公文收发处理和档案管理(PPT55页).pptx
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公文处理(收发文处理)--ppt课件
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拟稿过程中应该注意的事项
文稿前要使用稿头纸。认真填写。
文件发范围要明确、具体。分两种：单 称、全称，注意简称。
拟稿人要把形成文稿有关的文字资料的 依据附在文稿后面。
主管部门拟以领导机关名义发文，要经 部门领导审核签字，涉及其他部门的， 要送其他部门会签。
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十、签 发
签发原则：按职权划分的原则、集体负 责的原则、授权代签的原则；加签的原 则、会签的原则。
签发的格式：核准意图要具体（注意圈 阅）。签发人的姓名要写全。签发日期 要写全。
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签发过程中应注意的问题
以本机关名义制发的上行文，由主要负 责人或者主持工作的负责人签发；以本 单位名义制发的下行文或平行文，由主 要负责人或者由主要负责人授权的其他 负责人签发。
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传阅-专传法
由专人将传阅文件送给领导审批。主要在 特殊情况下采用：一是特急件；二是绝 密件。一般领导及时批示后送第二个领 导批示，时间短，安全。
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六、催 办
1 . 催办方法： ①电话催办；②书面催办； ③登门催办； ④承办部门来汇报。
2 . 催办要求：①重视催办工作；②制度化； ③催办登记；④催办检查。
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发文件、简报、刊物等。
行文及其要求：注意上行文、平行文、下行文。 发文处理：拟稿、核稿、会签、签发、①/②
登记、编号、印制、分装、搞送等。 核稿要领：公文正式印制前，文秘部门应当进
行复核，复核的重点：一是审批、签发手续是 否完备；二是附件材料是否齐全；三是公文格 式、文种使用、文字表述是否统一、规范。
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谢谢！
公文收发处理和档案管理
•四、安全保密原则。在收文办理过程中要严格执行有关规定，采取 严密措施，加强安全管理，确保第一份公文不丢失、不残缺、不污 ，更不失控、不泄密，随时掌握公文去向。
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公文收发处理和档案管理
•签收
•机要部门送来的机要文件
•收 文 •来 源
•邮局送来的信函 •EMS等快递公司送来的信函
•外部和行内部门直接送来的文件材料
(1)簿式登记（2)计算机登记
发文登记的项目
（1）顺序号，一般以发文的时间顺序年度编 排，发文数量较多的单位，可以分类编顺序号
（2）发文字号-如马商银、马商银党、马商银 工、马商银纪、马商银转（3）文件标题（4） 主题词（5）密级（6）拟稿人（7）紧急程度 （8）部门经理（9）主送（10）抄送（11）签 收人
¡ （3）按年份编号: ①总流水编号法
¡
②分类流水编号
公文收发处理和档案管理
3.字体的要求
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公文收发处理和档案管理
（六）用印
¡ 1.用印
¡ （1）应以行领导在公文原稿上的意见为依据。 未经签发或不同意发出的公文不得盖章。
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公文收发处理和档案管理
（七）发文登记
发文登记的作用和形式
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公文收发处理和档案管理
•答复
•公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根 需要告知相关单位。及时答复是单位认真履职的 重要表现
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公文收发处理和档案管理
•（一）书面答复。分为两种情况： •（１）制发公文答复 •（２）复印批件交办 •（二）口头答复。分以下两种情况： •（１）电话答复。 •（２）面谈答复
便于管理和保护文件，防止积压和丢失 便于检查和检索文件 便于文件的统计、催办和查阅工作 作为核对和交接文件的工具和凭据
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公文收发处理和档案管理
•签收
•机要部门送来的机要文件
•收 文 •来 源
•邮局送来的信函 •EMS等快递公司送来的信函
•外部和行内部门直接送来的文件材料
(1)簿式登记（2)计算机登记
发文登记的项目
（1）顺序号，一般以发文的时间顺序年度编 排，发文数量较多的单位，可以分类编顺序号
（2）发文字号-如马商银、马商银党、马商银 工、马商银纪、马商银转（3）文件标题（4） 主题词（5）密级（6）拟稿人（7）紧急程度 （8）部门经理（9）主送（10）抄送（11）签 收人
