文书与档案管理基础
文书与档案管理基础(第三版)第一单元
公文具有很强的政策性。凡是党和国家的方针、 政策、法律、法令，都要通过公文的形式去宣传和 贯彻。
公文的特点
②制发者的法定性； “法定的制源自者”，是指依法成立并能以自己的名义行 使法定权利和承担义务的组织或其法人代表。
如：党政机关、团体、企事业单位。 以机关领导者名义签署的公文，并不代表领导者个 人，而是代表了法定机关。 公文的作者是法定的，阅读对象也是法定的。
法定公文 函
适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题， 请求批准和答复审批事项。
函属于典型的平行文。凡是向同级或无隶属关系的机关单 位行文，不管是请求性、答复性还是询恰性的，一般都应 该使用“函”。
法定公文 纪要 适用于记载会议主要情况和议定事项。
未经会议讨论和座谈的问题不能写入纪要。 类型：①决议性会议纪要，
公文的名称
我国最早的公文叫“书契”，“公文”一词最早的 出现，见于陈寿的《三国志》。公文的名称，历朝 历代有许多变化，有典册、典籍、文书、文簿、文 案、案牍等。
公文的特点
①宗旨的政治性、政策性。 ②制发者的法定性； ③内容的权威性、时效性 ④体式的规范性； ⑤语言的准确性。
公文的特点
①宗旨的政治性、政策性。 公文具有鲜明的政治性。它是执政者意志法制化
规范性公文
包括行政法规，即国务院办公厅制发的《行政法规制定程 序暂行条例》中所列的条例、规定、办法、细则4种，以 及机关、团体、企事业单位制定的规章制度，即章程、守 则、规则、制度。
法定公文
决议
适用于会议讨论通过的重大决策 事项。
法定公文
决定
适用于对重要事项作出决策和部 署、奖惩有关单位和人员，变更 或者撤销下级机关不适当的决定 事项。
文书与档案管理基础教学大纲
《文书与档案管理基础》教学大纲一、课程名称：文书与档案管理基础二、学时与学分：学时：72 学分：4三、授课对象：文秘专业四、课程教材：《文书与档案管理基础》高等教育出版社五、课程的性质、目的和任务：《文书与档案管理基础》是文秘专业学生必修的专业课。
置本课程的目的和任务是使学生能比较系统地掌握文书档案工作的基本知识,公文的概念,特点,要求等,能按照文书处理与档案管理的工作程序,进行文书处理,文件的整理与归档以及纸质档案管理和新型载体档案管理等。
理论教学部分第一章文书工作与档案工作概述（8学时)教学内容：第一节文书与档案第二节文书工作与档案工作第三节文书工作与档案工作的基本原则第四节办公室的性质、地位和职能第五节文书与档案工作人员的职业道德和业务素质第六节不同性质机构中的文书与档案工作教学要求：了解办公室文书与档案管理工作的基本过程,掌握文书与档案工作的基础知识,遵循文书与档案工作的基本原则,培养文秘人员应当具备的职业道德和技能。
教学重点：1. 掌握文书与档案两个概念。
2. 理解文书工作与档案工作的基本原则。
第二章文书的主体--公文 (6学时)教学内容：第一节公文的概念,种类和作用第二节公文的名称和种类第三节公文的特点及写作过程第四节制发公文的规范化要求教学要求：1. 理解公文的概念,分类,作用。
2. 了解公文的特点,写作过程及制发公文的规范化要求。
3. 掌握我国现行法规公文和事务性公文的种类和名称。
、教学重点：掌握公文的结构和格式的规范化要求.第三章文书处理（8学时）教学内容：第一节文书处理的基本知识第二节文书管理方法教学要求：1.掌握文书处理的基本知识和文书整理的方法。
2.能够对文书进行收发、登记、分送和系统整理、编目、归档. 教学重点：掌握文书处的基本知识和文书处理的方法.第四章文件的整理与归档 (10学时)教学内容：第一节文件的归档范围第二节立卷工作第三节立卷改革和《归档文件整理规则》教学要求：1.学习《归档文件整理规则》。
参考答案-《文书与档案管理基础知识(第三版)习题册》-A42-4261
第一章文书基础一、名词解释1.文书是人们在社会实践活动中为了记载、传递和存储信息，而形成和使用的具有一定应用性和特定格式，以文字形式处理各种事务的凭证性工具。
一切的书面材料都可以称为文书，包括纸质文书和电子文书。
2.公文：法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的书面材料，又称公务文件。
3.版记：公文末页首条分隔线以下，末条分隔线以上的各要素统称为版记。
位置在公文最后一页。
版记主要包括：抄送机关、印发机关和印发时间，版记各要素之间均使用分隔线。
二、填空题1.纸质书面文书和电子文书。
2.具体的文种3.定稿正式文本签发会议4.眉首主体版记5.公务文书私人文书三、不定项选择题1.D2.C3.B4.C(正确：用3号仿宋体标识)四、判断题1.×2.×3.√4.√5.×五、简答题1.文书定义的含义：第一，文书是一种文字材料，即书面材料。
第二，文书有特定的格式。
第三，文书具有应用性。
第四，文书具有很强的目的性和针对性。
第五，形成和使用文书的主体是党政机关、企事业单位、社会团体等社会组织和具体的个人和家庭。
2.公文和其他实用文体比较，具有五个明显的特点。
第一，公文有法定的作者。
公文的法定作者是指依法成立并能以自己的名义行使职权、担负义务的机关与组织。
撰写公文是机关与组织的行为，它的内容受法律法规、行政授权、工作需要以及领导人指示的制约，其法定作者制发公文的权利和名义受法律的保护。
法定作者的名义不容侵犯。
第二，公文有法定的权威。
公文的法定权威是指公文的权威性和约束性。
