收发文及档案管理

整理和归档，制定档案管理人员岗位责任制，保证档案管理人员切实
履行职责。
档案管理——重点内容
第十三条 各门类档案归口管理部门
（一）文书档案：分别由各级机构综合管理部负责收集、整理、保管、
统计、利用、鉴定、销毁等日常工作，于每年六月份前完成前一年文
件归档工作； （二）实物、声像、照片档案分别由各级机构的各部门负责收集、整理、
签发：
部门会签
④
综合管理部 经理 核 批 发文标题：
⑤
综合管理部 核 稿

③
拟稿部门 负责人签字： 拟稿部门： 拟 稿 人： 拟稿人电话： 年 月 日
②
主 抄
送： 送：
每项均需 完成填写
附件标题： 打印份数： 发文编号： ［ 备注： ］ 号 年 月

校对： 日封发

公文管理——发文办理
部门发文流程：
档案管理——重点内容
第三章 档案分类、整理、归档与保管
第十九条 要建立健全平时归卷制度，对处理完毕或经领导批存的档
案材料，承办人员及时收集齐全，加以整理，送交本部门专（兼）职档
案管理人员集中统一保管。绝密文件办理完毕后在当日内归档。 第二十条 档案管理人员须按照各门类档案整理规则的要求，采用一
事一件的方法整理档案资料，定期向本公司档案部门移交归档。
档案管理——重点内容
第十二条 编目 归档文件应依据分类方案和档号顺序编制归档文件目录。 第十三条 装盒
将归档文件按件号顺序装入档案盒，不同年度、不同保 管期限
的文件、在分机构/问题的情况下，不同机构/问题形成的文件不得
装入同一档案盒内。并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
第四章
第十五条
移交归档
归档时间
的准确性负责。
校对重点： 审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、 规范等。经复核需要对公文进行实质性修改的，应按程序复审。 未经签发人同意不得随意改动。
公文管理——发文办理
五、用 印
公文送交综合管理部加盖 印章时，应一并附上经签发人 签发的《发文审批单》及其公
文文稿，按照《农银人寿保险
公文管理——归档管理
常见公文类别
（一）公司行政发文：发文字号主要有：农银人寿陕发、农银人 寿陕规章、农银人寿陕任、农银人寿陕函、会议纪要。
（二）公司党委发文：发文字号主要有：农银人寿陕党发、农银
人寿陕党函。 （三）公司工会发文：发文字号主要为农银人寿陕工发。
类别
2006 顺序
2007 目录
完整 2008
股份有限公司陕西分公司印章 使用管理规定》严格办理。
（农银人寿陕规章[2013]13号）
快速邮寄
公文管理——收文办理
收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、 审核、拟办、批办、承办、催办等程序。收文处理统一由综 合管理部负责。 纸质、电子版 都需要
公文管理——收文办理
催 办
及时、传达 填写完整
一级： 一、 二级：（一） 三级： 1. 四级：（1）
正文采用三号仿宋， 正文中一级标题：黑体三号， 二级标题：楷体三号， 三级标题：仿宋加黑， 表格：仿宋小四字体
公文管理——发文办理
二、发文程序
公文提呈领导签批时， 拟稿人填写《发文审批单》 经公司领导审批过的内部工 作签报，由签发人签发。
农银人寿保险股份有限公司陕西分公司发文审批单 密级（绝密/机密/秘密）
归档部门要在每年6月底前，将上一年度整理完毕的文书档案向 本公司档案部门移交归档。
档案管理——重点内容
第十六条 归档手续 文件整理完毕后，归档人员应填写档案移交清单
Thank You!
的真实ห้องสมุดไป่ตู้和准确性等负责。
核稿人员对内容空洞、文字冗长的公文，应要求拟办 部门拟稿人员进行修改；对修改较多、辨认困难的公文，应
先退拟办部门清稿。拟办部门清稿最迟在1个工作日内完成；
退回改写的公文，拟办部门应在3个工作日内完成。
公文管理——发文办理
四、校 对
实行拟稿人校核制度，原则上需校对3次，拟稿人须对公文
以各部门为名义制发的文件，按照发文审批单格式要 求及流程，由拟办部门负责人签署意见后送综合管理部核 稿人核稿。由各部门兼职收发文人员将公文定稿及电子版
进行编号、印发、存档。
公文管理——发文办理
三、核 稿
拟办部门负责人应对公文进行严格把关，对文稿的内 容、文字的正确性、语句的合理性、段落的连贯性以及数字
档案管理——重点内容
第二十五条 每年对档案进行一次检查，发现问题及时解决。 第二十六条 档案的现代化管理应与办公自动化同步发展。各级机构 应尽可能采用先进的技术和管理手段，不断提高档案的科学管理 水平。 第二十八条 档案管理人员要自觉遵守《中华人民共和国保密法》和 国家有关保密规定，遵守公司保密制度，严守国家和公司秘密。 第二十九条 发生档案被盗、遗失等情况，要立即报告并及时采取补 救措施。
公文管理及档案管理
目录
1
收发文管理
2
档案管理
公文管理——发文办理
发文办理是指以本单位名义制发公文的过程，包 括草拟、审核、签发、复核、用印、登记、分发等程 序。
书写要求
注意 事项
发文流程
核 稿、用 印
用 印、邮 寄
公文管理——发文办理
一、 书 写 要 求
结构层次
字体要求
基础知识
主标题采用宋体二号加黑；
目录
1
收发文管理
2
档案管理
档案管理——主要内容
第二章 档案的管理体制、机构及职责
第三章 档案分类、整理、归档与保管 第四章 移交归档
档案管理——重点内容
第二章 档案的管理体制、机构及职责
• 第九条 各级机构必须建立健全档案工作机制。各省级分公司应设立 与本公司档案发展相适应的档案管理岗位，配备相应数量的专(兼)职 档案工作人员。 • 中心支公司应设立综合档案室，配备相应数量的专(兼)职档案工 作人员。 • 第十条 各级机构的各部门应指定专人负责本部门档案的收集、保存、
公文管理——收文办理
注意事项 工 作 要 求
催 办
抓紧办理，不得延误、推诿 特急件要求随到随办，当天之内 办完；急件要求在3个工作日内办完； 一般文件应在7个工作日内办完。来 文来电有办理时限要求的，必须按要 求抓紧办理完毕。 收发文管理人员要负责催办，做 到紧急公文跟踪催办，重要公文 重点催办，一般公文定期催办， 不积压、不误传，防止漏办和延 误。
保管、统计、利用、鉴定、销毁等工作，并于每年三月份前完成前一
年的归档工作： （三）会计档案：由财务部负责收集、整理、保管、统计、利用、鉴定、 销毁等工作； （四）人事档案：由人力资源部负责收集、整理、保管、统计、利用、 鉴定、销毁等工作； （五）业务档案：由相关业务部门负责收集、整理、保管、统计、利用、 鉴定、销毁等工作。
第二十一条 按顺序排列。 第二十二条 按顺序排列。 第二十三条 第二十四条 档案库房原则上须与档案阅览室和档案办公区域分开。 档案库房属机要重地，未经许可不准入内。库房要有防火、 音像档案和光盘档案等磁性载体资料，分别单独存放， 永久、长期、短期的档案要分别单独、分柜存放保管，
防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防污染设施。