财务与会计数据处理——以Excel为工具第2章 Excel与会计账务处理

第二节会计账务初始数据的建立




一、创建会计科目表 （一）会计科目表的结构 会计科目表用于存储一个会计主体的所有会计科目（账户）的特征。会计科目表的结构指会计科 目表由哪些项目组成，不同的应用系统（或财务软件系统）的设计是不同的，但会计科目编码和 科目名称是二个必须都有的项目。其他的项目可以有科目性质、是否最底层明细科目等。 不同的应用系统对会计科目编码的设计也不同，但有二项也是相同的：（1）会计科目编码是一种 层级结构。如4-2-2是一种总码长8位的3级层次结构，第一级4位，二级和三级都是2位；（2）科 目编码的第一级为总账科目，编码由四位数字组成，我国财政部已对其进行了规范，必须遵循。 会计科目名称也是会计账户的名称，总账科目的名称以及少量的明细科目名称（或二级、三级科 目）已由财政部规范，必须遵循。其他明细科目名称要能体现管理的内涵。在设置科目编码时需 要注意编码的唯一性、系统性、简洁性和可扩展性等特点。 （二）建立会计科目表结构与数据勾稽模型 建立会计科目表的方法主要有两种。一种是从财务软件中直接获取会计科目信息。另一种则是通 过Excel直接输入。企业用到的会计科目较多，绝大部分财务软件都提供了直接获取相关会计科目 信息生成Excel文件的功能。如在金蝶财务软件中的设置会计科目界面，单击【输出】按钮，即可 打开“另存为”对话框；在【保存类型】下拉列表框中直接选择将文件保存为Excel文件类型。下 面介绍使用Excel工具直接建立会计科目表。
四、会计账务处理主要使用的EXCEL函数



（一）SUMIF函数 函数的结构：SUMIF(range, criteria, [sum_range]) 函数的功能：可以使用 SUMIF 函数对范围（range）中符合指定条件的 值求和。 （二）IF函数 函数的结构：IF(criteria, A1, A2) 函数的功能：函数对条件表达式（criteria）进行计算和逻辑比较，如果 条件表达式（criteria）的比较结果为真（True），则返回A1，否则返回 A2。 （三）VLOOKUP函数 函数的结构： VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup]) 函数的功能：如果需要在表格或区域中按行查找内容，可使用 VLOOKUP， 它是一个查找和引用函数。其功能为，在包含查阅值的区域查找查阅值， 并从区域中返回相应列的值。
【学习目标】

通过本章的学习，首先要理解会计账务处理的基本原理、 对会计账务处理过程进行内部控制的重要性，以及会计账 务处理系统的目标和任务；其二要掌握会计核算方法、账 务处理流程，以及记账凭证、会计账簿、财务会计报表的 概念、作用、编制的过程；其三，掌握会计账务系统初始 设置的任务和作用，重点掌握会计科目码、会计科目名以 及会计科目表、科目余额表的作用和内容；其四，掌握日 常会计核算处理的流程，能够运用会计原理编制记账凭证、 查阅会计账簿、编制财务会计报表。其五，了解应用Excel 进行会计账务处理业务的建模过程，掌握运用Excel的工具 建立会计科目表、科目余额表、记账凭证存储表、科目汇 总表、总分类账表、日记账表、资产负债表、利润表的操 作方法；其六，掌握Excel函数的使用，重点掌握SUNIF、 IF、VLOOPKUP函数在会计账务处理中的应用。





1．建立“账务处理”工作簿，在此工作簿下建立会计账务处理基础工作表。一 般来说，主要的工作表有：会计科目表、科目余额表、记账凭证表、记账凭证存 储表、科目汇总表、现金日记账、银行存款日记账、总分类账（或总账科目发生 额余额表）、三栏式明细账、数量金额式明细账、多栏式明细账、资产负债表、 利润表、现金流量表等。 2．建立“账务处理”工作簿中各账表之间的数据勾稽关系，在各数据栏设置取 数公式。首先要建立会计科目表与科目余额表的相关项目（科目编码、科目名称） 之间的勾稽关系，即科目余额表的科目编码、科目名称栏目要设置取数公式，数 据取自于会计科目表。 3．设置科目余额表期初余额的试算平衡模型（借方余额之和等于贷方余额之 和）。 4.设计记账凭证表（或记账凭证存储表）的格式以及有效性控制的项目。例如， 科目编码、科目名称必须取自于会计科目表，“借贷相等”效验，记账凭证的制 单和审核不能为同一人，等等； 5．设置科目余额表、科目汇总表、记账凭证存储表与各类会计账表之间的数据 勾稽关系。会计账簿的期初余额（存量）取自科目余额表的“期初余额”，流量 数据取自记账凭证存储表的相关科目的会计分录，期末余额=期初余额+借方合计 -贷方合计（计算公式与科目性质相关）等。 6．最后，根据财务会计报表的编制规则，设置资产负债表、利润表、现金流量 表的取数公式和计算公式。 后续将通过建立简单的会计账务处理模型介绍建模以及数据处理的过程。