它代表制发机关颁发的法律、命令等，传达了制发机关的决策和意图，对受文者的行为产生强制性作用。
第三，公文有特定的效用。
行政公文有特定的效用是它的政治内容所决定的。
行政公文担负着依照有关法律规定发布行政法规、宣布实行重大强制性行政措施的任务以及向国内外宣布得要事项的任务。
第四，公文有规范的体式。
文书与档案管理基础.pptx
（ 埋头苦干）、（ 乐于奉献 ）的精神；要 （ 谦虚谨慎）、平等待人；要（遵守纪律），
严守（ 秘密 ），要（ 勤奋工 ），主
动负责。
作
问题导入：
3.做事：文书和档案工作人员应具备怎样的职业道德呢？
（1）有强烈的（
事）业和心（
）；
责任感
（2）要有（ 埋头）苦、干（
）的精神； 乐于奉献
（3）要谦虚谨慎，（
文书
照片文件
公务文书 私人文书
其他文字 材料
非纸质 文件
电子文件 声像文件
（二）文书的产生
文书的产生过程：
语言
文字
文书
1.作为管理国家工具的公务文书，是随着 国家 的产生 而出现的。
2.公务文书的产生是和文字、阶级及国家 的产生紧密 的结合在一起的。
3.我国现存的最早的公务文书，是 河南省 安阳县发 现的甲骨文书 。
德昂族的结绳记
刻契记事
契刻的目的主要是用来记 录数目。因为人们订立契约 关系时，数目是最重要的， 也是最容易引起争端的因素。 于是，人们就用契刻的方法， 将数目用一定的线条作符号， 刻在竹片或木片上，作为双 方的“契约”。这就是古时 的“契”。
后来人们把契从中间分开， 分作两半，双方各执一半， 以二者吻合为凭。古代的契 上刻得是数目，主要用来作 债务的凭证。
文书与档案管理基础四单元1
二、档案收集工作及其内容
（一） 档案收集工作
归档文件材料的范围 凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的文件材料，均属归档范围。 ①反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设 和历史研究具有利用价值的文件材料； ②机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价 值的文件材料； ③本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送 的重要文件材料； ④其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
任务一 机关文书档案管 理
文书与档案管理基础四单元1
二、档案收集工作及其内容
（一） 档案收集工作
3、单位之间分工归档的范围 ①上级业务主管单位发来的文件，由隶属下级归档，党委、政府办公室和 非隶属单位一般不归档。但对一些需要执行的政策性、法规性文件应归档。 ②上级业务主管单位召开的专业会议文件，由各隶属下级归档，党委、政 府办公室一般不归档。 ③联合签发的文件，由主办单位归档，会签、联办单位归档与否视自身需 要来确定。 ④联合召开的会议文件，由主办单位归档。联办单位归档与否视情况而定 ⑤联合派出调查组、检查组或联合举办的重大活动形成的文件材料，由主 办单位归档，联办单位归档与否视情况而定。 ⑥本单位领导兼任外单位职务而形成的文件材料，由兼职单位负责归档。 ⑦临时机构形成的文件，由临时机构负责归档，工作结束后将档案收集移 交主管部门或同级档案室。
文书与档案管理基础四单元1
2、操作流程
（1）档案收集
档案的收集工作，是指在档案人员的监督、指导下，按照法律、 法规的规定将在工作活动过程中形成的、分散保存在各部门和个人 手中具有保存价值的各种门类和载体的历史记录进行收集工作。
档案收集工作是一个单位档案室工作的起点和基础，是档案室积 累和丰富本单位信息资源的主要手段，因而是一项极其重要的档案 业务工作。
【文书档案管理制度】职高文书与档案管理基础教案
【文书档案管理制度】职高文书与档案管理基础教案职高文书与档案管理基础教案文书与档案管理基础第三版第一单元教案叙永职高尹建伟第一单元公文拟制第一课时任务一：起草公文学习目标了解公文的概念、特点、种类、作用，理解公文的表达方式和语言特点，能够完成公文写作的过程。
教学过程：一、了解公文写作的过程。
（一）工作程序1、领会意图--明确目的，2、调查研究--获取材料，3、总体构思--拟写提纲，4、起草初稿--认真修改。
（二）操作流程1、领会意图--明确目的。
P2领导意图，撰写公文，接任务后。
2、调查研究--获取材料，P2第一，第二3、总体构思--拟写提纲，P2确立主题，整理思路4、起草初稿--认真修改。
原则要求，P2（1）（2）（3）公文草稿的修改要求P3（1）（2）（3）二、了解公文的概念、特点、种类、作用。
（一）公文的概念P3（二）公文的特点P3（1）P3（2）P3（3）P3（4）P4（5）P4（三）公文的种类1、按性质、作用划分P4（1）法定公文：15种（2）事务性公文：不具有权威和强制性。
（3）规范性公文：4种2、法定公文15种的区别：（1）决议和决定：相同点：不同点：内容、形成程序、效力、行文主体不同。
（2）命令、公报、公告、通告相同点：公开性、昭示性不同点：范围、作用、公布方法、写作要求不同。
（3）其余9项见书上。
P4--P53、事务性公文：计划、P5总结、P5简报5类P5工作要点P6汇报提纲P64、公文的作用：5点P6-7第二课时任务一：起草公文学习目标了解公文的概念、特点、种类、作用，理解公文的表达方式和语言特点，能够完成公文写作的过程。
教学过程：三、起草公文的要求:(P7)7个要求。
