学籍管理工作流程

电大学籍管理工作流程

为了充分发挥教务管理工作在促进乐亭电大教育事业科学发展中的重要作用，加强系统建设，对标国家开放大学及河北省广播电视大学教务管理的要求和规定，不断提高我校教务管理水平，加强过程管理，进一步持续提升开放教育办学质量，对教务管理过程中的课程注册、学籍异动、学信网退学、毕业证、学位证、毕业证明书办理、错证换证、学信网信息更正等环节工作流程及要求进行了认真梳理，现就有关规定及注意事项加以说明：

一、由于网考数据不同步不能通过毕业审核的解决办法

我们在办理毕业证书的过程中发现有些学生虽然网考或免网考已通过，但是由于数据没有与教育部学信网同步，因此毕业审核不能通过。若出现这种情况，按下列要求办理：

1、此情况应填写《河北电大免考信息表》；

2、学习中心代码，必须是8位，不足8位的用0补足；

3、免考科目代码，大学英语B为71，计算机应用基础为69；

4、免考原因，参照表后备注填写；

5、填表结束，最后一行填写“/记录行结束/”。

二、学籍异动的办理

学籍异动是指学生学籍上的非程序化变动，主要包括休学、复学、转专业、转学（转入及转出）。应注意以下事项：

1、除申请人签名和年月日需由学生本人亲自手签以外，其它均需打印；

2、所转专业，必须是教学点内同一年级同一学期有的专业；

3、转学是指学生从某一学校转往另一学校相同专业学习。转学时,不同类型的学生不能互相转学。比如，开放教育、一村一、助力计划、课程开放之间。

三、学信网退学的办理

学信网退学，指的是因为要报考别的院校而退出现有学籍的学生。申请学信网退学，要求如下：

学信网对学籍异动中的退学功能进行了调整，取消了批量上传功能，目前学信网退学只能做单条退学处理，同时还要上传退学材料图片。结合学信网的功能调整，现对申请学信网退学的要求特做如下说明：

（一）应提交电子材料

1、申请学信网退学的汇总名单（EXCEL表格）和汇总名单对应的每个学生一人一张图片的退学申请表（JPG /PNG格式）。

2、申请学信网退学的汇总名单（EXCEL表格）。

（1）文件格式：EXCEL。

（2）名单按学号升序排列。

3、每个学生一人一张图片的退学申请表（JPG /PNG格式）。

（1）退学申请表每个学生一份。退学申请表上有学生签字、教学点盖章。

（2）文件格式：JPG /PNG。

（3）文件命名要求：学号全码+姓名，“+”不用打在文件名中,例：1711001201115刘洋(特别注意：学号与姓名中间无“+”、无空

格)。

（4）文件大小：10M以内。分辨率在200*200以上。

（5）图片需清晰、完整，表头朝上，不得歪七扭八、上下颠倒，图片中不得出现与退学申请表无关的多余影像。

（6）需对退学申请表原件进行图片扫描或拍照，不得对复印件进行图片扫描或拍照。

（二）纸制材料

1、每个学期开学后10个工作日内，各教学点将上一学期及假期申请学信网退学的各批汇总名单及书面报告上交市校。待市校整理汇总后上报省校。

2、书面报告：报告中注明本学期共提交学信网退学申请多少批，经手人签字，并加盖教学点公章。

3、要求退学的学生，必须提交由本人签字。表格《国家开放大学学生自愿退学申请表》一式四份。

四、课程注册的办理

1、必须严格按照专业规则规定的学期进行，严格按照课程ID进行；

2、专业规则上规定的所有课程，学生都应注册。但学位课程只有要学位的学生进行注册，其他学生不必进行该课程注册。

3、办理学籍异动和转学的学生，不得进行课程注册，要待该生的学籍异动和转学完成再进行课程注册。

4、学生补考时，原来已经注册过的，不必进行注册。

5、省校一再重申，选课改变学期必须跟随下一届学生，不得提

前选课，否则，出现不能报考的情况，概不负责。如：不能把第二学期的课提前到第一学期，可以将前面学期的课程放到后面的学期选课。

五、学生基本信息修改

为了进一步加强学生基本信息规范管理，保证学籍学历管理质量，适应中国高等教育学生信息网信息电子化操作管理方式，现提出采用收集信息电子版格式材料，以提高工作效率，减轻手工操作。

（一）信息修改

1、新生信息修改：在新生入学第一学期内提交修改申请。填写表格为《国家开放大学（原中央广播电视大学）新生基本信息修改情况统计表》。

2、在籍学生信息变更：在读期间，学生个人基本信息及原学历层次信息发生变更，应在变更后及时提交申请，不得拖延到毕业时，乃至毕业后再做申请。填写表格为《国家开放大学（原中央广播电视大学）在籍生基本信息修改情况统计表》。

3、毕业生信息更改：原则上不再接受毕业生信息更改申请。学生毕业后发生的个人信息变更，不做相应变更修改。

4、对于未在相应规定时间内进行学生基本信息修改的个例情况参见材料要求操作。

（二）材料要求

1、纸制材料：提供信息修改书面报告和国家开放大学（原中央广播电视大学）学生基本信息修改情况统计表。

（1）信息修改书面报告，报告中注明信息变更或信息录入错误

的具体数量，由各教学点主管领导签字，并加盖公章。

对于未在规定时间内进行学生基本信息修改的个例情况，如需修改信息，各教学点须提交信息修改书面报告，说明原因，由主管校长审批并签字，加盖学校公章，并根据需更改的信息提供相应的证明材料。

（2）根据学生学籍（新生、在籍生、毕业生）状态，新生、在籍生按学号升序，毕业生按注册证号（51161开头的毕业生电子注册号）升序填写对应的《国家开放大学（原中央广播电视大学）学生基本信息修改情况统计表》，各教学点主管领导和经手人签字，并加盖公章。

2、电子材料

（1）《国家开放大学（原中央广播电视大学）学生基本信息修改情况统计表》（EXCEL表格）。

（2）每个学生一人一个文件夹,新生、在籍生以学号+姓名方式命名文件夹,毕业生以注册证号（51161开头的毕业生电子注册号）+姓名方式命名文件夹，“+”不用打在文件名中。文件夹里为每个学生修改信息所须提供的证明文件的JPG/PNG格式图片。

3、根据修改内容提供相应证明的图片

（1）性别、民族变更，提供身份证原件图片（身份证正、反面扫描在同一页）。

（2）入学文化程度变更，专科以上（含专科）学历变更提供学信网学历网查结果或学历认证报告原件图片，专科以下学历变更提供毕业证书原件图片。