公司邮箱的使用规范与公司部门例会会议纪要合集

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公司电子邮件使用规定

公司电子邮件使用规定公司电子邮件使用规定尊敬的全体员工，为了规范公司内部邮件的使用，提高工作效率和沟通效果，特制定以下公司电子邮件使用规定，请各位员工严格遵守：1. 邮件主题：- 邮件主题应简明扼要地概括邮件内容，方便收件人快速了解邮件主旨。

- 邮件主题中请勿使用过于宽泛或模糊的词汇，如“重要”、“紧急”等，以免引起误解或忽略。

2. 收件人：- 在选择收件人时，请仔细考虑邮件内容与收件人的关联性，避免不必要的抄送。

- 如果需要将邮件抄送给多人，请使用密送功能，以保护各个收件人的隐私。

3. 邮件内容：- 邮件内容应简洁明了，重点突出，避免冗长的叙述和重复信息。

- 请使用清晰、准确的语言表达，避免使用含糊不清或具有歧义的词汇。

- 邮件内容中请勿使用粗俗、侮辱性或歧视性的语言，保持礼貌和尊重。

4. 附件：- 如果邮件需要附带文件，请确保附件的格式正确，并且文件大小适中，以免给收件人带来不必要的麻烦。

- 如有需要，可以在邮件正文中对附件进行简要说明或总结。

5. 回复和转发：- 如有需要回复邮件，请及时回复，并在回复中引用原始邮件的部分内容，以方便对话的连贯性。

- 在转发邮件时，请先核实邮件的重要性和适当性，并在转发前删除不必要的内容。

6. 电子邮件的保密性：- 请注意保护公司和个人的隐私，不要将敏感信息通过电子邮件发送。

- 如有需要发送敏感信息，请使用公司内部安全加密系统或其他安全通信工具。

以上规定是为了提高公司邮件的质量和效率，希望各位员工能够认真遵守。

如有任何疑问或建议，请随时与人力资源部门联系。

谢谢合作！人力资源部门。

公司公共邮箱使用管理制度

公司公共邮箱使用管理制度
一、总则
1. 本制度适用于公司所有使用公共邮箱的员工。

2. 公共邮箱的使用应遵循合法、合规、合理的原则，保障公司利益和员工个人信息安全。

3. 信息技术部门负责公共邮箱系统的维护和管理，定期进行数据备份和安全检查。

二、邮箱账户管理
1. 公司将为每个部门设立专用的公共邮箱账户，并由部门负责人指定专人负责管理。

2. 部门负责人需对邮箱账户的使用者进行登记备案，并定期更新。

3. 员工离职或调岗时，应立即回收其使用的公共邮箱账户，并修改密码。

三、使用规范
1. 员工应使用公司提供的公共邮箱进行工作相关的邮件往来，不得用于私人事务。

2. 发送邮件时应确保内容准确无误，语言文明，遵守商业机密和隐私保护规定。

3. 禁止发送含有病毒、广告、色情、暴力等违法违规内容的邮件。

4. 对于接收到的不明邮件，应谨慎处理，避免泄露敏感信息。

四、信息安全
1. 员工应妥善保管个人邮箱账号和密码，不得泄露给他人。

2. 定期更换邮箱密码，推荐使用复杂性高的密码组合。

3. 遇到可疑邮件或系统异常，应立即报告信息技术部门处理。

五、归档与审计
1. 重要业务往来邮件应按照公司文件管理规定进行归档保存。

2. 信息技术部门有权对公共邮箱进行监督检查，确保使用合规。

3. 对于违反本制度的行为，公司将视情节轻重采取相应的纪律处分。

六、附则
1. 本制度自发布之日起实施，由信息技术部门负责解释。

2. 如有特殊情况需要临时调整邮箱使用规定的，应报请公司管理层批准后执行。

邮件使用规范

邮件使用规范
公司邮箱作为各部门的主要沟通手段，由于事务增多，往来邮件增加，为了避免资源浪费，提高办事效率，更好的发挥邮件的快捷沟通及存档查阅功能，特制定邮件使用规范。