1、2、3、4、5、6、7、四、公文的语言特点和表达方式：（一）公文的语言特点（4点)1、准确、(P8)2、简明、(P8)3、朴实、(P8)4、庄重、(P8)（二）公文的语言运用：4点(P9)1、2、3、（三）公文的表达方式：3点(P10)1、叙述2、议论3、说明五、实践与运用：(P10)六、效果评价(P11)七、复习与思考：(P11)八、技能训练：(P11)第一单元公文拟制第三课时任务二：审核、签发公文学习目标：理解行文规则，掌握公文拟制过程中审核和签发两个程序的要求和方法。
文书与档案管理基础练习(含答案) 第一章 文书与档案工作概述
第一章文书与档案工作概述一、填空题1．文书包括公务文书和私人文书。
2．公务文书的产生是和文字、阶级和国家的产生紧密地结合在一起的。
3．随着文字的出现，必然形成反映人类活动的各种文字记录，从而形成各种管理活动中的文书。
4．我国最早的公务文书是在河南省安阳县发现的甲骨文书。
5．由于工作的持续和事业发展以及遗留后世的需要，人们把日后仍需查考的材料有意识地留存下来，这样文书就转化为档案了。
6．文书是档案的前身，档案是文书的归宿，档案与文书是同一事物的两个不同发展阶段。
7．档案是记录人类社会实践活动各种信息的载体。
8．档案来源于社会实践，档案的形成主体是人，档案记录是原始信息，档案的多样性表现在两个方面，一是档案门类的多样性，二是档案载体的多样性，人类实践活动的多样性决定了档案的多样性。
9．档案的形成主体既包括自然人，也包括法人，还包括其他的社会群体。
10．文书转化为档案必须有个过程，即立案归档。
11．对国家和社会有保存价值的那部分文书才能转化为档案。
12．文书工作主要是文书的拟制与处理，以服务现行工作为主。
13．档案工作主要是文书的收集与保管，既要为现行工作服务，又要考虑长远的利用。
14．文书工作和档案工作的特征有服务性、政治性、管理性。
15．档案工作的基本内容包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研等八项工作。
16．文档一体化就是从文书和档案工作全局出发，实现从文件生成制发到归档管理的全过程的控制。
17．从某种意义上讲，行政管理机关就是行政管理信息的加工厂。
18．采用文档一体化管理模式，可以使档案收集更加完整、系统、便捷、准确、安全。
19．公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
20．文书工作的基本原则有实事求是原则、少而精原则、时效性原则、保密原则。
21．精简、优质、改进文风，是文书工作的一项重要原则。
22．档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。
《文书与档案管理基础知识》电子教案 第二章 文书工作
（1）确定文件的整理单位。归档文件以“件”为整理单位。界定“件”的概念时，从检索的实际需要及减轻整理工作量出发。
（2）修整文件。修整文件是指对文件，书籍、图表等的修改整理并装订成册。
（3）装订文件。归档文件修整完毕后应进行装订，其目的是固定文件页次，防止页面散失与混乱，以便转化为档案后进行保管和利用。
第二章文书工作课程教案
授课题目
第一节文书工作概述
课时安排
2
教学
目标
1.了解文书工作的含义
2.熟悉公文处理的基本原则
3.掌握公文的行文制度
教学重点
文书工作的含义、公文处理的基本原则、行文制度。
教学难点
文书工作的含义、公文处理的基本原则
授课类型
理论、练习课
教学方式
讲授、指导、讨论、案例
教学资源
多媒体、实物
5.编目:归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。归档文件应逐件编目。
6.装盒:将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
课内练习
练习题二（3）
课后作业
习题册
五、传阅:传阅即有关人员在工作职责范围内传递阅读文件。:
六、拟办:拟办是文秘人员对收文应如何办理所提出的初步意见，以供领导批办时参考。
七、批办:批办是领导人对文件如何办理提出最终的批示意见和要求。
八、承办:承办一般指贯彻落实文件精神和要求，按领导人批示执行具体的工作任务，办理有关事宜的过程。
九、催办:催办即文书人员或有关部门对需要承办的文件进行检查督促的工作。
第二，精简包括两层含义：一是公文数量要精简；二是公文内容要精炼，不说空话，套话，注重实效。
第三，高效。高效这一原则，是由公文本身的时限性所决定的，主要应从以下几个方面努力：
文书与档案基础(第二版)知识归纳 第一章
职业内涵 积蓄人类文化遗产和“世界记忆工程”的主要组成部分，保存着各种本源性的信息，是人类储存、加 工、获取各种信息的宝库。
档案将人类最初的个体记忆，集中起来并转化为集体记忆，进而成为社会的记忆，并因之构成各种文 化传统，维持和延续着文化的生存和发展。文书与档案管理工作承担着一种神圣使命，既要注视过
①档案来源于社会实践；—— 一种普遍的社会现象。
②档案的形成主体是人；——人类社会特有的社会现象 内涵与外延 ③档案记录是原始信息；——档案的本质特征
自然人 人 法人
社会群体
④人类实践活动的多样性决定了档案的多样性。 档案门类的多样性 档案载体的多样性
来源 文书→对国家和社会有保存价值的→档案
（文书转化为档案必须有一个过程，即立卷归档）
养
要求
①语言文字能力；
商业 ②组织能力；
活动 ③可靠性；
对办 ④责任感； 公室 ⑤谨慎性； 人员 ⑥机智和交际Hale Waihona Puke 力；⑦获取相关信息的兴趣。
