文秘时间管理与日程安排课件

还可使用不同色彩 4、信息完整（时间、地点、姓名、联络） 5、当日出现情况变化，立即更新日志，并告知上司
出现的变化 6、上司日志变化的同时，更改自己的日志，做好更
变的善后工作 7、自己的日志要标明上司活动的准备工作，逐项落
实 8、协助和提醒上司执行日志计划
注意事项
❖ 秘书日志比上司日志更为细、详、准、繁 ❖ 若有突发事件，立即更改，不得缓误，并上传下达 ❖ 预有足够的时间来安排会议
3、上司工作日志的内容
（1）上司在单位内部参加的会议、活动（要记录清 楚时间、地点、内容）
（2）内部接待的来访者（要记录清楚姓名、单位详 情、约会时间）
（3）单位外部参加会议、活动、约会（要记录清楚 时间、地点、细节、联络方式）
（4）个人的安排（看病） （5）私人的信息（亲属生日）
时间 活动内容
分 比例 类
特征
管理 要点
A 重要又紧 （1）最重要，具有本质上的重
迫
要性
（2）最迫切具有时间上的迫切 性
（3）有后果
B 重要不紧 （1）重要
迫
（2）一般迫切
（3）无大的后果
C
（1）无关紧要
不重要也 （2）不迫切 不紧迫 （3）影响小或无后果
不管 理
可以 忘掉
5、实行ABC时间管理方法的步骤
A 独处。把应做的工作列出清单
地点
备注
09：00
办公室
程
09：30
会议室
带A文件
10：30
办公室
信函
10：45
办公室
文件经理签字
11：00
办公室
修打字机
11：30
办公室
会见贝尔先生
12：00
银行
美元
14：30
办公室
活动内容 工作人员会议日 会议开始进行 会议结束，整理 信函分类处理， 打字机维修工维 约会提醒：王总 汇款：人民币、 工作人员会议记
*1(要准备好人 事组织表)
*2新产品介绍约 45分钟
24 三
8 ：00早餐：与刘 行长
10：00惠普公司 林经理访问
参观
*13：30从公司 出发；林处长同
行
（四）日程安排的注意事项
➢以记叙、说明为主要表达方式。 ➢编写要留有余地。 ➢所有日程安排都要应按领导的意思去办。 ➢活动与活动之间要有一定的间隙时间。 ➢要认真核查日程表，以提高工作效率。 ➢是否已处理完工作，一般都应注明结果。
（一）日程安排的内容
１、各种接待、约会。 ２、商务旅行活动。 ３、参加各类会议。 ４、到车间进行实地检查或指导。 ５、组织的各类重大活动的安排。 ６、领导私人活动的安排。
（二）日程安排的基本要求
1、统筹兼顾 2、安排规范 3、效率原则 4、突出重点(ABCD法则) 5、留有余地 6、适当保密 7、事先同意
（五）日志系统
1、日志概述 日志是根据周计划表写出的一天时间内 组织领导活动计划。 一般分为两种类型： 纵——以时间为线索; 横——以事务为线索 。
2、日志的方法
（1）手工填写的工作日志 （一本为上司用，另一本为自己用）
工作日志通常两本：上司使用；自己使用
使用工作方法：
1、提前了解，当日一早再次确定补充 2、在自己日志上标明当日应完成的任务 3、输入信息，先用铅笔，确认后用水笔正式标明，
（三）ABC时间管理分类法 （重点分类法）
1、分类法的基本原理
事务80%的价值集中在20%的组成部分中，即表 现为“关键的少数、次要的多数”
把80%的时间用于20%的工作中（柏拉图法则） 2、列表分析ABC时间管理分类 见表2-1
wenku.baidu.com3、确定ABC工作的先后顺序
4、判断工作的有效性、重要性、关键性、创 造性和迫切性
1、给某客户打电话，与对方联系你的上司下周四将与他约会的 事宜；
2、为下午部门经理会议所要讨论的报告复印每人一份（8人，每 份10页）及会议日程表；
3、向人力资源部门写报告，申请今年的休假日； 4、复印一份将给某客户的答复信以备存，原件邮寄给对方； 5、拆封、分类和传递今天收到的邮件； 6、布置下午要使用的会议室，准备茶水和咖啡； 7、为上司预订周末去天津的火车票（北京出发）； 8、将财务部新发的办公经费报销规定复印一份备存，原件放置
❖ 你的上司到A市考察经济开发取的建设情况， 明天上午九点的飞机，你需要安排司机罗师 傅送一下飞机，正点到达A市机场的时间是 上午11点10分，需要通知A是经济开发区办 公室接一下机。下午去经开区贸易办了解当
