浅谈机关公文格式中常见的问题及对策

浅谈机关公文格式中常见的问题及对策

公文格式规范化，是办公自动化的客观要求，也是充分发挥公文作用，维护公文严肃性和权威性的必要条件。国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》对行政机关的公文格式规定了十分严格的标准，但在公文处理的实际工作中，仍然存在许多不规范的现象和问题。本文结合工作实际，针对实际工作中公文格式常出现的不规范现象进行了归纳分析，浅谈几点相应的对策。

一、关于公文要素

一般来讲，一份完整的公文都是由“眉首、主体、版记”三部分组成。置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首。眉首主要包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人几个要素。置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体。主体主要包括公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、印章几个要素。置于主题词以下的各要素统称版记。版记主要包括主题词、抄送、发文机关、印发时间、印制份数和页码几个要素。

二、关于不规范现象

（一）公文标题不规范

公文标题由发文机关名称、公文主题和文种组成。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。不规范的做法表现为：一是标题中未标明发文机关；二是滥用符号。标题中使用了多种标点符号，较多的是使用逗号、顿号和书名

号等。公文标题中除法规、规章名称加书名号，特定称谓加引号外，一般不用标点符号。公文标题可分一行或多行居中排列。回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

（二）结构层次序数使用不规范

公文中的数字，除成文日期，部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。具体设置多少个层次序数，要视文件的内容和篇幅来定。一般来讲，第一、二、三、四、……层次序数依次标识为：“一、”、“（一)”、“1．”、“(1)”、……。一般来讲，层次序数不得跳级使用。

年份一般不能用缩写。如：2010年不应缩写为“一○年”或“10年”。如年份用中文形式表示，如“二○一○年十月”，则中间的“○”不能写成“0”、“o”或“零”，应该在电脑“插入”栏里“特殊符号”中选择“○”。“十月”中的“十”不能写成“10”，而应写成“十”。

（三）标点符号使用不规范

标点符号是辅助文字记录语言的符号，是书面语的有机组成部分，用来表示停顿、语气以及词语的性质和作用，文字材料中的序号、标点符号应正确使用。否则，所表现出的语气、词语性质和作用就会走样。

1.“第一、”、“第二、”或“首先、”、“其次、”等用顿号不规范，应该用逗号。

2.“一，”、“二，”、“三，”等用逗号不规范，应该用顿号；“１”、“２”、

“3”和“Ａ”、“Ｂ”、“C”后面用“．”，不得使用“、”或“，”。

3.在用“一是”、“二是”、“三是”表示顺序或在“一方面”、“另一方面”之后，可以分别用逗号，也可以不用标点符号，直接连接下文。

4.序号如加括号，如：（一）（二）（三）（四）和⑴⑵⑶⑷，后面不再使用任何标点符号。例如：“（一）、”、“（一），”、“（一）．”等均属不规范用法。

5.有时在上述层次序数中需要加入“第一”、“第二”、……或者“首先”、“其次”……,此时其后面一律使用“、”，不得使用“、”或者“．”。

6.冒号占一个字的位置，居左偏下（：），不得使用数学中的比例号（∶）。

（四）成文日期标识不规范

常出现的问题：一是标注位置太低或太高，以至于印章距正文太远或盖压正文；二是把拟文日期作为成文日期；三是把修改日期或送签日期作为成文日期；四是联合行文主办机关签发日期作为成文日期。

（五）印章加盖不规范

印章是公文制发机关对公文负责的凭证，必须规范使用。但常出现不规范现象：一是印章加盖不符合要求，有的歪斜，有的盖在正文上；二是印章未居中下压成文时间，盖印距正文太远。印章正确的加盖位置：印章上弧距正文2mm¬—4mm。

（六）公文的排版规格、字体及字号的使用不规范

常见的公文纸张一般采用标准的A4型或通用的16开型。对于字

体及字号的使用，有的选择宋体小三号，有的选择楷体三号。公文的排版规格、字体及字号规范的做法是：

1.公文正文用一般每面排22行，每行排28个字。用3号仿宋字。

2.发文字号和“签发人”用3号仿宋字。“签发人”冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

3.主送机关、正文、附件、作者、日期一般采用3号仿宋体。

4.主标题(又称一级标题)为2号宋体加粗。

5.二级标题为3号黑体。值得注意的是：在属下还有两级以上标题的情况下，二级标题应该加粗；在属下只有一级标题的情况下则可不加粗。

6.三级标题为3号仿宋加粗。值得注意的是：在属下还有一级以上标题的情况下，则本级改为“3号楷体加粗”；在属下没有标题的情况下，则用“3号仿宋加粗”。

（七）附件标注不规范

公文如有附件，在正文下空1行左空2字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：1.××××”）。附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号。附件的序号和名称前后标识必须一致。

不规范做法主要表现在：一是附件和正文间隔或大或小。二是把被批转、转发、印发和发布的内容，作为附件处理。三是附件说明与附件的标题不一致，有的附件标题缩写。四是附件说明的顺序与附件

的顺序不一致，有的附件的序号使用汉语数字标识，附件名称后加标点符号。五是附件跟附注区分不清，在印发文件时不管是附件还是附注全当作附件，导致关系的确认错误。

（八）抄送机关标识域不规范

抄送机关是指除主送机关之外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称，不得将主送机关再标识到抄送机关栏。抄送机关在主题词下1行，左右各空1字，标识“抄送”后标全角冒号；抄送机关依上级机关、平行机关、下级机关次序排列，抄送机关间用逗号隔开，在最后一个抄送机关后标句号。抄送机关标识域用来标识除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。但有些机关公文已主送上级机关，又同时抄送该部门的领导。在抄送标识域内常出现“抄报”，顶格标识“抄送”，回行时与“抄送”对齐，最后一个名称后不加句号等不规范问题。

三、关于公文的行文原则

按行文方向划分，公文可分为上行文、下行文和平行文。“行文应当确有必要，注重效用。”是行文的基本原则，也是行文的出发点。确定行文一定要首先明确行文的目的和作用，要有的放矢，有针对性，使发出的公文产生预期的效用。改变那种“发文越多、文件的规格越高、工作就越重视”的误区，根据实际需要确定是否行文。行文的必要性是上行文、平行文、下行文都必须遵循的原则。上行文中，如果要制发请求解决问题的文件，要研究问题的本身是不是属于上级应当解决的；还要研究解决这个问题的可行性。制发平行文件，要注意明