一、邮件使用过程中避免出现以下几个问题：
1.收件人、抄送人不分，事件分不清责任人。

2.主题不明，一件事情分多个邮件发送，或多件事情在一个邮件中带过，
导致往来邮件频繁主次不分。

3.紧急事件过多依赖邮件，而忽视当面或电话沟通。

二、邮件编写规范
1.主接收人和抄送人
1)邮件必须有主接收人，主接收人一定是责任人，是发件人希望处理邮件
的人员。

如果同时需要几个主接收人，必须在邮件中明确每个主接收人
需要完成哪些事件。

2)抄送人是需要对该事件关注的人，一般情况下，发件人并不希望抄送人
答复邮件。

2.邮件主题
1)为区分邮件事由及是否需要回复，在邮件主题前添加：【通知】【发布】
【分享】【报告】以上不需要回复；【工作安排】【问询】【申请】以上必须回复。

2)主题必须简洁明确，一事一题。

3.邮件的处理
1)能直接当面沟通和电话沟通的，尽量当面沟通和电话沟通，紧急事件发
送邮件后也需要电话沟通一次。

2)一个邮件针对一个事情，出现三次以上的回信，发信人应牵头组织会议，
立即解决问题。

3)应内控的要求，部门间所有需要审批的文件都必须以纸质形式传递，有
相关负责人签名。

需要以邮件发送时必须有签字的PDF文件作为附件。

4.签名档
部门/姓名
公司
地址：
邮编：
手机：
传真：
网址：
XX公司
X年X月X日。

公司邮件使用规则制度模板

公司邮件使用规则制度模板一、总则第一条为规范公司内部邮件通信行为，保障邮件通信的安全、高效、有序，根据国家相关法律法规和公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司全体员工在使用邮件系统进行通信时的行为规范和管理。

