工程项目档案管理51页PPT
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项目系统档案管理培训PPT 59页
• 4、对同一事件的正文和附件、来函和回函、请示和批复、 原文和译文等，应作为一件装订保管。
• 5、归档文件一般应为原件，确无原件的，应注明原件保 存地，并保存对方签收凭证。
收存文件的凭证：
第二节、分类与编号
各公司应根据 实际情况，建 立本公司档案 资料分类编号 方案，并向商 业地产公司办 公室备案。
起止日期：填写卷内文件形成的最早和最晚的日期，例如： “20190528~2019528” 件数：填写卷内文件件数。 备注：填写需要说明的文字，例如密级、互见号、存放位置等。
第三节、整理规则
•二、 按卷整理
卷内目录
序号
文件编号
责任者
文件题名
日期
页数
备注
序号：用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号 文件编号：填写原文文号或图纸的图号 责任者：填写文件形成部门或主要责任者 文件题名：填写文件标题全称 日期：填写文件形成日期 页数：填写文件页数 备注：需要时填写
各部门档案应 在一定时间后 向行政部移交 （可以是月度、 季度或年度）。
第一节、归档范围与时间
• 三、特殊文件的归档时间 • 1、以项目公司名义签署的合同、协议、对外公函
等文件，应在签署后3个工作日内报送项目公司行 政部一份原件。
• 2、重要证照、获得荣誉等有关资料、照片、声像 档案等随时归档。
• 3、对已归档文件进行变更、修改、补充的，应随 时归档。
• 2、是否成为公司的档案,应坚持以下几个标准:A. 是否具有法律依据性;B.是否属于公司大事;C.是否 具有通用性或示范性。
• 3、所有加盖公司公章的文件应重点保管 • 4、以我为主
第一节、归档范围与时间
• 五、不归档范围
• 5、归档文件一般应为原件，确无原件的，应注明原件保 存地，并保存对方签收凭证。
收存文件的凭证：
第二节、分类与编号
各公司应根据 实际情况，建 立本公司档案 资料分类编号 方案，并向商 业地产公司办 公室备案。
起止日期：填写卷内文件形成的最早和最晚的日期，例如： “20190528~2019528” 件数：填写卷内文件件数。 备注：填写需要说明的文字，例如密级、互见号、存放位置等。
第三节、整理规则
•二、 按卷整理
卷内目录
序号
文件编号
责任者
文件题名
日期
页数
备注
序号：用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号 文件编号：填写原文文号或图纸的图号 责任者：填写文件形成部门或主要责任者 文件题名：填写文件标题全称 日期：填写文件形成日期 页数：填写文件页数 备注：需要时填写
各部门档案应 在一定时间后 向行政部移交 （可以是月度、 季度或年度）。
第一节、归档范围与时间
• 三、特殊文件的归档时间 • 1、以项目公司名义签署的合同、协议、对外公函
等文件，应在签署后3个工作日内报送项目公司行 政部一份原件。
• 2、重要证照、获得荣誉等有关资料、照片、声像 档案等随时归档。
• 3、对已归档文件进行变更、修改、补充的，应随 时归档。
• 2、是否成为公司的档案,应坚持以下几个标准:A. 是否具有法律依据性;B.是否属于公司大事;C.是否 具有通用性或示范性。
• 3、所有加盖公司公章的文件应重点保管 • 4、以我为主
第一节、归档范围与时间
• 五、不归档范围
工程档案管理PPT课件可修改文字
➢ 施工文件是指施工单位在工程施工过 程中形成的文件；
➢ 竣工图是指在工程竣工验收后，真实 反映建设工程项目施工结果的图样；
➢ 竣工验收文件是指在建设工程项目竣 工验收活动中形成的文件。
• 编制单位：
➢工程准备阶段文件和竣工验收文件的编 制单位一般为建设单位；
➢勘察、设计文件的编制单位一般为工程 的勘察、设计单位；
建设工程档案的特点
成果的成套性
形成领域的广泛性 建设工程档案
内容的专业性
记录形式的多样性 管理的动态性
Байду номын сангаас
利用的时效性
建设工程文件和档案资料的特征
• （1）真实性和全面性 • （2）分散性和复杂性 • （3）继承性和时效性 • （4）多专业性和综合性 • （5）数量上的庞大性
• 项目建设的成果表现为两种形态:
• （3）建设工程项目实行总承包的，总包单 位负责收集、汇总各分包单位形成的工程 档案，并应及时向建设单位移交；各分包 单位应将本单位形成的工程文件整理、立 卷后及时移交总包单位。
建设工程项目由几个单位承包的，各 承包单位负责收集、整理立卷其承包项目 的工程文件，并应及时向建设单位移交。
• （4）城建档案管理机构应对工程文件的 立卷归档工作进行监督、检查、指导。 在工程竣工验收前，应对工程档案进行 预验收，验收合格后，须出具工程档案 认可文件。
归档的质量要求
✓对文件齐全、完整的要求 ✓对文件内在质量的要求 ✓对文件材质的要求 ✓对文件属性的区分 ✓对文件价值及密级的区分
建设工程文件和档案资料的质量要求
