商务沟通20法(上)

学习导航通过学习本课程，你将能够：●掌握主管建立同伴意识的方法；●学会同伴意识法的应用；●了解主动趋前法的优点；●掌握商务沟通的方法。

商务沟通20法（上）一、方法一：安全距离法1.尊重对方的“自主空间”安全距离法是指双方沟通前，尊重对方有安全“自主空间”的要求。

人与人相处，除了用“语言”来表达沟通信息外，还可用“肢体语言”来表达含蓄、潜在的台词。

【案例】过分热情，适得其反顾客刚进店，销售员便紧跟其后，不停为他介绍商品的好处。

顾客感觉到很大的压迫感，于是便离开了。

销售员过分热情以致吓跑了顾客，原因就在于不了解、不尊重顾客的“自主空间”。

在销售工作中，销售员首先要让顾客舒放身体，随意浏览商品，等顾客询问或寻找销售员时，再靠近他的“自主空间”。

【案例】尊重主管的自主空间员工有急事想和主管商量，刚好看见主管匆匆进入办公室。

他没有马上找主管讨论事情，而是等主管休息了几分钟后，敲了敲他的门。

得到允许后，员工站在距离办公桌一米处，问道：“我方便跟您讨论一件事吗？”在团队工作中，不论是主管还是平级同事，都有默契的“自主空间”，通常是在以办公桌为中心的方圆几步内。

当有事需要协调或交办时，一定要站在对方“领地”之外，为对方留有足够的安全感。

2.安全距离的划分如图1所示，根据美国文化人类学家爱德华•赫尔（E．T．Hall）的研究，安全距离可以划分为亲密领域、个体领域、社会领域和公众领域四部分。

图1 安全距离法图示亲密领域个人方圆0.5米以内的空间为亲密领域，只有很亲近的人才能靠近，比如配偶、子女、好友或兄弟姐妹等。

个体领域个人方圆0.5米至1.25米以内的空间为个体领域，可以靠近的人有同事、同学、学生和一般朋友等。

社会领域个人方圆1.25米至3.5米的空间为社会领域，可以靠近的人有客户、邻居、泛泛之交等。

公众领域方圆3.5米以外的空间属于公众领域，任何人都可靠近。

二、方法二：口语权调整法1.男性较有“口语权支配权”男性有明显的“口语支配权”。

一男一女沟通，通常男士比较喜欢主导、改变和结束话题，只有面对女性上司或女性长辈，男性才会收敛。

有些女性也习惯了“男说女听”的沟通模式，最多在意见不同的时候，以不确定、但礼貌的方式来反问：“真的是这样吗？”、“这样好吗？”“口语支配权”显示了男女双方在沟通上的盲点：沟通双方没有交谈的平衡点，表面看来关系良好，其实是一方在“说服”，另一方在“顺从”，双方的思想和见解不能真正平等、自然地交流，久而久之，会出现“有沟无通”的现象。