第三条公司邮件系统主要用于内部商务沟通、信息传递、工作协调等业务需求，禁止用于传输国家秘密、企业机密以及其他违反国家法律法规、公司规章制度的内容。

第四条公司邮箱账号、密码等账户信息应当保密，禁止泄露给他人或以不正当手段获取他人邮箱账号。

第五条公司邮件系统管理员负责邮件系统的日常维护、安全监控和违规处理等工作，确保邮件系统的正常运行。

二、邮件发送与接收第六条发送邮件时，应明确邮件主题，简明扼要地描述邮件内容。

邮件正文应采用正式、规范的语言，避免使用口语化、非正式的表达方式。

第七条发送邮件前，应对附件进行审核，确保附件内容合法、合规，不影响邮件系统的正常运行。

邮件附件应标明名称和格式，便于接收方识别和处理。

第八条接收邮件时，应定期查看邮件，对于重要邮件，应及时回复或处理。

避免因未及时查看邮件而导致的业务延误。

第九条对于垃圾邮件，应立即报告给邮件系统管理员，由管理员进行处理。

禁止接收、打开、传播垃圾邮件。

第十条禁止使用公司邮件系统发送垃圾邮件、广告邮件、骚扰邮件等影响公司形象和邮件系统稳定的行为。

第十一条禁止在邮件通信中发布、传播反对党和国家方针政策、损害国家形象、破坏社会稳定的言论。

三、邮件存储与归档第十二条邮件存储应遵循业务需求和数据安全的原则，对邮件进行合理分类和存储。

第十三条重要邮件应进行归档，便于日后查询和审计。

归档邮件应包括邮件正文、附件等全部内容。

第十四条归档邮件应按照公司档案管理相关规定进行管理，确保邮件数据的安全、完整。

四、邮件系统安全第十五条定期更改邮箱密码，确保密码复杂度，避免使用容易被猜测的密码。

第十六条禁止在公共场合使用公共Wi-Fi环境下登录公司邮件系统，避免邮件账号和密码泄露。

公司电子邮件使用规范

公司电子邮件使用规范随着信息技术的迅速发展，电子邮件已经成为商业沟通中不可或缺的一部分。

一个组织或公司的邮件传达及处理方式，直接影响到工作效率、沟通效果以及员工形象。

因此，制定公司电子邮件使用规范非常必要。

首先，邮件标题应该简洁明了。

邮件标题决定了读者是否愿意打开邮件进行阅读，因此，应该用简洁明了的语言准确概括邮件内容，避免使用模糊、含糊或过于晦涩的词汇。

其次，邮件正文应该清晰明了。

在写邮件的时候，要注意使用简洁的语言表达自己的意思，避免使用过于复杂的词汇或长句。

尽量降低邮件的阅读难度，使读者在最短的时间内能够理解邮件内容。

同时，要注意邮件的排版，使用段落将不同主题的内容进行分割，使得邮件更易于阅读和理解。

第三，谨慎使用抄送和密送功能。

在发送邮件时，应该慎重考虑是否需要抄送或密送其他人。

抄送给不相关的人员会增加其收件箱的负担，降低工作效率。

只有当相关人员需要知道邮件内容时，才需要将他们抄送或密送给他们。

第四，邮件语言要正式、准确。

因为电子邮件是正式的商业沟通工具，所以在写邮件时要避免使用口语化的词汇和缩略语。

邮件中要注意使用正确的语法和拼写，确保邮件的准确性和可信度。

第五，邮件回复及时。

在现代商业环境中，及时的回复对于维护良好的工作关系非常重要。

当收到邮件后，应该尽快回复，即使只是简短的确认收到邮件的回复也是必要的。

如果需要更长时间来回复邮件，可以先回复一个简短的提示，说明需要更多时间来处理邮件，并告知对方预计完成回复的时间。

第六，邮件保密性要得到保证。

企业内部的一些邮件可能含有敏感信息，为了保护公司的利益，员工需要严守保密规定，不得将这些邮件外泄给未经授权的人。

最后，禁止在公司邮件中散布垃圾邮件或恶意链接。

公司邮件系统是为了促进工作效率和信息交流而存在的，不应该被用来传播非法或有害的信息。

员工不能利用公司邮件系统发送广告、推销邮件或垃圾邮件，也不能发送包含恶意链接或病毒的邮件。

综上所述，公司电子邮件使用规范对于提高工作效率、改善沟通效果以及维护公司形象都起到非常重要的作用。

邮箱使用管理规范

欢迎阅读邮箱使用管理规范4.9邮件附件.........................................................................................................................4.10转发与回复.....................................................................................................................4.11邮件签名.........................................................................................................................4.12注意事项.........................................................................................................................5.奖罚.............................................................................................................................................6.附则.............................................................................................................................................7.附件.............................................................................................................................................1.目的为加强企业邮箱（以下简称邮箱）管理，规范邮箱使用，保证邮箱系统的正常运行，高效、规范地传递信息，体现公司优良形象，特制定本指引。

公司邮件使用规范

内容所涉及到的流程具有框架性，需要更细致的调研确认；本文档为内部资料，严格保密。

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集团公司邮箱使用规范
1、公司用户对外发送邮件的显示名称务必为:“英文名+姓的拼音+（中文名字）”例：Jack zhang (张某);
2、服务器设定员工收发邮件的附件大小为：3M，如附件超出服务器设定大小，您将无法接收或发送邮件;
3、禁止使用公司邮箱在各大网站或论坛中用来注册与工作无关的网络账户;
4、禁止在公司内部群发与工作无关的邮件，如：PPT、小游戏等内容;
5、公司邮件系统可在外网通过WEB方式登陆（地址：https://），服务器已设定每位员工账
号在服务器存储邮件的空间为：1.2G，超过设定大小限制，将无法传送邮件;
6、邮件账户密码与登陆windows系统密码相同，员工需对管理员分配的所有账户和密码负全部责任;
7、杜绝发送与邮件内容无关的接收人员，以免给他人造成垃圾信息;
8、及时清理邮箱中的垃圾邮件，由于程序本身原因，Outlook邮件容量大于或等于2G，邮件收发可能会存在问题;
9、员工离辞后，邮件账户当天会禁止接收邮件，离辞员工后期邮件将转发给Team Leader接收。

