文书处理与档案管理.pptx
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的文件进行清点确认的过程。
小提醒
签收文件时的注意事项： 第一，检查所收文件与封套上注明的收文单位、收件人是否相 符，检查封套是否有破损或开封等现象，检查是否有错投现象。 第二，对所收文件的件数包括附件的件数与发文通知单的件数 是否相符。 第三，经清点、检查无误后，在对方的送文簿或发文通知单， 或在投递单上签署收件人姓名和收到日期。
查与催促，防止文件处理被延误。 10. 注办。是由经办人在文书处理单上对文书的承办的情况和结
果进行简要的情况说明
第七章 文书处理与档案管理
第二节 文件归档
将单位办理完毕的、具有备考保存价 值的文件转化为档案，就必须做 好文件的归档工作。
第七章 文书处理与档案管理
一、归档文件的鉴定 • 1．文件材料的归档范围 • 《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》
第七章 文书处理与档案管理
第一节 文书处理
2. 拆封 拆封，一般由办公室收发人员或秘书负责收到文件的启封。
小提醒
拆封文件时的注意事项： 第一，领导人的亲启件没有经过授权，秘书人员不得启封。 第二，信封上标明送本机关或写明“办公室收”的文件，可以直接启封。 第三，急件、密件等要优先开封，以保证得到及时处理。 第四，拆封后，应从封套里将文件全部取出，对照发文通知单检查附件 及其他的资料是否齐全。核对后没有错误在发文通知单上签字寄回原单位。
第七章 文书处理与档案管理
• 2．文件材料的不归档范围
• （1）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件 材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参 考的抄件等；
向准备拟写稿件的人交待拟写稿件的任务。 （2）起草。文稿的起草要了解领导交待的事情始末，做好调查
研究，认真分析各类情况和需要，然后再起草。 2. 审核
审核又称核稿，是指草拟好的文稿在送出去前，由秘书部 门负责人对文稿的内容、文种、用词等方面进行全面的检 查。审核主要把好行文关、政策关和文字关。
第七章 文书处理与档案管理
第一节 文书处理
3. 签发
“签发”又称为“会签”，是指单位的领导人对审 核过的文稿进行最后的审查，审查无误在发文稿纸 上签署意见并注明签发人的姓名及年月日。
4. 复核 复核是发文办理过程中的第二次审核，是在正式的 公文印制出来之前，秘书部门对签发的文稿进行复 核审查。
5. 缮印 缮印，是根据复核好的文件定稿进行誊清或印制文 件。
第七章 文书处理与档案管理
第一节 文书处理
6. 校对 校对是对缮印出来的文本清样与定稿进行全面的对照检查。
7. 用印 用印是在文件的正本落款的地方盖上发文单位的公章。
8. 登记 登记，是对准备发出的文件进行记录，以便日后核查。
9. 分发 分发，是对印制完毕需要发出的文件进行分封和发送。
第七章 文书处理与档案管理
第七章 文书处理与档案管理
第一节 文书处理
（二）收文处理程序 4. 审核 5. 传阅 6. 拟办。秘书人员或经授权的部门在领导批办之前对文件的问
题提出如何办理的初步意见，供领导人批办时参阅。 7. 批办。领导人对来文如何办理、由谁负责办理而做出的决定。 8. 承办。就是按照领导人的批示意见执行具体的工作。 9. 催办。就是文秘人员按照承办时限，对承办部门定期进行检
第一节 文书处理
小知识
发文登记簿
发 发 文 成文 密级 缓急 附件 份 主送 抄送 签收 归卷 存档 备注
序 出 文 件 时间
数 机关 机关 人 日期 号
号日 字 标
期号题
第七章 文书处理与档案管理
第一节 文书处理
（二）收文处理程序 1. 签收 2. 签收是收文处理的第一个环节，是指秘书部门对收到
Biblioteka Baidu
第七章 文书处理与档案管理
第一节 文书处理
3. 登记 需要登记的文件有：
（1）上级单位的指导性的、参阅性的或需要办理的文件；（2） 下级单位的请示性、报告性的文件；（3）带有密级的重要 资料；（4）单位内部使用的文件、会议文件和音像文件。 不需要登记的文件有：
（1）领导人的亲启件；（2）事务性的通知、便函等；（3）一 般性的简报；（4）公开的和内部不保密的出版物；（5） 已经被其他综合性质的文件包括的文件。
（二）学习重点
➢文书处理的程序 ➢档案的分类与编目
（三）学习难点
➢档案的分类与编目