2.沟通习惯男女有别男性和女性在沟通习惯上存有差异。

例如，女性渴望被对方关注和聆听时，男性极易打断话题，提出异议；女性喜欢谈内心的感受，男性则信奉有泪不轻弹；谈话时女性比较会察言观色，而男性往往粗枝大叶。

3.洞穴时间沟通有四个要领：找对时间、找对空间、找对人、说对的话。

其中，如何挑选正确的时间与对方沟通是商务沟通的重要课题。

男性的“洞穴时间”“洞穴时间”由美国知名婚姻咨询专家、畅销书作家约翰•葛雷博士在《相爱到白头》一书中提出，是指男性在生活中需要独处的时间。

家庭男性的“洞穴时间。

”在家庭生活中，男性最明显的“洞穴时间”是下班回家后的两个小时。

男性在这个时间段内会看报纸、看电视新闻、上网或读书，而忽视家人的言谈举止。

办公室男性的“洞穴时间”。

在办公室里，男性上班族也有“洞穴时间”，一般是早上进办公室之后的半小时至一小时和下班前一小时。

在前一个时间段中，男性一般会规划当天工作任务的优先级，或是翻阅当日报纸了解新闻大事等，不希望被电话或“请教事宜”打扰。

在后一个时间段内，男性多半需要调整身心，或者已安排下班后的应酬，因此不希望多花脑筋来考虑决策事宜。

“洞穴时间”里的男性，有时会专注于眼前感兴趣的事物，如养花弄草、切换电视频道或坐在办公桌前出神发呆等，但这并不代表此时他们有空，也不代表该时间是合宜的沟通时机。

女性的“洞穴时间”女性也有“洞穴时间”，但传统意义上女性的“洞穴时间”已经被忽略或剥夺。

例如，女性与男性一样，不喜欢刚进办公室或刚回家就被打扰，但因女性在职场上多处于非高级主管的位置，或要回家照顾小孩、做家务，所以很自然地被打扰，从而忽视了自身“洞穴时间”的存在。

4.口语权改善方法改善口语权，创造男女双方沟通共赢的局面，需要从四方面入手：第一，注重男女平等，双方说话的机会均等；第二，男性发言要有所节制，不要随意打断对方的发言，让女性把意见完整地表达出来，下结论时也要尊重女性；第三，女性要勇于陈述个人的看法，带动话题或引导结论，发言时内容要简短、语气要肯定；第四，要找对时间沟通，尽量避开对方的“洞穴时间”。

三、方法三：同伴意识沟通法同伴意识沟通法是指在沟通领域内，让相处中的人在最短时间内互相熟悉并互相认同的方法。

1.主管建立同伴意识的方法为了缓解团队成员之间的生疏感和紧张感，主管可以从语言与行动两方面建立同伴意识。

言语上稍微降低姿态第一，承认自己也会犯错。

【话术】主管对部属说：“我跟你一样也会犯错误，记得有一次资料准备不周就直接跑到客户那，结果糗大了。

”或者说：“刚参加工作的时候我也很粗心，那时我兴冲冲地跟总经理到埃及扩展业务，当总经理介绍完产品要我现场操作时，没想到机器居然出现了故障，当时总经理十分尴尬，我也差点当场被炒鱿鱼。

”第二，认同对方的感觉。

【话术】负责人对初次参加社团的人说：“刚参加这个社团的时候，我也不知道该做些什么？”一位资深记者对新手说：“刚进这家报社时我也很害羞，报社派我去采访某位名人，接通电话后我的大脑竟是一片空白，不知道要说些什么。

”第三，多用“我们”，少用区分彼此的“你”、“我”。

例如，主管对部属说：“为了这个月的业绩竞赛能取得胜利，让我们一起好好拼吧！”第四，让部属提供意见。

例如，主管对部属说：“小王，对于这个洗发精的平面广告，你有什么看法？”行动上邀请部属参与活动第一，多举办一些娱乐活动。

例如，利用节假日时间召集部门男同事组织足球赛，女同事在场边加油助威，既能加深同事间的感情，又能促进团队合作。

第二，组织同事一起参加培训，员工在共同学习的同时也增加了对彼此的了解。

2.同伴意识法的广泛应用“同伴意识法”还可以推而广之，应用到团队和行为偏差的个人身上。

团体可以通过竞赛活动，让所有的成员都意识到个人与团队息息相关，要为团队获取荣誉，暂时忽略掉其原来身份；团队的共同影响，以及他人对团队的贡献，能引导行为偏差的人重新融入到团体之中。

四、方法四：主动趋前法主动趋前是一种沟通的意愿，可以体现出一个人的诚意，是沟通成功不可或缺的环节。

1.缩短彼此间的距离对方拜访，需要起立迎接；对方敬酒，需要起立答谢；同事或客户从远处走过来，需要趋前迎接，并且主动握手。

同样，当同事或客户离去时，需要起立相送，送到公司门口是起码的礼貌，若能送到电梯口，等电梯关门再转身尤佳。

部属有事向主管报告，主管可以不必起身欢迎，但最好邀请部属坐下来谈。

“坐下来谈”表示一种亲切，可以减少对方站立时的紧张和压迫感。

坐下时，主管适时调整椅子的位置，将“对座”挪到“旁坐”，更能缩短彼此间的距离。

2.化解同事之间的误会人与人之间并不能达到完全的心灵沟通，尤其是存在着竞争关系的同事之间。

与同事相处时，个人行为和言语不免有疏漏之处，从而引发误会和矛盾，这时需要用主动趋前法来化解误会。

主动化解同事之间的误会，需要注意三方面的内容：不要意气用事当被误解时，切忌联合一些“同道”壮大声势与对方争执，这样做会导致误会愈解释愈深，应首先冷静下来，检讨自己的所作所为，同时也给对方重新思考的机会。