职 概念 业 形 象
表现
是某一职业岗位上的工作人员综合素质的外在表现，是社会对其总体印象的认识和评价。是人们长期 自我修养锻炼的结晶。 举止得体、作风干练、形象优雅是办公室文员应有的形象，具体表现为： ①外貌端庄，服饰整洁； ②举止有理，说话得体，平易近人； ③温和，耐心；富有亲和力，善于营造团结合作的工作氛围；
员办理交付的工作。
3
文书与档案工作是前后紧密相连的工作。文书是档案的主要来源，档案是文书的归宿。因此，文书工
作是档案工作的源头和基础。文书与档案管理工作是对人们社会活动原始记录的管理，它维护着国家 和社会历史的真实面貌。
人类历史进化报取得的主要成就，必须首先通过档案活动进行不同层次、不同范围的传承。档案作为
文书与档案管理基础知识
为保证公文版面的庄重大方，标准中规定了页边和版心的规格。
公文用纸的天头为：37㎜，订口为：28版心尺寸为：220X156㎜(不含页码)。
订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1／4处。
允许误差±4mm页码用号码标识，置于，数码左右各放一条号一字线，一字线距版心下边缘㎜。
单页码居右空1字，双页码居左空1字，空白页和空白页以后的页不标识页码。
★公文份数序号的位置在的位置。
也就是天头下边缘，距公文上页边㎜处下面第行。
★公文的份数序号一般是位数。
用阿拉伯数字表示，份数不足规定位数时前面用“”补齐。
公文的保密程度分为绝密、机密、秘密三级。
绝密级事项保密时间不超过年；机密级事项保密时间不超过年；秘密级事项保密时间不超过年。
★标识秘密等级，用3号宋体字，顶格标识在版心左上角第1行的位置，两字之间空字；如需同时标识密级和保密期限，密级和保密期限之间用“，”隔开。
紧急程度是对公文送达时限的要求。
紧急公文应当分别标明“急件，特急的字样。
如果是以电报的形式下发的公文，紧急程度分为特提、平急，四个等级。
标识紧急程度，使用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第行的位置，两字之间也需空字。
但如果同时还要标识密级、紧急程度要顶格标识在版心右上角第行的位置。
发文机关标识，它是由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成的。
发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准。
发文机关标识的位置，有两种规定：第一种用于平行文或下行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为25㎜；第二种限于上行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80㎜。
☆使用小标字，用色标识，以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。
如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。
发文字号是指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号。
发文字号由机关代字、年份、序号组成。
发文字号组成的三部分的顺序任意颠倒调换。
发文字号的位置是在发文机关标识下空行，并且在发文字号之下㎜处标印一条与版心同宽的红色反线。
文书与档案管理基础四单元1
重要文件正本与历次修改稿各为一件
计算机形成无定稿的文件，发文稿纸与正本为一件
来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函）可为一件
三、文书档案整理方法
（二） 归档文件整理的方法
1、改革后的文件级整理方法——以“件”为单位整理。
②修整
去除易生锈的金属物，对大纸进行折叠以方便存放。
③装订
方法：A左上角装订一只不锈钢钉
2、操作流程 （5）档案利用
1、概念：
档案利用工作，也叫“档案利用服务”，是档案部门通过一定的
方式与方法提供档案，为利用者服务的一项业务工作。
2、档案提供利用的方式：
①开设阅览室
②档案外借
③函查和电话查询
④出具档案证明
⑤提供咨询服务
⑥网上查询
⑦举办陈列展览
二、档案收集工作及其内容
（一） 档案收集工作
二、档案收集工作及其内容
（一） 档案收集工作
不归档文件材料的范围 ①上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖 惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； ②本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件， 一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理 的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责 人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材 料； ③同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文 件材料； ④下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的 文件材料。