由于会计信息涉及到政府、投资者、债权人等多方利 益，要求会计账务处理提供的会计信息正确、真实、 可靠，因此在会计账务处理过程中必须遵守会计法规、 会计准则、政策、制度等规范，需要设置严密的内部 控制和安全保密措施。这些措施是会计信息系统正常 运行，提供正确、真实、可靠的会计信息的保障体系。 由于Excel是一个通用的电子数据表处理软件，它能帮 助会计人员完成会计账务处理中的核算工作，但不能 像其他财务软件系统或ERP系统那样有内部控制和安 全保障功能，企事业单位一般应用财务软件系统进行 会计账务处理。然而，掌握了应用Excel进行会计账务 处理，对小微企业的会计核算、审计工作等将有很大 的帮助。
第一节会计账务处理概述

会计账务处理是指会计人员依据各国（或地区）的会计准则和会计 政策，通过运用复式簿记原理和方法对单位经济业务数据进行采集、 加工、处理，在此基础上编制财务报表来完成对企业生产经营活动 的记录和报告。作为会计账务处理理论基础的复式簿记原理，揭示 了一个企业纷繁复杂、千变万化的经济活动及其资金运动的规律， 把一个企业的资金运动(价值运动)按其运动的表现形式分为静态三 要素：资产、负债、所有者权益，以及动态三要素：收入、费用、 利润；并且根据资金运动的规律，从理论上找到了这些要素在经济 活动过程中如何保持它们的静态与动态相结合的平衡式；根据这个 原理编制的财务报表能较客观地反映企业的财务状况和经营成果。 它还提供了一套科学完整的会计核算方法，对企业的资金运动进行 有序的分类、汇总、记录，并通过提供会计信息反映企业财务状况 和经营成果，以达到实施会计监督、提高企业经济效益的目的。



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建立会计科目表步骤如下： 1.新建Excel工作簿，并将其命名为“账务处理”。将鼠标移动到工作表标签 Sheet1处，单击鼠标右键弹出快捷菜单，选择【重命名】命令，将Sheet1命名为 “会计科目表”。 2.输入并编排会计科目表中的项目信息“科目码”、“一级科目名”、“二级科 目名”、“三级科目名”等，如图2-2所示。本表设置的“是否底层科目”表示没 有下级科目的科目为底层科目，只有最底层科目才能记发生额，即可以编写会计 分录。“科目性质”分为资产类、负债类、权益类等六大类。 3.设置期初余额为会计专用显示格式。选中期初余额列（H），单击鼠标右键弹出 “设置单元格格式”对话框如图2-3所示，对需要填入期初余额的单元格进行设置： 只能输入数值数据，保留2位小数。 4．手工输入会计科目表数据：科目码、科目名、科目性质、是否底层科目标志等， 如图2-4所示。在输入数据的同时还可以建立方便检查的条件和单元格之间的勾稽 关系，例如下面的操作5和操作6。 5．为便于目测和检查，可利用一级科目码码长为四位的特征，对含有一级科目码 的行进行改换对应行的填充色的条件设置。操作过程如下：选中需要设置条件格 式的区域，点击【开始】选项卡中的【条件格式】下拉菜单，选择【新建规则】， 弹出【新建格式规则】对话框，设置条件格式。单击【为符合此公式的值设置格 式】右下方按钮，在弹出输入公式区域中输入：“=LEN($A3)=4”，使用LEN函数 对科目码为四位的行进行条件格式设置。（请注意此处因为需要整行变色，所以 采用相对引用行号，可对比输入公式=LEN($A$3)=4以比较效果）。最终结果如图 2-4所示。
三、账务处理业务流程与Excel建模 （一）账务处理业务流程 通过以上对会计核算方法以及账务处理系统目 标和任务的分析，会计账务处理流程可以分为 以下三个阶段的业务处理。 1．初始设置 2．会计期中 3．会计期末