电子教案模版配色（1）
第七章 文书处理与档案管理
引入案例
第七章 文书处理与档案管理
第一节 文书处理
一、文书处理的原则
1. 及时、高效 2. 准确、周密 3. 精简、求实 4 .安全、可靠
第七章 文书处理与档案管理
第一节 文书处理
二、行文关系与行文方式
（一）行文关系 1. 隶属关系 （1）同一系统的上下级单位之间构成的领导与被领导的关系
（属行政关系）； （2）同一系统的上下级部门之间构成的指导与被指导的关系
（属业务关系）。 2. 非隶属关系 （1）同一系统同级单位、部门之间或不同系统的同级单位、部
门之间； （2）非同一系统的非同级单位、部门之间。
第七章 文书处理与档案管理
学习目标 引入案例 主要内容 本章小结 案例分析 实践训练
第七章 文书处理与档案管理
主要内容
第一节 第二节 第三节 第四节
文书处理 文件归档 文件的整理与编目 档案管理
第七章 文书处理与档案管理
学习提示
（一）学习目标
➢了解文书处理的行文关系及行文方式 ➢掌握文书处理的收文及发文程序 ➢掌握档案分类的方法 ➢能够编制档案目录
第三条规定了机关文件材料归档范围。 • （1）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对
本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件 材料； • （2）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民 权益等方面具有凭证价值的文件材料； • （3）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文 件材料；下级机关报送的重要文件材料； • （4）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
第七章 文书处理与档案管理
第一节 文书处理
（二）行文方式
转发行文
对口行文
授权行文
联合行文 横向行文
行文方式
逐级行文 多级行文
越级行文
直达行文
公开行文
第七章 文书处理与档案管理
三、文书处理程序
第七章 文书处理与档案管理
第一节 文书处理
三、文书处理程序
（一）发文处理程序 1．草拟 （1）交拟。交拟是指单位、单位的领导或秘书部门的负责人
小提醒
签收文件时的注意事项： 第一，检查所收文件与封套上注明的收文单位、收件人是否相 符，检查封套是否有破损或开封等现象，检查是否有错投现象。 第二，对所收文件的件数包括附件的件数与发文通知单的件数 是否相符。 第三，经清点、检查无误后，在对方的送文簿或发文通知单， 或在投递单上签署收件人姓名和收到日期。
查与催促，防止文件处理被延误。 10. 注办。是由经办人在文书处理单上对文书的承办的情况和结
果进行简要的情况说明
第七章 文书处理与档案管理
第二节 文件归档
将单位办理完毕的、具有备考保存价 值的文件转化为档案，就必须做 好文件的归档工作。
第七章 文书处理与档案管理
一、归档文件的鉴定 • 1．文件材料的归档范围 • 《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》
第七章 文书处理与档案管理
第一节 文书处理
2. 拆封 拆封，一般由办公室收发人员或秘书负责收到文件的启封。
小提醒
拆封文件时的注意事项： 第一，领导人的亲启件没有经过授权，秘书人员不得启封。 第二，信封上标明送本机关或写明“办公室收”的文件，可以直接启封。 第三，急件、密件等要优先开封，以保证得到及时处理。 第四，拆封后，应从封套里将文件全部取出，对照发文通知单检查附件 及其他的资料是否齐全。核对后没有错误在发文通知单上签字寄回原单位。
第七章 文书处理与档案管理
• 2．文件材料的不归档范围
• （1）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件 材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参 考的抄件等；
向准备拟写稿件的人交待拟写稿件的任务。 （2）起草。文稿的起草要了解领导交待的事情始末，做好调查
研究，认真分析各类情况和需要，然后再起草。 2. 审核
审核又称核稿，是指草拟好的文稿在送出去前，由秘书部 门负责人对文稿的内容、文种、用词等方面进行全面的检 查。审核主要把好行文关、政策关和文字关。
第七章 文书处理与档案管理
第一节 文书处理
3. 签发