各单位综合部门或业务部门把办理完毕的具有参考利用价值的文件进行系 统整理编目后，才算完成了文件处理工作。
经过系统整理的归档文件移交到档案室后，文件便由发挥现行效用转入备 查参考，从现行文件运转阶段转入档案管理阶段。
文书工作与档案管理
区别
1）性质和形式不同。文书是为了现行应用而产生，
档案室为了今后的应用而按照一定的规律组成 和保存的；文书时零散的，单份的，档案是组 合的，集中的，多份的。 2）目的和作用不同。文书的目的是处理现实的 工作事务，如发布政令等，发挥着工具作用， 档案将处理完毕的文书有规律的组合起来，以 备利用，发挥着历史的价值作用。 3）存在和发挥效用的时间不同。文书是现行应 用的，它处理事务完毕后也就失去效用；档案 以备将来利用，具有长久性、长期性，存在越 长久，越发珍贵。
利用管理系统将公文处理与档案管理相结合充分利用文书处理过程中形成的数据信息避免档案部门的重复劳动使文书工作中文件的收发登记运转承办催办以及文件的收集整理立卷和归档利用统计形成一个有序的整体
文书工作与档案管理
一、文书与档案管理的基础
文书：行为主体在社会活动中，为了一定的目的而形成并使用的具 有应用的和特定格式的文字材料。 包括以下几项基本内容： （一）文书是人类社会实践中形成的。 （二）文书是出于人类主观意图而形成的。 （三）文书是用文字的形式表达并附着于一定载体的信息记录。
文书工作人员的职业道德要求
文书人员在工作活动中应当具备的行为 规范，体现文书人员的服务意识和求实 精神。 要求服从组织、恪尽职守、清正廉洁、 光明磊落。
档案工作人员应具备的职业道德
1、维护历史真实面貌 2、忠于和热爱档案事业 3、具有全心全意为人民服务的精神 4、养成良好的保密习惯 5、树立高度的法制意识与观念 6、保持严谨细致的工作作风 7、发扬开拓进取的奋斗精神
档案的分类
文书档案：一般包括党政档案、人物档 案及家庭档案。 科技档案：技术档案。 专门档案：干部档案、会计档案、地名 档案、诉讼档案、艺术档案、教学档案、 书稿档案、新闻档案、人口档案等。还 有一种特殊档案，声音档案。
文书与档案管理基础
文书与档案管理基础文书与档案管理基础，这就像是一场精心策划的家庭收纳之旅，充满了趣味和门道。
文书管理啊，就像是管理家里的各种信件、账单还有孩子的成绩单一样。
每一份文书都有它的价值，可不能乱堆乱放。
你要是把重要的文书当成是用过就扔的小广告，那可就麻烦大了。
比如说，你和别人签的合同，这就好比是家庭理财里的定期存款单，要是找不着了，就像把存款单弄丢了一样，可能会损失好多钱呢。
文书的收集就得像个细心的小蜜蜂采蜜一样，得把所有相关的都搜集起来。
不管是从办公室的各个角落，还是从电子邮箱里。
可不能像个粗心的孩子捡贝壳，只捡好看的，把那些看似普通却很重要的给落下了。
在这个过程中，分类是个关键的步骤。
这就好比把衣柜里的衣服分类，有冬天的厚衣服、夏天的薄衣服、上班穿的正装、周末穿的休闲装。
文书也一样，有财务类的、人事类的、业务类的等等。
要是不分类，找一份文书就像在一堆乱麻里找线头一样，急得人直冒汗。
再说这档案管理，那可是文书管理的升级版。
档案就像是一个家族的族谱，记录着一个组织或者个人的历史和发展轨迹。
档案的整理，就像是给家族里的每一个人找到他们合适的位置。
你得把相关的文书按照一定的规则组合起来，就像把同一辈的亲戚放在一起一样。
比如说，一个项目的所有相关文书组成一个项目档案，这就像把一个家族分支的故事都整理到一起。
保存档案也不是一件简单的事。
不能像把东西随便塞到床底下就不管了。
档案保存的地方得安全、干燥、通风。
这就好比你给珍贵的宝贝找个好的藏身之处，像放在银行的保险柜里一样。
温度和湿度都得合适，要是太潮湿了，档案就像放在水里泡过的纸一样，字都看不清了。
要是太干燥了，又容易脆裂，就像干枯的树叶一样，一碰就碎。
检索档案呢，就像是在图书馆里找一本书。
要是没有一个好的索引系统，就像图书馆里的书都乱放，想找一本特定的书，那可就难如登天了。
比如说，你有一个电子档案库，要是没有合理的标签和关键词设置，找一份档案就只能一页一页地翻，那得浪费多少时间啊。
文书与档案管理基础教案
文书与档案管理基础教案教案标题：文书与档案管理基础教案教学目标：1. 了解文书与档案管理的基本概念和重要性。
2. 掌握文书与档案的分类和组织方法。
3. 学会使用电子文书与档案管理工具。
教学准备：1. 教学课件和投影设备。
2. 学生用纸和笔。
教学过程：1. 导入（5分钟）向学生介绍文书与档案管理的概念，并引导他们思考为什么文书与档案管理对个人和组织都非常重要。
2. 知识讲解（15分钟）a. 文书与档案的分类：- 介绍不同类型的文书和档案，如信函、报告、合同、档案袋等。
- 解释每种文书和档案的特点和用途。
b. 文书与档案的组织方法：- 介绍按时间、按主题和按部门等不同的组织方法。
- 分析每种组织方法的优缺点，并与学生一起讨论何时使用哪种方法。
3. 案例分析（20分钟）提供几个实际案例，让学生根据所学知识，分析和解决文书与档案管理中的问题。
鼓励学生积极参与讨论，并提供指导和反馈。
4. 电子文书与档案管理（15分钟）a. 介绍电子文书与档案管理的概念和优势。
b. 向学生展示一些常用的电子文书与档案管理工具，如微软Office套件、谷歌文档和云存储服务等。
c. 指导学生使用电子文书与档案管理工具，如创建和编辑文档、文件夹和标签等。
5. 总结与拓展（5分钟）回顾今天的教学内容，强调文书与档案管理的重要性以及学生所学到的知识和技能。