¡ （3）按年份编号: ①总流水编号法
¡
②分类流水编号
公文收发处理和档案管理
3.字体的要求
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公文收发处理和档案管理
（六）用印
¡ 1.用印
¡ （1）应以行领导在公文原稿上的意见为依据。 未经签发或不同意发出的公文不得盖章。
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（七）发文登记
发文登记的作用和形式
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公文收发处理和档案管理
•答复
•公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根 需要告知相关单位。及时答复是单位认真履职的 重要表现
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公文收发处理和档案管理
•（一）书面答复。分为两种情况： •（１）制发公文答复 •（２）复印批件交办 •（二）口头答复。分以下两种情况： •（１）电话答复。 •（２）面谈答复
便于管理和保护文件，防止积压和丢失 便于检查和检索文件 便于文件的统计、催办和查阅工作 作为核对和交接文件的工具和凭据
《公文的处理》课件
01
避免使用歧义和含糊不清的措辞，确保信 息的准确传达。
03
02
详细描述
04
精简语言，避免冗长和重复的表述，突出 重点内容。
使用规范的语言和术语，保持公文的专业 性和正式性。
05
06
避免使用口语化和个人化的表达方式，保 持公文的结构应完整、清晰， 遵循固定的格式和顺序。
标题醒目
公文标题应简明扼要，能 够清晰地反映公文的主要 内容或目的。
结构清晰
公文应遵循一定的结构， 包括开头、正文和结尾， 其中正文部分应按照逻辑 顺序进行分段。
段落分明
每个段落应有一个明确的 主题，并保持段落之间的 连贯性和逻辑性。
公文写作的逻辑要求
逻辑严谨
公文的内容应条理清晰，逻辑严 谨，各部分之间应相互呼应和支
信息。
发文审核
对拟订的公文草稿进行 审核，检查公文内容是 否准确、规范，是否符
合行文规则。
发文签发
经审核无误后，由相关 领导对公文进行签发， 表明公文的正式性和权
威性。
发文归档
将已签发的公文进行归 档，整理保存相关资料 ，以便日后查阅和使用
。
公文的归档管理
归档整理
将已办理完毕的公文进行整理 ，按照一定的顺序和规范进行
持。
层次分明
在阐述观点或描述事项时，应按照 一定的逻辑层次进行组织，以使读 者能够更好地理解和接受。
因果关系明确
在分析问题或提出解决方案时，应 明确指出因果关系，以增强公文的 说服力。
03
公文的收发与归档
公文的收文处理
01
02
03
04
收文登记
对收到的公文进行登记，记录 公文的标题、发文单位、发文
第六章 档案的整理与保管《文书工作与档案管理》PPT课件
（一）
（二）
（三）
一是可以独 二是设有会 三是设有管 立行使职权， 计部门或经 理人事的部 并能以自己 济核算部门， 门和人员， 的名义单独 自己可以编 并有一定的 对外行文； 制预算和财 人事任免权。
务计划；
6.1 区分全宗
6.1.3 人物全宗形成者构成条件
➢ 人物全宗形成者，应是主要以个人名义从事社会活动 的著名人物，并且其档案较为完整而系统地由档案馆 （室）保存。
况的变化，及时对档案分类方案进行修订。
6.3 档号的编制规则
6.3.1 档号的概念、种类与作用
➢ 1）档号的概念
档号是档案馆（室）在整理和管理档案的过程中以字符形 式赋予档案的一种代码。
代码是一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的 数字、字母、汉字及其他符号。
6.3 档号的编制规则
6.3.1 档号的概念、种类与作用
6.2 档案的分类
6.2.1 分类方法
➢ 3）问题分类法
(1) 设置的类要力求符合实际，各类的概念大小要适中。 (2)平行的各类或属类在内容上不能有交叉和包含关系。
(3)对内容涉及几个类或属类文件材料要划定文件材料归类范围。
6.2 档案的分类
6.2.1 分类方法
➢ 4）复式分类法
定义：复式分类法，是指把两种基本分类法结合起来，同
6.3 档号的编制规则
6.3.1 档号的概念、种类与作用
➢ 3）档号的作用
档号是存取档案的标记，并且有统计监督作用。档号是分层次整理档案的结 果的一种反映。从某种意义上说，系统整理档案文件材料的目的之一，就是 给每篇档案文件赋予一个档号，以确定其在档案实体秩序系统中的位置。档 号是档案文件的秩序号，反映档案文件秩序体系的四个层次。根据档号，可 以借助档案存放位置索引，方便地将档案文件从档案库房中查找出来，用完 之后又方便地归到原来的存放位置上。
《公文处理规范》PPT课件
文件名
文件 字号
来文 单位
处理 结果
编号：上(2011)9号 处理结果：已扫描存档、已发或者分发。是指在收到文 件进行登记后，按照文件的内容、性质和 办理要求，及时准确地将收文分送给有关 领导、部门和承办人员阅办。分送给领导 阅批的文件，要先填写《文件处理笺》， 并列于文件前随文运转。
发文第八步：用印（略） 发文第九步：分发（检查是否缺页、 倒页、错页。保密要求。）
有句谚语这样说: “我听到的会忘掉, 我看到的能记住, 我做过的才真正明白”.