10、公司邮箱仅限于收发与工作有关的邮件，务必遵守互联网道德规范;
11、禁止向外网群发收件人数为：50用户以上，如工作需要群发邮件，请向IT部门申请群发邮件账号
12、在使用邮件系统时，如收到未知附件请不要打开，对于陌生邮件请直接删除或转发给IT人员帮您分析;
13、公司服务器支持智通手机收发邮件，如工作需要可联系IT部配置（不同手机配置方式不同）;
14、禁止使用私人邮箱群发和接收工作相关邮件，如发现一次，IT将禁用违规员工公司内部账户;。

公司电子邮件使用管理规范

公司电子邮件使用管理规范背景电子邮件是公司日常工作中必不可少的一种沟通方式，作为一种能够传递文字、图片、附件等多种信息形式的通信工具，电子邮件已经渗透到了各行各业的工作中。

然而，电子邮件的使用方式和使用习惯也经常会引起各种管理问题，这就要求我们建立一套较为科学的公司电子邮件使用管理规范。

目的本文旨在说明公司员工在使用电子邮件时，应遵循的规范和注意事项，旨在提高公司邮件工作效率和减少管理成本，维护公司的形象。

适用范围适用于公司全体员工使用公司内部邮件系统及其他相关外部邮件系统。

邮件规范邮件主题邮件标题应简洁明了，能够直接表述邮件内容。

一般应少于15个字，避免使用特殊字符和标点符号。

收件人在发送邮件前要确认邮件的收件人是否正确，避免将重要邮件发给错误的人，损失将不可估量。

同时，尽可能避免抄送多人，降低邮件信息负担。

邮件内容需要关注每个收件人的具体情况和身份背景选择妥当的语气和表达方式。

邮件正文正文应简洁明了，逻辑清晰，同时要注意邮件的格式规范，避免出现排版混乱、字体大小不一等问题。

邮件内容若有图片、附件等，应注意文件大小和格式，同时应注明文件大小和格式，减少对方打开邮件的时间和成本。

遵循原则是尽可能快、尽可能简要地回复对方。

如果需要时间处理，应及时回复对方知悉，给对方留下积极的印象。

同时，在邮件回复时应注意前后邮件内容的交代，保证沟通的完整性和一致性。

邮件安全邮箱账号公司员工在使用公司邮箱或其他电子邮件服务时，需要妥善保护自己的邮箱帐号和密码，避免密码泄露和账号被攻击的情况发生。

同时，定期更改密码也是必要的，能够有效提高安全性。

邮件虚假遵守诚实信用原则，不得散布伪造、虚构的信息，避免恶意行为、造谣诽谤等违法行为。

如收到类似邮件，应及时将邮件内容转发给公司管理人员，作为安全检查的重要依据。

邮件病毒电子邮件是网络安全风险中的一个环节，为防止病毒侵袭，避免打开未知附件，尤其是可执行文件。

同时，安装杀毒软件是必不可少的，定期进行安全检查是保障电子邮件安全的重要措施。

公司电子邮件使用管理规定

精心整理电子邮件使用管理规定第一条总则公司开通网络电子邮件服务，目的是为了更好地促进公司员工工作的内外交流。

公司的电子信息网络，无论是对内，还是对外，均不允许传递与本人工作无关的内容。

第二条邮件服务器管理员第三条电子邮件使用规定1．要严格控制邮件容量，严格限定在1MB发送。

不得使用有花样、底色的信纸写邮件。

2件地址。

34(1)(2)(3)电子邮件发送前应认真仔细校对，做到内容、文字准确无误。

“收件人”为主要报告对象或具体承办对象，“抄送”对象为需要了解情况的部门和个人。

要合理发送电子邮件，防止滥发邮件或该抄送而没有抄送，不该抄送而随意、轻率抄送，造成对方收阅电子邮件时间的浪费甚至泄密。

重要的电子邮件要用电话通知收阅和回复确认。

“主题”要简要明确，不要漏写，忘写。

第五条电子邮件的使用建议员工发送公务用邮件时，必须包含以下内容：精心整理（1）收件人地址：为了防止将公司内部信息等误发给其他公司外部人员，一定要仔细检查收件人地址是否正确（2）称谓：包含“先生、小姐、部长”等敬称；（3）问候语：如“您好！”、“早上好”、“工作辛苦了”等；（4）主题：需告知事件的内容描述，描述应具体、明确、简洁；（5）结束语：如“商祺”、“非常感谢”等，如需回复，应写明：“候复”、“请立即回复”等内容；（6）员工的对外往来的公务邮件，原则上必须使用公司统一后缀的邮箱，以提升企业形象。