鼓励学生在日常生活和学习中应用所学内容。
教学评估：1. 参与度评估：观察学生在课堂上的积极参与程度。
2. 案例分析评估：评估学生对案例分析的理解和解决问题的能力。
3. 作业评估：布置一份与文书与档案管理相关的作业，评估学生对所学知识的掌握程度。
拓展活动：1. 请学生在家庭或社区中调查和收集不同类型的文书和档案，并进行分类和组织。
2. 鼓励学生使用电子文书与档案管理工具，如创建一个个人或小组项目的文档和文件夹。
教学反思：在教学过程中，教师应注意与学生的互动和引导，确保学生能够理解文书与档案管理的基本概念和方法，并能运用所学知识解决实际问题。
《文书工作与档案管理基础》教学大纲
《文书工作与档案管理》教学大纲执笔人苏雯婷一、课程性质、地位和作用《文书与档案管理基础》是文秘专业学生必修的专业课。
通过本课程的学习学生能掌握文书档案工作的基本知识，公文的概念、特点、要求等，能进行文书处理、文件的整理与归档，以及纸质档案管理和新型载体档案管理等。
该门课程是文秘专业的主干课程，在本专业课程体系中居于重要地位。
二、课程教学对象、目的和要求本课程适用于大学专科层次文秘专业学生。
通过本课程的教学，学生能比较系统地掌握文书档案工作的基本知识，公文的概念、特点、要求等，能按照文书处理与档案管理的工作程序，进行文书处理、文件的整理与归档，以及纸质档案管理和新型载体档案管理等。
文书与档案管理课程从总体上可以分为：文书工作概述、现行文书、一般公文办理、机要文件处理、信访文书处理、办公自动化与文书工作、档案工作概述、机关文书立卷、立卷编目与平时归卷、组合案卷与编目定卷、案卷归档、机关档案制度与管理科学化。
课程包括文书处理程序和档案处理程序两大块。
在教学中，必须让学生明确：文书是档案工作的主要来源和基础，档案是文书的最后归宿，文书与档案工作从理论上、制度上是应该分开的，只是鉴于在基层这两项工作在人员上的不可分，往往合在了一起。
三、课程的相关课程及其关系学习本课程前的相关课程包括：基础学基础、秘书学、秘书写作。
本课程既是对管理需学基础课程的拓展，又是对秘书写作课程的具体运用。
因此，应在学完前两门课程之后开设，并在教学中注意知识上的交叉与衔接。
四、课程内容及学时分配本课程教学总时数为60学时，其中讲授学时为44学时，实训为16学时。
第一章总论教学时数：2学时。
教学要求：了解办公室文书与档案管理工作的基本过程；掌握文书与档案工作的基础知识，遵循文书与档案工作的基本原则；明确文书档案人员的基本素质与要求。
教学重点：文书与档案的概念；文书工作与档案管理的基本原则。
教学难点：文书工作与档案管理工作的基本原则。
教学内容：第一节文书与档案一、文书与档案的含义二、文书与档案的性质、特点与作用三、文书与档案的联系与区别第二节文书工作与档案管理一、文书工作与档案管理的含义二、文书工作与档案管理的任务和内容三、文书工作与档案管理的基本原则和要求四、文书工作与档案管理的联系与区别第三节文书工作与档案管理的组织结构与人员一、文书工作与档案管理的组织机构二、文书工作与档案管理的组织领导三、文书工作与档案管理工作人员第二章文书的体式与稿本教学时数：2学时。
《文书与档案管理基础知识》PPT 第一章 文书基础
组织和具体的个人和家庭。
第一节 文书概述
文书的类别 文书的应用领域和范围非常广泛，所针对的事务
也千差万别，使用的主体各有不同，这些因素导 致文书的种类非常庞杂。根据不同的分类标准， 可以划分文书的不同类型。
日常工作时都以公文为基本的工具。因此，公文和其他实用文体比较， 具有五个明显的特点： 第一，公文有法定的作者。公文的法定作者指依法成立并能以自己的 名义行使职权的担负义负的机关式组织。 第二，公文有法定的权威。公文的法定权威，指公文的权威性和约束 性。 第三，公文有特定的效用。行政公文有特定的效用是它的政治内容所 决定的。行政公文担负着依照有关法律规定发布行政法规。 第四，公文有规范的体式。公文的规范体式主要指两个方面，采用的 语体；文体的格式。不得随心所欲，别出心裁。 第五，公文有规定的处理程序。公文由法定作者制定，在撰写过程中， 它要受到公文处理程序忍气吞声严格制约。
第二节 公务文书
定稿是经过机关领导人签发或法定会议通过、批准的草稿。 具有法定效力，是用于制作正式文件的标准文稿。但没有 行政效力。
校对稿是依据定稿打字排版过程中形成的文稿。不具备法 定效力。包括校样、校对稿、终校稿。
正式文本是印刷出来的文件加盖机关印章或领导人签署后 供正式使用的文本，具有法定效力，包括正本、副本、存 本。
定的处理程序形成和使用的书面材料，又称公务文件。例如：各项法 令、决议、指示、通知、报告、计划、规章、合同、契约、公务函电 等等，都属于公务文书。它是机关、团体、企业、事业单位办事的依 据，是国家政务的一种重要手段。
文书档案管理之一 文书与档案基础
1.公文的种类：命令、令；议案；决定；意见；公告、通告；通知；报告；请示；批复；函；会议纪要行政机关的公文种类主要有:（1）命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。
（2）决定适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
（3）公示适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
（4）通告适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。