谢 谢！
文件签收单
序号 文件名 份数 页数 来文 单位 签收人 签收 日期
收文第二步：登记
在收文登记簿上编号并记载文件的来 源、去向，保证文件的收受和处理。
如果收文数量少，可以按照收文日期 进行登记。如果数量多，就要进行归 类登记。 目前收文登记一般采用簿册式。
XX分中心2011年收文登记簿
编 日 号 期
第二讲 公文处理
公文处理工作
• 围绕公文的撰写、印制、收发、办 理与立卷归档等一系列管理工作， 需要进行许多具体的文书工作，就 称为公文处理工作，也称为文书工 作。 • 公文处理主要包括收文处理和发文 处理两个方面。
一、收文处理
• • • • • • 区中心的指令性和指导性公文 下级请求性和询问性公文 上级机关的批复性和答复性公文 各部门、各分中心的调查性和陈述性公文 内部刊物和“简报” 其他文书材料
文件处理笺
收文第四步：拟办
在区中心一般是由业务部门部长，分中心
一般由业务员或者内勤提出。
对文件的办理提出初步的处理意见。
意见应当写在相应栏目，并签注拟办人的
姓名与日期。紧急公文应当明确办理的时
限。
文件 字号
来文 单位
处理 结果
编号：上(2011)9号 处理结果：已扫描存档、已发或者分发。是指在收到文 件进行登记后，按照文件的内容、性质和 办理要求，及时准确地将收文分送给有关 领导、部门和承办人员阅办。分送给领导 阅批的文件，要先填写《文件处理笺》， 并列于文件前随文运转。
发文第八步：用印（略） 发文第九步：分发（检查是否缺页、 倒页、错页。保密要求。）
有句谚语这样说: “我听到的会忘掉, 我看到的能记住, 我做过的才真正明白”.
谢 谢！
文件签收单
序号 文件名 份数 页数 来文 单位 签收人 签收 日期
收文第二步：登记
在收文登记簿上编号并记载文件的来 源、去向，保证文件的收受和处理。
如果收文数量少，可以按照收文日期 进行登记。如果数量多，就要进行归 类登记。 目前收文登记一般采用簿册式。
XX分中心2011年收文登记簿
编 日 号 期
第二讲 公文处理
公文处理工作
• 围绕公文的撰写、印制、收发、办 理与立卷归档等一系列管理工作， 需要进行许多具体的文书工作，就 称为公文处理工作，也称为文书工 作。 • 公文处理主要包括收文处理和发文 处理两个方面。
一、收文处理
• • • • • • 区中心的指令性和指导性公文 下级请求性和询问性公文 上级机关的批复性和答复性公文 各部门、各分中心的调查性和陈述性公文 内部刊物和“简报” 其他文书材料
文件处理笺
收文第四步：拟办
在区中心一般是由业务部门部长，分中心
一般由业务员或者内勤提出。
对文件的办理提出初步的处理意见。
意见应当写在相应栏目，并签注拟办人的
姓名与日期。紧急公文应当明确办理的时
限。
机关文书档案的整理 ppt课件
2、跨年度形成的文件
如召开会议、处理案件等等，可能会跨年度 形成文件，分类时归入办结年度。如跨年度的会 议文件材料，统一在闭幕年归档；跨年度处理的 案件形成的文件材料，统一在结案年归档。
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3、几份文件作为一件时，“件”的日期
按照《规则》规定，不只是单份文件可作为一件， 正本与定稿、原件与复制件、来文复文等也可作为一 件，这时判定“件”的日期，应以装订时排在前面的 文件的日期为准。具体地说，正本与定稿为一件，以 正本为准；正文与附件为一件，以正文为准；转发文 与被转发文为一件，以转发文为准；来文与复文为一 件，以复文为准。
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2、按事由的重要程度排列
将主要职能或重要活动形成的文件排在前面。 其他工作形成的文件材料排在后面，或将综合性工 作排在前面，具体业务工作排在后面。例如，某局 法规科，可将本年度通过的各项法规文件的相关材 料排在前面，然后再排监督检查等其他工作形成的 文件材料。
在编制本机关或本系统文件材料归档范围和文
书档案保管期限表时，应全面分析和鉴别本机关或
本系统文件材料的现实作用和历史作用，准确界定
文件材料的归档范围和划分档案保管期限。 各机关
应根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期
限规定》，结合本机关职能和各部门工作实际，编
制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限
表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行。
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一般说，本单位形成的文件、材料最为重要， 绝大多数都属永久。
ppt课件
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第三步 归档文件的装订
归档文件以“件”为单位进行装订。一般以 每份文件为一件，原件与复制件为一件，转发文 与被转发文为一件，报表、名册、图表等一册 （本）为一件，来文与复文可为一件。