地商业连锁企业的分布情况。另外，你的上
司是北方人，不习惯麻辣食物，另外，他还 在发烧需要在当地医院打一下点滴。
8 ：30 部门经理例会
9 ：00 10 ：00 总经理面试营销总监
地点 公司会议室
参与人员
备
注
各部门经理（张红、 李晓、彭丽）
总经理办公室 面试人员（五位： ABCDE）
11 ：00
12 ：00 总经理听取培训经理汇报 公司餐厅 并共进午餐
培训经理 许峰
13 ：00 14 ：00 总经理与法律顾问会面
总经理办公室 法律顾问郑直）
15：00 16：00 JB项目团队会议
项目主要负责人（F、 G、H、J、K）
注意事项
❖ 所有日程安排，均由上司的意向决定，高级秘书的 任务是使其规范化、系统化表格化。
❖ 每周每日的工作活动都不能排得太满，要留出适当 的空隙，以便安排临时性工作，同时要考虑上司的 习惯，留出其处理日常公务的时间。
（三）日程安排的形式
1、年预定表、 2、月预定表、 3、周预定表、 4、日预定表（日程表）
年预定表 （未完）
一月
5日(星期一) 8日(星期四)
开工典礼 董事长视察
二月 三月
2日(星期二) 9日(星期一) 25日(星期三)
2日(星期一) 3日(星期二) 25日(星期三)
常务董事会 公司纪念日 成本会议
技能训练
❖ 技能训练一 ❖ 技能训练二 ❖ 技能训练三
技能训练 一
❖ 2006年6月5 日（下周三）公司总部副总裁王明一行 五人将来我公司视察。视察内容包括：听本公司领导 叙职（上午9：00-11：00在公司主楼第二会议室）中 午11：30-12：30在公司宾馆餐厅海王星厅就餐，我 公司陪同人员有我公司经理、副总经理（共二人）、 办公室主任、公关部部长，经理秘书纪颖，共6人； 出席本公司科技人员获国家科技奖表彰大会（15： 20—16：20在本公司礼堂举行，下午13：30—15： 00）；检查实验大楼的建设情况（15：20—16：20在 工地现场）；晚餐在17：00—19：00举行（地点同中 午）。请列出工作日志。
文件传阅夹中个部门同事传阅； 9、在做这些事情的同时，她还接待了3位访客、接应电话等事宜。
一、时间管理
（一）时间管理的陷阱 （二）跨越时间陷阱 （三）ABC时间管理法
（一）时间管理的陷阱
1、猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里 2、不好意思拒绝别人 3、“反正时间还早”——拖延 4、文件满桌病 5、喋喋不休的“电话粥” 6、源源不断的信息
2. 不好意思拒绝别人
——接受请托比拒绝更容易 ——拒绝请托会触怒请托者从而导致请托者报
复 ——我想做一个广受爱戴的人 ——我不懂得如何拒绝
3．“反正时间还早”——拖延
❖ 帕金森定律 ❖ 工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。 ❖ 时间管理陷阱隐含着你可以为一项工作安排
过多的时间，如果你给自己安排了充裕的时 间从事一项活动，你会放慢你的节奏以使用 掉所有分配的时间。
常务董事会 分行经理会议 成本会议
月 预 定 表（未完）
1 一 9：00～9：30
6六
林处长来访
12：00～16：00周会
2 二 9；00～12：00 董 7 日 事会
3 三 15 ： 00～16：00 8 一 9：00～17：00
上海起飞→南京
分公司会议
4 四 南京 5五
9 二 9：00～12：00销售会 议
4．文件满桌病
❖ 安全感 ❖ 犹豫的个性 ❖ 半途而废的工作习惯 ❖ 个人的喜好
5．喋喋不休的“电话粥”
❖ 不分优先顺序打电话 ❖ 没有充分准备就打重要电话 ❖ 电话的谈话离题 ❖ 与喜欢的人打电话，容易失去对时间的控制
6．源源不断的信息
❖ 纸张的形式：邮件、传真、备忘录、报纸、 杂志、期刊、报告
❖ 两项活动之间要留出适当的间隔，尤其对外出的活 动，一定要给上司留出足够的路途上所需的时间。
4、秘书日志内容
❖ 包含上司日志内容 ❖ 上司各项工作活动的准备事宜 ❖ 上司交办的工作 ❖ 自己职责中应作的工作（撰写总结、值班）
工作日志—总经理秘书日志（表2-3）
9月28日（星期五），2001