（5）通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员。
（6）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（7）议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
（8）报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
（9）请示适用于向上级机关请求指示、批准。
（10）批复适用于答复下级机关请示事项。
（11）意见适用于对重要问题提出见解和处理方法。
（12）函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（13）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。
2.文书档案的版本公文在草拟、修改、审核、签发和印制的过程中，会产生不同的稿本。
（1）草稿草稿是供讨论、征求意见、修改审核的原始的非正式文稿，不具备正式公文的效用、一般标记有“讨论稿”、“草案”、“初稿”、“征求意见稿”等字样。
（2）定稿指经机关单位领导人履行法定程序审核并批准签发的文件稿本（3）正本指根据定稿按规定格式印制的供向外发出的正式文本。
正本具有标准的公文格式和法定的效力。
（4）副本指公文正本的复制件或复份。
正本复份的内容和外形特征和正本基本相同，只存在送达对象和使用目的上的差别，正本送达主送机关，副本送达抄送机关或由本机关留存备查、归档，它具有正式公文的法定效用、复制件的公文副本（抄本、复印本），因不能再现公文的全部特征，故不具备正式公文的法定效用，只作为参考、备查，一般有“副本”字样标记。
参考答案-《文书与档案管理基础知识(第三版)习题册》-A42-4261
第一章文书基础一、名词解释1.文书是人们在社会实践活动中为了记载、传递和存储信息，而形成和使用的具有一定应用性和特定格式，以文字形式处理各种事务的凭证性工具。
一切的书面材料都可以称为文书，包括纸质文书和电子文书。
2.公文：法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的书面材料，又称公务文件。
3.版记：公文末页首条分隔线以下，末条分隔线以上的各要素统称为版记。
位置在公文最后一页。
版记主要包括：抄送机关、印发机关和印发时间，版记各要素之间均使用分隔线。
二、填空题1.纸质书面文书和电子文书。
2.具体的文种3.定稿正式文本签发会议4.眉首主体版记5.公务文书私人文书三、不定项选择题1.D2.C3.B4.C(正确：用3号仿宋体标识)四、判断题1.×2.×3.√4.√5.×五、简答题1.文书定义的含义：第一，文书是一种文字材料，即书面材料。
第二，文书有特定的格式。
第三，文书具有应用性。
第四，文书具有很强的目的性和针对性。
第五，形成和使用文书的主体是党政机关、企事业单位、社会团体等社会组织和具体的个人和家庭。
2.公文和其他实用文体比较，具有五个明显的特点。
第一，公文有法定的作者。
公文的法定作者是指依法成立并能以自己的名义行使职权、担负义务的机关与组织。
撰写公文是机关与组织的行为，它的内容受法律法规、行政授权、工作需要以及领导人指示的制约，其法定作者制发公文的权利和名义受法律的保护。
法定作者的名义不容侵犯。
第二，公文有法定的权威。
公文的法定权威是指公文的权威性和约束性。
它代表制发机关颁发的法律、命令等，传达了制发机关的决策和意图，对受文者的行为产生强制性作用。
第三，公文有特定的效用。
行政公文有特定的效用是它的政治内容所决定的。
行政公文担负着依照有关法律规定发布行政法规、宣布实行重大强制性行政措施的任务以及向国内外宣布得要事项的任务。
第四，公文有规范的体式。
文书与档案管理基础
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当代文书的一般理解
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一般语言工具书都告诉我们：文书一词有两个含义。 其一，各类机关或其他单位中从事文件收发、运转、催办、拟办、缮印、立卷、归 档等工作的人员； 其二，各类公文和私文的通称。本文研究的“文书”指后者，即指某事物(某类文字 材料)而非指某种职务。关于这一点，李欣在所著《秘书工作》一书中说：“概括地说， 文书就是指行为主体在社会活动中为了一定的目的而形成并使用的具有特定格式的文 字材料，是应用写作实践中的一种常用文体。这是一个基本的定义，是从广义上讲的。 何谓“行为主体”？他又说：行为主体“是指个人、社会组织、政党集团和国家政 权”。请注意，他说的“文字材料”并未加“公用”或“私用”的限制；他说的“行 为主体”却是“公”与“私”均包括在其中。这样，我们自可得出结论：广义的文书 便是“公文十私文”的应用文。不过，人们在日常工作中，在用语习惯上，说到“文 书”时，是不包括私用的文字材料在内的。《辞海》上说的“各种公文的通称”(1979 年版，1533页)即是一例，这也就是狭义的文书的概念。 《辞海》上说的“文书”是狭义的，而《现代汉语词典》上说的(“指公文、书信、 契约等”)却基本上是广义的，但小于“公文＋私文”所涵盖的范畴。这对一般读者来 说，只会造成思想的混乱，而无助于文秘知识的普及和这方面研究工作的深入。可见， 与人们日常工作、学习和生活有十分密切关系的文秘术语概念或定义的规范化是多么 迫切和重要啊!