个人签名，可按如下样板设定：上海**********化妆品有限公司Shanghai************.Co.,Ltd.xxxx部（部门名）xxx（姓名）Tel: 021-3369****E-mail:******@************系统会自动将部分用户收发电子邮件的副本保1下载软件，或未经批准用邮件订阅报刊、新闻、论坛。

2．严禁转发有危害社会安全的言论或政治性评论文章的邮件以及其他与工作无关的邮件。

3．严禁在公司内部使用非公司电子邮件地址。

公司内部邮件使用规定

公司内部邮件使用规定为了规范公司内部邮件的使用行为，保障企业信息安全，提高邮件使用效率，特制定以下规定：1.邮件内容（1）邮件主题应简明扼要，符合实际内容，避免使用无关内容和虚假信息。

（2）邮件正文应明确表达意图，突出重点，让读者一目了然。

（3）邮件内容应遵守法律、法规以及行业规定，严禁出现危害国家安全、社会稳定，侵害他人合法权益等不良内容。

（4）对于机密、保密信息，必须通过加密等安全措施进行保护，禁止随意流传。

2.邮件附件（1）邮件附件应为必要文件，避免无用信息的附带。

（2）附件内容应符合法律、法规和行业规定，不得含有违法、不良信息。

（3）对于机密、保密信息的附件，必须加密并设置阅读权限，授权人员可查阅。

3.邮件发送人（1）发送人应当真实、准确填写发件人信息。

（2）发送邮件前，应仔细检查邮件内容和附件是否符合相关规定。

（3）发送人不得盗用、篡改他人邮箱地址或发送虚假邮件。

4.邮件接收人（1）接收邮件后，应及时确认邮件内容和附件是否正常，如发现异常情况应及时汇报。

（2）不得随意删除、泄露、篡改邮件内容和附件。

（3）对于机密、保密信息，需严格保密，不得随意转发邮件。

5.邮件回复（1）对于重要邮件，必须及时回复，避免耽误工作进度。

（2）回复内容应准确、明了、简明扼要。

（3）回复内容应符合发送人的邮件需要，不得混淆、误导。

6.邮件保存（1）对于需要保存的邮件，应存档备查。

（2）保存期限应符合国家和企业规定。

（3）机密、保密邮件的保存和查阅必须按照相关规定进行。

以上是公司内部邮件使用规定，各部门和岗位人员应当严格遵照执行，如有违反，将根据公司规定严肃处理。

积极做好公司信息安全和工作效率，共建和谐愉快的工作环境。

公司电子邮件使用规定

公司电子邮件使用规定一、背景介绍随着科技的不断进步和互联网的普及，电子邮件已经成为了公司内部沟通和业务往来的重要工具之一。

为了规范员工在使用电子邮件时的行为，保护公司的利益，制定本公司电子邮件使用规定。

二、适用范围本规定适用于公司全体员工及与公司有业务往来的合作伙伴或客户。

三、电子邮件的合法使用1. 员工在使用公司电子邮件时应遵守国家相关法律法规，并遵守公司内部的相关规定；2. 使用公司电子邮件进行商务往来时，员工应确保内容真实、准确，并按照公司规定的格式进行撰写；3. 员工的电子邮件使用应符合商业道德和职业操守，不得涉及违法、虚假宣传、诽谤、侵犯他人合法权益等行为；4. 员工应保护公司的商业机密，不得在电子邮件中泄露公司的商业秘密或涉及机密的信息；5. 电子邮件的发送和接收应当遵循相应的流程，员工不得私自删除、篡改或泄露他人的电子邮件。

