工程项目档案管理工作分析

工程项目档案管理工作分析

摘要：工程项目档案记录了整个项目从始到止的全过程，是项目实施过程中最

原始准确的记录，同时也是反映该工程项目整体质量的重要凭证，也为以后工程

项目改建、管理提供重要依据。但是目前很多公司对工程项目的档案管理工作还

存在一些问题。

关键词：工程项目；档案管理；制度优化

引言：随着项目建设的不断发展，基础设施档案的价值变得越来越重要。众

所周知，档案记录了项目建设产生的数据，并收集，组织和分析项目建设中的数

据用于项目管理。一旦项目出现问题，档案管理部门可以及时发现这个问题，并

向施工部门提出问题的原因，及时制定解决问题的措施，从而保证项目建设的质量。另一方面，在项目验收工作中，档案记录工程设计，施工和材料模型数据等，为用户提供全面的信息，为施工方提供准确的数据，以展示项目的质量。如果项

目出现问题，还可以从文件中找出问题的原因并方便项目的维护。因此，本文分

析了基础设施项目档案管理工作的重要性，提高项目管理过程中设施档案工作的

重要性。

1当前工程档案管理工作的现状

1.1工程档案归档困难，不符合科学成套要求

项目档案内容涉及大量部门和人员，时间跨度长。工程建设项目从前期的可

行性研究报告到竣工验收结项报告，中间要经历项目审批、工程招投标、建造施工、质检验收等环节，一般需要一到两年甚至更长时间。项目档案的记录涉及建

设单位，设计施工监理企业，政府和其他有关部门。这些人员的业务质量参差不齐，档案记录内容简单或复杂，记录要求不能完全达到规范标准。有些环节的人

员变动频繁，如施工建造阶段，并且在工作移交期间极易发生文件丢失和内容不

完整的现象。而工作交接过程中极易发生档案丢失、内容残缺等现象。这些就会

造成工程档案的归档困难，内容不成体系，成套性差的现状。

1.2工程档案部分内容流于形式，不符合客观准确的要求

施工过程中建筑材料强度的测量，施工工艺方法和步骤，施工图变更，施工

进度调整等，涉及工程质量控制的许多关键项目将产生许多文件，图纸等进行存档，收集和存档的任务非常繁重。而许多档案管理人员对工作疲于应付，文件内

容记录过于简单，关键问题交代不清楚。

例如混凝土强度测定时，实验条件及方法只简单的表述为“符合规范要求”，

但《规范》中对实验方法要求的规定较宽泛，具体的操作将对实验结果产生较大

影响。因此，应在文件中详细描述实验的温度，湿度和加载速度等细节，以最大

限度地提高项目文件的准确性

2如何做好工程项目档案管理

2.1因地制宜的制定档案管理制度

工程项目档案的是种类繁多的资料，因为在其形成过程中，由于工程项目是

个系统工程，各种子系统整合起来，才构成整个的工程项目工程，其档案形成同

样如此，也是由各个子系统的档案所构成的。因此，首要加强对档案工作的组织

领导工作，根据项目的实际情况配备档案管理人员并建立科学、健全的项目档案

管理制度，来明确岗位责任、绩效考核、奖罚制度，只有科学、健全的项目管理

制度才能完善工程项目档案的管理，通过各个部门的协调组织，监督使档案工作

实现制度化、科学化、法制化，让整个工程项目建设的管理做到有章可循，有法

可依。

2.2工程项目施工前档案准备工作

作为档案保管员，有必要提前进行干预和控制。施工前，施工单位首先明确

了施工合同中有关单位的征收和违约责任的要求，并宣传档案对各部门的重要性，做到预防为主。由于工程项目涉及不同的公司或部门，如建筑，监督，设计等，

他们在项目的不同阶段收集不同的材料。因此，档案管理人必须要落实好各个单位、部门的档案职责。有必要确保项目档案能够及时，定性地完成收集工作，如

批准文件，预算文件，监督计划，相关图纸和验收记录。只要掌握主要环节，掌

握关键点，做好文件管理工作。

2.3注重企业档案现代化建设

随着时代的不断进步，在今天的信息时代，计算机软件和系统将会做很多工作。它可以快速，安全地管理和分析这些任务，以及归档工作。因此，注重企业

档案的现代化，使得工程项目的档案生成大量的文件，得到更完善的管理，档案

利用起来更快捷。

3工程项目档案管理遵循原则

项目管理的存在主要是为了保证档案的完整性，准确性，系统性和安全性。

项目建成后，再为其提供服务。并且可以等到未来类似工程开展的时候为其提供

宝贵的数据参考。因此，需要认真进行项目工程档案的管理，严格保证档案的完

整性，准确性，系统性和安全性。

1）系统收集各种材料。各部门和人员在工作过程中形成的各种档案都妥善存档，并对这些材料进行认真检查和审查，确保材料的原始性，完整性，准确性。

2）根据性质和用途对各种材料进行科学分类。

3）认真细致地整理出卷中的文件，这是项目档案管理工作的重要组成部分。组织文件的八个步骤：首先，根据施工项目文件的归档范围识别和分类收集的材料，并删除不属于该范围的重复文件和文件。其次，根据材料的所有物，文字，

图表，图纸等进行分类，然后根据项目的建立，设计，建设和完成四个阶段进行

细分。确保文件按阶段，项目等进行仔细区分。第三，在同一项目中，有必要根

据不同的职业进行区分。对于在单个项目中进行的项目，文件材料需要根据各个

工程标准进行细分，然后根据专业进行分类。四，分类组量。管理文件按问题类

别分类，图纸按专业类别分类，施工文件按规定分类。第五，根据文件，材料，

图表和图纸的实际数量对卷进行分类。第六，安排卷中的文件材料。如果单个项

目中相关文件材料的数量很少，则可以直接将所有文件分组到一个组卷中，但需

要按顺序排列组卷中的文件。还可以根据反映的问题对文本材料和绘图进行分类，或者按时间和重要性排列文件作为标准。根据目录完成图纸的分类。在同一文件中，文本材料需要排列在图片素材的前面。第七，编目。第八，案例文件被绑定。

（四）诸如案首处理和目录填写等其他工作。在文件分类过程中，应仔细处

理卷中目录的填写，以确保更快地检索文件。在填写批量目录的过程中，首先要

确保项目的完整性，并确保记录序列号，文件编号，负责人和材料提名和页码，

编制时间和相关说明，确保目录的规范和完整性，时间格式和字体大小具有统一

的标准。还应认真处理案件的工作，因为案件档案的封面有文件形成单位的标记，卷内文件的开始时间，文件的保留期限，以及文件的保密程度。同时还要注意单位，时间和保管情况请仔细填写截止日期和保密级别。

总结

作为项目中非常重要的一步，项目文件管理不仅是完成验收的一部分，而且