如召开会议、处理案件等等，可能会跨年度 形成文件，分类时归入办结年度。如跨年度的会 议文件材料，统一在闭幕年归档；跨年度处理的 案件形成的文件材料，统一在结案年归档。
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3、几份文件作为一件时，“件”的日期
按照《规则》规定，不只是单份文件可作为一件， 正本与定稿、原件与复制件、来文复文等也可作为一 件，这时判定“件”的日期，应以装订时排在前面的 文件的日期为准。具体地说，正本与定稿为一件，以 正本为准；正文与附件为一件，以正文为准；转发文 与被转发文为一件，以转发文为准；来文与复文为一 件，以复文为准。
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2、按事由的重要程度排列
将主要职能或重要活动形成的文件排在前面。 其他工作形成的文件材料排在后面，或将综合性工 作排在前面，具体业务工作排在后面。例如，某局 法规科，可将本年度通过的各项法规文件的相关材 料排在前面，然后再排监督检查等其他工作形成的 文件材料。
在编制本机关或本系统文件材料归档范围和文
书档案保管期限表时，应全面分析和鉴别本机关或
本系统文件材料的现实作用和历史作用，准确界定
文件材料的归档范围和划分档案保管期限。 各机关
应根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期
限规定》，结合本机关职能和各部门工作实际，编
制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限
表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行。
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一般说，本单位形成的文件、材料最为重要， 绝大多数都属永久。
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第三步 归档文件的装订
归档文件以“件”为单位进行装订。一般以 每份文件为一件，原件与复制件为一件，转发文 与被转发文为一件，报表、名册、图表等一册 （本）为一件，来文与复文可为一件。
收发文及档案管理 ppt课件
每项均需 完成填写
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公文管理——发文办理
部门发文流程：
以各部门为名义制发的文件，按照发文审批单格式要 求及流程，由拟办部门负责人签署意见后送综合管理部核 稿人核稿。由各部门兼职收发文人员将公文定稿及电子版 进行编号、印发、存档。
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公文管理——发文办理
三、核 稿
拟办部门负责人应对公文进行严格把关，对文稿的内 容、文字的正确性、语句的合理性、段落的连贯性以及数字 的真实性和准确性等负责。
核稿人员对内容空洞、文字冗长的公文，应要求拟办 部门拟稿人员进行修改；对修改较多、辨认困难的公文，应 先退拟办部门清稿。拟办部门清稿最迟在1个工作日内完成； 退回改写的公文，拟办部门应在3个工作日内完成。
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公文管理——发文办理
四、校 对
实行拟稿人校核制度，原则上需校对3次，拟稿人须对公文 的准确性负责。
•
中心支公司应设立综合档案室，配备相应数量的专(兼)职档案工
作人员。
• 第十条 各级机构的各部门应指定专人负责本部门档案的收集、保存、 整理和归档，制定档案管理人员岗位责任制，保证档案管理人员切实 履行职责。
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档案管理——重点内容
第十三条 各门类档案归口管理部门
（一）文书档案：分别由各级机构综合管理部负责收集、整理、保管、 统计、利用、鉴定、销毁等日常工作，于每年六月份前完成前一年文 件归档工作；
（二）实物、声像、照片档案分别由各级机构的各部门负责收集、整理、 保管、统计、利用、鉴定、销毁等工作，并于每年三月份前完成前一 年的归档工作：
（三）会计档案：由财务部负责收集、整理、保管、统计、利用、鉴定、 销毁等工作；
（四）人事档案：由人力资源部负责收集、整理、保管、统计、利用、 鉴定、销毁等工作；
文书处理与档案管理PPT课件
第七章 文书处理与档案管理
第一节 文书处理
（二）行文方式
转发行文
对口行文
授权行文
联合行文 横向行文
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
行文方式
逐级行文 多级行文
越级行文
直达行文
公开行文
第七章 文书处理与档案管理
三、文书处理程序
第七章 文书处理与档案管理
第一节 文书处理
三、文书处理程序
