，为80美金

/天

七、出差作息及请休假标准

1. 员工出差期间法定节假日按照所在地法规执行，不再休中国法定节假日。

国外假期期间，要兼顾国内工作配合。

2. 员工出差途中需要请假的，需要报上级领导审批，批准后方可请假，请

假时间内不计发工资及补助。特殊情况如生病、受伤等客观不可抗拒原因无法进行工作，可计发补贴部分，工资部分按照劳动合同执行。

3. 原则上员工在海外出差应按计划结束行程，中途不得回国，或延长出差

滞留时间。如遇特殊情况，需要临时回国或延长出差时间的，须报上级领导审批，视具体情况决定公司或个人承担费用。

4. 员工海外出差时间每满三个月，计得一个月假期，未满一个月按照海外

经历周末或节假日折算工作日休假。即每经历一个周末或当地节日，记得2天或相应节日休息天数的工作日休假。每年假期原则上不进行累计，当年度未休完的假期按照实际日工资2倍进行补偿。

八、其他

1. 本标准为市场部起草，经总经理核定、批准后发布施行，市场部对该条

款负有解释权，修改时亦同。