• （1）归档的工程文件应为原件。
➢ 文件材料的签名、盖章手续是否完备, 文件材料的内容是否 填写完整、客观, 文件材料中数据是否存在涂改现象, 文件 材料是否存在‘三色笔’现象。
档案管理培训课件(PPT 51张)
档的文件资料，原则上必须是原件， 原件用于报批不能归档或相关部门保留的， 综合部保存复印件。 • 4、凡公司业务活动中收到的文件、函件 承办后均要及时归档；以公司名义发出的 文件、函件要留底稿及正文备查。 • 5、由公司对外签订的经济合同，应保留 三份原件，综合管理部保存一份，财务部 及合同执行（或签订）部门各保存一份。 特殊情况只有一份原件时，由综合部保存 原件。
• •
3、库存档案必须图物相符，帐物相符。 4、档案管理人员要熟悉所管理的档案资 料，了解利用者的需求，掌握利用规律。 • 5、根据有关规定及公司实际情况，确定 档案保存期限，每年年终据此进行整理、 剔除。 • 6、经确定需销毁的档案，由档案管理员 编造销毁清册，经公司领导及有关人员会 审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员 永久保存。 • 7、严格遵守档案安全保密制度，做好档 案流失的防护工作。
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8、凡公司工作人员调离岗位前必须做好 资料移交工作，方可办理调动手续。 第五条 档案借阅制度 1、档案属于公司机密，未经许可不得外 借、外传。外单位人员未经公司领导批准 不得借阅。 2、借阅档案资料，须经档案保管部门负 责人批准。阅档必须在办公室指定的地方， 不得携带外出。需要借出档案的，须经档 案保管部门负责人批准。 3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。
一类 二类 三类 四类 五类 类列
A
B
C
D
1
2
3
4
类 系
3、分类原则 • 遵循文件的来源特征 • 保证类目体系的严整性 • 保证类目体系的可包容性 • 维护类目体系的相对稳定性。
4、分类标识（类号） 类号是类目的标识符号，用以表示类 目在分类体系中的位置和排列顺序。 本公司档案分类按照代码制进行类号 标识。 “01.1.1”
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3、库存档案必须图物相符，帐物相符。 4、档案管理人员要熟悉所管理的档案资 料，了解利用者的需求，掌握利用规律。 • 5、根据有关规定及公司实际情况，确定 档案保存期限，每年年终据此进行整理、 剔除。 • 6、经确定需销毁的档案，由档案管理员 编造销毁清册，经公司领导及有关人员会 审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员 永久保存。 • 7、严格遵守档案安全保密制度，做好档 案流失的防护工作。
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8、凡公司工作人员调离岗位前必须做好 资料移交工作，方可办理调动手续。 第五条 档案借阅制度 1、档案属于公司机密，未经许可不得外 借、外传。外单位人员未经公司领导批准 不得借阅。 2、借阅档案资料，须经档案保管部门负 责人批准。阅档必须在办公室指定的地方， 不得携带外出。需要借出档案的，须经档 案保管部门负责人批准。 3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。
一类 二类 三类 四类 五类 类列
A
B
C
D
1
2
3
4
类 系
3、分类原则 • 遵循文件的来源特征 • 保证类目体系的严整性 • 保证类目体系的可包容性 • 维护类目体系的相对稳定性。
4、分类标识（类号） 类号是类目的标识符号，用以表示类 目在分类体系中的位置和排列顺序。 本公司档案分类按照代码制进行类号 标识。 “01.1.1”
项目档案管理PPT课件
六、项目文件的收集工作
㈢收集范围 ㈣收集时间
㈤项目文件质量要求
⒈字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字认可手续完 备。 ⒉需永久、长期保存的文件不应用易褐色的书写材料 书写、绘制。 ⒊复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰 及牢固程度应符合设备标定质量的要求。 ⒋录音、录像文件应保证载体的有效性。 ⒌长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。
建设项目档案管理
❖ 一、项目档案的定义 ❖ 二、项目档案工作的地位和项目档案的作用 ❖ 三、项目档案管理的特殊性 ❖ 四、建设单位的档案工作职责 ❖ 五、参建各单位的档案工作职责 ❖ 六、项目文件的收集工作 ❖ 七、项目档案验收
一、项目档案的定义
项目档案是指经过鉴定、整理并归档的项目文件。