“签发”又称为“会签”，是指单位的领导人对审 核过的文稿进行最后的审查，审查无误在发文稿纸 上签署意见并注明签发人的姓名及年月日。
4. 复核 复核是发文办理过程中的第二次审核，是在正式的 公文印制出来之前，秘书部门对签发的文稿进行复 核审查。
5. 缮印 缮印，是根据复核好的文件定稿进行誊清或印制文 件。
第七章 文书处理与档案管理
第一节 文书处理
6. 校对 校对是对缮印出来的文本清样与定稿进行全面的对照检查。
7. 用印 用印是在文件的正本落款的地方盖上发文单位的公章。
8. 登记 登记，是对准备发出的文件进行记录，以便日后核查。
9. 分发 分发，是对印制完毕需要发出的文件进行分封和发送。
第七章 文书处理与档案管理
第七章 文书处理与档案管理
第一节 文书处理
（二）收文处理程序 4. 审核 5. 传阅 6. 拟办。秘书人员或经授权的部门在领导批办之前对文件的问
题提出如何办理的初步意见，供领导人批办时参阅。 7. 批办。领导人对来文如何办理、由谁负责办理而做出的决定。 8. 承办。就是按照领导人的批示意见执行具体的工作。 9. 催办。就是文秘人员按照承办时限，对承办部门定期进行检
第一节 文书处理
小知识
发文登记簿
发 发 文 成文 密级 缓急 附件 份 主送 抄送 签收 归卷 存档 备注
序 出 文 件 时间
数 机关 机关 人 日期 号
号日 字 标
期号题
第七章 文书处理与档案管理
第一节 文书处理
（二）收文处理程序 1. 签收 2. 签收是收文处理的第一个环节，是指秘书部门对收到
Biblioteka Baidu
第七章 文书处理与档案管理
第一节 文书处理
3. 登记 需要登记的文件有：
（1）上级单位的指导性的、参阅性的或需要办理的文件；（2） 下级单位的请示性、报告性的文件；（3）带有密级的重要 资料；（4）单位内部使用的文件、会议文件和音像文件。 不需要登记的文件有：
（1）领导人的亲启件；（2）事务性的通知、便函等；（3）一 般性的简报；（4）公开的和内部不保密的出版物；（5） 已经被其他综合性质的文件包括的文件。
（二）学习重点
➢文书处理的程序 ➢档案的分类与编目
（三）学习难点
➢档案的分类与编目
电子教案模版配色（1）
第七章 文书处理与档案管理
引入案例
第七章 文书处理与档案管理
第一节 文书处理
一、文书处理的原则
1. 及时、高效 2. 准确、周密 3. 精简、求实 4 .安全、可靠
第七章 文书处理与档案管理
第一节 文书处理
二、行文关系与行文方式
（一）行文关系 1. 隶属关系 （1）同一系统的上下级单位之间构成的领导与被领导的关系
（属行政关系）； （2）同一系统的上下级部门之间构成的指导与被指导的关系
（属业务关系）。 2. 非隶属关系 （1）同一系统同级单位、部门之间或不同系统的同级单位、部
门之间； （2）非同一系统的非同级单位、部门之间。
第七章 文书处理与档案管理
学习目标 引入案例 主要内容 本章小结 案例分析 实践训练
第七章 文书处理与档案管理
主要内容
第一节 第二节 第三节 第四节
文书处理 文件归档 文件的整理与编目 档案管理
第七章 文书处理与档案管理
学习提示
（一）学习目标
➢了解文书处理的行文关系及行文方式 ➢掌握文书处理的收文及发文程序 ➢掌握档案分类的方法 ➢能够编制档案目录
第三条规定了机关文件材料归档范围。 • （1）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对
本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件 材料； • （2）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民 权益等方面具有凭证价值的文件材料； • （3）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文 件材料；下级机关报送的重要文件材料； • （4）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
第七章 文书处理与档案管理
第一节 文书处理
（二）行文方式
转发行文
对口行文
授权行文
联合行文 横向行文
行文方式
逐级行文 多级行文
越级行文
直达行文
公开行文
第七章 文书处理与档案管理
三、文书处理程序
第七章 文书处理与档案管理
第一节 文书处理
三、文书处理程序
（一）发文处理程序 1．草拟 （1）交拟。交拟是指单位、单位的领导或秘书部门的负责人