（一）发文处理程序 1．草拟 （1）交拟。交拟是指单位、单位的领导或秘书部门的负责人
的文件进行清点确认的过程。
小提醒
签收文件时的注意事项： 第一，检查所收文件与封套上注明的收文单位、收件人是否相 符，检查封套是否有破损或开封等现象，检查是否有错投现象。 第二，对所收文件的件数包括附件的件数与发文通知单的件数 是否相符。 第三，经清点、检查无误后，在对方的送文簿或发文通知单， 或在投递单上签署收件人姓名和收到日期。
（二）学习重点
➢文书处理的程序 ➢档案的分类与编目
（三）学习难点
➢档案的分类与编目
电子教案模版配色（1）
第七章 文书处理与档案管理
引入案例
第七章 文书处理与档案管理
第一节 文书处理
一、文书处理的原则
1. 及时、高效 2. 准确、周密 3. 精简、求实 4 .安全、可靠
第七章 文书处理与档案管理
第一节 文书处理
3. 签发
“签发”又称为“会签”，是指单位的领导人对审 核过的文稿进行最后的审查，审查无误在发文稿纸 上签署意见并注明签发人的姓名及年月日。
4. 复核 复核是发文办理过程中的第二次审核，是在正式的 公文印制出来之前，秘书部门对签发的文稿进行复 核审查。
5. 缮印 缮印，是根据复核好的文件定稿进行誊清或印制文 件。
文书与档案管理 文书处理PPT课件
---------------------------------------------------------------最新资料推荐------------------------------------------------------ 文书与档案管理文书处理PPT课件第三章文书处理学习要求：理解和掌握文书处理的程序及其各环节的要求；能够根据文书处理程序的要求分析案例；把握文书立卷的分类方法及组合方式。
第三章文书处理第一节概述第二节登记收发第三节分发传阅第四节拟办批办第五节承办催办查办第六节核稿签发第七节缮印校对盖印第八节注办第九节信访文书的处理第十节电子文件的处理第十一节文书的立卷与归档第一节概述公务文书的撰写是机关或企事业单位的日常工作之一，有着特定的公务目的，其重要性不言而喻。
但平时撰写的文书如何整理，又怎样向档案部门移交？收到的文书如何处理？这些对正确撰写公务文书，做好单位的日常工作同样重要。
这是文书处理的程序问题。
为了建立机关的正常工作秩序，提高机关的办事效率，科学地组织和安排文书处理程序是十分必要的。
文书处理程序指的是在一个机关内部，按照制发、办理与管理文件的规律，对文书工作的一系列环节所安排的工作顺序。
其全部程序包括对本机关发文、内部文件的撰制，对机关收文的处理，以及对各类文件的日常管理等一系列工作环节，通常可分为收文和发文两方面的处理程序。
1 / 101 收文处理程序：包括文件的收进、启封、登记、分送、拟办、批办、承办、催办、查办、注办、清退、归卷等需要办复的文件和需要向外转发的文件，从拟稿起进入发文处理程序。
2 发文处理程序：包括拟稿、核稿、签发、缮印、校对、盖印、登记、装封、发出、注发、归卷等。
文书处理的各个环节之间有密切的关系，一环扣一环，相互制约。
虽不同机关对于某个环节的具体做法可以有所不同，但其基本环节的安排是不可以随意删减或削弱的，更不能违反规律颠倒安排，否则会影响文书处理的正常运转和工作秩序。
公文收发处理和档案管理ppt课件
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收文登记方法主要有两种：
流水式登记法。就是将收到文件按照时间顺序 不分种类依次登记，同时将文件办理过程和转 送手续简要记载在同一登记簿上。
分类式登记法。就是根据本单位确定 的文件分 类标准分类进行登记。如，可分为银监局、市 委市政府、省联社、下设分支机构、其他收文 等。
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登记信息
☻收文日期 ☻收文编号 ☻原文件文号 ☻文。分为两种情况： （１）制发公文答复 （２）复印批件交办 （二）口头答复。分以下两种情况： （１）电话答复。 （２）面谈答复
20
发文处理 程 序
（一）拟稿
1.拟稿人和拟稿过程
2. 发 文 稿 纸
21
发文稿纸形式
22
（二） 发文审核
1.发文审核的含义和意义 （1）控制发文总量 （2）促进政策协调 （3）确保文书质量 （4）减轻领导负担 2.文书审核的步骤。 一般分为两步。第一步为通读，第二部为正式审核，
24
（五） 编 号
1.编号的含义:是指由综合办公室对需要 发出的文书统一编排发文字号。
2.编号的方法
(1) 按任职届别编号
（2）按单位连续编号
（3）按年份编号: ①总流水编号法
②分类流水编号
25
3.字体的要求
26
（六）用印
1.用印 （1）应以行领导在公文原稿上的意见为依据。
根据行领导批示和工作需要将公文及时送传阅对 象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公 文去向，不得漏传、误传、延误
17
催办
