集团公司接待工作流程

**集团公司接待工作流程

1、目的

规范公司接待工作流程，提高接待质量，树立公司良好的形象。

2、适用范围

本文件规定了集团公司接待管理的职责分工、工作流程等相关内容，适用于全集团的接待工作（子公司参照执行）。

3、接待原则

3.1 级别对等原则

一般情况下，主宾级别对等，同级别出面；特殊情况下可高规格接待。对来宾都应平等相待，不卑不亢。

3.2 接待对口原则

各职能部门对口接待。综合性接待时，由一个接待部门牵头，其他

相关部门支持配合。

3.3 服务周到原则

接待计划制定周密，接待程序完善，各环节衔接到位，做到待客礼貌、服务周到。

3.4 保密原则

向宾客介绍情况时，注意保守企业机密；参观生产现场时原则上不允许来宾摄影、摄像。对需要保密的接待不得对外泄漏来宾姓名、接待安排等相关内容。

3.5 厉行节约

招待来宾时标准应适宜，不铺张浪费，及时进行费用核算。

4、术语与定义

4.1 宾客

客人的总称，分为贵宾（上级领导）、嘉宾和来宾三级。

4.1.1 贵宾

指被公司邀请的上级领导（包括军队领导）。

4.1.2 嘉宾

指被公司邀请，出于交际或商务目的来公司检查指导或参观会谈的

政府领导、企业领导（包括外宾）。

4.1.3 来宾：

出于交际或商务目的提出来公司访问的政府领导、企业领导、客人

（包括外宾）。

4.2 集团公司接待

4.2.1 上级领导来公司视察、调研、指导工作的接待；

4.2.2 与集团公司高层之间的商务、友好往来的接待；

4.2.3 涉及集团公司重要经济利益的其他重要接待。

4.3 部门接待

由职责对口部门负责的接待。

4.4 集团子公司接待

由集团子公司出面负责的接待。

4.5 接待用品

4.5.1 通用备品

茶水及水具、企业宣传册、便笺纸及铅笔等。

4.5.2 特殊备品

咖啡、可乐、茶品及专用茶具、水果、糖果等。

4.5.3 馈赠礼品。

5、职责

5.1 公司办公室

5.1.1 全面负责集团公司的接待管理工作。

5.1.2 负责集团公司接待任务计划、安排的制定。

5.1.3 负责集团公司接待计划、安排的实施、协调、督促、检查和落实。

5.1.4 负责集团公司接待室、会议室、接待用品的管理、准备及务工作。

5.1.5 负责接待工作的宣传报道以及宾客随行记者的协调工作。

5.1.6 负责安排来宾车辆、食宿的安排和车票、机票的预定。

5.1.7 负责集团公司业务招待费用、会议费用的使用、管理和控

制。

5.1.8 负责对集团管理部室及子公司接待工作进行必要的协调及指导。

5.1.9 负责集团公司接待保密工作。

5.1.10负责做好接待记录工作。

5.2保卫部

负责组织接待的现场保卫、车辆管理以及宾客随行保卫人员的协调工作。

5.3规划部、进出口公司

负责接待翻译工作。

5.4万寿社区管理中心、幸福社区管理中心

负责集团公司接待的环境保洁工作。

5.5各部室

5.5.1 负责与本部门职责对口的业务接待工作。

5.5.2 负责部门业务招待费用的使用、管理、控制，配合做好集团公司的接待工作。

5.7集团公司下属子公司

5.7.1 对本公司的接待工作全面负责。

5.7.2 需要集团公司领导出面参加的接待，子公司须提前两周向集团公司办公室提出申请。

5.8 集团公司各被参观单位

根据集团公司办公室的要求，负责整理本单位工作现场、维护正常秩序等相关工作。

6、接待规格

按《**集团参观接待规格》（附件一）执行。

7、管理内容

7.1 接收信息

7.1.1 属于集团公司的接待，直接报公司办公室负责人或公司领导审批；

7.1.2 属于部门或子公司接待，但需公司领导出面的，由对口部门或子公司填写《**集团接待申请表》（附表一）提前一周交公司办公室

负责人审批。

7.2 初审

7.2.1 公司办公室负责人接到管理部室或子公司交来的《**集团接待申请表》后应及时协调并签署意见。

7.2.2 需公司领导出面的接待，先由公司公室负责人签署意见，再由公司领导审批签字。

7.2.3 公司办公室负责人将签署意见后的《**集团接待申请表》交公司办公室文秘科具体实施。

7.2.4 确定由部门或子公司负责的接待，其申请表由公司办公室文秘科转交部门或子公司落实。

7.3 制定接待计划、安排

7.3.1 公司领导同意的接待申请

集团公司办公室文秘科、集团公司各部门、集团子公司根据领导意见在与来访联系人充分沟通后制定集团公司或本部门（子公司）详

细的接待计划、安排并填写《**集团接待计划、安排》（模版见附件二），交公司办公室负责人审批。

7.3.2公司领导未批准的接待申请由申请单位与要求来访的联系人说明原因并予以拒绝。

7.4 复审

公司办公室负责人在《**集团接待安排》上签署意见。

7.5 执行计划、安排

7.5.1 依据接待计划、安排，各部门按照各自的接待职责认真做好接待的所有准备工作。

7.5.2 负责接待的单位严格按照接待计划、安排执行接待。

7.5.3 各配合部门严格按照各自的接待职责做好配合工作。

7.5.4 联系人请来宾联系人填写《**集团接待意见反馈表》（附表二）。

7.6 归档

7.6.1 联系人将接待过程中有保存价值的图片和会议记录资料存档。

7.6.2 符合公司大事记的接待由专人做好公司大事记并存档。

7.7 总结

联系人总结本次接待工作并提出改进意见报本单位接待工作负责人。

附件一：《**集团参观接待规格》

附件二：《**集团接待计划、安排》（模版）

附表一：《**集团接待申请表》

附表二：《**集团接待意见反馈表》