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《文书与档案管理基础》月考测试卷
一、单选题（10×4＝40）
1、行政公文的表达方式不包括（）
A．记叙 B。
描写 C.说明 D议论
2、某县环保局要转发某市环保局《关于加强环境保护工作的通知》应该使用的文种是（）A．批复 B.通知 C.通告 D. 函
3、使用于对重要问题提出见解和处理办法的公文是（）
A.规定
B.意见 C。
办法 D。
计划
4、撰写公文，必须做到（）四个字。
A.及时准确
B.有据有理
C.严、准、精、快 D。
形象生动
5“特此复函”、“为盼”、“希参照执行”等词语属于公文惯用语中的（）
A.开头语
B.承接语
C.结束语
D.称谓语
6、国务院文件直接发到各个省、市、县，属于（）
A.逐级上行文
B.多级上行文
C.越级上行文
D.多级下行文
7.（）是及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。
A．查办 B.督办 C.助办 D.催办
8传阅文件最突出的要求，就是一个（）字。
A.准
B.稳
C.慢 D快
9.新国标规定，成文日期中的数字用（）将年、月、日标全，年份应标全称，月，日不编虚位（即1不编为01）。
A．简体中文 B.阿拉伯数字 C.繁体中文 D. 英文
10.办公室人员不应该（）
A．脑勤 B.手勤 C.腿勤 D。
嘴快
11、上行文中最基本、最常用的方式是（）。
A多级行文 B逐级行文 C越级行文 D直达基层组织和群众
12、1，联合行文时，作者应是( )。
A．同级机关 B．同一系统的机关 C．三个以上的机关 D．行政主管机关与业务指导机关
13、公文的形成与发挥作用须依赖于( )。
A．公文处理 B．收文处理 C．发文处理 D．办毕公文处理
14、公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用（）
A、逗号
B、引号
C、顿号
D、标点符号
15、、成文日期以（）为准
A、负责人签发的日期
B、印刷日期
C、发送日期
D、第一次修改稿日期
16、、联合行文以（）为准
A、最先签发机关负责人的签发日期
B、最后签发机关负责人的签发日期
C、印刷日期
D、定稿日期
17、特殊情况越级向上行文，应抄送给（）
A、直属上级机关
B、直属下级机关
C、系统内的所有同级机关
D、有业务联系的机关
18、公文的作者是指（ A ）
A、制发文件的机关
B、拟制公文的秘书工作人员
C、参与文件形成过程的全体机关工作人员
D、审核签发文件的机关工作人员
19、销毁秘密公文应当到指定场所中（ B ）以上监销
A、1人
B、2人
C、3人
D、4人
20、修改公文草稿，首先从（）
A.文稿格式
B.文稿内容
C.文稿的语言文字
D.文稿的标点符号
二、多选题（10×2＝20）
1.公文签收步骤包括（）
A.清点
B.检查
C.签字
D.登记
2、销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保（）
A.不公开
B.不外传
C.不丢失
D.不漏销
3、附件说明是公文附件的（）
A.顺序号
B.使用方法的规定
C.需要说明的其他事项
D.名称
4、公文催办的范围包括（）
A.上级机关来文要求及时回复的
B.平行机关与本机关联系工作的
C.商洽事务需要复文的
D.下级机关送本机关的请示需要批复的
5. 以下属于催办范围的是（）Ａ有关部门呈请性文件Ｂ需要落实的会议决议Ｃ重大事故处理材料Ｄ上级机关交办文件
6.公文处理工作的基本原则是（）
A.实事求是
B.准确规范
C.精简高效
D.安全保密
7.收文办理中，初审的重点是（）
A.是否应当由本机关办理
B.文种是否正确 C。
格式是否规范 D.是否符合行文规则
8.公文常用惯用语中的承接语有（）
A.据此 B。
为盼 C.综上所述 D.当否
9.简报的种类分为（）
A.工作简报
B.业务简报
C.情况简报
D.会议简报
10.发文办理的程序有（）
A.复核
B.登记
C.印制
D.核发
三、改错题
指出下文在行文规则、格式和写作规范方面的8个错处
请将下面错误的地方改正过来。
(每小题1分)
××市人民政府文件
×府发［2004］第11号
关于表彰市××厂实现“安全生产年”的通报
市属各企业：
为确保企业生产和人民生命财产安全，我市××厂从各方面采取有力措施，花大力气抓各项安全生产制度的贯彻落实，并建立了安全生产各级岗位责任制，2003年实现全年无重大生产和伤亡事故，成为我市标兵企业。
为此，市政府决定给予市××厂通报表扬，以资鼓励。
市政府号召全市各企业学习市××厂的先进经验，结合企业实际，建立和健全安全生产岗位责任制抓好安全生产，争创标兵企业，为把我市安全生产提高到一个新水平而努力。
特此通报
××市政府(印章)
二○○四年元月
答案： (1)发文号应为：×府发［2004］11号。
(2)标题中不应出现引号，应去掉。
(3)标题中的“表彰”应与“通报”放在一起，为“关于……的表彰通报”。
(4)通报类属普发性公文，可不写收文机关。
(5)结尾处不用写“特此通报”。
(6)发文机关应写全称“××市人民政府”。
(7)发文时间应规范，并具体到日。
四、案例分析
1.小王是某县政府办公室秘书。
该县一家工厂在生产过程中违规排放污水，造成周围土地污染，农民无法耕种；周边河水污染，死鱼成片；井水发红，不能饮用。
农民上门抗议，引发冲突，致使多人受伤。
县政府接到报告后，要求县办公室与环保局、工商局一起调查事情过程，并以县办公室名义下发文件，向全县各部门通报处理结果……
小王具体负责文书起草工作，他因工作忙，没有到现场，只是向环保局和工商局的工作人员了解了调查的大概情况，便起草了一份《关于加强环境保护工作的通知》交给县办公室领导审核时，领导把他批评了一顿。
请你说说小王工作中的错误在哪里？
2.某区教育局所属一所职业学校，急于购地扩建校园。
校领导觉得区教育局没有可能拨付大额金费，便直接写了一份报告给市财政局，向财政局报告学校困难，并在报告中请示能否申请市级财政拨款。
提出要求希望市财政局直接拨钱给学校。
结果请示被退回到区教育局，引起上级领导的不满。
请问学校行文犯了什么错误？
五、请你根据下面的材料，按照公文格式（眉首、主体、版记）拟写一篇转发通知。
材料：发文字号161号。
发文单位：X X省教育厅。
发文时间：二0一0 年十一月二十日。
转发文件《中华人民共和国教育部关于2011年高考学生参与各类竞赛不再享受保送、加分待遇的通知》。