报告和原始记录的编写及注意事项

记录和报告的编写及注意事项

记录和报告的编写及注意事项

1. 记录

记录是阐明所取得的结果或提供所完成的活动的证据的一种文件。证据是建立在通过观察、测量、试验或其它手段所获得的事实基础上，证明是事实的信息。记录是完成检测活动过程的客观证据；是质量体系有效性的客观证据；是提供质量活动可追溯性的依据。记录包括质量记录和技术记录。质量记录包括内审、管理评审、纠正措施、预防措施、

投诉、供应商评价、培训、各类计划等；技术记录是进行检测所得数据

和信息的累积，它表明检测是否达到了规定的质量或规定的过程参数。

技术记录包括合同、任务单、采样单、原始记录、报告、图谱、控制图、修正值、外部和内部的检测报告、客户信函、文件和反馈等。

观察结果、数据和计算应在工作时予以记录，所有记录应及时、清晰、正确、客观，并能按照特定任务分类识别，不能追记、抄录。实验

室应将原始观察记录、导出数据、开展跟踪审核的足够信息、校准记录、员工记录以及发出的每份检测报告的副本按规定的时间保存。如可能，

每项检测的记录应包含足够的信息，以便识别不确定度的影响因素，并

保证该检测在尽可能接近原条件的情况下能够复现。记录还应包括负责

抽样的人员、从事各项检测的人员和结果校核人员的标识。

所有记录应以便于存取的方式存放和保存在具有防止损坏、变质、

丢失等适宜环境的设施中。记录可存于任何形式的载体上，例如硬拷贝

或电子媒体。实验室所有记录应予安全保护和保密，应有程序来保护和

备份以电子形式存储的记录，并防止未经授权的侵入或修改，同时实验

室应规定记录的保存期。

2. 原始记录

原始记录是检验工作有效开展的证据，是填写检验报告的依据，为

保证记录的原始性、规范性和可追溯性，一定要注意原始记录的正确设计、填写。当原始记录中出现错误时，每一错误应划改，不可擦涂掉，

以免字迹模糊或消失，并将正确值填写在其旁边。对原始记录的所有改

动应有改动人的签名或签名缩写。对电子存储的记录也应采取同等措施，

以避免原始数据的丢失或改动。

2.1 合理设计原始记录

设计完整、合理的原始记录应包含足够的信息，使检验过程能够再

现。通常一份完整的原始记录表格应包含记录名称、检测执行的标准号、记录编号、共几页第几页、样品编号或样品名称、分析时间、使用设备

编号及状态、温度计及其它计量器具的编号、修正值、室温或环境条件、

试验温度、以及与检测相关的需要记录的计算项目、计算公式、结果的

报告形式、精密度要求、备注、试验者、审核者、复审者等。原始记录

的编号，有利于表格的存档和管理；当某个产品需要检验若干个项目、

填写若干张原始记录时，共几页第几页的信息表明检验一共包含多少张

原始记录及本原始记录是第几页；样品编号可以是盲码，应与任务单上

的编号一致，也可以设计成样品名称直接在这一栏填写样品的名称；分

析时间是记录追溯的依据之一，一定要真实填写；设备的不同会导致系

统误差的不同，只有状态正常时出具的数据才有效；温度计的修正值或

量筒的修正值有时可能参与计算，所以一定要记录使用的温度计及其修

正值；当试验受室温或环境条件影响时，一定要填写室温或环境条件；

试验的温度会对试验的结果产生巨大的影响，所以试验的温度一定要正

确填写；与检测相关的需要记录及计算的项目一定要设计全面，以便能

够再现整个试验和计算过程，利于审核者审核；记录中最好还要有计算

公式、结果报告形式、精密度要求等信息，这样不仅便于原始记录的填

写，同时也方便了记录的审核者和查阅者。

2.2 规范填写原始记录

原始记录应使用本实验室专用的原始记录表格填写，最好使用仿宋

体书写，至少要保证字体端正、数字清晰、不能有连笔，且易于辨认。

原始记录要使用黑色钢笔或中性笔，不能用铅笔、圆珠笔或其它颜色的

自来水笔填写。原始记录信息要填写完整，除备注外不能留空格，记录

表格存在空白行或列时，要加盖表征空白的戳或从左下角向右上角划实线。原始记录内容因填写错误需要更改时，应在错误处划横实线，并加

盖记录人印章，在其右上方填写修改内容，不得涂抹或撕掉。核查人员

如发现记录有错误时，可责成记录人更正，但校核人员无权更改记录。

原始记录可以使用纸张做载体，也可以用电子媒体做载体，当采用

电子媒体存储记录时应制作备份，并设置口令，防止记录遭受未经授权

者的入侵或修改，造成原始数据的丢失或改动。修改电子媒体记录时，

由原记录人在错误处划线，在其后写上修改内容并加括号以明示，并在

修改处用比记录字体小一号的字体输入修改人姓名，不能用删除法修改。当原始记录的一部分数据或全部数据由仪器自动打印输出时，要将仪器

输出的结果粘贴在原始记录单上；如结果无法打印输出时，要在记录单

上正确填写，原始数据也应妥当保存，并设置密码防止误删。

原始记录的数据一般按照试验的精度要求填写，既不能位数太多也

不能位数太少，要充分兼顾仪器的测量精度和试验的精度要求。记录中

的小数点、负号等标识要清楚，单位要明确。原始记录一定要实事求是

地填写，不能因为超差等原因而擅自修改数据。数据超差意味着试验失败，此时应引起试验者足够重视，及时查清造成试验失败的原因，消除

原因后重新试验并重新填写记录，原始记录不允许销毁，新记录在备注

中应注明复查。原始记录不允许部分填写，试验因某种原因中途取消时，应在原始记录上加盖作废章，表明此记录作废。正确填写的原始记录经

审核确认后按实验室规定分类存放，注意保密，不允许实验室以外的人

员私自借阅，不能随意丢弃，应严格按实验室建立的记录的管理程序执行。

3. 检测报告的编写

实验室进行的每项检测结果，均需按照检测方法中的规定要求出具

准确、清晰、明确、客观地检测报告。其内容应包括客户要求的、说明

检测结果所必需的和所用方法要求的全部信息。在为内部客户进行检测

或与客户有书面协议的情况下，结果的报告可以简化，但通常情况下，

每份检测报告至少包括以下信息：

a) 标题（如检测报告）

b) 实验室名称与地址，进行检测的地点（如果与实验室地址不同的话）c)进行检测报告的唯一性标识（如系列号），每一页上的标识，检测报告结尾的清晰标识

d)客户的名称和地址

e)所采用方法的识别

f) 检测物品的描述、状态及明确的标识

g) 检测样品的接收日期（有必要时）和进行检测的日期

h) 对实验室或其他机构所用抽样计划和程序的说明（有必要时）

i)检测结果和测量单位

j)批准检测报告的人员姓名、职务、签字或等效的标识