时间
第二节 时间管理与日程安排
本节要点
一、时间管理 二、日程安排 三、本节小结 四、技能训练
时间管理的好坏直接决 定着秘书的工作效率和工 作前景，秘书应学习先进 的时间管理理论，从而为 自己的个人发展奠定好良 好的基础。
案例分析
周一上班，秘书小周需要完成以下工作。她迅速地开始逐一工作， 搞的手忙脚乱，临近下班时间，仍有部分工作没有完成。
会议
(大会议室)周五 午:部门
上午:部门会议 会议
❖ 你的上司明天要完成以下工作：上午八点半 参加公司中层以上管理干部会议；从外地来 的老客户朱先生要求与上司见面，并已经订 好明天下午5点半回去的火车票，有几份文件 需要他亲自批阅，他的老上司明天将约几位 老部下聚餐，地点是荣华富贵，其他还有一 些日常性的工作也需要他处理。
1 三 15：00贝尔公司古经 0 理约见
周预定表（未完） 22日(一) ～ 28日(日)
日星 期期
上午
下 午
备注
22 一
9：30光大银行 参加金茂
吴处长来本公 画廊酒
司
会
*(要与吴处长联 系)(1／20光大
银行来信)
23 二
8：30～i0：30 人事科高科长 面谈，第一会 议室
华灵集团 李部长 洽谈
技能训练二：
请你帮助天地公司的秘书钟苗,为她的上 司制定一份会议时间表
❖ 天地公司销售部经理第三季度会议较多, ❖ 七月的前两周要在上海开会; ❖ 八月的第二周要去香港参加5天会议; ❖ 每月的最后一个星期五上午是销售部固定的
部门会议; ❖ 八月最后一个星期三要参加公司的办公会议, ❖ 七月的第三周星期二要在公司开销售会议,
注意事项
❖ 1、确保上司日志信息的保密，只给上司授权 的人查阅
❖ 2、保持两本工作日志的一致和准确 ❖ 3、应熟悉上司工作习惯和约会时间的长短，
每天最早和最晚可安排约会的时间，以便安 排的约会符合要求 ❖ 4、熟悉上司用餐和休息的时间，以便避开上 司的休息
本节小结
❖ 秘书和上司的时间管理非常重要，秘书要学 会判断事情的重要程度并据此安排上司和自 己的时间。
❖ 电子的形式：电子邮件、互联网 ❖ 声音的形式：面谈、电视、广播、电话
（二）跨越时间陷阱（返回）
1. 要事第一 （ABC法则 ，大石头理论） 2. 以最终的结果来开始行动（以终为始） 3. 学会说“NO！” 4. 办公桌上的清理运动 5. 恰当、有效地使用电话 6. 筛选信息
把办公室变成一个省时工作站。对于自己的办 公场所，要精心安排，寻找最佳布局和途径。
1.猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是 哪里
❖ 没时间做计划 ❖ 工作是程序化，规律化，根本没必要做计划 ❖ 计划常常被打断 ❖ 不喜欢被计划束缚 ❖ “船到桥头自然直”
建立明确的目标并排列好先后顺序，制定出十 年以上的长期目标、五年时十年的中期目标 和一至五年需实现的短期目标。特别是每天 抽出一定时间列出一天计划。
5、日志的变更
❖ 原定结束时间延长超时 ❖ 追加紧急的或新添的项目 ❖ 项目的时间调整、变更 ❖ 项目的终止或取消
❖ 注：应尽量想办法将日程安排的变更限制在 最小的范围
针对变更，秘书应注意
❖ 1、安排活动之间要留10-15分钟左右的时间 间隙
❖ 2、项目调整，应遵循先急重后轻缓的原则 ❖ 3、变更后，做好通知、说明原由，防止误解 ❖ 4、检查变更后的日志，不要漏记和不作修改
传达上海会议精神, ❖ 八月第一周的星期一还要面试三个营销员; ❖ 九月的前两周希望安排休假
第二季度会议时间表（2005.7—9）
月份
七
八
九
周次
一 上海会议
周一上午:面 试3位营销员 (小会议室)
休假
二 上海会议
香港会议
休假
三
周二：销售会议,传
达上海会精神(大会
议室
四 周五(上午)部门 周三:办公会议 周五上
B 归类 把清单上的工作分为特殊工作和日常 工作
C 分析 三类
D 填写分类表
E 实施 全力以赴投入A类，直到完成或预计 完成再转入B类。C类可以忘掉，如果有人追 问，把其纳入B类。
F 每天坚持如上步骤
二、日程安排
（一）日程安排的内容 （二）日程安排的基本要求 （三）日程安排的形式 （四）日程安排的注意事项 （五）日志系统