七、秘书工作的规律

秘书工作的规律

秘书工作作为一种客观存在的社会现象，有着特定的客观环境、工作内容、工作目标、工作对象和相关因素，有着工作运行中本质的、稳定的、固有的联系和关系，有着自身发展的必然趋势。因此，正确认识秘书工作的规律性，准确把握其一般规律、专项职能规律及对立统一规律，有利于提高秘书工作的质量和效率，也有利于秘书与其主要服务对象——领导者的配合默契，进而促进领导工作效率的提高。

一、秘书工作的一般规律

秘书工作的一般规律，是指秘书工作的共同规律。在中国秘书工作与外国秘书工作、政党秘书工作与行政秘书工作、企业秘书工作与事业秘书工作及军队、司法、公安等一切秘书工作领域中，在古今秘书办文、办会、办事，参谋，协调以及处理信息的一切秘书业务活动中，什么是固有的、本质的、稳定的联系和关系，这是揭示秘书工作一般规律的关键。

（一）秘书工作一般规律的表述

秘书工作一般规律，即秘书在主辅配合中，近身综合辅助与领导对秘书公务服务需要相适应的规律，揭示了领导对秘书公务服务需要。

1．领导对秘书公务服务的需要，与秘书在主辅配合中，事务服务和参谋辅助的投入必须相适应，才能取得领导对秘书工作的满意，才能保持和谐的工作关系。为领导公务近身综合服务是对秘书工作的根本要求。

2．主辅配合的有效程度对秘书工作起着关键性作用。配合有效程度高，秘书的事务服务和参谋辅助发挥的职能作用就大，否则作用就小。在主辅配合中，领导是主导方面，秘书是从属与辅助方面，只有两者相匹配，其主辅配合的有效程度才能提高。

3．领导对秘书公务服务的需要，对秘书工作的职能范围、职能作用、职能地位等是决定性的。领导对秘书公务服务的需要，既有时代和社会环境所决定的客观需要，如不同的历史时期，不同的社会实践环境下，领导者对秘书公务辅助有着不同的需要，又有领导个人价值取向、综合素质、工作作风等决定的主观需要，如不同阶级、不同价值观、不同行业、不同个人特质的领导人对秘书辅助有着特殊要求。

而且，这种主观需要，对领导与秘书主辅配合方式和有效程度有着关键性影响。领导的客观需要和主观需要，共同对秘书工作起着引导和制约作用。

4．秘书发挥其职能作用，是在满足领导需要、适应环境条件变化、与领导主辅配合的前提下，通过事务服务初参谋辅助体现出来的。在事务服务和参谋辅助两个方面投入的智力、体力、精力、时间越多，其发挥的功能作用越大。但秘书的投入，受主辅配合有效程度的制约，秘书的职能作用不得超越辅助地位。

（二）秘书工作一般规律的运用

探求客观规律的目的是为了把握规律、遵循规律、运用规律，促进发展和提高工作绩效。秘书工作的一般规律适用于秘书工作的一切领域，对领导如何发挥秘书的职能作用也具有指导意义。

1．把握目标，坚持主辅配合的正确方向

秘书与领导的主辅配合的有效程度，首先决定于其配合的总体目标是否正确，秘书与领导各自的工作目标是否一致。从总体来看，我国各级领导者及其秘书，其工作的宗旨和事业目标都是为人民服务；促进国家的现代化建设。只有坚持为人民服务的根本宗旨，从事业公利出发，保持工作方向的高度一致性，秘书和领导的主辅配合才能在工作实践中有效地发挥作用，并不断地提高其有效性。

坚持为人民服务的宗旨，以事业公利为方向并非一经确认就永恒不变的。在工作实践中，还要接受种种考验。在金钱、物欲、个人名利等诱惑下，要具有自我抗御能力和健全的监控机制，才能在实践中始终如一地坚持正确的方向，才能使秘书与领导的主辅配合在事业公利的基础上和谐一致，充分发挥其作用。在总体方向的把握上，领导是主导者，领导不仅要自己带头，事事从事业公利出发，而且要严格要求自己的秘书做到对事业忠诚、正派、无私；秘书是辅助者，秘书要自觉遵纪守法，无私奉献，同时还要发挥近身参谋作用，协助领导者把握正确的方向。当主辅配合在正向上保持高度一致性时，工作效果最佳；反之，在负向上保持高度一致时，其危害性最大；在总体方向不一致时，主辅配合失调。这是古往今来被无数事实所反复证明了的，它反映了秘书工作一般规律在导向机制上的本质特征。

除了要准确把握正确的导向机制外，还要保持在具体工作目标上秘书与领导主辅配合的和谐一致性。作为领导者，其具体工作目标就是组织管理目标。领导的决策、指挥等一切领导行为，都要为实现这一目标服务，同时要以这一目标，引导和

指导秘书有效地开展辅助和服务工作；作为秘书人员，要尽职尽责地通过事务服务和参谋辅助，促进领导实现工作目标。特别在发现实践中出现新情况、新问题、新矛盾、新趋势时，秘书应该及时地进行准确的分析研究，并将综合分析的结果和研究的对策建议提供给领导，以辅助领导进行有效调整、协调和控制。当发现领导在某个时期、某个局部、某个阶段、某项具体事务上，与总体工作目标有所偏离时，秘书应及时发挥参谋作用，辅助领导把握方向，以减少或避免失误；当群众对领导正确的工作目标不够理解时，秘书应通过上情下达的职能活动，帮助群众理解；当发现领导工作意图与群众的正确意见和要求出现局部不一致时，秘书应通过下情上达的职能活动，帮助领导将工作意图与群众愿望有机地结合起来。这样，就可有效地维护组织整体目标的一致性，秘书与领导的主辅配合也就更为和谐一致。

领导与秘书的主辅配合，还反映在阶段性目标上。秘书人员应把领导工作的各阶段的目标，作为安排具体业务活动的依据。秘书只有将工作安排围绕领导各阶段的工作目标、重点展开，才能做到主辅配合，有效地发挥近身综合辅助的作用。若两者相脱节，就会造成领导在某些工作阶段因得不到必要的工作服务和辅助而影响工作效率，秘书工作则由于主辅配合脱节而难以充分发挥辅助作用，甚至会做无用功。

秘书与领导的主辅配合，还落实在具体工作事务的目标上。秘书开展各项具体的服务和辅助活动要以领导各项具体工作目的为出发点。领导者作出决定、召开会议、举行会谈、发布文件，处理各项具体事务，都有着确定的、具体的目的，遵循与领导主辅配合近身综合辅助规律，秘书必须对领导各项具体工作目的准确地理解和把握，并为领导圆满地实现工作目的提供有效的服务和辅助。明确了领导工作的具体目的，秘书才能明确自己该做什么，何时去做，怎样做好。只有这样，秘书的近身综合辅助才能在具体工作中充分发挥作用。

2．加深主辅理解，提高综合辅助的有效性

秘书工作的一般规律，揭示了秘书与领导在工作上是密不可分的，在工作绩效上是一体化的。领导工作绩效中，包含着秘书近身综合辅助有效发挥作用的绩效，而领导与秘书彼此加深理解，是提高主辅配合有效性的重要条件，也能有效地提高秘书综合辅助和服务的效率，进而促进领导工作效率的提高。在实践中，领导与秘书相互理解和配合的程度，可分为以下四种状况：