高效会议管理讲解
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✓ 让与会人员了解会议目的； ✓ 了解关键人物对会议材料的看法； ✓ 了解关键人物对问题的看法； ✓ 提醒与会者应做的准备。
2020/10/2
20
会前准备输出：会议计划表
会议名称 会议目的 与会人员
角色分配
会议时间 会议地点
议程
必须参会人员：XXX ，XXX，XXX 邀请参会人员：XXX ，XXX，XXX 分段参会人员：XXX ，XXX，XXX
2020/10/2
13
Click
输入
会议目的 WHY
一、会前准备
Click to add Title
会前准备
WHO: 谁开会？ WHEN: 什么时候开会？ WHERE: 在哪开会？ WHAT: 开什么会？ HOW: 怎样开会？
输出 会议计划表
2020/10/2
14
WHO：谁开会？
如何确定与会人员： 有权做决定的人 执行会议决议的人 能帮助解决问题的人 关心会议结果的人
主持人：XXX， 纪要员：XXX， 会务组织者：XXX，监控责任人：XXX
责任人
形式
时间分配
会议材料
会前沟通
会场准备
2020/10/2
与会人员是否了解会议目的？是否了解关键人物对会议材料的看法？ 是否了解关键人物对问题的看法？与会者是否做了准备？
1.会场布置；2.设备仪器；3.信息安全
21
二、会后跟踪
召开会议前，请先考虑以下几个问题： 为什么要召集这个会议？ 一定要通过开会才能达到这个目的吗？ 是否有其它的替代办法？
Baidu Nhomakorabea
2020/10/2
11
会议有哪些目的？
树立导向 制定计划
分享信息 收集点子
会议目的
解决问题 达成决策
分配任务 监控进展
2020/10/2
12
会议成功的要素
一个中心：会议目的 两个基本点：会前准备和会后跟踪 三个会议主持法则 四种干扰行为管理 五个会议步骤
建议： 将与会人员区分为 ：必须参会人员、邀请参会人员、分段参会人员。
2020/10/2
15
会议角色分配
主持人 纪要人
会务 组织者
监控责 任人
分配原则：让合适的人做合适的事
2020/10/2
16
WHEN ：什么时候开会？
如何选择会议时间： 预计会议所需时长； 协调“必须参会人员”都能参加的时间段； 尽量提前规划，避免临时会议； 如果议题时间较短，可考虑与其它会议合并。
2020/10/2
8
会议成功的要素 高效会议
一个中心
两个基本点
三个 会议主持法则
四种 干扰行为管理
五个 会议步骤
2020/10/2
9
会议成功的要素
一个中心：会议目的 两个基本点：会前准备和会后跟踪 三个会议主持法则 四种干扰行为管理 五个会议步骤
2020/10/2
10
会议目的
会议目的就是召开会议的理由，也就是WHY。
专题研讨
2020/10/2
形成最佳方案； 制订计划； 分配任务
针对某一专题，分组讨论几个预选方案； 主持人引导大家比较每个方案的优劣，并形成最佳方案，制定 行动计划。 对主持人要求较高，最好由专家或负责人担任主持人 19
HOW：怎样开会？
针对会议目的及形式，设计合理的步骤及流程； 结合会议内容，准备会议材料； 进行会前沟通：
都是为了开好一次会，每一次会开不好都将引发战争。
2020/10/2
——摘自豆瓣影评
5
如果你想以最快的速度了解一个团队，最 有效的办法就是参加几次这个团队的会议。因 为在组织会议的方式和水平中，融入了该团队 一切外显和内涵的东西。
2020/10/2
6
高效会议能带来。。。。。。
提高决策效率
构建学习型组 织
1
12
Te3xt
会议纪要 执行跟踪 有效反馈 Text
2020/10/2
22
会后跟踪1：会议纪要
及时输出
领导审核
有效传达
归档保存
2020/10/2
23
会后跟踪2：执行跟踪
责任到人：任务责任到人，监控责任到人 时间限制：在规定的时间内跟踪任务的完成情况 选择合适的跟踪方式 闭环管理
2020/10/2
17
WHERE：在哪开会？
如何选择会议地点： 场地能够容纳所有与会者； 令大多数与会者方便； 考虑议题展开的形式； 考虑成本因素。
2020/10/2
18