及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部 门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人 负责催办。
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答复
收文登记方法主要有两种：
流水式登记法。就是将收到文件按照时间顺序 不分种类依次登记，同时将文件办理过程和转 送手续简要记载在同一登记簿上。
分类式登记法。就是根据本单位确定 的文件分 类标准分类进行登记。如，可分为银监局、市 委市政府、省联社、下设分支机构、其他收文 等。
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登记信息
☻收文日期 ☻收文编号 ☻原文件文号 ☻文。分为两种情况： （１）制发公文答复 （２）复印批件交办 （二）口头答复。分以下两种情况： （１）电话答复。 （２）面谈答复
20
发文处理 程 序
（一）拟稿
1.拟稿人和拟稿过程
2. 发 文 稿 纸
21
发文稿纸形式
22
（二） 发文审核
1.发文审核的含义和意义 （1）控制发文总量 （2）促进政策协调 （3）确保文书质量 （4）减轻领导负担 2.文书审核的步骤。 一般分为两步。第一步为通读，第二部为正式审核，
24
（五） 编 号
1.编号的含义:是指由综合办公室对需要 发出的文书统一编排发文字号。
2.编号的方法
(1) 按任职届别编号
（2）按单位连续编号
（3）按年份编号: ①总流水编号法
②分类流水编号
25
3.字体的要求
26
（六）用印
1.用印 （1）应以行领导在公文原稿上的意见为依据。
根据行领导批示和工作需要将公文及时送传阅对 象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公 文去向，不得漏传、误传、延误
17
催办
及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部 门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人 负责催办。
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答复
相关主题
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2.文书审核的步骤。 一般分为两步。第一步为通读，第二部为正式审核，
即对文稿逐字、逐句、逐条、逐项进行认真审核。
（三） 签 发 1.签发的含义和作用。签发是指分管领导在
综合办公室审核的基础上，对送审稿经行最 后审阅，确认可以发出后，在发文稿纸的签 发栏内写明发文意见并签字的行为。
（四） 复 核 复核的重点是:审批、签发手续是否完备，
（一）书面答复。分为两种情况： （１）制发公文答复 （２）复印批件交办 （二）口头答复。分以下两种情况： （１）电话答复。 （２）面谈答复
发文处理 程 序
（一）拟稿
1.拟稿人和拟稿过程
2. 发 文 稿 纸
发文稿纸形式
（二） 发文审核
1.发文审核的含义和意义 （1）控制发文总量 （2）促进政策协调 （3）确保文书质量 （4）减轻领导负担
文书处理程序和 档案管理
综合办公室 杜娟
文书处理程序
收文办理程序
发文处理程序
1.熟悉了解发文处理程序和收文办理程序 2.了解各个步骤是如何实施的以及一些细节 问题 3.要熟悉掌握且会运用各个发文环节
收文办理 程 序
概述
收文办理指收文单位履行法定职能， 对收到外单位送达本单位的文件按 规定程序进行办理并使之产生实际 效用的过程。
档案工作是管理档案和档案事业的活 动。
狭义档案工作系指具体管理档案的业 务活动,即档案管理工作。
档案工作是一项管理性的 工作，简单的说就是管理 档案和档案事业的活动。
传阅
根据行领导批示和工作需要将公文及时送传阅对 象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公 文去向，不得漏传、误传、延误
催办
及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部 门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人 负责催办。
答复
公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据 需要告知相关单位。及时答复是单位认真履职的 重要表现
文书档案实际上是指行政管理 档案，即在社会的行政管理活 动中直接形成的一个档案门类， 其质是行政性、政治性档案。
科技档案的全称为科学技术档案，是由生产技术 应用与管理、基本建设、科学研究活动中产生和 使用的图纸、图表、文字材料、计算材料等科技 文件材料转化而成的档案材料。
这些档案多集中在工厂、矿山、设计院、研究院 等单位和地质、测绘、水文、气象、建筑等部门。 有些部门习惯称其为技术资料（如测绘成果、测 绘资料、设计任务书、科研报告等）。