项目文件是指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设 计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、 声像等形式的全部文件。
㈡档案收集、整理、移交职责
⒊按合同及规定要求，在项目竣工验收后三个月内，向生 产使用单位移交项目档案；分期建设的项目，应在每期建 设正式通过竣工验收后办理移交。 ⒋在大中城市规划区内的建设项目，按照《城市建设档案 归属与流向暂行办法》的规定，在六个月内，向所在城市 的城建档案馆报送档案。
五、参建各单位的档案Байду номын сангаас作职责
二、项目档案工作的地位和项目档案的作用
㈠项目档案工作的特点 成套性 专业性 现实性 动态性
二、项目档案工作的地位和项目档案的作用
㈡项目档案的作用 项目档案记录了项目建设的全过程，是项目建设的历
史见证，是维护建设单位和各参建单位合法权益的重 要凭证。 项目档案是项目建设后生产、管理、维修、维护、改 建、扩建的重要参考文件。
建设项目档案管理知识PPT课件
六、企业档案的一般分类
管理类—所有制度类档案 业务类—含技术类、研发类、营销类
等 财务类—独立管理 人事类—所有人力资源类档案 其它类—不能归入上述四类的档案
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企 业 档 案
生科
荣
党行经产学基
会声誉电
群政营技技本设计像实子其
工管管术术建备档档物档他作理理管研设源自案案档案理究案
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确地提供档案信息，为企业地进步 和发展服务。 第三、是在电子文件不断生成的情况下， 进行及时有效地收集、整理，不断 丰富档案内容和档案信息。
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第二部分 建设项目档案基本概念
一、基本建设项目档案概念
基本建设项目档案资料是指在整个建设 项目从酝酿、决策到建成投产（使用）的 全过程中形成的，应当归档保存的文件， 包括基本建设项目的提出、调研、可行性 研究、评估、决策、计划、勘测、设计、 施工、调试、生产准备、竣工、试生产（ 使用）等工作活动中形成的文字材料、图 纸、图表、计算材料、声像材料等形式与 载体的文件材料。
七、企业档案的工作性质
管理性—对企业档案进行管理 服务性—为各单位提供查阅和参考 保密性—维护和保护企业资源，避免不必
要的损失。是否保密档案，在定义制度时 须规定清楚，并加盖保密章。
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八、档案管理现代化的总目标
第一、是最大限度地延长档案寿命 第二、是充分发挥档案的作用，迅速、准
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项目档案包含内容
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第三部分 建设项目档案管理
一、建设项目简介 （一）建设项目基本程序 项目建议书阶段、可行性研究阶段、设计
阶段、建设准备阶段、建设实施阶段、竣 工验收阶段、后评估阶段。
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工程项目档案整理PPT课件
（四）常见工程项目文件组卷
1.合同文件组卷 ——属管理性，按问题、时间组卷
合同文本
立 项 文 件 评 标 文 件
合同前 期文本
各 类 函 件 开 发 标 件 招 标 文 件 投 标 文 件
合同执 行文件
支 付 文 件 其 它 文 件
2.设计文件组卷 分：按项目组卷；按专业 组卷。 3.顺序工艺设备文件组卷 按设备购置、安装、使用、 附件增减、人员变动、维护、 调拔、报废等顺序组卷。 4.竣工文件组卷 监理文件按文种组卷。如监理大纲、供应商资质审核、 施工组织设计、开工令、监理通知、监理日志、施工设计变 更等文种组卷。 项目施工文件夹按单项工程、单位工程（或装置）、 阶段、结构、专业组卷。 项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、、环保 等顺序组卷，也可参考设计文件排列顺序组卷。
（四）工程项目文件收集质量要求
1.完整、准确 2.原件 3.清晰、整洁 4.签章完备 5.书写材料符合要求 6.装订要求 7.其它要求：
第二步：编制分类方案
（一）分类原则： 1.遵循工程项目档案形成规律 2.便于保管利用 3.维持职能导向。按职能；按部门。 4.兼容其它 5.可扩展 6.标准统一
工程项目档案整理
一、基本概念
工程项目文件 根据国家档案局发布的行 业标准DA/T28-2002 《国家重大建设项目文件 归档要求与档案整理规 范》，工程项目又称基建 项目，是指在工程建设活 动中直接形成的，经过鉴 定、整理并归档，具有查 考价值的真实记载项目建 设过程的各种记录。
工程项目文件构成
6.其它介质材料组卷