不要急于辩解急于辩解如用汽油灭火，火没灭反而愈烧愈旺，对理清事情没有丝毫帮助，应等矛盾双方均心平气和时，寻找正确的时机、正确场合，与同事冷静地沟通。

学会一笑置之以宽广的胸怀面对生活，面对误解要学会一笑了之，不要凡事计较，这样才能使心灵摆脱困扰的束缚。

五、方法五：同理心沟通法与人沟通时，站在对方立场，以关心的态度和语气，为对方创造舒适的缓冲，然后再导入沟通主题的方法称为同理心沟通法。

运用同理心进行沟通，沟通双方会始终处于同一面，利于建立相互信赖的基础。

同理心沟通法的诀窍在于“陪对方下楼，再带领对方上楼”，当对方获得“将心比心”的理解时，其攻击性会减弱，也易于接受沟通者的建议。

【案例】将心比心，化解误会企业界人士培训的课堂上，培训师问：“在办公室里，你觉得谁是最难沟通的人？”整个会场寂静无声，大家一声不吭。

培训师选出一位面带困惑的经理，问道：“假设在你的工作领域里一位难以相处的人，那么你们曾经发生过什么误会呢？”这位经理指向一位座位离他比较远的男士，说：“我和董事长在相处上有困难。

”旁边一位女性主管小声对培训师说：“老师，他们是兄弟，都是我们公司的老板！”经理说：“我不明白为什么每次签呈的公文送到董事长那里，总是迟迟批不下来？”经理所指的那位董事长温文有礼地站起来，走到前台和总经理弟弟站在一起，培训老师居中协调。

经理弟弟对董事长哥哥说：“我知道你很忙，要处理的事情很多，只是我很想了解公文批得慢的原因。

”面色微愠的董事长也诚心诚意地表示：“这些还没批示的公文我正在思考，我不希望在匆忙中做错决定，从而影响了公司的前途。

”原来，董事长哥哥背负着家族企业的重大责任，从小受到父亲亲自教导，养成了深思熟虑、谨慎行事的风格。

而总经理弟弟年龄较小，很少受到父亲的影响，做事积极又冲劲，很不习惯董事长哥哥的行事风格。

经过培训师的调节，两人达成了共识——在总经理弟弟提出的公文封上可以贴上不同的文字贴纸：“特急”，表示希望当天完成批阅。

“急”，表示请两天内完成批阅。

“一般”，则表示一周内完成批阅即可。

“对不起，我不知道你等得很急！”董事长哥哥很有礼貌地主动向总经理弟弟道歉。

“没事！没事！”这回轮到总经理弟弟不好意思地挥着手，表示“一切误会都了结了”。

在上面的案例中，总经理弟弟在言词表达上减少批评性，用同理心的表达方式降低了攻击性，最终达到双方的共识。

六、方法六：及时逆转法在商务沟通中，对方若咄咄逼人或固执己见，不妨快速转换语词和态度，放下主观意识，从而缓和现场气氛。

人面对挫折或遭受人身攻击候，一般会有两种反应：退缩和攻击。

退缩的人容易丧失信心，陷入自责、悔恨、失望的情绪中；攻击的人容易得罪其对方，最后受害的可能还是自己。

只有快速调整心态，及时逆转局面，才能在沟通中占有主导优势。

【案例】部属永远是对的苏经理在一家运输公司工作，由于管理能力较强，而且认为“部属永远是对的”，所以深受部属尊敬。

一次，部属月华在出货单上忘了做确认标记，导致出货车在出关时被拦下来。

在公司的周旋下，客户勉强收回赔偿的要求。

总经理大怒，召开各级主管会议，要当众撤掉苏经理的职位，以示惩戒。

苏经理不辩解也不去争论，而是心平气和地承担所有的责任，对总经理说：“您说得对，部属犯错了，是我的责任，我会纠正和引导他们。