分类式登记法。就是根据本单位确定 的文件分 类标准分类进行登记。如，可分为银监局、市 委市政府、省联社、下设分支机构、其他收文 等。
登记信息
☻收文日期 ☻收文编号 ☻原文件文号 ☻文件标题 ☻来文单位 ☻秘级
承办
公文应当根据公文内容、要求和工作需要确 定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意 见报董事长批示或者转有关部门办理；需要 两个以上部门办理的，应当明确主办部门。 紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交 办的公文应当及时办理，有明确办理时限要 求的应当在规定时限内办理完毕。
附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
（五） 编 号
1.编号的含义:是指由综合办公室对需要 发出的文书统一编排发文字号。
2.编号的方法
(1) 按任职届别编号
（2）按单位连续编号
（3）按年份编号: ①总流水编号法
②分类流水编号
3.字体的要求
（六）用印
1.用印
（1）应以行领导在公文原稿上的意见为依据。 未经签发或不同意发出的公文不得盖章。
签收
收文 来源
机要部门送来的机要文件 邮局送来的信函
EMS等快递公司送来的信函 外部和行内部门直接送来的文件材料
登记
公文登记的作用：
便于管理和保护文件，防止积压和丢失 便于检查和检索文件 便于文件的统计、催办和查阅工作 作为核对和交接文件的工具和凭据
收文登记方法主要有两种：
流水式登记法。就是将收到文件按照时间顺序 不分种类依次登记，同时将文件办理过程和转 送手续简要记载在同一登记簿上。
收文程序
签收
登记
承办
传阅
答复
催办
收文办理的原则
一、实事求是原则。收文办理过程中会遇到许多特殊情况， 要结合 本单位的工作实际，既要按照规定程序办理，以要根据实际情况灵活 掌握。 二、准确规范原则。收文办理有一整套严密运转程序，文秘人员必须 严格遵循，这样才能不断推进公文处理工作的规范化、制度化。 三、精简高效原则。收文办理要迅速及时，要根据内容的不同，区别 主次先后和轻重缓急，急件急办，特件特办，对重要文件随到随办， 力争缩短公文运转周期，不积压、不拖延、不误时、不误事。同时， 不断改进方法和手段，提高收文办理效率。 四、安全保密原则。在收文办理过程中要严格执行有关规定，采取严 密措施，加强安全管理，确保第一份公文不丢失、不残缺、不污损， 更不失控、不泄密，随时掌握公文去向。
专门档案是指一些社会机构和组织在某些 专门业务工作中形成的档案材料。如会计 档案、人事档案、工商档案、税务档案、 教学档案、诉讼档案、医院的病例档案、 婚姻登记档案、审计档案、统计档案、专 利档案、外交档案和军事档案等。
➢档案的凭证价值 ➢档案的借鉴参考价值
档案可以记录历史，维护历史的真实面貌。 档案可以作为单位工作的查考和凭证。 档案是经济建设的必备条件和依据。 档案是科学研究的依据和必备条件。 档案是文化建设和宣传教育的生动素材。
（七）发文登记
发文登记的作用和形式
(1)簿式登记（2)计算机登记
发文登记的项目
（1）顺序号，一般以发文的时间顺序年度编 排，发文数量较多的单位，可以分类编顺序号
（2）发文字号-如马商银、马商银党、马商银 工、马商银纪、马商银转（3）文件标题（4） 主题词（5）密级（6）拟稿人（7）紧急程度 （8）部门经理（9）主送（10）抄送（11）签 收人
发文拟稿
发文登记
根据《档案法》： 档案是国家机构、社会组织或个人 在社会活动中形成的有价值的各种 形式的历史记录。
它的本质属性是原始记录性。
1 、必须是办理完毕的 文件，即已经完成公 文处理程序的文件。
2、 必须是对日后有查 考利用价值的文件。
3、 必须是整理归档
的文件。
文书档案 科技档案 专门档案
即对文稿逐字、逐句、逐条、逐项进行认真审核。
（三） 签 发 1.签发的含义和作用。签发是指分管领导在
综合办公室审核的基础上，对送审稿经行最 后审阅，确认可以发出后，在发文稿纸的签 发栏内写明发文意见并签字的行为。
（四） 复 核 复核的重点是:审批、签发手续是否完备，
（一）书面答复。分为两种情况： （１）制发公文答复 （２）复印批件交办 （二）口头答复。分以下两种情况： （１）电话答复。 （２）面谈答复
发文处理 程 序
（一）拟稿
1.拟稿人和拟稿过程
2. 发 文 稿 纸
发文稿纸形式
（二） 发文审核
1.发文审核的含义和意义 （1）控制发文总量 （2）促进政策协调 （3）确保文书质量 （4）减轻领导负担
文书处理程序和 档案管理
综合办公室 杜娟
文书处理程序
收文办理程序
发文处理程序
1.熟悉了解发文处理程序和收文办理程序 2.了解各个步骤是如何实施的以及一些细节 问题 3.要熟悉掌握且会运用各个发文环节
收文办理 程 序
概述
收文办理指收文单位履行法定职能， 对收到外单位送达本单位的文件按 规定程序进行办理并使之产生实际 效用的过程。
档案工作是管理档案和档案事业的活 动。
狭义档案工作系指具体管理档案的业 务活动,即档案管理工作。
档案工作是一项管理性的 工作，简单的说就是管理 档案和档案事业的活动。