图2-1科目汇总表核算形式的账务处理业务流程图


（二）运用Excel进行会计账务处理的建模思路与过程 以上会计账务处理分析思路是运用Excel建立会计账务 处理模型的基础。由于会计账务处理系统建模涉及的 表很多，表与表之间的数据勾稽关系也较复杂，尤其 是记账凭证的输入，涉及的控制和效验的条件较多， 应用Excel处理需要编写程序，而这不是本章的主要内 容。本章主要根据会计账务处理业务流程介绍Excel建 模的思路和过程，不同的应用系统对这些表以及表的 项目设计会有不同，也会使得所建的模型和过程不同， 建模时要保证账务处理工作簿中所有工作表中相关项 目数据的一致性和正确性。







一、会计核算方法 会计核算方法用来解决如何清晰地记录每一笔经济业务，以及清晰 地反映每一笔经济业务引起的资产、权益的增减变化。主要包括设 置会计科目与账户、复式记账、编制和审核凭证、登记账簿、成本 计算、财产清查、编制财务报表等。 （一）设置会计科目与账户 （二）复式记账与借贷记账法 （三）填制与审核凭证 （四）登记账簿 （五）成本计算 （六）财产清查 （七）编制会计报表






（二）会计账务处理系统的任务 为实现会计账务系统的目标，其应完成的主要任务可按三个不同期间表述如下： 1.初建阶段（企业初创或年初） （1）建立会计科目和账户体系。根据企事业单位的经济活动特点和管理需求，建立单位的会计科 目和账户体系，即设置总账科目和明细科目，保证科目之间的对应关系和勾稽关系的正确性，满 足财务报表编制和管理者对会计信息的需求。 （2）输入会计账户的初始余额，保证会计核算的连续性、一致性和初始余额的正确性。 （3）建立内部控制制度（如岗位分离与牵制）、会计制度（如费用报销），确定采用的会计政策、 会计核算方法等。 2.日常账务业务处理 日常账务业务处理的任务是完成对经济交易或会计事项的确认、计量、记录。主要包括编制与 审核凭证、凭证入账、凭证汇总、凭证信息查询，出纳收付款，现金日清结算，为保证登记账簿 的正确性，总账与明细账平行登记，等等。 3.期末账务处理 （1）对账结账。指对本期会计记录的核对、结转和数据传递处理等工作。主要包括期末会计账户 之间的结转（如成本费用等）、期末调汇、对账（账账相符、账证相符、账实相符）、期末结账 （余额结转）等。 （2）编制财务报表，提供会计账簿和报表信息。编制总账科目余额表，试算调整，按财务报表编 制规则编制财务报表，提供财务会计信息（报表信息与账户信息）。 （3）本期会计数据的保存及下期会计工作准备。按会计分期原则，每个会计期末（一般是月末） 要将本期会计凭证进行归档保存，为下期会计核算做好准备（如凭证重新编号）。



二、会计账务处理系统的目标与任务 （一）会计账务处理系统的目标 会计账务处理系统是会计信息系统的一个核心子系统，是一个运用复式簿记原理 和会计核算方法对单位经济业务数据进行采集、加工、处理，输出财务会计信息 的信息系统。会计账务处理系统的总目标是及时、正确、连续、系统、全面、可 靠地记录经济交易或会计事项数据；按照会计法规、会计准则、会计制度的要求， 及时、准确地完成会计核算，提供财务会计信息，以便于信息使用者进行会计监 督、控制和决策。具体目标可分解如下： 1.及时、正确、全面地采集和输入会计数据，保证进入系统的会计数据的正确、 安全和可靠。 2.保证输入的会计事项合规合法，对会计凭证进行正确、有效的审核、入账。 3.高效、正确地完成相关会计账户之间的对账、结账等数据处理工作，保证会计 数据的一致性和勾稽关系的正确性。如“资产＝负债＋所有者权益”、“总账科 目余额发生额必须等于其下属明细科目余额发生额之和”等。 4.及时、准确、可靠地输出各种记账凭证、账簿、财务报表信息，满足信息使用 者的信息需求。