四、电子邮件的安全保护1. 员工在使用公司电子邮件时，应确保其电脑或移动设备的安全防护措施已经启用，并定期更新防病毒软件；2. 对于重要的电子邮件，员工应加密发送，确保信息的安全传输；3. 禁止员工将公司电子邮件转发给未经授权的第三方，禁止在电子邮件中发送有害软件或恶意链接。

五、电子邮件的合理使用1. 员工在使用公司电子邮件时应注意言辞文明，不得使用粗俗、侮辱、歧视等言语；2. 邮件的主题应准确、明了，不应使用欺诈、误导性的标题；3. 员工在发起或回复邮件时，应明确邮件的紧急程度和授权范围，避免造成冲突或误解；4. 避免在邮件中抄送或密送无关人员，减少邮箱的拥堵和信息泄露的风险。

六、违规处理对于违反本公司电子邮件使用规定的员工，将依据公司相关规定进行处理，包括但不限于口头警告、书面警告、禁用电子邮件账号、纪律处分等。

七、附则1. 公司保留对本规定的最终解释权，并可根据实际情况对规定进行修改；2. 本规定自发布之日起生效，并适用于公司内外一切电子邮件业务。

以上是本公司针对电子邮件使用的规定，希望全体员工能够严格遵守，并根据此规定自觉进行电子邮件的使用和管理，共同营造良好的工作环境和信息安全保障。

公司邮箱使用管理制度

第一章总则第一条为规范公司内部电子邮件的使用，提高工作效率，保障信息安全，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司全体员工，包括但不限于正式员工、实习生、兼职人员等。

第三条本制度遵循国家相关法律法规，符合公司内部管理要求。

第二章邮箱申请与分配第四条员工入职后，需向人力资源部门提交邮箱申请，由IT部门进行邮箱分配。

第五条邮箱用户名应使用统一的命名规则，如“部门简称-姓名”，便于识别和管理。

第六条邮箱分配后，员工应妥善保管邮箱密码，不得泄露给他人。

第三章邮箱使用规范第七条邮箱主要用于公司内部沟通、协作、业务往来等正式事务。

第八条邮箱不得用于以下行为：（一）发送垃圾邮件、广告邮件、违规邮件等；（二）传播虚假信息、恶意软件、病毒等；（三）泄露公司商业秘密、个人隐私等；（四）违反国家法律法规、公司规章制度的行为。

第九条邮箱发送邮件时应注意以下事项：（一）邮件主题应简洁明了，便于收件人快速了解邮件内容；（二）邮件正文应清晰、规范，避免使用模糊不清的语句；（三）邮件附件应经过病毒扫描，确保安全；（四）邮件发送对象应准确无误，避免误发或遗漏。

第四章邮件管理第十条邮箱管理员负责邮箱的日常管理和维护，包括：（一）监控邮箱使用情况，发现违规行为及时处理；（二）定期备份邮箱数据，确保数据安全；（三）定期清理垃圾邮件、无效邮件，释放邮箱空间；（四）协助员工解决邮箱使用问题。

第十一条邮箱管理员应定期对邮箱进行安全检查，发现安全隐患及时报告给公司领导，并采取措施予以解决。

第五章奖惩措施第十二条对于遵守本制度，积极维护公司邮箱使用秩序的员工，公司将给予一定的奖励。

第十三条对于违反本制度，造成不良影响的员工，公司将按照公司规章制度进行处罚。

第六章附则第十四条本制度由公司人力资源部门负责解释。

第十五条本制度自发布之日起实施，原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。

第十六条本制度可根据公司实际情况进行调整和修订。

公司电子邮件使用制度

公司电子邮件使用制度1.前言本制度适用于公司全部员工，旨在规范和规定员工在使用公司电子邮件系统过程中的行为准则和注意事项，确保电子邮件系统的安全、高效和规范运行，保护公司的利益和声誉。

