行政管理提升方案

行政管理提升方案

***/***行政管理

针对分公司近年来的逐步发展和物价的逐渐提高，分公司行政费用也相应地增加，造成了直接和间接成本的增加，目前分公司对行政费用的监控和管理还存在一些不足之处，必须通过完善流程和优化管理模式，提高成本控制意识，做好节能减排工作，节约分公司的运作成本，提高分公司运作效率。

现提出分公司行政管理过程中存在的主要问题和具体提升方案：

一、车辆管理：

1、无完整的车辆信息档案；

2、油费、过路费、维修费等费用支出无控制程序（原来的控制办法执行不到位和不够合理），费用产生的登记不及时，难形成详细的费用和支出记录；

3、驾驶员管理规范不够（个人形象、行车过程要求）；

4、提前预约管理不足；

5、无派车标准。

针对上述问题，建议采用以下具体管理措施：

1、对公司现有车辆信息进行详细登记归档（登记内容为：车辆购买日期、购买价格、购买厂家、购车发票复印件、购置税发票、保险单原件、行车证复印件、车辆备用钥匙壹把等车辆相关证件）

2、根据各车辆价位，技术参数、油耗等特点综合情况分析，车辆使用频率和使用范围应适当调整：（例如：外出办事路程、事情的重要性、客户的重要性等给以考虑），分公司员工树立正确用车意识，避免发生无车不出门，无车不办

事，因借调不到车辆，宁愿等一等，或是想办法借调车辆才外出办事，从而导致的工作效率降低。

3、车辆费用的产生（油费、停车费、过路费、维修保养费由专人负责严格登记，登记方式为：当日产生费用，一个工作日内必须登记，同步要登记车辆行驶里程数），费用产生要结合出车登记记录综合分析。

4、对公务用车按时进行日常保养，注意车辆性能维护，严格筛选保养项目，控制维修保养成本；

5、公务用车出行严格按照车辆外出审核流程办理，用车须审核，出车须登记，登记内容为：始发地、目的地、出行人员、办事事宜、时间周期等相关内容。

二、行政管理：

1、新增职能部门，行政管理职责划分未明确；

2、行政费用预算不足，各部门年度计划和目标未细化明细并未上报；

3、无人均行政办公费用管理概念。

具体解决建议：

1、对以往部门成立的费用进行统计，作为基础数据，对下一步新部门成立做预算依据。

2、行政费用的划分和监控，明确费用监控责任人，费用控制范围的确定，提高全员成本控制意识，统计往年行政费用总数，分析人均行政费用基数，为成本预算管理提供数据支持。

3、以财务费用划分为标准，明确行政费用划分标准和具体明细，请分公司各部门根据具体情况，对部门内部行政费用作出预算，经部门经理审核，总经理

审批后，分公司全员实行预算管理办法，特殊要求经总经理审批以后方可实施。

4、预算结合新增人员费用进行分析，估算出各部门人员增减情况可能产生的人均成本（包含日常办公用品、固定资产、通讯费用、车辆使用可能产生的费用），根据各部门人员变动情况作出费用预算。

5、每个部门申购前做好计划和预算，上报综合部统一审核批准后执行，按照部门预算费用进行管理，超出预算费用则由部门自行承担，或从下月预算中进行扣除。

6、对通讯费用的监控（固定电话和办公宽带费用的统计汇总登记造册）；须有详细使用部门、产生费用的明细。

三、办公用品费用控制和固定资产管理：

1、明确日常办公用品的范围和申购流程和审批流程，制定完善的入库和领用记录，分析日常需求的常用项目和基本开支，定期进行盘点和统计；

2、制定完善的资产管理制度，严格按照资产管理制度进行实施和管理，对分公司资产进行盘点，造册，按个人和部门进行区分和统计，并强化个人使用资产的规范化、责任感，除分公司资产管理专员以外，禁止分公司员工私自调换个人使用资产，每人拥有自己的个人资产表格，须负责个人资产的保管和使用维护；

3、各部门、各项目的行政管理人员需进行培训，在申报流程严格把关，坚持节约使用、循环使用的原则，尽量精简上报审批的物品，控制在制度允许范围内，特殊需求须经总经理审批。

4、固定资产的申购须严格按照总公司资产申购流程进行审批，审批通过后由总公司统一采购（特殊物品，须经审核通过后，由实际使用部门自行购买，明

细、发票提供给行政部登记造册统计）；

5、固定资产出现故障需要维修时，应统一上报分公司资产管理员并详细说明基本情况，由资产管理员按维修申请流程进行审批后，统一联系维修厂家进行维修；并且对资产维修的费用、项目做详细登记，结合考虑资产折旧、维修成本和购买新资产之间的权重；

6、固定资产的报废须严格按照资产报废处理流程，进行逐级审批，方可进行资产报废；

7、定期对分公司资产进行盘点，如发生资产转移，资产管理员须及时做出资产信息更新。大件、高价值部门共用固定资产，须指定相关责任人。

四、档案管理：

分公司档案管理的划分（人事档案、合同档案、红头文件档案）。

1、细化档案管理类别，所有档案分公司都必须存原件一份，档案信息按照《档案管理制度》严格区分，查询快捷、准确。

2、档案编号和档案目录要能反映档案基本内容，便于档案查询；

3、分公司档案管理员要进行相应培训，如分公司档案管理人员出现变更，要及时通知总公司档案管理员，分公司的档案管理方法应和总公司的管理模式一致；

4、分公司综合部管理人员要对分公司档案管理工作不定期（建议以月度为周期）进行抽查和指导，根据档案管理的情况，给以档案管理人员相关奖惩（可在绩效考核过程中体现）。

5、档案的保存和销毁严格按照公司档案管理制度相关规定实施。

五、印章和证照管理：

1、所有分公司的证照原件由分公司档案管理员统一保管，并制作目录，对于时效性证照，必须于时效期限两个月前告之证照变更办理人员，及时办理变更；

2、分公司其他部门如需要使用证照原件时，递交使用申请表格。经分公司总经理审核通过以后方可从分公司借出使用。

3、分公司印章管理（包含分公司公章和负责人印鉴）统一由分公司综合部经理保管；

4、分公司印鉴的使用须严格经过分公司的审核程序，审核通过后方可使用分公司印鉴。

5、分公司印鉴的借出，须经过总经理审批方能借出，且保证有分公司两名以上成员在场，分公司印鉴借出不能超过半个工作日，必须当日归还，如遇特殊情况，须经总经理审批。

六、OA系统实施：

1、分公司OA系统的实施目的是为了实现企业的信息化管理和无纸化办公，能更好地实现绿色、经济办公，节约公司运作成本，所以在OA系统调研过程中需要各个部门积极配合，并深入思考本岗位、本部门岗位操作过程中的管理重点工作和流程，这样才能在系统中得到有效实施，提高工作效率。

2、OA系统中需要的硬件支持须保证系统运作的稳定、安全，保证信息保存的安全性。

3、OA系统正式实施以后，应及时（一周内）培训，使全员能够及时、熟练操作，改变以往工作方式，逐步实现信息化管理；