传阅
根据行领导批示和工作需要将公文及时送传阅对 象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公 文去向，不得漏传、误传、延误
催办
及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部 门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人 负责催办。
答复
公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据 需要告知相关单位。及时答复是单位认真履职的 重要表现
文书档案实际上是指行政管理 档案，即在社会的行政管理活 动中直接形成的一个档案门类， 其质是行政性、政治性档案。
科技档案的全称为科学技术档案，是由生产技术 应用与管理、基本建设、科学研究活动中产生和 使用的图纸、图表、文字材料、计算材料等科技 文件材料转化而成的档案材料。
这些档案多集中在工厂、矿山、设计院、研究院 等单位和地质、测绘、水文、气象、建筑等部门。 有些部门习惯称其为技术资料（如测绘成果、测 绘资料、设计任务书、科研报告等）。
分类式登记法。就是根据本单位确定 的文件分 类标准分类进行登记。如，可分为银监局、市 委市政府、省联社、下设分支机构、其他收文 等。
登记信息
☻收文日期 ☻收文编号 ☻原文件文号 ☻文件标题 ☻来文单位 ☻秘级
承办
公文应当根据公文内容、要求和工作需要确 定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意 见报董事长批示或者转有关部门办理；需要 两个以上部门办理的，应当明确主办部门。 紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交 办的公文应当及时办理，有明确办理时限要 求的应当在规定时限内办理完毕。
附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
（五） 编 号
1.编号的含义:是指由综合办公室对需要 发出的文书统一编排发文字号。
2.编号的方法
(1) 按任职届别编号
（2）按单位连续编号
（3）按年份编号: ①总流水编号法
②分类流水编号
3.字体的要求
（六）用印
1.用印
（1）应以行领导在公文原稿上的意见为依据。 未经签发或不同意发出的公文不得盖章。
签收
收文 来源
机要部门送来的机要文件 邮局送来的信函
EMS等快递公司送来的信函 外部和行内部门直接送来的文件材料
登记
公文登记的作用：
便于管理和保护文件，防止积压和丢失 便于检查和检索文件 便于文件的统计、催办和查阅工作 作为核对和交接文件的工具和凭据
收文登记方法主要有两种：
流水式登记法。就是将收到文件按照时间顺序 不分种类依次登记，同时将文件办理过程和转 送手续简要记载在同一登记簿上。
收文程序
签收
登记
承办
传阅
答复
催办
收文办理的原则
一、实事求是原则。收文办理过程中会遇到许多特殊情况， 要结合 本单位的工作实际，既要按照规定程序办理，以要根据实际情况灵活 掌握。 二、准确规范原则。收文办理有一整套严密运转程序，文秘人员必须 严格遵循，这样才能不断推进公文处理工作的规范化、制度化。 三、精简高效原则。收文办理要迅速及时，要根据内容的不同，区别 主次先后和轻重缓急，急件急办，特件特办，对重要文件随到随办， 力争缩短公文运转周期，不积压、不拖延、不误时、不误事。同时， 不断改进方法和手段，提高收文办理效率。 四、安全保密原则。在收文办理过程中要严格执行有关规定，采取严 密措施，加强安全管理，确保第一份公文不丢失、不残缺、不污损， 更不失控、不泄密，随时掌握公文去向。
专门档案是指一些社会机构和组织在某些 专门业务工作中形成的档案材料。如会计 档案、人事档案、工商档案、税务档案、 教学档案、诉讼档案、医院的病例档案、 婚姻登记档案、审计档案、统计档案、专 利档案、外交档案和军事档案等。
➢档案的凭证价值 ➢档案的借鉴参考价值
档案可以记录历史，维护历史的真实面貌。 档案可以作为单位工作的查考和凭证。 档案是经济建设的必备条件和依据。 档案是科学研究的依据和必备条件。 档案是文化建设和宣传教育的生动素材。
（七）发文登记
发文登记的作用和形式
(1)簿式登记（2)计算机登记
发文登记的项目
（1）顺序号，一般以发文的时间顺序年度编 排，发文数量较多的单位，可以分类编顺序号
（2）发文字号-如马商银、马商银党、马商银 工、马商银纪、马商银转（3）文件标题（4） 主题词（5）密级（6）拟稿人（7）紧急程度 （8）部门经理（9）主送（10）抄送（11）签 收人
发文拟稿
发文登记
根据《档案法》： 档案是国家机构、社会组织或个人 在社会活动中形成的有价值的各种 形式的历史记录。
它的本质属性是原始记录性。
1 、必须是办理完毕的 文件，即已经完成公 文处理程序的文件。
2、 必须是对日后有查 考利用价值的文件。
3、 必须是整理归档
的文件。
文书档案 科技档案 专门档案