2.使用权限和责任2.1 员工只能在得到公司授权的前提下使用公司电子邮件系统，而且仅限于工作相关事宜。

禁止使用公司电子邮件系统进行个人或其他非工作相关的活动。

2.2 员工对于使用本身的邮箱账号和密码的安全负有责任，不得将账号和密码泄露给他人。

员工对于使用本身的邮箱账号发送或接收的邮件内容负有法律及道德上的责任。

2.3 员工应当遵守相关法律法规，严禁通过公司电子邮件系统传播含有恶意软件、病毒或其他有害信息的邮件。

2.4 员工不得将公司电子邮件系统用于发送或接收敏感信息，包含但不限于公司机密、商业机密、个人隐私等，未经授权不得将这些信息泄露给他人。

2.5 员工在使用公司电子邮件系统时应保持专业、礼貌的沟通方式，不得发送或接收违反职业伦理和公司行为准则的邮件。

3.电子邮件内容管理3.1 员工发送的电子邮件应当明确、简洁、准确，邮件主题应当能够清楚表达邮件内容。

3.2 员工在发送邮件时，应当使用正确的收件人住址，而且仅将邮件发送给相关人员，不得将邮件发送给无关人员。

3.3 员工发送的邮件应当经过认真检查，确保邮件内容无误并符合公司形象和标准。

3.4 员工应当注意电子邮件的语气和用词，避开使用欠妥或冒犯性的语言，以及包含鄙视、诽谤、攻击等不良言论。

3.5 员工不得将未经授权的第三方电子邮件转发或转载到公司电子邮件系统。

4.电子邮件存储和备份4.1 公司将定期对公司电子邮件系统进行备份，而且保存肯定的邮件存档用于必需的审计和合规需求。

4.2 员工应当自行负责保管和备份本身紧要的邮件。

公司不对员工个人邮件的丢失或损坏负责。

5.违反规定的惩罚措施5.1 对于违反本制度的员工，将依据公司相关规定予以相应的纪律处分，包含但不限于批判教育、警告、罚款、停职、开除等。

公司电子邮件使用规范

公司电子邮件使用规范1. 引言公司电子邮件使用规范是为了规范员工在使用电子邮件时的行为举止，确保电子邮件的安全、专业和有效。

本规范适用于所有公司员工，在使用公司提供的电子邮件服务时，请遵守以下规定。

2. 邮件发送规范2.1 电子邮件的主题和内容•主题应简明扼要地概括邮件的内容，避免使用太长或不相关的主题；•内容应清晰、准确地表达意思，避免使用来历不明、含有敏感信息或不合法内容的邮件；•邮件内容中的附件应根据需要进行精选，避免发送过多或不相关的附件。

2.2 邮件的收件人•邮件的收件人应根据邮件的内容和目的进行选择，避免将邮件发送给不必要的人；•在邮件的抄送（CC）和密送（BCC）时，务必在有真正需要知晓邮件内容的人员之间进行选择；•避免将敏感信息发送给不相关或未经授权的人员。

2.3 邮件格式•邮件应使用统一的格式，包括字体、字号、段落等，以确保邮件的可读性；•邮件中的引用、回复和转发应清晰明确，避免混淆邮件的内容和历史记录。

2.4 邮件的语言和礼貌•邮件应使用专业的语言，避免使用粗俗、侮辱或歧视性言辞；•邮件应尊重收件人的隐私和感受，避免发表不当的评论或观点；•邮件中的称呼应根据收件人的职位和身份进行选择，避免使用不恰当的称呼。

3. 邮件接收和处理规范3.1 邮件的查收和回复•邮件应及时查收，避免长时间未处理或忽略邮件；•对于需要回复的邮件，应在合理的时间范围内做出及时回复；•回复邮件时，应尽量清晰、简洁地回答问题，避免模糊或含糊其辞。

3.2 邮件的保密性和安全性•邮件内容应保持机密，不得将机密信息发送给未经授权的人员；•邮件中的附件和链接应经过安全检查，确保不包含恶意软件或病毒；•对于收到的垃圾邮件或可疑邮件，应及时向信息安全部门报告。

