工程项目档案管理分析

工程项目档案管理分析

摘要：本文通过分析建设工程项目档案管理中存在的问题，探索加强建设工程

项目档案管理的策略，以期促进工程项目的健康发展。

关键词：工程档案管理；建设；策略

一、工程项目档案管理的重要意义

完善工程实施状态，确保质量、进度、安全的全面控制。目前我国诸多工程项目一般采

取项目经理承包责任制的方式，由项目经理全权负责工程施工的质量、进度、安全等，以便

突出工作效益和经济效益。项目经理承包责任制对确保工程项目的完成起着重要的作用，在

工程项目承包合同中，针对不同内容确定不同的目标，只有在工程项目完成后，所有目标达

到先前所制定的考核标准，项目承包奖才能得到兑现，如果将工程施工文件归档工作也纳入

到工程项目承包合同中，就能保证工程施工文件材料的完整、准确、系统。

建设工程项目档案是建设工程的有机组成部分。建设工程立项文件是建设工程项目决策、审批、确立过程的真实记录，在建设工程施工之前，建设工程档案就开始产生并积累。在项

目开工建设前已经形成并积累的文件被称为建设工程准备阶段文件，项目经费落实和项目预

算编制、概要设计、招投标、及项目具体实施的根本依据。而项目预算、概要设计、招投标

产生积累的文件材料又是项目勘察测量、详细设计的依据。如果把这一个文件积累过程从建

设工程中剔除，建设工程是根本无法成立，也是无法开展的。在建筑材料如钢筋、水泥、砖

块等使用前，必须要经送检合格才能使用，这些检测文件材料是非常重要的依据。在建筑材

料使用进程中，应该根据指令实施，如用什么标号水泥，怎么配比，用量多少等，在实施中

还有旁站监督记录和检测记录，出现了问题还有调整指令和变更说明等等，这些都需要工程

资料来指导。

二、完善工程项目档案的管理的对策

（一）制定符合实际情况的档案管理规章制度。首先要加强对建设项目档案工作的组织

领导。根据建设项目的规模、特点和需要合理配备档案管理人员或建立相应的档案工作人员

网络体系；其次是加强建设项目档案管理制度建设，建立健全项目档案工作各项规章制度，

建立切合实际的项目档案工作管理体系和工作程序，制定明确岗位责任、进行考核，并与奖

惩挂钩。“没有规矩，难成方圆”，只有制定合理的、健全的工程项目的档案管理制度、管理

体系，才能不断完善工程项目档案的管理。要组织协调，发挥龙头作用。建设单位要积极履

行牵头、抓总的职责，按照项目法人责任制的要求在项目档案工作中积极组织，协调本单位

和参建各方的项目档案工作、检查、指导本单位和参建各方按照国家相关规定、标准及时制

定项目档案工作的管理制度和统一的业务标准，并将项目档案工作纳入项目工作计划和项目

法人责任制、招标投标制、工程监理制以及合同管理制的相关条款中；建立切实有效的归档

考核措施。贯彻执行国家有关法律规范，强化档案管理机构，作为全面负责项目档案工作的

重要职责，统一领导，统一管理，认真依法履行各单位及直属单位项目档案工作的监督和职责，督促、指导各部门、各单位文件材料的形成、积累和归档工作，从制度上、组织上规范

工程项目档案工作。

（二）做好项目实施前的准备工作。先期介入，控制为主。在工程准备阶段，建设单位

首先要贯彻精神，把档案方面的规定要求向参与的单位和部门进行宣传。每一个工程的建设

都会涉及设计、施工、监理等多个单位以及建设单位不同的部门。不同单位和部门在工程的

各个阶段又有不同的资料收集任务，所以必须落实好各单位、各部门的责任。因此，为了确

保每个基建项目的档案资料能按时、按质、按要求收集齐全，建设单位首先应在各种施工合

