文书与档案第三章公文管理教案

第二步：分年度
分年度，就是区分文件材料的所属年 度，把属于同一年度的文件集中，把不同 年度的文件分开。
1.一般文件，归入文件制发年度（指文 件最后的落款日期）；
2.跨年度的文件，归入文件内容所针对的年度
（1）请示与批复，一并归入批复年度； 没有批复的，归入请示年度。
（2）转发上级机关或批转本机关（包括批转下级机关） 的文件，一并归入批转、转发年度。
（8）工作计划与总结一般不应写在一起，如写在一起 的应视文件内容的主次来决定归档的年度。
（9）法规性文件，归入通过、公布或批准生效年度。
（10）回顾、纪念性文章，归入定稿或发表年度。 （11）翻印的文件，归入原件的所属年度。 （12）专业部门使用专门年度所形成的文件，按专门年度 立卷归档。如教学年度是每年的9月1日至次年的8月31日为 一个学年。
（3）表彰决定，考评结果、审计结论等文件， 归入表彰、考评、审计所专指的年度。
（4）规划，归入规划针对的第一年度。 如：《2015至2016年工作规划》应放入2015年。 （5）总结，归入总结针对的最后一个年度。
（6）会议文件，归入会议开幕年度。
（7）年度工作计划、总结和各种基础数字统计报表，归入文 件内容所针对的年度。
⑸来文与复文为一件（如：请示与批复）
①同一年内形成的相关的请示与批复、报告与批示或函 与复函，合在一起作为一件进行整理保管。 ②跨年度的来文与复文，各作为一件归入所形成的年度。 并在各自的目录备考栏内注明互见。
⑹文书处理单与相关文件合为一件
⑺报表、名册、图表、介绍信存根、会议记录等类似文件材 料，按其本来的形式，以一个自然本（册）为一件。
单元公文管理
案例导入
公司总经理办公室秘书小王负责2014年文件材料的整 理归档工作。该公司全年制发文件235份，收到外机关文件 1378份。公司规定以“件”为单位整理，并按期向公司档 案室移交归档。
为此，小王按照如下步骤进行：
1.按照收文日期顺序依次排列1378份收文，按照发文 日期顺序依次排列235份发文，按照排序结果分别填写收文 和发文的《归档文件目录》。
2.将所有文件按照排序依次装入文件盒。 3.2015年10月12日，小王将收文、发文的《归档文件 目请根录据》文以件及归装档制盒度的分归析档下文列案件例一中并的移不交当之给处档，案并室说，明正归确档的工做作法。 完成。
三、掌握归档文件的整理与归档方法
装订—分类—排列—编号—编目—装盒
三、掌握归档文件的整理与归档方法
⑻原件与复印件合为一件整理。 ⑼会议文件一份文件为一件。 ⑽干部职工调动介绍信，以一 人为一件。
⑾干部任免、录聘、调资、离退休、津贴补助等材料。 ⑿文件的中文与外文为一件；文件的汉文与少数民族文本为一件。
练习：
1.《屏山县职业技术学校关于推荐2014—2015年度三 好学生的公示》，附件1为推荐人员名单，附件2为民 主票选原件（共100页），附件3为统计结果情况表。 这份文件应该怎么整理？
第一步：确定归档文件整理保管的单位——“件”
⑴一般以一份文件为一件
⑵文件的定稿和正式印发件合为一件
主要是机关的正式发文和机关内部制定的规章制度
⑶正文与附件合为一件
例外情况：附件达到或超过3份并且总厚 度超过2厘米，从第二份起独立保管，在 编目时注明。
⑷转发文与被转发文合为一件
中共四川省委办公厅转发省档案局党组《关于进一步加强全省档 案工作的意见》的通知。
（一）分类方法
分类方法也称分类原则，就是具体 划分本机关文件之间异同点的根据和 准则。
目前我们比较常用的就是组织 机构分类法和问题分类法。
1、组织机构分类法
组织机构分类法，就是将归档文件材料按 其形成或承办部门进行分类。也就是按照立档 单位的内部机构，将整个全宗内的文件材料分 成若干类别的方法。
（13）为某项工作或会议收集的文件，一般不归档，如确有必要， 可归入使用年度。
（14）非诉讼案件材料，归入结案年度。
注：诉讼案件是指需要通过法院的诉讼程序以解决 纠纷的案件。非诉讼案件就是既不需要提交司法机 关审判，又不必经过法定的诉讼程序的案件，一般 通过提请仲裁机关仲裁，提请公证机关进行公证等 方式结案。
（15）未标示文件形成时间的文件，根据文件的 内容、制成材料、制作形成等予以考证后，归入 其所属年度。
练习：
1.物联公司关于全体员工进行拓展培训的请示（2015 年11月10日），上级单位关于同意物联公司全体员 工进行拓展培训的批复（2016年3月1日）。这两份 文件该归入哪一年？
2.学校行政办公室2016年3月1日发出的《屏山县职 业技术学校关于表彰2014—2015年度优秀教师的公 示》应归入哪一年？
是按照每份文书涉及到的问题归类，如：与某公司合作开 发某项软件所涉及到的全部文书归在一起作为一类；还是按 照企业内的组织机构，如：办公室、人事处、业务处等来归 类呢？
这就是我们这节课需要学习的内容，学习完这节内容之后 我们再来帮助李秘书。
第三步 分类别
分类别，就是根据本机关文件的来源、 时间、内容和形式上的异同，按照一定的方 法，分成若干类别的过程。
3.李老师上交的《个人2015年度工作总结和2016年 度工作计划》（注：是一份文件，其中工作总结 2000字，工作计划1000字）应归入哪一年？
案例导入
某大型国有企业秘书处新来的李秘书在2016年2月一天整 理公司上一年度资料的时候，面对密密麻麻的文书资料时慌 了手脚，因为她把所有资料按照年度整理好之后，发现2015 年一整年的资料居然有一张书桌那么高，接下来怎么分类可 难倒了她。
2.物联公司关于全体员工进行拓展培训的请示（2015 年11月10日），上级单位关于同意物联公司全体员工 进行拓展培训的批复（2016年3月1日）。这两份文件 应该怎么整理？
案例导入
物联公司秘书小刘在将下列文件归入相关年度 时不知如何着手，请帮助小刘整理文件： 1.关于全体员工进行拓展培训的请示（2015年11月 10日）； 2.上级单位关于同意物联公司全体员工进行拓展培 训的批复（2016年3月1日）； 3.物联公司关于2015-2020年的公司五年规划； 4.物联公司关于2010-2015年某工程项目的竣工总结。