声 像
建设项目档案管理专题 PPT课件
行。 检验批质量验收记录。施工员、班组长签字，专职质检员应按标准划分检验批
并做检查评定，专业监理工程师填写验收结论。 分项工程质量验收记录。项目专业技术负责人填写检查结论，监理工程师填写
验收结论。 分部（子分部）工程质量验收记录。分包、施工、勘察、设计、监理单位共同
验收，总监理工程师填写验收意见。
15
文件材料是实际的真实反映，图物相 符，文电一致。 关键词：原件
11
原件的标准是什么？字迹清楚，图样清晰，图
表整洁，签字认可手续完备。
应归档的文件是否原件？不能归档复印件。
不应用易褪色的书写材料书写、绘制。如红墨水、 纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
文件内容是否真实？责任手续是否完备？
12
一、材质证明材料 凡工程使用的原材料、半成品、成品均应提供出厂质量证明书、合格证、
第二，基础性文件（设计基础文件和设计文件）
第三，项目管理文件
第四，施工文件（施工技术文件和各种综合及专业 竣工图文件）
5
项目文件归档范围 第五，监理文件（注意不同单位在归档范围上的
差别） 第六，工艺设备文件 第七，科研文件 第八，涉外文件
6
项目文件归档范围
第九，生产技术准备、试生产文件
第十，财务、器材管理文件
备案证等，并对进场材料全部或抽样进行外观质量验收检查，形成记录。 凡工程使用的新材料、新产品、新工艺、新技术，需有鉴定证明书，并
应有产品质量标准、使用说明和工艺要求。在使用前按其质量标准进行检验。 所有的质量证明书应有生产厂家质量检验部门的盖章。 按规定应复试项目应符合国家规范、标准规定，复试报告要有试验编号、
40
过于简 单的著录。
41
（三）2、“系统”质量控制措施 项目开工前后，把竣工文件编制方法确定下
并做检查评定，专业监理工程师填写验收结论。 分项工程质量验收记录。项目专业技术负责人填写检查结论，监理工程师填写
验收结论。 分部（子分部）工程质量验收记录。分包、施工、勘察、设计、监理单位共同
验收，总监理工程师填写验收意见。
15
文件材料是实际的真实反映，图物相 符，文电一致。 关键词：原件
11
原件的标准是什么？字迹清楚，图样清晰，图
表整洁，签字认可手续完备。
应归档的文件是否原件？不能归档复印件。
不应用易褪色的书写材料书写、绘制。如红墨水、 纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
文件内容是否真实？责任手续是否完备？
12
一、材质证明材料 凡工程使用的原材料、半成品、成品均应提供出厂质量证明书、合格证、
第二，基础性文件（设计基础文件和设计文件）
第三，项目管理文件
第四，施工文件（施工技术文件和各种综合及专业 竣工图文件）
5
项目文件归档范围 第五，监理文件（注意不同单位在归档范围上的
差别） 第六，工艺设备文件 第七，科研文件 第八，涉外文件
6
项目文件归档范围
第九，生产技术准备、试生产文件
第十，财务、器材管理文件
备案证等，并对进场材料全部或抽样进行外观质量验收检查，形成记录。 凡工程使用的新材料、新产品、新工艺、新技术，需有鉴定证明书，并
应有产品质量标准、使用说明和工艺要求。在使用前按其质量标准进行检验。 所有的质量证明书应有生产厂家质量检验部门的盖章。 按规定应复试项目应符合国家规范、标准规定，复试报告要有试验编号、
40
过于简 单的著录。
41
（三）2、“系统”质量控制措施 项目开工前后，把竣工文件编制方法确定下
建设项目档案管理知识课件
信息化管理系统
档案管理软件、档案管理 平台等。
建设项目档案的鉴定与销毁
档案鉴定的工作内容与方法
档案鉴定的工作内容
对建设项目档案的价值进行评估，确定其保管期限，以及是否需要进行特殊处理 。
档案鉴定的方法
采用专业知识和经验，结合档案的内容、形式、历史背景等信息，进行综合评估 。
档案销毁的条件与程序
档案管理工作的考核与评价
制定考核标准
根据档案管理工作的实际情况， 制定具体的考核标准，明确各项
考核指标的权重和评分标准。
进行定期考核
定期对档案管理工作进行考核，检 查档案管理工作的实际情况与考核 标准的符合程度。
评价与改进
根据考核结果，对档案管理工作进 行评价，针对存在的问题和不足进 行改进，提高档案管理工作的水平 。
性。
谢谢您的聆听
THANKS
档案利用的途径与要求
档案利用途径
现场查阅、网上查阅、复制等。
档案利用要求
遵守档案保密规定，不得私自复制、泄露 档案内容。
档案利用服务
提供档案咨询、档案编研、档案展览等服 务。
档案数字化与信息化管理
档案数字化
将纸质档案转化为数字档 案，便于存储、检索和传 输。
信息化管理
利用信息技术对档案进行 管理，提高档案管理效率 。
严格执行相关法律法规
遵守《档案法》、《保密法》等相关法律法规的规定，确保鉴定和 销毁工作的合法性。
科学合理地处理档案
根据档案的价值和特点，选择合适的处理方式，避免造成资源浪费 或环境污染。
06
建设项目档案管理案例分析
案例一：大型基础设施项目的档案管理
总结词
全面性、复杂性、长期性