3.3 邮件的管理和归档•邮件应按照一定的分类和归档方式进行管理，以便查找和检索；•对于不再需要的邮件，应及时删除或移动到归档文件夹中；•邮件中的重要信息和文件应进行备份，确保不会因为意外或系统故障而丢失。

关于公司邮箱日常安全使用规范的要求

关于公司邮箱日常安全使用规范的要求
公司各部门及全体员工：
接浙江省网络与信息安全信息通报中心的通知，将于本月13日-17日开展浙江省网络安全攻防演练。

演练为真实攻防实操，为保障公司邮箱稳定运行，符合本次演练防护的安全要求，要求全体员工遵守以下邮箱日常安全使用规范，开展员工公司邮箱账号安全自检：
1、严禁作为私人通信使用，严禁在互联网上使用公司邮箱作为私务
的联系邮件地址，公司邮箱仅用于办公事务上。

2、邮箱密码要妥善保管，使用大小写字母、数字、特殊符号组合的
复杂密码，长度8位以上。

3、严禁将公司邮箱配置在第三方服务器上代收代发（如QQ邮箱代
收代发），防止公司信息泄漏。

4、不要打开乱码、英文、来历不明的邮件，做好垃圾、病毒、钓鱼
邮件的防范；要谨慎判断防冒邮件地址的邮件，有疑问及时联系
信息中心。

5、严禁发送、转发违法或不符合公司规范要求的邮件，影响公司声
誉。

如有任何疑问，请联系咨询。

公司电子邮件使用规范

公司电子邮件使用规范第一篇：公司电子邮件使用规范公司电子邮件使用规范一、邮件文本及格式规范：1邮件内容：一封完整的电子邮件内容包括：收件人邮件地址（抄送邮件地址）、邮件主题、收件人称呼、邮件正文、邮件结束语、本人签名、发件日期，有明显称呼、签名、日期的邮件，能使查阅者一目了然。

2邮件字体：（1）全文统一；（2）字体大小适宜,不宜过大或过小,选用宋体字；（3）字体为正体；（4）字体颜色为黑色，个别重点处可加黑、加大或显著的颜色。

3邮件附件：如邮件中含有附件及附件数量，应在邮件内容中说明。

4邮件格式：使用公司统一的Logo及信纸格式，如无信纸格式，则不使用信纸。

5个人签名：（1）个人签名档需包括内容：姓名、所在部门/岗位、联系方式、电话分机、传真、e-mail等；（2）如有工作需要，需和外部联系，还可以增加公司名称、地址、邮政编码、公司网站及个人手机号码，skype号等。

二、邮件语言文字规范：1语言表述清楚、简练，不能有岐义。

2规范用语，尽量少用口头用语，不用俚语。

3段落分明、清晰。

用语忌言辞激烈及过分表露个人情绪。

三、邮件发送规范：1邮件主题：邮件必须写明主题。

2邮件发送：（1）邮件内容需注意保密性，要明确收件人的范围，不遗漏需要发送的人，不发给无关人员；（2）涉及企业内部操作的信息，不要发送邮件；（3）敏感信息，需要用隐晦的表达方式；（4）决定性、关键性内容要点应在正文中描述，附件只作为详细分解说明；（5）明确主送人和抄送人，避免两者混淆不分，主送人为必须知悉该邮件内容的当事人，涉及请示、问询等内容的，或需要指示、告知时，主送人一般需要回复邮件，抄送人为有必要了解该邮件内容的人员；（6）慎重考虑邮件发送人员，重要和必须了解的信息，抄送上级领导或横向部门领导；（7）转发邮件时，要注意内容保密性，检查原邮件内容，确定需要引用的内容；（8）连续回复、转发邮件,要重新整理和明确邮件内容,避免沟通有误；（9）接受抄送邮件人员，一般不需要回复；（10）邮件发送前，检查一遍，确认无误及已添加需要发送的附件后再发送 3邮件群发：（1）邮件群发只适合于全员公告、通知等事项,除此类邮件外不群发;（2）回复群发邮件时,只需回复给发件人或少数几人,不要群发回复。