秘书档案管理实务32页PPT

秘书基础与实务任务课件

会议结束后，负责会议室的清理和设备归位，同时对会议资料进行归档保存，方便后续查阅。
03
秘书实务任务与案例分析
接待工作实务
接待准备
在接待之前，秘书需要了解来访者的身份和需求，为公司领导或客户提供个性化的接待方案，并
准备好相关资料和礼品。
接待流程
秘书需要在接待过程中协助安排会议或谈判，并负责接待区域的布置和清理工作，确保整个接待
秘书基础与实务任务课件为标题创作一份ppt模版
• 秘书工作概述 • 秘书工作基础知识 • 秘书实务任务与案例分析 • 秘书职业发展与提升
01
秘书工作概述
秘书的定义与角色
定义
秘书是一个组织或机构中的行政人员，负责协助领导完成日常工作和管理工作。
角色
秘书是领导的重要助手，承担着信息传递、文件管理、会议组织、行程安排等角色，是机构运转的重要枢纽。
秘书的素质与能力要求
素质高度的责任心和敬业精神；
良好的沟通能力和协调能力；
秘书的素质与能力要求
• 细致、认真、耐心的工作态度。
秘书的素质与能力要求
能力熟练掌握办公软件和办公设备；具备较强的文字表达能力和口头表达能力；
秘书的素质与能力要求
具备较强的组织能力和时间管理能力；
具备独立思考和解决问题的能力。
过程的顺利进行。
后续工作
接待结束后，秘书需要及时跟进并整理相关资料，为公司领导或
客户提供后续的服务和支持。
差旅安排实务
差旅计划根据公司领导或客户的需求，秘书需要制定详细的差旅计划，包括交通、住宿、餐饮等方面的安排，并提前了解目的地的天气和交通状况。
行程调整在差旅过程中，秘书需要根据实际情况及时调整行程，确保行程的顺利进行，并在遇到紧急情况时及时处理。

现代企业秘书实务课件PPT(共 55张)

部门的细节；
商务礼仪与职业形象 11
如何制定计划
意外情况的处理——万一有时间拖延如何处理，例如设备发生故障
进展信息报告——报告何人、何时和怎样报告
监督和管理——何人、如何监督工作的进展和质量；
当目标实现时，有明确的标记的方法，例如在方框打勾
商务礼仪与职业形象 12
如何进行日志管理
秘书一天的工作
1、开门前后： a、取邮件报纸 b、开门，定格观看办公室（有，无） c、取传真件，翻日历，对时钟，打开电器
商务礼仪与职业形象 4
秘书一天的工作
1、 2、常规工作：（迅速按优先顺序排列） A、查阅日志（准备、提醒-----） B、处理邮件、来件（拆封、分类、呈送、发出邮件-----） C、聆听上司指示（笔记----） D、接打电话、收发传真、电子邮件 E、制备文稿（起草、修改、审批-----打印、装订） F、接待访客 G、安排会议、约会 H、处理办公室事务（清洁，安全，购水、用品，订票）
件36份（5万字），出外访17家，参加会14个，处理事务68件-----再加入分析、评价，送Байду номын сангаас上司
结论：自己小结获鼓舞，上司清楚受感动，加强沟通近感情，平凡工作有伟大
商务礼仪与职业形象 8
如何管理时间
明确目标建立计划，写成清单设定先后顺序，分清轻重缓急遇事马上做，现在就做第一次就做好，次次做好专心致志，不要有头无尾珍惜今天，当日事当日毕养成整洁和有条理的习惯养成快速的节奏感设定完成期限善用零碎时间
选择场地：大小会场、食宿地、级别标准、活动地等。发送请柬和通知。准备资料：会议日程、各类文件、声像资料、广告、

