企业公司网络采购制度

企业/公司网络采购管理制度

1.目的

为了规范网络采购管理，发挥网络采购优势，降低采购成本，完成公司的经济目标，特制定本管理制度。

2.适用范围

2.1本制度适用于公司网购采购。

2.2网络采购范围为采购金额较小，本地无法满足采购或相对本地采购价格相对便宜、质量较好的日常用品，包括办公用品、耗材、固定资产、五金、工具、劳保等，具体为：

2.2.1低值易耗品。如U盘、鼠标、键盘等电脑配件；纸张、墨粉、墨盒、硒鼓等打复印物品；洗涤剂等清洁用品。

2.2.2办公用品。如：计算器、订书机、垃圾桶、剪刀等日常办公用品等物品。

2.2.3固定资产。如电脑、办公家具、打印机、复印机、电视机等。

2.2.4五金工具、电气、劳保等。如轴承、内丝等五金，老虎钳、螺丝刀、扳手等工具，电气配件，线手套、肥皂、口罩等劳保用品等物品。

2.2.5其他杂项。可以在网上以更优惠的价格采购的其他各类杂项物品。

3.名词解释

3.1网络采购：是指以网络媒体和网络技术为载体，通过大型、正规网络商城询价，采取网上交易的形式进行采购的行为。

3.2网购平台：指基于互联网，为促成买卖双发交易而建立的平台。如淘宝、阿里巴巴、京东商城、天猫直营店、苏宁易购等。

3.3网购专员：指公司采购中心专门负责网络采购的人员及管理部专门负责网络采购办公用品的采购人员。

3.4申购员：是根据请购单在网络平台上搜索询价比对谈判，确定购买后将链接发送给网购专员并负责办理预支款、验收物资、报销等方面的工作。根据工作需要，网购专员和申购员可以是一人专任，也可以分别设置，具体由采购中心门负责安排分工。

4.网购原则

4.1遵守国家法律、法规原则。

4.2公开、公平选择正规品牌供应商原则。

4.3充分询价，择优选择的原则。

4.4快速及时，保质保量原则。

4.5避免风险，诚实守信交易原则。

5.管理职责

5.1采购实施。

采购中心负责网络采购物资的采购及采购账号管理。

5.2支付管理。

公司财务部负责网络采购的款项支付、公司实名支付账号管理。

5.3监督考核

公司财务部、稽核室负责对网络采购进行监督。

6.网络采购流程

6.1申请网购账号。采购中心在网络平台上申请网络采购账号，由专人负责管理，并报公司财务部备案。

6.2办理付款账号。由公司财务部负责在网络购物平台上以企业实名申请注册一个账号，制定专门银行账户开通网上银行支付，办理企业网银USBKEY，在付款时使用。

6.3请购审批。采购需求部门根据物料需求状况、使用数量等要求，填写请购单。请购单应注明物料名称、规格、数量、及注意事项，经审批后统一交网购专员（或申购员）进行网络查询，实施采购。网购平台搜索不到、网络最低价格仍比本地供应商报价高及运送时间不能满足公司采购需求的物品等在本地采购。

6.4网络采购实施

6.4.1询价比选

网购专员根据申购单注明的网络物资需求，在网络平台上进行询价比选，具体原则如下：

（1）网购物资（尤其有保质期的商品）必须注明生产日期。

（2）网购物资的供货方式、费用、时间；

（3）网购物资应提供合法、有效的发票。

（4）网络采购时选择信誉度好、正规诚信合法的网络电商。

（5）尽量采购知名牌品商品，优选直接生产厂商，以降低成本。（6）做好网络供应商的信息统计工作，建立健全网络供应商数据库。网络采购时应优先在已建立的供应商信息库中挑选供应商，以提高采购效率，保证采购质量。

6.4.2采购实施

（1）网购专员与供应商落实好网购物资相关条件后，使用网络采购账号通过网络平台发起采购。

（2）网购专员根据购物所需钱款填写付款申请单，按付款流程进行付款审批。

（3）付款审批完成后，网购专员进行正式购买并通知财务部出纳付款（货到付款的在货到验收无误后通知财务部出纳付款）。

（4）公司财务部出纳接到网购专员付款通知后进行审核确认并按照审批过的付款单登录公司实名买家账号进行付款。

（5）购买物资到货后，网购专员验货无误后在物流派送单上签字签收。然后在所购网站上“确认收货”。所到货物未入库前要存放在指定场所位置，不要随意放置。

（6）完成网络采购后，按照公司货物验收、入库、报销等流程完成其他流程手续。

（7）因商品质量问题退换货时，网购专员必须在验货时确定，并立即通知网购供应商问题原因，当天发给供应商（退换货所产生的运输费由网购供应商负责）；若为退货，网购专员须当天登录购买网站账户，选择该项商品的“申请退款”，并通知公司财务部出纳办理相关手续；因我方原因造成换货，网购专员必须与采买需求人在验货时确定，并立即通知网购供应商问题原因，当天发还给网购供应商（换货所产生的运输费由我方负责）。

7.网络采购合同

7.1网络采购中如采购金额在1万元以上及物资在使用过程中有安全要求和售后服务等应当签订购销合同的，均需与网络供应商签订购销合同。

7.2双方在网络上进行沟通联系，商定好一切细节，以传真、电子邮件的方式签订合同，并将合同盖好章后邮寄给对方。同时必须保存聊天记录，作为以后合同条款谈判的证据。

8.发票及付款

8.1在网络采购中，尽可能要求货到付款。

8.2对货到付款的采购，在收货验货时一并查验发票并验明真伪后进行付款，若发现无发票或假发票时要及时询问商家情况，要求申请延时付款或退货并视情况将此网购供应商剔除“网购供应商信息库”。

8.3尽可能寻找有全国联保的供应商或代理商，网络采购需售后服务物资时，必须与供应商签订合同，明确责任。

9.核销冲账

网购专员持签字后的入库单据、发票等有效凭证，按财务相关流程进行审批核销、冲账；采购前，临时预付的物资款，必须经领导签字批准方可付款；物资采购完毕，需及时办理核销手续冲销预付款，原则上1月一报，最多不得超过2个月。

第五章激励与考核

10.采购中心在每次采购时，要及时做好登记，每月30日要编制形成《网络采购统计汇总表》报公司总经理、财务部各一份。

11.本制度由采购中心负责解释、修订完善并培训执行。

附：网络采购统计汇总表