Excel竟然也能多人同时编辑

强悍！Excel竟然也能多人同时编辑

作者：佚名团队锦囊来源：网上转载点击数：9727 更新时间：2009-4-22

很多单位都组建了局域网，虽然有不少能在局域网上聊天的工具，但一来使用不方便，二来不安全(容易被老板发现)。为此，笔者建议大家用Excel来聊天。

★第一步:打开Excel2003，新建一个工作簿文档，取名保存(如“工作记录.xls”)。

★第二步:执行“工具→共享工作簿”，打开“共享工作簿”对话框(见图1)，选中“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”选项，确定返回。

图1

★第三步:将上述工作簿文档保存在局域网上某台电脑的一个共享文件夹中。

★第四步:局域网内用户同时打开上述工作簿，大家约定好输入的单元格位置(如A用户在A列输入内容、B列输入时间；B用户在C列输入内容、D列输入时间……)。

★第五步:选定相应的单元格(如A1)，将聊天内容输入到其中，再选中B1单元格，按下“Ctrl+Shift+;”组合键输入系统当前时间。★第六步:单击工具栏上的“保存”按钮，将上述输

入内容保存一下，对方只要再按一下“保存”按钮，即可看到上述输入的内容。

图2

★第七步:如果老板来了，只要切换到其他工作表(如Sheet2)中(可以事先输入一些与工

作相关的内容)，即可转换到“工作状态”。既方便又安全！

小提示

提高效率，多人同时录入一个Excel文件这个应用主要利用了Excel的“允许多用户同时

编辑，同时允许工作簿合并”功能，在实际工作中，可以用做多人共同录入一个Excel表

格，Excel会自动保持信息不断更新。比如:有A、B、C、D四个用户分工合作共同完成200 5.xls文件的录入，首先打开这个文件，并按上面的操作勾选“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”，最后点击“文件→另存为”，将其保存在E电脑的D盘中。接下来四个用户

就可以同时在这个文件中录入了。

团队锦囊录入：张俊责任编辑：07hope

我们可以设置工作簿的共享来加快数据的录入速度，

而且在工作过程中还可以随时查看各自所做的改动。

当多人一起在共享工作簿上工作时，Excel会自动保

持信息不断更新。在一个共享工作簿中，各个用户

可以输入数据、插入行和列以及更改公式等，甚至还

可以筛选出自己关心的数据，保留自己的视窗。

一、设置共享工作簿

我们可以先举个例子：假设有甲乙丙丁四个用户

分工合作共同完成录入操作，四人分别在001、002、

003、004号机器上同时操作，这四台机器都已经与000

号电脑通过网络连接了起来，学生学籍资料信息2002.xls

存放在000号机器的硬盘E:\上。

1、在“工具”菜单中单击“共享工作簿”命令，然后单击

“编辑” 标签。

2、选择“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”复

选框，在“高级”标签中可以对“自动更新间隔”、“用户

间修订冲突解决方法”以及“个人视图属性”等进行设置，

在通常情况下，“高级”标签中的各个参数可直接使用系统

默认值，然后单击[确定]即可。

3、出现提示时，保存工作簿。

4、在“文件”菜单中单击“另存为”，然后将共享工作簿保

存在其他用户可以访问到的一个网络资源上（如000号机器的E:\）。

二、使用共享工作簿

1、查看冲突日志

冲突日志在共享工作簿中，是为以前编辑时所作的更改保存的

信息，信息包括每个更改的作者、进行更改的时间和被更改的

数据内容等。

查看冲突日志有两种方法：

一是在工作表上将鼠标箭头停留在被修订过的单元格上，

突出显示详细的修改信息；

二是在单独的冲突日志工作表上罗列出每一处冲突，方法如下：

（1）在“工具”菜单中，选择“修订”子菜单，

再单击“突出显示修订”命令。

（2）选中“编辑时跟踪修订信息，同时共享工作簿”复选框，

该复选框将开启工作簿共享和冲突日志。

（3）选中“在屏幕上突出显示修订”复选框，这样在工作表

上进行需要的修改后，Excel会以突出显示的颜色标记修改、

插入或删除的单元格。

（4）选中“在新工作表中显示修订”选项，将启动冲突日志工作表。（5）单击[确定]按钮，当弹出对话框提示保存工作簿时，

请再次单击[确定]按钮，保存工作簿。

二、合并工作簿

当合并用户需要获得各自更改的共享工作簿的若干备份时，

Excel需要共享工作簿的每个备份都保留有从创建备份之日

到合并之日的所有冲突日志，同时如果天数超过指定的保

留时间，就不能再合并备份。保险的办法是将冲突日志保

留足够长的时间，或是输入一个极大的天数，例如1000天。

合并工作簿具体操作如下：

（1）在欲合并的另一个工作簿文件之中，打开共享工作簿的备份。（2）单击“工具”菜单中的“合并工作簿”命令。

（3）如果有提示，请保存共享工作簿。

（4）在“将选定文件合并到当前工作簿”对话框中，

单击包含有合并更改内容的共享工作簿的某一个备份，

然后单击[确定]按钮。

（5）重复第（2）步到第（4）步，

直到共享工作簿的所有备份都被合并。

做好以上设置后，其他用户都可以在自己的电脑中同时编辑、

浏览约定的工作簿，同时000号操作员可以在自己的窗口中

看到并管理所有用户共享编辑这个工作簿。为方便实际操作，

应将每位用户姓名更改为真名实姓，

方法是：单击“工具→选项→常规→用户姓名→

输入姓名→确定”，这样在打开“共享工作簿”弹出的对话

框中便可正确显示正在使用本工作薄的所有用户姓名和开始

使用时间。为了避免几个用户修改同一单元格的内容，

可以估计一下数据中的记录数量，让几位用户每人分配不同的

录入部分。比如让甲从工作薄的第1条开始录入，让乙从工作薄

的第200行开始……但应注意在“共享工作簿”状态下不能同时

编辑批注和建立超链接，这两项只能在不共享状态下进行。

提示

1、如果需要取消共享工作簿，只需要在的“编辑”标

签中，清除“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”项即

可，不过这将使其他用户丢失所有未保存的修改。

2、对工作簿进行共享设置后，可以由网络上的多位用户同时访问

和修改，为避免丢失修订记录，可以为工作簿指定一个密码来保护