《个人时间管理与商务礼仪》.pptx

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二、办公室日常工作技巧
强化档案管理
• 强化“文档一体化”意识
把文秘工作与档案管理工作从组织制度到具体程序真正的交融在一起。
• 强化“全过程管理”工作意识
“公文格式、行文规则、收发程序、公文管理要求、公文归档细节” 参考国家《档案法》、《格式》、《办法》等法规。
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二、办公室日常工作技巧
安排约会需要注意的细节（三）
➢及早备妥约会所需的资料，并在适当的 时候请上司过目；
➢特别重要的约会在接近约会时间前，应 与对方再联络，以确保约会的顺利进行；
➢约会场所和招待事宜有时也要行政人员 负责。
行政助理培训
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课程安排
（一）行政文秘人员角色认知 （二）办公室日常工作技巧 （三）拉进关系的谈话技巧 （四）与上司沟通的技巧 （五）行政人员的职业形象
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专业秘书与行政助理培训（一）
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行政人员的角色认知
成功行政人员的“七”高 行政人员需要掌握的技能 行政人员需要具备的素质 什么样的人员适合做行政人员
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通用公文、事务文书、经济文书、技巧文书、 新闻文稿、公司内外文件的收发、处理、整理、 归档 通知的制作寄发，会场的选定、预约、布置，必 须品、资料的准备、制作、分发，会务的安排， 接待，善后的工作
二、办公室日常工作技巧
行政人员日常工作的三大特征
• 多样性与系统性的统一 • 辅助性与主动性的统一 • 原则性与灵活性的统一
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二、办公室日常工作技巧
安全与保密工作
方针
积极防范 突出重点 有保有放 内外有别
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原则
不该说的不说 不该问的不问 不该看的不看 不该记录的不记录 不在非保密本上记录 不在私人通信中涉及 不在公共场所谈论 不在非保密区存放 不在非保密区传达 不在公共场所携带
一、行政文秘人员的角色认知
你适合做行政人员吗？
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一、行政文秘人员的角色认知
什么样的人适合做行政人员？
• 个人条件
➢ 学历 ➢ 年龄 ➢ 外貌 ➢ 体质 ➢ 视力 ➢ 听力 ➢ 性别
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一、行政文秘人员的角色认知
专业秘书与行政助理发展培训（二）
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行政人员的办公室事务
办公室事务管理 日常工作的四大作用 日常工作的三大特征 行政人员的主要日常工作
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• 有些时间不宜安排约会
➢出差回来当天 ➢周末或假日 ➢临近下班
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二、办公室日常工作技巧
安排约• 会下需班要前将注第意二的天细的约节会（事二项）填进小卡片，一张
交给上司，一张自己保存。
时间
约会事由 所带资料 参加人员 地点
一、行政文秘人员的角色认知
什么样的人适合做行政人员？
• 个性要求 自信 热情 谨慎 机智 守时 服从 自制 勤快 兴趣
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一、行政文秘人员的角色认知
一、行政文秘人员的角色认知
什么样的人适合做行政人员？
• 品质要求
礼貌而不居高临下 诚实而不弄虚作假 参谋而不越权行事 谦虚而不傲上凌下 谨慎而不唯唯诺诺 公正而不见风使舵 敬业而不妄自尊大 敬重而不阿谀奉承 慎言而不论是道非 本分而不炫耀示人
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行政人员需具备的能力
（一）办事能力
（二）沟通能力
➢ 操作能力 ➢ 写作能力 ➢ 阅读概括能力 ➢ 编辑校对能力 ➢ 统计分析能力
➢ 交际能力 ➢ 口头表达能力 ➢ 协调能力 ➢ 组织能力
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• 强化“文书部门立卷”工作
公文立卷归档是文秘工作的最后环节，却是档案管理工作的开始环节，是真
正
的衔接点。
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二、办公室日பைடு நூலகம்工作技巧
妥善安排上司的约会
• 约会安排的原则 • 安排约会需要注意的细节
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二、办公室日常工作技巧
安排约会需要注意的细节（四）
• 按照需要，记录会面内容； • 保留会见人联系资料，以便万一取消或是更动时间可
及时通知对方； • 随时提醒自己的上司准时赴约； • 每天上班之前请上司核对他的日程表。
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二、办公室日常工作技巧
安排上司约会的原则
• 配合上司的时间表 • 分辨轻重缓急 • 酌留弹性 • 处理好变更的约会
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二、办公室日常工作技巧
安排约会需要注意的细节（一）
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二、办公室日常工作技巧
行政人员的日常工作
办公室管理
日程安排 与管理 文书工作
会务安排
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——工作内容
照明、隔音、色彩、室内装饰、空气（温度，湿 度，换气）、消耗品、办公自动化设备、安全、 保密 公司事务的联络、转达、交涉、调整 计划的外出管理：车务、旅票、住宿、出入境