WHAT：开什么会？
形式 政策宣讲、 经验分享、 工作汇报等 头脑风暴
群策群力
目的
树立导向； 分享信息； 督促进展；
以单向传递为主； 强调受众理解；
高效会议管理
先请大家估算一下我们这次会议的成本？
2020/10/2
2
会议成本包括：
直接成本 时间成本 损失成本
会议成本
业界通用的会议成本计算公式：
会议成本=每小时人均工资 X 3 X 2 X 开会人员 X 开会时间+直接成本
2020/10/2
3
2020/10/2
4
“得会议者得天下”、“开好会者事竟成”。会议开不好，后果很严重。
一部电影说出这样的道理不难，难就难在要说得有道理。韩三平做到了，他 说的甚至不是道理，而是哲理。为什么蓝营（国民党）实力强大，最后却惨 败在红营（共产党）手上？影片通过一系列细节对比，非常雄辩地告诉我们， 这是历史的必然。对会议的态度不同，决定了成败。蓝营不是不开会，他们 也开会，但他们会开不好，大家发言不踊跃，场面冷冷清清。红营就不同了， 他们会上热热闹闹，争先发言，形式也很活泼，场面十分感人。和张国立相 比，唐国强的性格真是太适合主持会议了，谈笑风声，张弛有度。毫不夸张 地说，从来没有一部电影能把“会议”这个主题拍得如此深入。每一次战争
特点
挖掘点子；
强调平等；不同领域不同背景的人更佳； 数量比质量更有价值； 不做评断；鼓励狂热和夸张； 鼓励搭便车，在别人的想法上更进一步；
发现并解决问题； 做出决策；
强调自下而上；来自同一部门的最了解工作的一线员工； 提出最需要改进的程序或制度； 需要一个部门外的督导员，督导员引导大家针对每个问题提出 解决方案； 经理在讨论结束后，决定是否采纳；
促进组织氛围 建设
高效会 议
降低运作成本
增强团队执行 力
提高团队凝聚 力
2020/10/2
7
会议常见的问题
会议没有意义，没有必要召开； 会议与我无关，不了解为什么要我参加； 会上漫谈，不能聚焦议题，总是拖堂； 容易扯皮，没有形成结论，不能达成决策； 会议决策没有执行，不了了之； 会议一言堂，其他人都不发言，气氛沉闷； 会议纪律散漫，迟到、早退、玩手机现象较严重等。
2020/10/2
20
会前准备输出：会议计划表
会议名称 会议目的 与会人员
角色分配
会议时间 会议地点
议程
必须参会人员：XXX ，XXX，XXX 邀请参会人员：XXX ，XXX，XXX 分段参会人员：XXX ，XXX，XXX
2020/10/2
13
Click
输入
会议目的 WHY
一、会前准备
Click to add Title
会前准备
WHO: 谁开会？ WHEN: 什么时候开会？ WHERE: 在哪开会？ WHAT: 开什么会？ HOW: 怎样开会？
输出 会议计划表
2020/10/2
14
WHO：谁开会？
如何确定与会人员： 有权做决定的人 执行会议决议的人 能帮助解决问题的人 关心会议结果的人
主持人：XXX， 纪要员：XXX， 会务组织者：XXX，监控责任人：XXX
责任人
形式
时间分配
会议材料
会前沟通
会场准备
2020/10/2
与会人员是否了解会议目的？是否了解关键人物对会议材料的看法？ 是否了解关键人物对问题的看法？与会者是否做了准备？
1.会场布置；2.设备仪器；3.信息安全
21
二、会后跟踪
召开会议前，请先考虑以下几个问题： 为什么要召集这个会议？ 一定要通过开会才能达到这个目的吗？ 是否有其它的替代办法？
Baidu Nhomakorabea
2020/10/2
11
会议有哪些目的？
树立导向 制定计划
分享信息 收集点子
会议目的
解决问题 达成决策
分配任务 监控进展
2020/10/2
12
会议成功的要素
一个中心：会议目的 两个基本点：会前准备和会后跟踪 三个会议主持法则 四种干扰行为管理 五个会议步骤
建议： 将与会人员区分为 ：必须参会人员、邀请参会人员、分段参会人员。
2020/10/2
15
会议角色分配
主持人 纪要人
会务 组织者
监控责 任人
分配原则：让合适的人做合适的事
2020/10/2
16
WHEN ：什么时候开会？
如何选择会议时间： 预计会议所需时长； 协调“必须参会人员”都能参加的时间段； 尽量提前规划，避免临时会议； 如果议题时间较短，可考虑与其它会议合并。