秘书实务精品课件

1 办公环境构成 2 办公环境布置 3 办公环境维护 4 办公用品管理
项目1 办公环境管理
一、办公环境的含义: 是指一定的组织机构的秘
书部门工作所处的自然环境。主要分硬环境和软环境，包括空间环境、视觉环境、听觉环境、空气环境、健康与安全环境、社会环境、文化氛围等。
二、办公室布置的三大原则
• 办公桌面整洁有序。
• ①桌椅配套舒适。办公桌多以平面转交电脑办公桌为好，办公椅以有轮子有靠背能升降为佳。
• ②电脑电话放在左手边，便于使用和接听，也便于读写。
• ③办公必需品齐备。
• ④私人用品及个性化的物品不要放置桌面。
• ◆适当美化：办公室美化应与单位性质和企业文化适应。可用盆景、挂画等，但应该高档而有品位。
第二章日常事务工作
第1节办公室环境管理第2节管理自己与上司的时间第3节上司日程安排第4节接电话与处理邮件
第5节印信管理与保密工作 6节办公室领用现金管理与商务费用报销
办公室环境管理
•
通过秘书办公室管理工作的学习和训练,掌握办公室环境的设计和布置能力；妥善管理办公用品的能力。
神和团队精神
事项
的氛围
营造办公室氛围注意事项
•
办公室，说到底是秘书工作的场所，有别
• 于家庭亲友的环境，在任何时候保持同事间的
• 互尊、互敬和礼貌有利于营造良好的秘书工作
• 氛围。
三、办公环境的维护
1、工作方法经常清理责任区
a. 个人区域 b. 公共区域 c. 上司办公区域
设备物品放置适当，取用有序
• 3 办公室氛围的营造
•
指办公室秘书人员的素质、彼此之间的人
• 际关系和工作氛围，特别是在工作中体现出的

秘书文档管理课件PPT -第九章专门档案管理概要

四、人事档案的整理
• 人事档案的分类
• 由具体条例确定
• 人事档案的文件材料排列
• 不同类材料按不同方式排序，主要排序方式有：
• 按档案材料形成时间排序 • 按档案材料内容的主次关系进行排序 • 按时间顺序或按材料性质相对集中排序的
• 文件目录的编制 • 档案材料的装订
五、人事档案的保管
• 人事档案保管的范围
二、人事档案的文件材料收集
• 表彰奖励类材料 • 违规违纪违法处理处分类材料 • 工资、任免、出国和会议代表类材料 • 治丧材料 • 干部人事档案报送、审核工作材料 • 其他可供组织参考的材料
三、人事档案的文件材料鉴别
• 在鉴别中可参照如下原则：
• 判断是否属于干部人事档案材料 • 查材料是否属于办毕材料 • 审查材料是否齐全、完整 • 审查材料是否手续完备
• 按年度立卷 • 立卷时要区分不同的保管期限 • 年度报表与季度、月度报表分别组卷
四、电子会计资料的管理要求
• 同时满足下列条件的，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案
• 第一，形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输 • 第二，使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能
• 设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅登记簿，严防毁坏、损失、散失和泄密
• 电子会计档案保管要采取防盗、防磁等安全措施
六、会计档案的归档与移交
• 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由单位会计管理机构临时保管一年，再移交单位档案管理机构保管。因工作需要确需推迟移交的，应当经单位档案管理机构同意
• 经常检查库房内的各类设施和安全措施，保证所有设施能正常使用 • 要保持库房的清洁和适宜的温湿度

秘书实务之文档管理(PPT34张)

第四节
电子文档处理
二、电子文档的处理程序和方法第二章文档管理
（五）电子档案的保管
1．对电子档案物质载体的保管 2．对电子档案内容的有效性保管
第四节
电子文档处理
二、电子文档的处理程序和方法第二章文档管理
（六）电子文档的利用
•
1.提供拷贝件
2.网络提供
3.直接利用
（七）归档电子文件的鉴定销毁、统计
第一节
文档管理概述
一、文书与档案的基本知识
第二章文档管理（二）档案工作的基本术语
1.档案、全宗、案卷、件
•
档案——过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、
军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
档案三要素：原始记录、物质形态、查考使用价值
第一节
文档管理概述
一、文书与档案的基本知识第二章文档管理
（二）档案工作的基本术语
3.档案的种类
•
•
机关档案室的档案通常划分为以下门类：
文书档案、科学技术档案、专业档案、声像档案
第一节
文档管理概述
二、文档管理工作的内容第二章文档管理
文书工作——核心内容是公文办理。
档案工作—— “秘书实务”中的档案工作特指组织内部档案室的档案管理工作。
第四节法第二章文档管理
（三）归档电子文件的整理
归档电子文件以“件”为单位整理。
第四节
电子文档处理
二、电子文档的处理程序和方法第二章文档管理
（四）电子文件的归档 • 1.归档要求——遵从归档电子文件格式标准 • 2.归档方式——逻辑归档和物理归档 • 3.归档时间——一般不超过3个月 • 4.归档份数——二份,保存一份,借阅一份