同中明确有关单位在档案资料收集方面的要求及违约责任，做到以预防为主的重点。档案管

理要明确范围，突出重点。总的来说，每一个工程项目都必须经过工程准备、监理、施工、

竣工验收等几个阶段，而每个阶段必然产生不同的文件资料。例如，在工程准备阶段有立项

文件、建设用地审批文件、勘测设计文件、招投标文件、开工审批文件、预算文件、工程管

理机构文件等；在监理方面有监理规划、监理会议纪要、进度控制、质量控制、造价控制和

监理总结等；在施工阶段有土建工程资料、安装工程资料、基础设施文件、材料检测文件和

各种施工试验及施工记录文件等；竣工验收阶段有综合竣工图、专业竣工图、工程竣工总结、

竣工验收记录、工程决算及交付使用财产文件、声像及电子档案文件等。不过，对于不同地区、不同规模、不同使用功能的项目在每个阶段所产生的文件资料又有所不同。因此要把握

重点，抓住主要环节。

（三）完善工程项目档案管理信息系统。档案管理信息系统用于支持企业在施工过程中

及施工完成后的管理工作，是适应现代企业制度要求，推动企业施工档案管理科学化、规范

化的必要条件，一套好的计算机档案管理系统将对一个工程项目的顺利实施起到非常重要的

作用，而一套不好的管理系统可能会使档案管理陷入混乱甚至使整个施工进程受到影响。因此，一套好的工程档案管理系统应达到如下几个方面的要求：一是以工程项目档案管理需求

为背景，支持企业实现科学化、规范化的档案管理。二是支持档案人员高效率完成施工档案

管理的日常业务，包括新增加的档案建立，旧的档案维护等，以提高公司的档案管理效率。

比如，施工人员信息资料就应该包含施工人员的姓名、年龄、政治面貌、文化程度、施工技

能程度、所学的专业、毕业时间等。每一条档案信息都有其自身的属性和特点，但也有相同点。如果不对这些信息进行细致的分析，将直接导致管理的混乱。三是支持企业的管理层快

速有效地获取相关信息，以便做出科学的决策，推动企业科学化、规范化管理。四是系统软

件应尽可能结构简单，使用方便。五是系统软件要做到修改、添加、删除档案记录准确，查

询档案快捷、高效。采用计算机软件系统来进行管理已经是当前工程施工档案管理的迫切需要。

（四）不断提高工程项目建设单位档案工作人员的业务素质。项目档案工作专业性较强，近些年来，国家又陆续颁布、修订了不少项目档案工作的行业规范、业务标准、这些规范、

标准内容新、要求多，这就要求项目工作人员要认真对待，不断开拓思路，强化业务培训，

进一步提高项目档案管理人员的素质。提高认识，加强培训。一是要提高各档案馆（室）对

新形势下档案工作重要性的认识，从思想上强化服务意识。二是加强对兼职档案员和档案管

理人员以及施工单位档案管理人员的培训，提高业务素质。三是加强档案宣传力度和档案法

制建设，对严重影响基建档案质量的，就要追究相关人员的责任。

在建设工程项目管理中，工作人员应该针对当前工程档案管理中的漏洞，加强建设工程

项目档案管理。而当前建设工程项目档案管理中存在工程岗位职责不明确，档案无法正确归档；工程参与建设的各个部门对档案组卷过程缺乏沟通与交流，档案附加值较低；档案管理

工作人员专业水平不高，档案后期利用率低下等问题。针对这一系列问题，企业应该加大对

工程项目档案管理的重视度，全面改善管理工作；加强工程建设管理的同时，兼顾档案建设

管理；提高档案管理工作人员的专业素养，提升其管理业务水平；建立归档协调小组，实现

信息化档案管理；强化跟踪指导的政策，不断完善档案管理制度，促进建设工程项目的顺利

进行。

参考文献

[1] 田东红.工程建设项目档案管理“全过程”实践探究 [J].卷宗，2014，15（11）：11.