2020/10/2
8
会议成功的要素 高效会议
一个中心
两个基本点
三个 会议主持法则
四种 干扰行为管理
五个 会议步骤
2020/10/2
9
会议成功的要素
一个中心：会议目的 两个基本点：会前准备和会后跟踪 三个会议主持法则 四种干扰行为管理 五个会议步骤
2020/10/2
10
会议目的
会议目的就是召开会议的理由，也就是WHY。
专题研讨
2020/10/2
形成最佳方案； 制订计划； 分配任务
针对某一专题，分组讨论几个预选方案； 主持人引导大家比较每个方案的优劣，并形成最佳方案，制定 行动计划。 对主持人要求较高，最好由专家或负责人担任主持人 19
HOW：怎样开会？
针对会议目的及形式，设计合理的步骤及流程； 结合会议内容，准备会议材料； 进行会前沟通：
都是为了开好一次会，每一次会开不好都将引发战争。
2020/10/2
——摘自豆瓣影评
5
如果你想以最快的速度了解一个团队，最 有效的办法就是参加几次这个团队的会议。因 为在组织会议的方式和水平中，融入了该团队 一切外显和内涵的东西。
2020/10/2
6
高效会议能带来。。。。。。
提高决策效率
构建学习型组 织
1
12
Te3xt
会议纪要 执行跟踪 有效反馈 Text
2020/10/2
22
会后跟踪1：会议纪要
及时输出
领导审核
有效传达
归档保存
2020/10/2
23
会后跟踪2：执行跟踪
责任到人：任务责任到人，监控责任到人 时间限制：在规定的时间内跟踪任务的完成情况 选择合适的跟踪方式 闭环管理
2020/10/2
17
WHERE：在哪开会？
如何选择会议地点： 场地能够容纳所有与会者； 令大多数与会者方便； 考虑议题展开的形式； 考虑成本因素。
2020/10/2
18
WHAT：开什么会？
形式 政策宣讲、 经验分享、 工作汇报等 头脑风暴
群策群力
目的
树立导向； 分享信息； 督促进展；
以单向传递为主； 强调受众理解；
高效会议管理
先请大家估算一下我们这次会议的成本？
2020/10/2
2
会议成本包括：
直接成本 时间成本 损失成本
会议成本
业界通用的会议成本计算公式：
会议成本=每小时人均工资 X 3 X 2 X 开会人员 X 开会时间+直接成本
2020/10/2
3
2020/10/2
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“得会议者得天下”、“开好会者事竟成”。会议开不好，后果很严重。
一部电影说出这样的道理不难，难就难在要说得有道理。韩三平做到了，他 说的甚至不是道理，而是哲理。为什么蓝营（国民党）实力强大，最后却惨 败在红营（共产党）手上？影片通过一系列细节对比，非常雄辩地告诉我们， 这是历史的必然。对会议的态度不同，决定了成败。蓝营不是不开会，他们 也开会，但他们会开不好，大家发言不踊跃，场面冷冷清清。红营就不同了， 他们会上热热闹闹，争先发言，形式也很活泼，场面十分感人。和张国立相 比，唐国强的性格真是太适合主持会议了，谈笑风声，张弛有度。毫不夸张 地说，从来没有一部电影能把“会议”这个主题拍得如此深入。每一次战争
特点
挖掘点子；
强调平等；不同领域不同背景的人更佳； 数量比质量更有价值； 不做评断；鼓励狂热和夸张； 鼓励搭便车，在别人的想法上更进一步；
发现并解决问题； 做出决策；
强调自下而上；来自同一部门的最了解工作的一线员工； 提出最需要改进的程序或制度； 需要一个部门外的督导员，督导员引导大家针对每个问题提出 解决方案； 经理在讨论结束后，决定是否采纳；
促进组织氛围 建设
高效会 议
降低运作成本
增强团队执行 力
提高团队凝聚 力
2020/10/2
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会议常见的问题
会议没有意义，没有必要召开； 会议与我无关，不了解为什么要我参加； 会上漫谈，不能聚焦议题，总是拖堂； 容易扯皮，没有形成结论，不能达成决策； 会议决策没有执行，不了了之； 会议一言堂，其他人都不发言，气氛沉闷； 会议纪律散漫，迟到、早退、玩手机现象较严重等。